事业单位电子档案信息化发展研究

文/淄博市卫生健康事业发展中心 张芸熙

当前，大数据技术在事业单位日常工作中的应用越来越广泛，这不仅能够显著提升档案管理、应用效率，同时还有助于提升档案应用的深度。针对这一实际需求，事业单位可积极引入大数据系统并通过搭建数据档案馆来全面提升档案管理信息化层次。但由于大数据技术的应用尚不成熟，因此在实际工作中往往暴露出一系列问题，阻碍了档案管理信息化的实现。针对这一问题，本文对当前事业单位的档案管理展开研究，总结归纳了现存的主要问题，并提出改进措施。

一、档案管理信息化的意义

大数据即海量信息，由于信息量庞大，因此难以在短时间内以人工方式处理成人们能够直接接收的信息，需要采取特殊技术予以整合。大数据主要具有以下几个特征：其一，容量大，即数据储存空间大，能够在互联网技术的支持下收集整理数据，形成海量数据储备；其二，多样性，数据内容及格式均具有多样性，且可通过图片、视频等可视化形式展现出来；其三，高效性，数据生产、处理速度快；其四，真实性，真实有效的数据能够为后续处理提供可靠的支持。由此可以发现，大数据技术具有的独特优势使其逐步成为当前各行业数据处理的主要手段。事业单位的档案管理工作主要是数据采集及处理，因此在信息时代下推广应用大数据技术有必然性。作为事业单位日常工作的基础板块，档案管理对于推动事业单位的持续稳定发展具有重大意义。随着信息化进程的不断推进，事业单位档案管理的工作内容、要求也在持续变化，传统的手工登记已逐步被信息化技术所替代。

档案管理信息化是当前社会各领域信息化趋势下的必然要求，只有落实数据信息化、应用便捷化及团队专业化，才能为地方建设、民生建设提供更加有力的支持。当前，我国各事业单位已逐步加大对档案管理信息化的重视程度，常德市城建档案馆正在大力推进数字档案馆概念，以数据中心为着力点，快速推进档案信息化；广东税务以税务系统信息化为基础，升级搭建云档案管理平台，其核心理念在于结合资料管理封闭化及档案服务开放化；山东省则对辖区内流动人员的人事档案做信息化试点，逐步构建源头管理模式，并推行录入、接收相统一的交接制度。由此可以发现，目前我国各地区都在尝试推动档案管理信息化，并在实际工作中提出了许多先进做法，但部分事业单位档案管理信息化程度尚处于初级阶段，且多采取外包形式搭建信息化体系。总体来看，在推进档案管理信息化的过程中仍存在一些不足，若不及时校正优化，不仅会对管理效率产生影响，而且也难以建立切实有效的管理制度。

二、档案管理信息化现存的主要问题

为剖析当前大数据时代下事业单位档案管理信息化存在的问题，本文结合管理现状明确主要的影响因素，并对具体问题展开分析，为改进措施的提出提供可靠支持。

（一）大数据技术应用不足。当前，我国大多事业单位在档案管理信息化方面主要用于记录、归档等常规工作，如某市档案局搭建的信息化管理体系如图1所示。

由图1可知，信息化管理体系整体过程主要分为文件收录及调用两部分，且主要功能仅限于文件调用，未对其做进一步分析，此外，由于前期录入数据时均采用人工操作，档案管理效率受到一定的限制。同时，在档案文件调用板块，关键词检索功能未得到深入开发，在以文件名检索文件时，需要满足60%以上的关键词才可较为准确地定位文件。若关键词输入过少，则检索效率将大大降低。依据部门、日期等大范围筛查也进一步提升了文件调用难度，限制了档案流转效率。这些问题广泛存在于各事业单位的档案管理工作中，且基于档案类型、数量有不同的程度和倾向。

（二）网络安全风险突出。安全是事业单位档案管理的底线与高压线。在实际工作中，档案的信息化管理可通过多种软件完成管理，其中软件是管理载体，数据是流通主体。数据流转情况如图2所示：

