关于学校加强内部控制的思考与建议

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.07.050

［摘 要］内部控制是指通过组织、政策和程序来保护学校资产、确保财务报告的准确性，并促进合规性和有效性的一系列方法和措施。通过建立财务管理、内部审计及明确的授权程序，学校能够降低财务风险，减少资源浪费，并提升管理的透明度和可靠性。基于此，本文分析当前学校加强内部控制时面临的问题，并就此提出建立明确的采购审批流程、建立严格的入库和报销审批制度、加强对财经会议纪要的规范和管理、建立健全的固定资产管理制度、对岗位进行合理设计等策略。

［关键词］内部控制；学校；实施策略

［中图分类号］G47文献标志码：A

近年来，国家对教育事业的投入力度不断加大，学校经费来源多元化，规模也不断扩大，这给学校经济活动带来了更多的机遇和挑战。然而，一些学校在内部控制方面仍存在着许多问题，这不仅影响了学校经济活动的正常开展和财务信息的真实完整，还影响了学校的社会形象。

1 学校加强内部控制的意义

1.1 提高管理效能

对于学校这样的大型组织来说，内部控制系统的建立至关重要。它为学校的各项工作流程设定了明确的规范，确保了各部门间的协同合作，防止了工作的重复和遗漏，提高了学校的管理效能。具体来说，内部控制可以帮助学校在教育教学、科研、人力资源、财务等方面实现规范化、标准化的管理，从而提高工作效率，节约资源。同时，内部控制还能促进学校内部信息及时、准确地传递，保证决策的科学性和准确性，从而提高学校的管理质量。

1.2 防范风险和保障稳定发展

内部控制是学校防范和管理风险的重要手段。通过内部控制，学校可以有效地识别、评估和应对各种风险，包括教育教学风险、科研风险、财务风险、法律风险等，从而防止风险的发生，或者降低风险的影响。比如，通过财务内部控制，学校可以避免财务失误、防止财务违规，保护学校的财产安全；通过教育教学内部控制，学校可以保证教育教学质量，防止教育教学风险的发生。另外，内部控制还能帮助学校在面对外部环境如政策、市场的变化时，能够及时做出反应，保证学校的稳定发展。

1.3 提升透明度和信任度

内部控制能够提升学校的透明度和信任度。内部控制要求学校进行全面、准确、及时的信息披露，这不仅能够提高学校的管理透明度，也能够提高学校的信任度。对内，透明的信息披露能够确保教职工对学校的充分了解，促进其积极性和主动性，提高学校的工作效率和工作质量；对外，透明的信息披露能够提高学校的公众形象，赢得社会的认可和信任，扩大学校的社会影响力［1］。

2 当前学校加强内部控制面临的问题

2.1 物资审批流程不清晰，增加违规风险

一个良好的内部控制体系可以预防和检测违规行为，保护组织的资产。然而，在实践中，部分学校在增强内部控制时面临着一些挑战，尤其是在物资审批流程不清晰的情况下，往往会面临违规的风险，具体表现在两个方面。第一，物资审批流程的不清晰会导致责任和权限的混淆。在没有明确流程的情况下，无法确定谁应负责审批、谁有权批准采购，以及在什么情况下需要进一步批准等，这种不确定性会造成决策的延误。第二，在没有明确和透明流程的情况下，审批人员会对其决定的合理性和公平性产生疑问。对流程的不信任和猜疑会影响工作人员的士气和工作效率。如果流程复杂且不明确，就需要花费大量的时间和资源来处理采购请求。这不仅会浪费宝贵的资源，还会造成物资的供应被延误，从而影响学校的正常运行。

2.2 物资入库、报销审批操作不规范，导致财务风险

在学校的实际操作中，存在着物资入库、报销审批操作不规范等问题，这些都会导致财务风险。具体表现在以下两方面。第一，物资入库操作不规范。理想的情况下，物资入库操作应该按照预先设定的流程进行，包括检查物资的质量和数量、录入物资信息和及时更新库存记录。如果流程不规范，就会产生一些问题。例如：如果没有对物资进行正确的检查，会造成物资质量不合格；如果没有正确录入物资信息，库存记录会出现错误；如果没有及时更新库存记录，库存数据会不准确。这些都会造成财务风险，如资产损失、财务报告错误等。第二，报销审批操作不规范。报销审批是财务控制中的重要环节，需要严格遵守相关的规定和流程。如果没有对报销申请进行充分的审核，就会产生批准不合理或者不合规的报销；如果没有对报销的凭证进行正确的记录和保存，会影响财务报告的准确性。这些都会导致财务风险与资金损失。

