浅议医院档案管理中的数据分析与应用

李雷

摘 要：为解决医院档案管理期间所遇到的难题，文章介绍了加强档案管理的现实意义，分析了档案管理数据分析和应用环节遇到的主要问题，并提出有关解决措施，不仅能够更好地发挥出医院档案管理数据的重要价值，还可以为后期的临床决策，包括相关研究与管理提供准确数据，取得较好成效，为相关人员提供一定的参考。

关键词：医院；档案管理；数据分析；数据应用

中图分类号：G271.4文献标识码：A

医院档案中大量的数据信息具备很高的利用价值，加强数据分析，可以帮助医院进一步掌握患者病情和治疗状况，为后续的治疗决策、科学研究和数据管理等提供良好借鉴。与此同时，加强数据分析，也能够帮助医院找到档案管理环节所存在的核心问题，为后续的管理工作提供良好依据。

一、加强数据分析和应用的现实意义

在新形势发展背景下，通过加强医院档案数据分析与运用，可有效识别档案管理过程中所存在的各类风险，找到管理中存在的不足，并有效改进。比如，工作人员通过加强数据分析和应用，可制定更加完善的管理机制，确保管理流程更加标准化、规范化，提升档案管理质量。随着信息技术运用范围的不断扩大，档案管理未来会朝着信息化方向发展，加强数据分析，并合理应用，可保证档案更为安全。对工作人员来讲，结合各项数据，能够快速找到所需查询的档案，提高工作效率。

做好档案管理中的数据分析和应用工作，可以有效体现档案管理的重要价值，推动医院内部各项业务不断创新。工作人员结合数据分析结果，弥补原有档案管理方案中存在的不足，加大管理力度，并调整与改进医院内部各项业务流程，不但能够更好地发挥医院档案数据分析的重要价值，而且可以提高医院的总体效益。

二、存在的问题

1.缺乏重视

医院的主要职责是救治病人，由于档案管理不具备此项职能，同时，不会带来直接的经济效益，导致管理人员对此项工作缺乏重视。医院运行期间，比较重视各科室医疗业务管理，对其地位和作用予以肯定，档案管理者往往被忽视，再加上一些领导对档案管理岗位缺乏关注或者存在错误的认知，单纯地认为此项工作比较简单、轻松，甚至会安排兼职人员负责，使得医院档案数据价值无法得到有效发挥，增加了后续的管理难度。

2.数据安全管理水平有待提高

要想提升档案数据分析和应用效果，工作人员应加大档案安全管理工作力度，妥善处理档案数据分析和应用阶段所遇到的问题。但是，一些医院的数据安全管理效果较差，导致大量数据遭受破坏，使得其应用价值无法得到发挥。例如，在电子档案管理环节，由于安全管理力度过小，一旦网络系统被外界攻破，任意盗取档案数据或者随意篡改数据，导致病人相关数据丢失，容易引起严重问题，社会危害性非常大。结合调查数据得知，一些医院内部对既有网络平台没有加密处理，防护效果差，存在多个网络漏洞，让不法分子有机可乘，降低了档案管理中的数据精确性，影响数据的应用效果。

3.数据存储缺乏规范性

结合管理现状可知，档案数据的存储特别关键，但现阶段很多医院的档案数据存储不够规范化，标准化水平也有待提高，会影响数据分析和应用效果。具体表现在以下层面：第一，在数据存储阶段工作人员没有遵守规定要求，数据的存储格式不合理，为后期查找与应用带来诸多不便；第二，在数据管理阶段，因为数据来源广，管理模式较为单一化，所以无法实现全面整合，使得最终的存储规范程度不断下降，在后续查找的过程中，系统容易发生延迟和卡顿现象，降低了管理成效。

4.资金投入过少

医院档案数据分析和应用效果不佳，主要是因为资金投入过少而引起的。目前，伴随医院病人数量逐渐增多，一些医院为节省资金，会直接将档案室整合到医疗用房之中，缩小档案管理空间，因为各项基础设备设施长时间不维护，再加上缺乏资金投入，所以很多设备设施根本无法正常运转，降低了档案管理质量。同时，一些档案人员思想固化，新型设备设施的操作能力有待提高，还要对其开展专业培训，并引进先进人才，不断注入新鲜血液，才能充分挖掘医院档案管理中的数据分析和应用价值。

