“互联网+”视域下的国有企业人事档案管理创新

毛星星

摘要：我国社会经济体制不断变革，需要企业不断创新，才能在市场上占据更多优势，增强自身综合实力，实现健康长久发展目标。但是，国企创新发展中依然存在较多问题，尤其在人事档案管理工作中面临较多挑战，影响国企管理水平和发展效果。因此，国企在 “互联网+”视域下，应当积极探索信息化管理新理念和新模式，优化管理机制，全面提高人事档案管理效果，推动国企可持续发展。

关键词：“互联网+”；国有企业；人事档案管理；创新措施

“互联网+”时代背景下，以往的人事档案管理措施难以满足现代国企发展需求，需要管理人员创新管理方法和制度，提高管理工作开展的针对性和实效性，为企业创造更多综合效益，提高国企竞争力，促进国企与时俱进的发展。人事档案管理人员要积极引进新工作理念，合理应用多种先进信息技术，提高自身的信息化技术管理水平，发挥人事档案管理在企业文化建设和企业管理、发展中的重要作用。

一、国企人事档案管理特点

（一）特定性

国企人事档案管理对象具有特定性，主要体现在特定的个人、岗位和时期。人事档案内反映特定的个人在国企发展中具有特定的工作岗位，充分体现个人与岗位的匹配度，发挥岗位职责，体现个人的重要价值。另外，人事档案中包含不同时期的相关信息数据，更加真实记录各个时期的相关内容，反映出特定时期的思想、工作内容。

（二）客观性

員工是国企相关活动开展的主体，人事档案在国企发展中占据重要地位，发挥至关重要的作用，详细记录了员工个人信息和工作情况，是十分关键的文件材料，其内容具有客观性，充分反映出员工的实践活动、工作表现等。

（三）工具性

国企劳动管理主要是相关人事、劳动的规划和组织，包含劳动组织、薪酬待遇和福利等多个方面。为了有效提高劳动管理水平，需要管理人员更多了解每位员工，这就要借助人事档案，查询档案信息数据，以此为参考依据进行员工的薪资调整、岗位变动和退休等工作。人事档案属于国企劳动管理的重要工具，便于管理人员根据员工学历、性别、能力等多方面影响因素，优化配置人力资源，优化劳动组合，提高工作质量和效率，实现最大化的工作效益。另外，人事档案的工具性还体现在国企思政工作中，主要由于思政工作开展中，需要思政人员了解每位员工的情况，而人事档案是主要途径。思政工作开展中借助人事档案，深入挖掘先进人物事迹，进行大力宣传，发挥其榜样作用，调动其他人员工作热情和积极性，营造良好的工作环境和氛围，发挥人事档案信息资源的应用价值，提高思政工作效果，推动国企稳健持续发展。

二、“互联网+”视域下国企人事档案管理的机遇

“互联网+”视域下国企人事档案管理应当在多个方面进行转变，实现信息化保存和管理，以新思维和措施全面分析、处理并利用人事档案信息资源，提高信息化管理水平，有效利用各项信息数据资源。信息化技术的应用，能够有效解决以往人事档案管理中工作量大、管理不当、资源浪费等各项问题，提高人事档案收集整理、存储、查询应用效果，并便于工作人员结合实际需求，随时随地传送信息资源，提高其应用价值，节约成本。[1]当前，部分国企未积极创新人事档案管理工作，尤其在查询、存储和信息检索等多个方面，以人工为主，工作效率较低。因此，国企应当抓住 “互联网+”带来的新机遇，主动适应新要求，结合现状进行全方位创新，达到预期的管理目标。

三、国企人事档案管理创新的必要性

（一）有利于人事管理水平的提升

人事档案内容丰富，包含每位员工的真实情况，便于人事管理结合员工特点和综合能力，制订科学合理的使用和培养计划，实现人才和岗位高度匹配，防止出现人才浪费现象。同时，管理人员借助人事档案信息内容，分析人才发展特点和规律，更好地选才求贤，提高人力资源开发和利用效果，为国企创新发展储备更多优秀人才，并为不同岗位分配相适应的管理、技术人才，发挥人才的最大价值，为国企做出更大贡献。