由图2可以发现，档案管理信息化主要包含三个部分，即数据存储、数据传递与共享、数据更新，而管理风险也可通过这三部分展开分析。数据存储环节容易受到外部攻击，发生数据存储不正确等问题，并对后续管理带来不利影响，此外，当前各事业单位数据安全体系建设水平参差不齐，无形中增大了数据存储风险；数据传递与共享环节涉及不同部门、单位间信息数据传输，且其技术水平、管理制度均存在一定程度的差异，这也容易造成数据丢失、偏差等问题；在数据更新环节中，数据持续处于变化状态下，若数据无法及时更新，则会间接影响信息存储的准确性并对后续工作造成阻碍。在数据更新时，由于涉及内容比较复杂，大部分事业单位采用人工录入的方式进行处理，通过定期手动点击的方式更新档案信息。这一方法不仅容易带来管理漏洞，同时还可能滋生腐败问题，使数据信息不可信。

总体来看，当前事业单位档案管理信息化仍存在突出的风险，若不有效处理，则很可能危及档案管理进程，甚至带来不可估量的安全风险。

（三）缺乏专业的信息化管理团队。专业化的人才队伍是实现事业发展的根基，也是创新的灵感来源。但当前许多事业单位档案管理信息化建设严重依赖于外包形式，也即档案信息化管理体系自搭建、运营至维护各环节均通过招投标的形式聘用外包人员操作。由此可以发现，当前大部分事业单位内部缺乏专业团队，核心模块的组建存在外包环节过多的问题。尽管外包服务能够在一定程度上提升工作效率，但同时也可能带来各种管理风险，如信息外泄、管理维护不及时、沟通不顺畅等。这些因素会进一步阻碍档案管理信息化体系的完善，使其难以最大化发挥应有的功能。

（四）欠缺有效的管理、激励制度。合理的管理、激励制度能够持续刺激档案管理工作的高效运转，也是确保档案管理质量的重要手段。档案管理制度应当做到有据可依、有迹可循，最大程度提升档案管理的科学性，并充分结合事业单位的实际情况推动标准化建设，促进硬件、软件标准相协调。当前我国事业单位的档案管理信息化普遍存在制度要求不明确、职责划分不详细、奖惩制度不完善等问题。在制度要求方面，由于制度划分精细化程度不足，当出现问题时难以快速确定风险项；在职责划分方面，由于权责不明晰导致管理中容易发生责任推诿、监管不力等现象；在奖惩制度方面，缺乏即时奖惩措施，难以有效调动员工的积极性，不仅不利于管理人员的职业发展，而且也可能阻碍工作的高效运转。

三、档案管理信息化的改进措施

根据前文分析可以发现，当前大部分事业单位尽管已经在逐步推行档案管理信息化建设，但由于技术不成熟、应用时间短等原因，仍存在一定风险，如大数据技术与档案管理结合程度不足、技术风险不可控、专业人才缺失、制度建设不完善等。所以，应针对当前存在的问题提出改进措施，全面提升事业单位档案管理的信息化程度。

（一）提升信息化层次，深化大数据技术。事业单位档案管理信息化要将大数据技术与工作流程结合起来，深化技术应用程度，提升信息化层次。在分别以技术、设备等层面落实信息化的同时，管理人员要不断修正、调整各部门参与水平，强化档案管理中对信息的二次加工价值，提高服务终端建设水平，进一步提升信息资源录入的便捷性，持续创新管理软件、信息设备维度。具体而言，要在收录、调用文件的基础功能上引入大数据系统，协助完成文件归纳、整理、分析及总结，并将其用于后续的档案数据开发。如在开展流动人口普查时，可借助大数据系统整理分析当前数据，生成人口流动分布趋势图，为相关研究奠定基础。而在关键词检索方面，也可加强与第三方合作，引入先进技术，提高档案管理检索的效率及精度，便于准确调用所需文件。