三、解决措施

1.提升重视程度，实现档案数据高效运用

在大数据技术背景下，为保证档案管理中的数据分析和应用价值得到更好的体现，要求医院领导真正认识到加强数据分析与应用的必要性，提高重视程度。

第一，领导要主动转变以往的工作理念，积极应用电子技术，优化原来的档案管理机制，保证档案管理中的数据分析和应用更为科学、合理。

第二，定期召开工作会议，为基层员工介绍档案数据分析与应用的重要性，让医院全体员工能够积极配合此项工作，为档案中的数据分析及其应用提供有利环境。

第三，加大信息化管理力度。比如医院的病案管理体系作为档案管理中的核心组成部分，应对此类病案开展科学管理，为后期的数据分析和应用提供便捷，实现各项数据的快速录入和存储，提升工作质量。

2.加强数据安全管理，将数据运用到临床医疗中

在以往临床医疗中，医生需根据自身经验展开诊疗，但伴随医疗服务质量的逐渐提升，大数据技术、EMR和LIS等信息系统的运用，为医生临床诊断提供了良好帮助，简化以往的诊疗流程，提升诊断结果的精确性。针对医生而言，运用EMR和LIS等信息系统，可实现医疗数据高效化利用，通过收集、分析各项数据，确定最佳的诊疗路径，确保临床治疗指标更为规范化，提高智能化诊治水平。与此同时，在医疗行业中应用大数据技术，可以保证临床决策更为科学、合理，提升临床观察数据的准确性。

利用大数据技术，医院能够快速查询、分析患者的病案数据，为临床决策提供借鉴。病案管理能够提供大量医疗数据，有关人员利用这些数据能够做出正確决策。比如全面分析病案数据，掌握病人的临床病情以及治疗情况，进而制定更为合理的诊疗方案。病案数据还可以为医学研究提供重要的实证资料。提高管理水平，是提升医疗质量管控的有效途径，有关人员针对病案数据展开分析，还能够快速找到医疗差错与问题，马上采用科学措施纠正，不但可以有效缓解医生日常压力，而且能够实现临床诊断数据的高效利用。提高病案管理水平，还能够为医院内部的绩效考核提供依据，促使医院管理质量不断提升。

在医院开展档案管理工作时，需要对档案中的各项数据加强安全管理，工作人员需运用信息技术，促使各项工作更为规范化，在提高档案管理信息化水平的同时，更好地挖掘档案数据分析和应用的价值。同时，促进不同部门间保持紧密沟通和协调，要求各个部门能够主动配合档案工作，将不同部门在平时工作中生成的各项数据快速录入系统，提高档案资料录入的准确性。快速而准确地录入各部门信息之后，工作人员需结合档案管理要求，有效划分不同类型的数据，能够为档案数据分析和应用提供重要支持。

为减少数据误差的出现，工作人员还需利用信息技术建立专业的信息录入系统，保证不同部门的信息录入更加规范化，体现出档案数据的时效性。并且，还应加大安全防护工作力度，严禁安装安全性低的软件，结合档案管理内网要求，均需设置防火墙，进而保证档案管理中的数据更加安全。积极运用网络入侵检测和防御体系，不仅能有效检测外界的不良信息，还可以起到比较好的防范作用，防止档案数据泛滥，强化安全管理质量。此外，还应建立网关病毒防御体系，防止外部病毒或者黑客入侵，让档案的各项数据更为安全。工作人员还需灵活应用大数据技术，保密处理档案内部数据，遵守有关要求，对数据录入和存储应加大保密力度，不断提升档案数据的准确性与真实性。针对广大工作人员来讲，还需要严格遵守相关管理机制，尽职尽责地完成各项工作，严禁在日常工作中为了个人利益而损害医院利益。

3.提高数据存储的规范性以及数据分析水平

为保证档案管理中的数据分析和应用价值得到良好体现，还要不断提升档案数据存储的规范化和标准化。工作人员需改进现阶段管理流程，加大优化力度，以电子信息档案管理为基础，加强资源共享，进一步提高管理效率。与此同时，科学选取档案数据存储模式，常见存储模式包含盘式、光盘、网盘和备份存储等。各种存储模式均存在一定的优点与缺点，因此，在选取数据存储模式期间，要全方面考虑各项影响因素，从而选择最优模式，确保档案数据存储规范化。

在存储档案数据的过程当中，工作人员还要明确档案管理的要点和重点内容，在具体工作阶段，结合档案数据的存储要求，采用针对性的管理方法，保证档案数据存储更为规范化。有关工作人员还要具备较高的风险防范意识，面对医院档案数据存储期间可能会遇到的各类风险，加大防范力度，提前执行有关防范措施，减少数据存储风险的发生。即使发生风险，也能够马上启动应急预案，从根本上减少档案数据存储不规范现象的出现，真正达到提升档案数据标准化管理水平的目的。