（二）有利于企业文化建设

企业文化对国企发展、员工工作具有良好的指导性，属于一种价值理念，充分体现在员工意识上。国企发展主要依靠人的力量，需要员工始终保持积极的工作状态，促进国企发展中充满活力，而人的行为表现主要受其思想意识和价值理念的影响，这就需要国企更多注重企业文化的建设。而企业文化建设过程中，管理人员需要从人事档案了解员工，增强员工对企业文化的认同感，对国企的归属感。人事档案中详细记录了每位员工的成长和发展过程，是了解员工的主要渠道，有利于管理人员更加直接、精准地掌握员工历史和现状，从而借助各项内容进行宣传，以典型的人物事迹，形成独特的企业文化，引起员工的情感共鸣，从而指导员工的思想和行为，将自身发展和企业发展有机结合，不断传递和创新国企的价值观念和精神，有利于员工将其内化为自己的品质，为国企发展奉献自己最大的力量和价值。[2]

（三）有利于国企竞争力的提高

国企人事档案管理中合理应用计算机、大数据和互联网信息等先进技术，能够有效规避以往纸质档案管理信息不完整、不精准等问题，并且借助计算机系统，便于工作人员结合自身需求，搜索关键词，在最短时间内获得准确的档案信息，避免信息丢失、损坏等问题，提高工作质效，从而增强国企的竞争优势。另外，国企之间的竞争在本质上就是人才的竞争，人才十分关键。而人事档案集中反映了人才信息，是人才在各项生产和管理中形成的各类材料，这就需要管理人员高度重视人事档案管理，保证档案资源的完整性和准确性，为人才的合理应用提供参考，为国企发展提供有力的人才支撑，提高国企的市场核心竞争力。

四、国企人事档案管理中存在的问题

（一）人员专业性不足

国企人事档案管理中频繁出现信息不完整、不准确等现象，主要由于工作人员收集、填写资料过程中存在错误，审核人员未及时发现各项工作问题。同时，国企人员较多，各个岗位人员的人脉关系复杂，在人员招聘管理中，人事档案管理存在不足，受到人为因素的影响，难以保证信息资源的精准度，对后续人事调动、人才选拔等工作产生不良影响，增加人资管理难度。[3]另外，管理人员的综合能力和素养对人事档案管理工作具有较大影响，由于人员专业性不足，经常出现信息储存不当、审核不规范等现象。部分员工认为人事档案管理工作缺乏良好的晋升空间和发展前途，经常出现岗位频繁调动现象，出现较多人才流失问题，缺乏经验丰富、信息技术管理水平高、职业道德素质过硬的优秀管理人才，为该工作开展增加更多隐患。

（二）管理方式缺乏创新

人事档案中包含每位员工更多的个人信息，具有较强的保密性，需要国企管理者提高重视程度，进行重点保护，维护人员信息安全。但是，部分管理人员在传统工作方式中，将各类信息资料进行分类、整理，封存在档案室，在一定程度上保护信息安全，但是为其查询和应用带来较大限制。国企包含多个部门，各个部门在日常业务活动中产生大量信息材料，造成档案信息材料内容复杂，形成时间分散，较多部门之间缺乏良好的沟通，造成入档材料收集不完善，经常出现资料遗漏等现象，同时材料整理不规范，从而对人事档案的真实可靠性产生较大影响。另外，人事档案审核工作开展过程中，经常发现员工学历、工作经历、奖惩信息等多个方面不完善，造成管理人员无法有效认定员工的职业资质、工作成果等，甚至出现档案信息前后不一致等现象，无法为人才选拔和培养提供帮助。

（三）管理制度不完善

科学合理的管理制度能够为国企人事档案管理工作开展提供正确引导，保证各项细节工作有章可循，提高工作效果。但是，人事档案管理工作缺乏相对应的规章制度，导致各项工作难以有序推进，并增加更多管理隐患。部分国企领导者在实际工作中过于强调各项业务活动带来的经济效益，未将人事档案管理放在重要位置，造成该工作未结合国企实际情况和发展需求进行创新，存在较强的主观性和随意性，出现较多管理缺陷，无法保证工作的合理合规性，不利于提高档案信息资源的利用效率，阻碍国企决策制定和业务活动顺利进行。[4]

五、“互联网+”视域下国企人事档案管理创新的有效措施

（一）提高人员综合能力

1.做好人才招聘管理。国企结合人事档案管理创新需求，优化人才招聘工作，把好人才关，综合考虑应聘人员的专业能力、信息技术管理水平、职业道德等多个方面，为人事档案管理队伍注入新活力，带来更多新管理思路和办法。

2.做好人才培训工作。国企根据现有人员的实际情况，合理开展多元化培训工作，增加信息化档案管理新知识、新技术，鼓励人员及时沟通和分享，碰撞出思想火花，创新工作思维和手段，提高人事档案信息化管理水平。