（二）强化安全防控，优化网络环境。安全是档案管理的第一要求，部分事业单位的档案涉及国家安全、利益，甚至是绝密文件。所以，强化档案管理工作应当以安全为核心导向，具体可从软件、硬件两个维度加强安全防护。1.档案存储。应满足规范性、安全性及效益性原则，通过体系化标准、规范及法规为媒介推动研究、开发网络技术，最大程度确保档案信息不受外部侵入、盗取。除此之外，还可建立云端服务备份数据，不仅能够规避数据丢失风险，降低潜在风险，同时还能够显著节省存储空间，避免数据崩盘。2.数据的传输、共享。搭建单位内信息循环交互及外部信息共享通路，且应对关联单位档案管理提供统一的标准，确保信息能够在不同单位之间高效共享。为确保档案信息共享通路的安全性，需要建立与之相应的数据检测手段，对数据流转过程中的状态进行长期监测。除此之外，事业单位也需要建立完善的信息传输、共享责任制度，详细记录数据流转全过程中涉及的各传输方、获取方的信息，如责任人姓名、部门、职位、IP等，且可通过脸部验证等方式来进一步强化信息核验的准确性。3.数据更新。对于需要及时更新的数据信息，建立实时检测系统，这需要相关管理人员重视管理系统内权限建设，减少不必要的人工干预，提升系统智能化、自动化程度，确保信息能够适时自动更新。此外，为确保数据自动更新的准确性，可在信息化系统内嵌入实时监测及错误预警模块，借助大数据技术最大化降低虚假信息产生的风险，确保数据更新过程的安全。

除了以上措施，事业单位档案管理信息化还可采取多元化保障方案，即对档案管理内网建立物理隔离，以此隔绝与外部网络的联系，如路由器IP地址、防火墙技术都能够有效管控网络访问，也可配置专业防毒软件及数据恢复软件，全方位提升信息化管理的安全保障层级。

（三）加强专业团队建设。档案管理信息化人才专业化水平直接决定着管理体系的建设效果。许多事业单位由于缺乏专业素养过硬的管理团队，大多采用外包形式搭建管理平台。针对这一现状，事业单位要积极招纳高端技术人才，搭建档案管理人才库，切实减少外包环节中的问题。1.事业单位应充分重视管理岗位，给予与科研岗位同等的培养机制、人文关怀等福利政策，调动员工的工作积极性，营造良好的档案管理工作氛围。2.秉 承“走出去”“引进来”相结合的理念。事业单位要广泛吸纳高阶复合型人才，特别是兼具档案管理素养、信息化技能的人才，制定有针对性的人才引进政策。此外，也应同步鼓励本单位档案管理人员参与专业培训、学术会议，将国内外先进档案管理信息化建设经验引进企业。3.完善档案管理人员工作考核机制。成立专门的领导小组对档案管理工作定期进行考核评估，以职称、指标达成、工作量等方面综合评定管理人员工作成果并适当给予奖惩，激发员工的主观能动性，打造优胜劣汰的竞争环境。

（四）完善管理、激励制度建设。作为档案管理工作稳定持续进行的有力保障，切实可行的管理制度能够有效规范工作标准、健全工作流程，使各环节都能有章可依、有据可循，对于各项档案数据信息进行及时更新、快速同步，避免不规范风险的发生，落实档案管理信息化的制度保障，减少权责不明、监管不力的现象。此外，科学合理的激励制度有助于将工作细化至个人，对于业绩优秀的先进个人予以表彰奖励，而对于工作未达预期的员工予以通报批评，强化员工的责任意识，优化档案管理信息化层次。

四、结语

作为事业单位管理工作的重要记录，档案管理能够记录过往、明确当下并规划未来。所以，加强档案管理信息化建设对于国家经济发展、事业单位提效具有重大意义。总体来看，档案管理应当顺应国家发展战略全局，把握时代发展核心趋势，逐步将传统档案管理由重人工操作向信息化、智能化发展，逐步淘汰纸质化、人工化作业，以大数据技术等高新技术提升档案管理效率。随着档案管理信息化的不断推进，各事业单位应积极做好表率，以信息化建设带头人、先锋队的要求来规范工作，有力推动档案管理的信息化进程。