医院档案管理中的数据分析和应用具备一定难度，并且涉及大量数据，具备极强的复杂性，在信息化管理层面，运用大数据技术实现总体优化设计，构建科学的管理机制，促进医院内部各个部门之间的协调性，实现信息资源的快速汇总，提高档案数据利用率，更好地体现档案数据的服务价值。

我国医疗行业的飞速发展，各大医院的信息化建设水平不断地提高，不同业务系统的运行，提供了海量的信息数据，如何实现数据的高效利用，并将其合理应用到日常管理中，为病人提供完善的诊疗服务，助力医生制定科学诊疗方案，是医院面临的主要问题。在某医院内部，通过利用数据分析平台，从数据采集汇总、处理与管理、安全与共享等多个层面着手，打通数据分析与利用各个环节，能够有效满足不同治疗场景，提升数据质量，助力医院提高精细化管理水平，做出正确的运营决策。

4.引进先进设备设施与技术，提高档案数据利用水平

因为缺乏充足的资金投入，导致医院档案管理水平逐渐下降，档案数据分析和应用价值无法得到良好体现。所以，工作人员要全面认识到信息化时代背景下及时引进新型设备设施的必要性。在档案管理信息化建设层面，应适当加大资金投入力度，及时采购新型设备设施，在提高档案智能化管理水平的基础上，更好地发挥档案数据分析和应用价值。通过应用先进的软硬件设备设施，及时清除档案存储系统内部的垃圾，有效发挥档案数据的应用价值。在先进软硬件设备设施的支持下，档案内部的各项数据能够实现高效利用。

大数据的主要特点是信息量巨大，医院会产生海量数据，伴随时间的流逝，一些档案信息较为陈旧，已经完全丧失了利用价值，最终会变成垃圾数据。随着垃圾数据的逐渐增多，会占据较多内存，对后续的档案数据利用产生负面影响。比如会延长数据检索时间，增加系统后续维护的工作量。为解决此类问题，医院需适当加大资金投入力度，引进新型设备设施，及时清除垃圾数据，打造一个更加稳定、安全的档案管理工作环境，提高档案管理效率，确保档案数据获得有效利用。

在大数据背景下，不断提高工作人员专业技能水平，确保医院档案数据更为精确，要求工作人员能够熟练操作各项新型设备设施，建立科学的档案管理体系。在医院运转过程中，可以采取多样化的管理模式，对广大工作人员开展技能培训活动，提高其技能水平和综合素养，使其能够保持认真、严谨的工作态度。比如可以利用电子档案，运用HIS系统，加强档案管理，对医院电子档案开展动态化监控，并运用感应系统，调节医院库房内部温度和湿度，保证纸质病历完整保存。还应加强硬件配置，扫描档案，同时建立相关数据库，实现档案数据的快速存储。此外，还可以采购计算机和扫描仪等，将患者的电子档案存入光盘备份，备份数据通常包含两份，其中一份用来给医生调用，一份用来封存。

以往，各医院只负责管理本院的病历档案，不能实现档案数据共享。运用大数据与云技术，打破以往限制，将不同医院的档案数据资源实现全面共享，保证档案实现异地调取和应用，为病人的转院治疗或者异地诊治提供更多便利。

另外，医院在招聘档案管理专业人才时，应要求其具备扎实的理论知识，能够熟练操作各项设備设施。并定期培训医院内部在岗人员，也可以组织外出学习活动，采取“引进来”与“走出去”的模式，让广大工作人员能够将理论知识与实践更好地结合，建设一支高素质的工作队伍，满足档案管理信息化建设需求。同时，还应加大日常的监督和管理力度，制定完善的考核机制，构建专业监督小组，根据工作人员日常工作状况，包括任务完成情况，建立相应的监督台账。通过考核工作人员的日常工作，并有效监督重点工作，能够让工作人员更好约束自己，减少违规行为，全面发挥其才能，提高医院档案管理中数据分析的应用效果。

四、结语

综合上述分析，加强医院档案管理中的数据分析和应用，能够提高医院的信息化管理水平，提升医疗质量，为临床诊疗提供精确数据，确保医院决策更为科学。医院应高度重视档案管理，加强档案管理信息技术培训，并给予一定的资金支持，在提升医院档案管理质量的基础上，推动医院全面、可持续发展。

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作者单位：济宁市第一人民医院