2.3 重要事项会议纪要不完整，信息传递不及时

第一，会议记录人员未能准确记录会议内容，对于重要事项的记录不完整。第二，会议纪要的审核人员未能仔细审查纪要内容，未发现遗漏或不准确的信息。第三，会议纪要的传递方式是纸质传递或口头传递，造成信息传递时间延迟或失真。第四，缺少合理的纪要归档和查阅机制，使得重要事项的纪要难以及时查阅和传递。

2.4 固定资产管理制度不完善，导致浪費和不当使用

学校作为教育的主阵地，内部控制的加强对其非常必要，尤其是在固定资产管理方面。然而，在实际操作过程中，会遇到以下问题。第一，部分学校的固定资产管理制度并不完善，可能是出于各种原因，如历史沿袭、管理层面的不注重，甚至是缺乏有效的内部控制理念。这样的问题导致学校对固定资产的管理缺乏统一和规范，容易产生浪费和不当使用的情况。第二，部分学校对于固定资产的分类并不明确，这不仅对资产的管理造成困难，也使得资产的使用效率降低。例如，相同类型的资产被分散在不同的部门，使资源利用不均，有的资产被过度使用，有的资产却被闲置。第三，学校通常固定资产数量较大，且分布在各个部门和校区，因此资产清点工作非常困难。部分学校对固定资产缺乏定期和有效的清点，造成资产丢失、损坏等问题的发生。第四，部分学校缺乏有效的固定资产管理制度，存在资产使用不当和缺乏维护的问题。例如，对于教学设备等高价值资产，如果缺乏有效的使用和维护制度，会大大缩短其使用寿命，给学校带来不必要的经济损失［2］。

2.5 岗位职责重叠，导致工作冲突和效率低下

学校加强内部控制是为了提高管理效率、降低风险，然而在实施过程中常常面临一些问题，岗位职责重叠就是其中之一，这会导致工作冲突和效率低下，具体表现为在学校加强内部控制的过程中，不同部门或岗位会涉及相似的职责和任务，如财务部门和审计部门都会对学校的财务进行审查和监控。如果这些部门之间的职责划分不明确或重叠，就容易出现工作冲突和重复，这样就会导致资源的重复配置，浪费了学校的人力、物力和财力。

3 学校加强内部控制的策略

3.1 建立明确的采购审批流程

面对物资审批流程不清晰等内部控制问题，学校需要采取一系列手段来加强内部控制的效率，减少违规行为的风险。第一，学校应该制定和发布详细的物资审批流程，明确每个步骤的责任人，包括谁可以提交申请、谁有权批准、在什么情况下需要更高级别的批准等。这些流程应该公开透明，让所有教职工都能够理解并遵守。第二，利用技术提升效率。比如使用电子审批系统、物资管理系统等技术手段，自动化物资审批流程，提高效率，减少错误。这些系统可以提供完整的审计轨迹，增加透明度，便于监督和审计。此外，还需要定期更新和评估内部控制体系，以确保其始终与法规、政策和实际情况保持一致。由此可以帮助学校及时发现和修正可能出现的问题，降低违规行为发生的风险。第三，建立健全财务管理制度，包括预算编制、资金管理等方面的规定。在预算编制方面，明确各项费用的预算额度和使用范围，避免超支和滥用资金。在资金管理方面，应该建立资金监管制度，对资金的流动和使用进行监督和管理，防止资金的侵占和滥用。同时，学校还应该加强对财务管理的监督和审计，定期进行内部审计和外部审计，发现问题并及时采取措施解决。

3.2 建立严格的入库和报销审批制度

加强内部控制是为了确保学校资金的安全和有效使用，其中建立严格的入库和报销审批制度是非常重要的一种手段。第一，在入库审批制度方面，学校需要制定详细的入库流程，包括申请入库、入库审批、验收入库等环节，明确每个环节的责任人和具体操作要求。同时，设立专门的入库审批岗位，由专人负责入库申请的审批工作，使每一笔入库都经过审批程序。此外，明确入库审批的条件和标准，如要求申请入库的物品必须符合学校的实际需求，需要提供相关证明材料等。第二，在报销审批制度方面，学校需要设立专门的报销审批岗位，由专人负责报销申请的审批工作，每一笔报销都需经过审批程序。明确报销审批的条件和标准，如要求报销的费用必须符合学校的财务政策和相关规定，同时需要提供相关凭证和票据等。第三，建立独立的内部审计机构或委员会，负责对内部控制进行监督和评估。内部审计应定期对入库和报销审批流程进行检查和审核，发现问题并提出改进意见。同时，学校还可以建立举报制度，鼓励工作人员主动发现和举报违规行为，保障内部控制的有效运行。

