基于信息化的高校修缮工程全流程管理优化研究

张隽

[摘 要]随着中国现代化进程的加速，高校在学科建设与科技创新方面的需求日益增长，修缮改造工程成为支撑这些发展的关键环节。文章以S大学为例，探讨了高校修缮工程全流程管理的现状与挑战。文章分析了支出项目端的资金来源问题、过程管理问题，提出了建立修缮工程一体化管理系统的解决方案，旨在通过信息化手段实现工程管理的规范化、审批流程的加速和支付流程的无纸化。该系统可整合各参与方的工作流程，提高資金使用效率，降低财务管理成本，并确保资金支付的安全性。

[关键词]高校修缮工程；全流程管理；信息化；无纸化支付；电子合同

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）08-0004-03

随着中国式现代化的不断发展，各地高校为满足国家人才需求与技术需求，不断深化改革学科建设，从重点实验室的建设到重大科技创新平台建设，无一不需要修缮改造工程的参与。S大学作为华南地区双一流重点高校，依托广州、深圳、珠海三地形成了“三校区、五校园”的发展布局，修缮工程量可达到年均千余次。作为高校重点日常经济活动之一，修缮改造工程起着非常重要的作用。除经常性校园修缮需求之外，还囊括了校园旧楼翻新改造、室内专业用途改造、实验室升级改造等，使得工程支付审核成为高校财务工作中突出的业务模块。

一、S大学修缮工程支付审核现状

修缮工程的全流程管理包括方案设计、概算框定、立项审批、施工方选定、消防备案、施工现场管理、竣工验收、消防验收、结算审核、支付申请、支付审核。每一步都会由特定的参与方进行处理并产生相应的审批、审核材料。这些材料都会成为工程款支付的原始凭证附件，而工程支付审核作为工程全流程管理的最后一步，需将所有环节产生的材料归集起来，并确保其正确性与合理性，再进行支付，同时将所有附件作为原始凭证附件进行归档。但这也给财务工作带来了很多问题，主要有以下两种。

（一）支出项目端

作为预算单位，高等院校的修缮工程相关支出的资金来源主要是依靠财政拨款与单位自筹经费。而相较于其他行政事业单位，高校的另一大资金来源就是竞争性科研经费。通常，高校的修缮工程统属特定部门专管。以S大学为例，总务部统管修缮经费的预算编制与执行，同时还参与立项审批、施工管理、竣工验收、结算审核与支付申请等，是修缮工程的主管部门。每年在编制预算时，除有计划的专项预算外，统筹规划的校园修缮费无法将所有可能的修缮行为，包括各机关单位、学院与直属机构等二级单位的修缮需求纳入其中，导致各二级单位需要使用各自的部门经费。而对于某些实验室特定需求的翻新改造，需要实验室负责人使用自己管理的科研经费进行支出。如此就产生了支出项目管理的缺陷。

1.立项与经费审批流程的缺失

出现该问题较多的地方在二级单位修缮与科研经费负责人提出的修缮需求。由于各二级单位与科研项目的负责人提出的修缮需求相对较简单，金额较小，经常会出现相关经办人自行寻找施工队，提出需求并要求其按照要求进行施工。所产生的结果就是在报销时，无法找到合适的报销模板。使用工程款模板时，又因未能正常立项而无法备齐所要求的全套修缮工程材料。或项目负责人在报销时才发现，其科研经费不包含修缮预算，导致无法报销。对预算经费而言，其管理要求相比科研经费更高，因此，如遇未经立项的二级单位修缮，工程审核岗会要求二级单位对提出的修缮需求进行补充立项与验收，同时对工程款进行结算审核。最后由总务部提起支付申请，按照学校最终审定金额予以支付。而考虑到科研经费严格的预算限制，相关的小金额修缮在经与总务部门沟通后，可按照委托业务费予以开支。但由此就造成了事后审批立项与经济分类人为合理化的情况，存在一定的工程风险与不能正确反映经济行为的可能性。

2.实际支出所使用的经费与立项审批经费不一致

该问题常出现在科研经费开支工程修缮费或工期较长的情况下。由于总务部不是科研经费主管部门，同时也无法像财务处核算岗一样熟悉校内各种类型经费的使用要求，也无法确认经费项目是否有足够的经费来支撑修缮需求。在立项的过程中，只能采取“相信”的态度予以审批。在最终支付时，经常会遇到“项目没有预算，需要更换项目”或“项目预算余额不足，需要更换项目”的情况。

