高职院校人事档案信息化建设初探

文/云南体育运动职业技术学院 谢晓芸 蔡庆红

一、高职院校人事档案信息化建设的内涵及目标体系

（一）高职院校人事档案信息化建设的内涵。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出要“着力推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化”，为新时代档案事业创新发展提出了根本要求，同时，统筹“四个体系”建设的发展思路，为“人事档案信息化建设”的内涵提供了重要参考。笔者认为，“高职院校人事档案信息化建设”的内涵可以描述为：高职院校在人事档案管理过程中坚持创新发展原则，以人事档案数字化为依托，逐步形成具有完备的人事档案资源体系、科学的人事档案利用体系、先进的人事档案安全体系和健全的人事档案治理体系的人事档案管理模式。主要体现在以下四个方面。1.自主化建设。高职院校根据干部管理权限独立开展人事档案管理工作，自主开展数字人事档案的收集、审查和利用工作。2.规范化建设。高职院校在纸质人事档案整理工作的基础上开展信息化建设，明确人事档案专项审核的方案和程序，统一业务标准，确保人事档案材料真实准确、完整规范。3.制度化建设。高职院校人事档案的收集、审查、录入、利用等步骤都应配备相关制度，以保证人事档案的信息安全。4.信息化建设。高职院校应改变传统的人事档案管理理念，以人事档案数字化资源为依托，为高职院校的创新发展奠定基础[1]。

（二）高职院校人事档案信息化建设的目标体系。1.完备的人事档案资源体系。人事档案资源体系包括纸质人事档案和数字人事档案两种形态，高职院校自主开展人事档案纸质载体的整理和专项审核工作，严格规范人事档案数字化加工流程，按照“整理—审核—扫描—再整理”的思路，将日常审核与数字化扫描相结合，实现纸质人事档案与电子人事档案相互印证的“双保险”。2.科学的人事档案利用体系。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关的人事档案保密规定和查阅档案注意事项，科学设置人事档案信息化数据管理平台的使用权限和查阅模块，实现精准的数据汇总和教师队伍结构分析等功能。科学的系统权限设置可实现账号专人专用，从技术层面上避免人事档案造假、非法盗取人事档案数据信息等问题，能从教师队伍学历、年龄、职称、职业技能等维度分析师资队伍结构，有利于及时发现问题并调整学校岗位设置。3.先进的人事档案安全体系。在物理环境方面，需增强人事档案库房、机房、信息化加工场所的防火、防盗、防高低温、防潮湿、防水、防光、防尘、防有害气体、防虫、防霉等功能；在网络环境方面，人事档案信息化数据管理平台需从技术层面解决人事档案数字资源易遭遇的中间人攻击、病毒攻击、系统崩溃、数据丢失等问题。同时，人事档案工作者应对人事档案数字资源的安全保持高度的警惕性，防止人事档案数字资源被损坏、被非法盗取。4.健全的人事档案治理体系。强化学校党委主体责任，层层落实人事档案工作组织纪律，建立健全的人事档案工作制度，学校应建立主动移交人事档案材料的工作机制，人事档案材料的收集、审查、录入、利用等日常工作均需按照统一的技术标准和操作流程开展，制定岗位管理制度、人员管理制度、场地管理制度、设备管理制度、数据管理制度、档案实体管理制度、问题反馈机制等人事档案工作制度。

二、高职院校人事档案信息化建设的现状

《干部人事档案工作条例》《“十四五”全国档案事业发展规划》等相关文件对人事档案工作的保密性、纪律性、安全性提出了更高要求，意味着传统的人事档案管理模式已不能适应目前的工作需要。近年来，高职院校人事档案信息化建设实效为国家信息化建设注智赋能，但在结合新阶段新目标新任务方面仍存在一些问题。

（一）观念障碍。《国家职业教育改革实施方案》明确提出：“没有职业教育现代化就没有教育现代化”，因此，加强职业教育信息化建设是大力发展职业教育的需要，也是增强职业院校竞争力的需要。目前，高职院校内外部环境急剧变化，人事档案传递速度增快，人事档案工作具有人员调动频繁、涉及范围广、手续烦琐等特点，大部分高职院校仍存在对人事档案信息化建设认识不足、依赖传统的人事档案管理模式等问题。相关人员思想观念落后，未看到人事档案信息化建设的社会效益和经济效益，导致信息化建设动力不足，亟待寻找切合实际的优化路径，创新高职院校人事档案管理工作的工作理念和方式方法，为高校发展提供强劲的后勤保障[2]。

（二）制度缺陷。受传统人事档案管理模式的影响，目前大部分高职院校人事档案材料的收集、审查、录入、利用等日常工作仍采取全人工的方式，配套的管理制度不健全。在人事档案整理归档阶段，未对归档文件进行仔细检查和评估，未制定符合标准的装订方案，存在多次装订、选择的装订材料存在损坏归档文件的物质等问题；在人事档案数字化加工阶段，未制定科学的工作方案和操作标准，工作人员缺乏必要的网络安全意识，人事档案纸质载体和人事档案数字资源的质量和安全得不到保障；在人事档案保管利用阶段，未建立严格的人事档案信息安全保密制度，存在未对查阅、复制、下载或打印等利用行为进行严格登记或未对利用单位、人员、内容、日期和方式进行逐项登记等问题。

