学校档案工作的规范化与标准化管理探讨

摘 要：学校承担着“为党育人、为国育才”的重要使命，是为社会培养人才的重要教育机构，加强对学校档案的管理具有较强的现实意义。规范化的档案管理可以为学校发展提供有力支持，帮助教师提升教学质量，为学生提供良好的育人环境。由于当前许多学校档案管理工作仍采取传统方式，阻碍了档案管理质量的提升，还存在档案丢失等问题，影响档案工作服务学校发展的效果。因此，提高学校档案管理工作规范化、科学化水平，实现档案管理智能化非常重要。

关键词：学校档案；规范化；标准化；管理方式

中图分类号：G271.6 文献标识码：A

引言

学校档案记录着学校的创建以及发展的历史信息，能够为学校后续建设提供重要的服务与支持。当前，学校采用的人工档案管理模式效率较为低下，查找档案信息时速度也比较慢，并对后续的维护工作也不能落实到位。因此，管理人员应运用先进的信息技术，提升档案管理质量，并以标准的形式做好管理，为后续学校档案工作的规范化提供重要支持。

一、档案工作规范化与标准化管理的重要性及其特征

1.规范化与标准化管理的重要性

对当前教育工作来说，学校档案管理可以直接反映学校的综合管理水平，是维护各项工作的重要保障。结合目前大部分学校档案管理模式来看，总体管理能力存在不足问题对于后续教学质量的提升存在阻碍性。学校需要对档案管理工作进一步明确标准化模式，引导档案管理工作人员展开分析，及时、准确地找出问题并解决，以实现学校的全面发展与进步。

2.档案管理工作标准化、规范化特征

从现阶段分析，大部分学校档案管理的标准化工作具有以下特征：首先，系统的储存量较大，便于查询数据。随着智能化时代的发展，无纸化办公已经成为各行业领域中的主要工作方式。然而，对于学校来说，需要利用现代化管理体系，并以计算机技术为辅助构建更加科学、合理的档案管理模式，在一定程度上提供便利的条件，减少工作人员的压力；其次，能够科学归档。由于学校的不断发展，导致档案内容逐渐增多，应以标准化模式来规范档案管理工作，科学、合理地规划档案管理工作；最后，能够降低管理成本。学校档案类型较为丰富，现代化的管理模式能够更好地扩充信息存储容量，利用现代化模式能够很好地节约人力资源。规范化与标准化开展档案管理工作不仅能满足学校现阶段的管理需求，还能节约人力资源和档案存储成本，一举两得。

二、学校档案管理工作现状

虽然大多数学校已经意识到档案管理规范化与标准化的重要性，但在最终的工作落实中还存在很多问题亟待解决。

1.监管不足

要想实行规范化与标准化的档案管理模式，建立完善的监管机制是重要环节。相关人员必须严格遵守管理制度，提升档案管理工作的综合质量。现阶段，很多学校档案管理工作人员的稳定性较差，甚至有部分岗位是由其他人員兼职，档案管理人员一直处于业务不熟练的状态，对档案管理工作落实就会出现许多问题，问题不断积累就会增加档案管理的工作难度。

2.档案管理人员整体素质偏低

学校档案管理工作对人员的综合素质要求较高，但由于大部分档案管理人员的专业不对口，档案管理业务能力不高，在不同的环境下对于档案管理的各项工作可能会存在较大出入。另外，档案管理的滞后性也会致使很多人员没有重视档案管理工作。长此以往，就会导致档案管理人员数量与能力下降，进而限制学校档案管理的规范化发展。

3.缺乏管理意识

当前，在学校管理过程中，很多教师没有意识到档案规范化管理的重要性，缺乏应有的管理意识。还有部分人员认为档案管理工作是为学校发展提供服务工作的，对于教师来说，做好学生的教育管理更为重要，导致管理失衡，无法从根本上认识档案管理的重要意义与价值。