（二）过程管理端

在工程管理的全过程中，最显著的三个问题为：合同倒签行为、支付流程烦琐以及工程单附件量巨大导致的审核风险与原始凭证归档问题。

1.合同倒签问题

合同倒签问题属于S大学支付审核的重点问题，也是审计的重要关注点。正确的合同签订与支付顺序有利于预算的编制与执行，可更好地筛选服务供应商，以便建立良好的契约精神，划清责任，避免不必要的经济纠纷带来的声誉风险。倒签情况通常发生在对修缮工程立项不熟悉的二级单位及项目负责人的紧急修缮需求中，如房屋漏水等。目前，为避免经常性合同签订所采取的管理方式为诚信库管理。总务部联合招投标中心，每年会公开招标，寻求年度合作的工程服务供应商并纳入诚信库单位，对2 0万元以下的单项修缮工程，施行委托施工。但该诚信库的工程管理模块仅限于总务部内部使用，其他二级单位或个人对于修缮的概念仍多处于“这属于委托业务”的认知中，并坚持执行S大学对于委托业务20000元以下无须签合同的规定。

2.支付流程烦琐

通常，工程服务供应商对于工程款的回款要求都较为严格，其主要原因是工程款牵扯较多施工人员的劳务收入。而财务处作为工程款支付的最终审核部门，所承受的压力是巨大的。根据S大学现行的支付流程要求，从供应商完成工作开始，总务部门会委托监理单位对工程量出具验收意见，请校保卫部出具消防验收意见。待验收通过后，委托造价咨询单位对施工方提交的竣工结算书进行初步结算审核，然后，总务部造价科对造价咨询单位出具的材料进一步审核，出具结算审核表。如工程造价超过2 0万元，相关材料会继续提交至学校审计处进行工程审计，出具结算审计表。如工程服务供应商认可最终的审定金额，即可开具对应金额发票，提交支付申请书，由总务部相关负责人在申请书上签字，并发起线上支付申请流程，请审计处领导会签后，服务类由分管校领导签署意见，施工类由主要校领导签署意见后进行支付操作。

由于支付流程所产生的相关文件均会物理流转至各部门或服务商进行签字或加盖各类原始章，流转效率非常低下，从而导致支付流程冗长，留给工程支付审核岗的时间非常有限。同时，容易造成“支付流程堵车”的情况。为减少物理流转次数，通常会在某个环节累计工作量至一定程度，再“打包一起”流转至下一环节，导致支付流程的“水锤效应”，尤其在中期、年终预算检查与农历新年前，修缮工程的支付量会陡增，造成工作量的積压，日常报销效率降低。

3.工程单附件量巨大导致的审核风险与凭证归档问题

修缮工程报销的附件材料非常多，包括但不限于：OA文件处理表、支付函、支付申请书、发票、发票验真、立项审批表或工程立项决议、竣工验收表、消防备案表、消防验收表、结算审核（计）表、工程结算书、中标通知书、合同或委托单、工程量清单、招标控制价、设计图纸等。工程支付审核岗是资金安全支付的最后一个环节，工作人员不仅需要关注附件是否齐全，更需要关注每一份材料是否为对应工程款所需的附件以及附件内容的正确性、一致性与合理性。因此，修缮工程在审核的过程中容易产生疏漏，造成一定的支付风险。另外值得注意的是，原始材料中包含大量的专业材料，如工程结算书，工程造价越高，结算书越厚。有时，结算书厚度可达200页左右，造成一份工程报销单即可装订成两册甚至三册记账凭证，大大浪费了凭证保管资源，增加了财务管理成本。

二、解决目前问题的方法

鉴于目前的修缮工程财务面临的问题以及该业务对报销附件相对模式化的特点，S大学财务应结合学校信息平台现有的系统模式，联合各部门建设修缮工程一体化系统，旨在对修缮工程实施规范化的管理，加快审批，减少物理流转环节，达到修缮工程全电子流程、无纸化支付的最终目的。