（三）技术瓶颈。实现高职院校人事档案信息化建设，必须有专业的人事档案信息化数据管理软件和配套的硬件作为支撑，如何结合学校实际设计好人事档案信息化数据模块、如何在学校现有办公环境下为人事档案信息化建设提供配套的硬件设施等问题，是目前高职院校人事档案信息化建设的重点和难点。在场地设备方面，大多数高职院校并未严格按照标准分开设置人事档案库房、人事档案整理室、人事档案阅览室，未能全方位无死角装置摄像头，未配备单独的服务器、计算机、扫描仪等设备；在数据分析方面，大多数高职院校未能将人事档案信息作为切入口，以形成系统的师资队伍结构数据分析，未能为高职院校师资队伍建设和专业建设提供科学直观、有价值的依据。

（四）人才短板。高职院校人事档案信息化建设工作是一项长期的系统性工作，需要有熟练掌握人事档案相关政策及计算机网络知识的复合型人才作为支撑。目前，西部地区高校的档案学专业较为冷门、规模偏小、布局有待优化，不能满足人事档案工作对专业人才的需求。同时，大部分高职院校在人事档案管理工作中并未设置和配备明确的人事档案管理工作机构和专门的管档人员，大多数人事档案管档人员对人事档案材料的鉴别、整理和审核能力不强，掌握各类问题的准确性不高，普遍存在结合工作节点突击性收集整理档案材料、未对收集到的材料进行查证核实、人事档案材料归档工作有着较大的被动性、人事档案日常性管理工作不严谨等问题[3]。

三、高职院校人事档案管理信息化建设的优化路径

高职院校人事档案管理信息化是实现学校治理体系和治理能力现代化的重要支撑，针对目前高职院校人事档案信息化建设工作中存在的困难和问题，建议从人事档案信息化建设制度、日常审核机制、硬件和软件建设、配备专门人事档案管理人才等方面进行优化。

（一）建立健全人事档案信息化建设制度。人事档案工作走向依法管理，规范的工作标准和操作流程不可或缺。在岗位职责设计环节，应设立符合高职院校实际的人事档案管理工作机制，明确各类岗位的职责和工作要求，形成具体的业务操作流程、奖励惩罚办法、工作考核内容等；在日常工作环节，应对工作人员的日常行为、安全保密责任、出入证使用、通讯及存储设备等进行规范；在场地环境管理环节，应对人员出入、档案库房环境标准、监控设备、网络安全、现场物品等的管理进行规范；在硬件设备维护环节，应对工作场地存放的基础设备的操作、保管、检查、维修等行为进行规范；在数据资源管理环节，应对数字化加工、系统软件利用、数据备份、软硬件维护等各环节所产生的数据的管理进行规范；在档案实体管理环节，应对人事档案纸质载体的审核、存放、加工、利用等行为进行规范；在问题反馈环节，应对人事档案材料审核、加工、利用过程中发现的问题及时进行反馈和修正，并对反馈和修正行为进行规范。

（二）建立健全日常审核机制。高职院校对教师日常管理活动中形成的大量关于考核、职称、学历、晋升、工资的材料，均应按照“随收随审，随审随归档”的工作要求录入教职工的人事档案。建立健全人事档案的日常审核机制，即以流水线方式完成人事档案信息的整理审核、数字采集工作。首先，对入档纸质材料的形成时间、材料制式、真实性进行审核，对审核中发现的问题区分不同类型，采取实地走访、谈话函询、信息对比和综合分析等方式进行调查核实。其次，对调查审核后的各类人事档案材料进行同步数字收录，将纸质人事档案提卷后，先拆卷校对页数，并按扫描标准分类建立电子档案目录后扫描录入。最后，由专人开展复核，确认人事档案原件及电子数据一致后，按顺序将纸质材料重新装入档案盒，并对电子文件进行存档备份，保证人事档案数字资源的准确性。

（三）加强硬件和软件建设，服务高职院校师资队伍建设。1.硬件建设方面。高职院校应严格执行人事档案库房、整理室、阅览室三室分开标准，配备专门的电脑、打印机、扫描仪等设施，人事档案查阅过程应实现软件系统监控和现场无死角摄像头监控。2.软件建设方面。高职院校所选择的人事档案信息化数据管理平台应兼顾人事档案的安全保护和开放利用，具有人事档案数据安全功能和服务功能。设置阅档权限可按电子人事档案目录分类授权、身份类型授权或功能授权；阅档期限可按时间、日期或有效期等多种方式行进设置；设置借阅监控可采用加密信道传输，并对阅档过程进行记录；设置数据分析模块可汇总教师年龄、学历、职称、职业技能、履历等字段，用数据展现学校师资队伍的整体素质和能力水平，为管理者提供直观的量化数据。

（四）配备专业的人事档案管理人员。高职院校人事档案信息化数据管理平台在完成基础的数据录入后，仍需要持续进行维护与更新，因此，高校应进一步拓宽档案学专业人才培养和档案学科建设的思路和视野，在人事档案管理工作中明确专门的工作机构，配置符合岗位需要的具备相应文化程度和业务技能的专门人才，包括熟悉人事档案相关政策并具有较强的人事档案业务问题研究能力和组织领导能力的管理人员，熟悉档案工作法律法规、规章制度、标准规范并能为人事档案信息化工作提供技术支持的技术人员，以及系统掌握人事档案专业基础理论和专业知识且具备较高业务工作能力的操作人员等[4]。

四、结语

奋进新征程、建功新时代。高职院校人事档案是关乎每位教职工个人基本信息、学历、工作经历、干部身份等方面的重要证据，大数据技术、区块链技术等的应用越发普及，深刻影响和改变着人事档案工作的理念、内容、方法、模式。如何利用信息技术优化高职院校人事档案管理模式，服务学校师资队伍建设，对高职院校的管理和发展具有重要意义。高职院校应尽快建立人事档案数字资源库，优化人事档案管理模式，以人事档案信息化支撑高职院校治理体系和治理能力现代化。