3.3 加强对财经会议纪要的规范和管理

第一，指定专人负责会议记录，清晰其责任和权限，使会议纪要能够全面、准确地记录会议内容［3］。第二，制定统一的纪要记录标准，比如纪要的格式、内容和要求，包括会议主题、出席人员、讨论内容、决策结果等，提高纪要的完整性。第三，设立专门的审核岗位，由专人对纪要进行审核，审核人员应具备严谨的态度，仔细核对纪要与实际会议内容之间的一致性。第四，采用电子化的方式传递纪要，如通过电子邮件、内部通信工具等进行传递，保证纪要的及时性和准确性。抑或是建立纪要传阅确认机制，引导相关人员阅读并理解纪要内容。第五，建立统一的纪要归档系统，将纪要按照时间顺序进行归档，并建立相应的索引和分类，以便后续的查阅和检索。同时，注重纪要的保密性，仅授权人员可查阅。第六，定期进行培训，提高相关人员对纪要记录的重视程度，加强对纪要规范和管理流程的宣传和培训，提高全员的意识和执行力。

3.4 建立健全的固定资产管理制度

第一，制定一套完善的固定资产管理制度，明确各个部门的职责和工作流程，规范资产的采购、使用、维护和处置等环节。同时，定期对制度进行审查和更新，以适应学校运营环境的变化［4］。第二，明确每类固定资产的定义，以便进行有效管理。例如，将资产分为教学设备、行政设备、运动设备等不同类型，并对每种类型的资产设置专门的管理负责人。同时，定期进行固定资产清点，确保资产的实际数量与账面数量一致。在清点过程中还应检查资产的使用状况，及时发现和处理损坏、丢失等问题。第三，对固定资产的使用和维护制定明确的规定，如使用权限、使用频率、维护周期等。对于需要处置的固定资产，制定合理的处置方案，如以合理的价格出售、捐赠或报废，以实现资产的价值。第四，建立完整的资产档案和台账，记录每个资产的基本信息、使用记录、维护情况和价值评估等内容。档案和台账应定期更新和核对，能保证其准确性和完整性，这样可以为管理人员提供有效的依据和参考，方便其进行资产管理和决策。第五，加强对固定资产的监管和安全防范措施，防止资产的损失和浪费。比如安装监控摄像头、加强门禁管理、制定安全操作规程等，为资产安全完整提供保障［5］。

3.5 对岗位进行合理设计，避免职责重叠

第一，对每个岗位的职责和权限进行明确的定义和划分。通过编写岗位职责手册或工作流程图等方式，清晰地描述每个岗位的职责和权限，并进行公开和沟通。比如，对每个岗位的工作进行详细的规定。这包括工作目标、工作内容、工作流程、工作时间等。第二，根据实际需求和工作流程合理规划组织结构。合理的组织结构可以使各个岗位之间的职责清晰划分，避免冲突和重叠。比如开展调整部门设置、合并岗位或调整工作流程等方式，优化组织结构，避免岗位职责的重叠。第三，建立跨部门的沟通机制，促进不同部门之间的交流和协作。定期召开跨部门会议，让不同部门的工作人员互相了解对方的工作内容和进展情况，协调工作安排，避免重复和冲突。第四，通过培训和培养团队合作意识，让工作人员明确各自的角色和职责，理解团队合作的重要性，进而协调岗位之间的工作，避免职责重叠和冲突。第五，建立绩效评估机制，对每个岗位的工作进行评估和考核。及时发现职责重叠和冲突的问题，采取相应的措施进行调整和优化［6］。

4 结语

综上所述，加强学校内部控制是一项重要的工作，涉及学校的日常运营、教学质量、财务管理、人员管理等多个方面。有效的内部控制可以保障学校的正常运行，防止各种风险，提高工作效率，也有利于建立良好的學校形象。而且加强内部控制对于维护学校利益、提升管理效率及保障合规性至关重要。建立健全的内部控制体系，有利于确保学校长期稳健地发展，并为学生、教职员工及其他利益相关者创造更好的学习和工作环境。

参考文献

［1］解淑清. 关于加强中等职业学校内部控制体系建设的思考［J］. 行政事业资产与财务，2020（24）：51-52.

［2］孙立维. 基于加强学校内部控制建设的思考［J］. 财经界，2020（36）：54-55.

［3］李云. 加强学校内部会计控制的思考［J］. 行政事业资产与财务，2014（36）：228.

［4］李玲玲. 学校后勤管理工作建设——关于加强内部控制的几点思考［J］. 财经界，2010（10）：212-213.

［5］浦军. 关于加强学校内部控制的思考［J］. 中国集体经济，2009（15）：59-60.

［6］吴爱华. 会计集中核算后如何加强基层学校内部控制［J］. 行政事业资产与财务，2017（24）：54-55.

［作者简介］吴丽南，女，辽宁锦州人，新疆生产建设兵团第六师五家渠高级中学，中级会计师，本科，研究方向：内部控制。