目前，校内修缮工程各参与方在信息系统层面仍相互独立，尤其是施工方。因此，可以建立工程一体化管理平台。当供应商被允许参与校内修缮工程项目后，可在供应商端注册，签订电子合同并提交合同系统审核，完成合同签订后，相关信息会被推送至工程管理系统入库。在工程管理系统中，二级单位可提交修缮需求，总务部可在库中选取设计单位与造价咨询单位针对需求设计、出具设计图，并根据设计方案框定工程量与预算，将预算反馈至需求端。二级单位可根据实际情况安排合理的项目，再由经费主管部门进行审批立项，待立项完成后，财务处将该项目中的工程预算冻结处理，做专款专用；保卫部门对项目的消防进行审核备案。

在工程实施完毕后，施工方可在工程管理系统中发起竣工申请。该申请分别流转至需求单位、监理单位、保卫部门进行相关验收并出具会签意见。最终由总务部门签署验收意见，同意施工单位发起的结算请求。此时，施工单位可上传工程结算书，交造价咨询单位出具造价审定意见。根据审定的结算金额，流转至总务部造价科或审计处工程科进行结算款的审核或审计。最终审定金额反馈至施工单位，如无异议，可直接开具等额的电子发票或数电发票、区块链发票。此类票据难以篡改、可追溯、公开透明，可最大程度保证票据的真实性[ 1 ]。将发票上传至系统进行支付申请。该申请由总务部流转至分管校领导或主要校领导签署意见后，交财务处处理。工程审核岗可根据各项电子材料出具电子凭证，完成修缮工程款的支付。

三、工程管理一体化平台建设的意义

利用工程管理一体化平台，可以从根本上解决合同倒签、支付流程烦琐的问题，还可以初步实现无纸化工程款支付。目前，尚未建立该平台的原因主要是出于对资金支付安全与原始凭证附件备查的考虑。然而，工程管理一体化平台的建立，主要运用了电子签名技术与数电发票技术，结合多方参与，形成去中心化的信息流转与共享，能最大程度确保信息的真实性与安全性。立项审批原本由工程主管单位一方审批，而在一体化平台中，原工程主管部门仅可发起立项，而立项的最终确认需由第三方设计，并进行概算、工程量的确认，经费主管部门审批方可完成立项。这样既可保证工程按既定方案实施，也可保证经费的有效使用。数字签名技术为原始材料的真实性提供了法律依据与保障，可以最大程度避免造假情况的发生[ 2 ]。如需问责，也可轻松追根溯源。

2024年4月1日，《第三方电子合同服务平台信息安全技术要求》国标实施，国标已对电子合同的基本要求、订立过程与安全、储存与应用安全、安全运维制定了相应的标准，利用国内领先的电子合同与电子签云服务平台，提供电子签名和电子印章管理，实现安全签订无纸化合同。而全电子发票的优势在于无需纸质介质、无需税控设备、全国统一赋码，有助于实现财务报销全环节及会计档案保管的电子化[ 3 ]。

四、结语

全面信息化管理不仅有助于高校修缮工程的管理，加快审批流程，提高报账效率，做到全流程顺序逻辑清晰、各关键节点留痕可溯，更有助于会计档案的保存，避免了以纸质形式，尤其是工程厚单的存档，解决了不利于整理、保存、查阅与转移的问题[ 4 ]。结合全面数字化电子发票的应用，更是做到了管理效益的提升。最重要的是，有效地增强了合规性，降低了财务风险[ 5 ]。

S大学在探索财务报销电子化流程上不断创新，目前已实现薪酬与差旅费全电子化报销。随着信息技术的不断发展，高校信息化管理手段将日臻完善，修缮工程管理一体化系统有望尽快上线。高校全面信息化管理能帮助学校适应数字化时代的趋势，为未来的教育模式与技术变革做好充分的准备。

参考文献：

[1]缪申培，支雪娥.区块链电子发票发展策略研究[J]商业会计，2021（15）：87-89.

[2]杨爱良，张京.基于电子签名的工程资料无纸化研究与应用[J]交通建设与管理，2023（06）：97-99.

[3]邢香.全电发票对高校财务管理的影响及对策[J]中国乡镇企业会计，2023（12）：117-119.

[4]高伟霞.从全电发票助推高校财务信息化管理研究[J]国际商务财会，2023（19）：41-44.

[5]夏廉威，王超，杨涛.全面数字化电子发票影响及应用[J]合作经济与科技，2024（04）：142-143.