3.做好人才管理工作。国企制定合理的激励机制、绩效考核机制，调动人员的创新创造力，同时给予员工更多人文关怀，考虑其职业生涯发展，匹配合理的晋升机制，留住人才，吸引人才，提高人才队伍建设管理效果。

（二）创新管理方式

1.优化人事档案类别和内容。国企不同部门经营发展中提供各项人事档案信息材料，同时由个人填写材料，通过审核之后全面入档，该种材料内容特定，难以充分体现出其个性化特色。因此，管理人员在 “互联网+”背景下，合理引入先进技术，借助互联网平台，创新多渠道，采集更多资料，丰富材料类别和内容。管理人员发挥互联网优势，以多种材料收集途径，如360度信息采集法，增强信息的全面性和准确性。同时，管理人员强调人事档案的凭证价值，综合反映员工的信用、健康情况，包含其纳税、信用卡记录、心理和身体健康等多方面内容。[5]

2.规范档案储存工作。管理人员结合国企人事档案管理需求，制定相适应的标准、优化流程、明确权责等，并利用信息技术，规范档案存储工作。管理人员借助云储存等技术，加大档案电子化管理力度，有效规避以往纸质化档案管理存在漏洞，增强档案存储和管理的便捷性，或者应用人工智能技术及时、准确地实现各类档案信息的分类、归档和检索，减少人员压力，避免由于人为因素产生的管理问题。

3.实现档案信息共享。管理人员在实现信息共享过程中，应用权限管理办法，增强资料的安全性，在这个过程中结合材料内容，分析其机密等级、运用范围，保证管理权限设置的合理性，防止出现材料丢失、泄露、被篡改等问题。提高数字化建设水平，借助数字化技术，丰富档案内容，提高共享度，并做好数字化档案资源的备份工作。高度重视人事档案管理创新工作，投入更多资金，引进先进设备和技术，升级管理软件，优化环境，促进各项新型管理办法得以实施，同时全面整合资源，构建网络平台系统。

4.社会化管理。国企人事档案实现社会化管理中，促进社会组织、专业机构等共同参与到各项工作环节，提高档案建设、管理和应用效果。创建人事档案共享平台，整合政府、企业、高校、国企的人事档案信息，提高信息化建设水平，借助多种技术措施，便于各方对人事档案信息的查询和线上管理。

（三）建立健全管理制度

国企人事档案管理创新过程中，借助先进技术实现档案材料收集、存储、检索应用、安全等多方面的创新，这就需要结合该工作的各项标准和要求，制定相对应的管理制度，强化先进技术支持，发挥数字化、数据库管理、互联网等技术优势，提高人事档案信息化建设和管理水平。

完善管理制度，全方位管控风险，优化细节内容和要求，确定不同部门人员的岗位职责，并根据管理效果，制度执行成效，针对性调整管理内容和方式方法，以科学合理的人事档案审核、批阅流转机制，规范编目。

传统人事档案管理中，容易出现信息材料人为改动、信息更新不及时和监督不到位等现象，难以保证其凭证、情报价值。而 “互联网+”背景下，国企人事档案管理中有效解决 “信息孤岛”等问题，充分发挥互联网的监督作用，杜绝任意增加、删减人事档案信息内容。制定完善的监督机制，借助互联网合理公开人事档案信息，并增强纪律监察部门人员的联系，将监督机制全面落实到各个工作细节中，对人事档案信息内容做好定期鉴定、清理工作，并及时补充信息，消除虚假信息，确保人事档案的完整性与准确性。

六、结束语

“互联网+”时代背景下，国企人事档案管理的创新，对其长久发展具有不可或缺的作用，這就需要管理人员提高自身综合能力，创新人事档案管理方式方法，并完善管理制度，提高人事档案管理和利用效果，推动国企高质量发展。

参考文献：

[1] 方芳.国有企业人事档案优化策略路径思考[J].兰台内外， 2022（8）：25-27.

[2] 侯雯雯.浅谈国有企业人事档案管理的问题与对策[J].中国集体经济，2022（8）：108-109.

[3] 刘希娟.国有企业人事档案电子化管理风险与防范[J].兰台内外，2021（20）：13-15.

[4] 王薇.新时期国有企业人事档案管理工作[J].现代企业文化， 2022（27）：16-18.

[5] 王瑞.探究 “互联网+”背景下国有企业人事档案管理创新[J].财经界，2022（14）：152-154.