另外，有的学校管理人员认为规范化开展档案管理工作的现实意义不大，又因缺乏管理意识，最终导致学校档案管理的工作质量不高。

三、学校归档整理的规范程序

第一，对文档处理的印刷存档以及核稿工作应展开全面落实，在文稿合稿期间要结合稿件的内容认真审核，并逐一修正问题。如有违背要求的文稿必须退回并二次重发，这样可以优化文件综合质量，为领导签发奠定基础。另外，文件对于档案的重要性不言而喻，为了优化档案管控的质量，在缮印过程中应注重文字准确，符合统一的体式。第二，重视文档归卷工作。在日常文件审核当中应做好文档分类，加强日常工作当中的合理管控，避免出现堆积损失的问题。在规定时间内开展日常的立卷归档，在初期按文章内容调整并及时做好增补与修改。对于没有考察价值的文件材料应单独存放，在年中抄录过程中做销毁处理。第三，重视对文件收发的处理工作。这是加强档案完整管控的重要环节之一，因为文件管理的程度决定着档案齐全情况，所以，应建立文件收发登记体系。要求从文件的送批运转承办以及文件销毁等制度都要按照体系来开展工作，同时，重视登记管理的准确，定时催办、清退，使现行文件的管理得到加强。第四，归档文件整理应保证纸质文件和电子文件的协调统一。管理人员应加强纸质与电子文件的全面控制处理，通过协调两种管理方式并优化整体问题来提高管控效率。在实践中应统筹规划档案管理的工作方式，要求公文处理档案的具体要求，在原有基础上采用文书处理阶段产生的信息并使两者深度融合。明确管控主要是以电子还是纸质文件为主，根据不同的文件形式确定管理工作方式。

四、学校档案工作规范化与标准化管理方案

1.建立健全人员管理制度

第一，在智能化发展的过程中，作为学校管理者需要以相关技术为基准建立更加有效的档案管理机制，确保档案管理的各项流程能够更加完善。同时，管理人员应承担自身的责任与义务。例如，某学校为了更好地规范日常档案管控工作，结合学校发展的特点制定了相关的档案管理手册。其中，包括《档案立卷归档制度》《档案安全保管制度》《档案保密制度》等多项管理制度。这些制度能够为后续档案管理提供有效的依据，推进档案管理工作标准化开展。另外，在各项制度实行的基础上，还要及时记录重要的信息内容以及借调人员的信息，以免在使用过程中出现档案丢失的情况，并进一步明确所有人员的工作职责，设立有效的奖惩制度来约束工作人员行为。

第二，加强管理队伍建设。为了更好地落实档案管理工作，加强队伍建设非常关键。一是政治素养提高。由于档案管理的特殊性要求，对于管理人员的综合水平要求较高，尤其是保密以及综合协调能力都需要提高；其二，提高业务水平。工作人员只有充分了解学校档案管理内容以及有关规定，才能在工作中准确分析问题并解决问题。这也是实现档案管理标准化与规范化的重要方向，管理者必须高度重视。

2.纸质文件与电子文件并重

近年来，虽然信息技术推进了无纸化办公的开展，但在档案管理过程中还有许多纸质文件需要管理。尤其是在学校组织活动时会形成相应的档案材料，其中包括奖状、照片、奖杯以及影像等档案资料。还有学校在评优工作时所涉及的某些档案材料都是需要合理保管的。需要注意的是，必须保证电子文件与纸质文件的合理規划。同时，针对不同的档案类型，做好科学、合理的管理。此外，从当前学校档案管理的工作现状来看，有部分学校仅储存了学生与教师具有参考价值的文档，而对于应用价值不高的文档，通常会选择删除或者销毁。为了确保档案信息的真实性与有效性，在此期间应当保证相应的纸质档案文件也能被有效储存，将纸质档案与电子档案双向转换，避免出现档案缺失的情况。

3.保证案卷的完整性与有序性

确保档案信息的完整性和有序性也是推进规范化管理的重要措施。档案管理人员一定要注重对存档信息的完整性要求，根据信息内容将其归入不同的类目当中，为后续管理工作的优化打下基础。

第一，提高档案管理人员的责任心。在收集、整理和归档的过程会碰到档案损坏以及不完整的问题，这说明档案管理人员的责任意识非常关键，在工作中没有开展规范化、标准化管理。为此，需要档案管理者结合实际情况开展档案标准化与规范化整理。另外，还需要及时做好各类文件的整理与汇总工作，及时归档处理，确保档案的时效性。

第二，制定严格的档案归档标准。要想更好地实现学校档案管理工作，确保整体的管理质量，就要制定科学、严谨的归档标准。在实践过程中要确保档案信息的完整度，尤其需要注意档案材料的采集工作，是确保信息完整的重要环节。例如，某学校在体育赛事档案建立的过程中，学校承担了省级的比赛任务，在整个赛事活动过程中涉及很多事情，对赛事档案材料整合与收集过程较为烦琐，要想保证材料收集的完整性，就需要制定严格的归类标准。通过科学、合理利用档案并实行管理，该学校在举办赛事后，得到了社会各界的好评。

第三，档案外观符合要求。为了更好地管理学校档案，档案管理工作者应注意档案的整洁程度、文字书写清晰情况以及书写格式等多项内容。其中，档案存储方式、装订等都需要按照具体要求严格规范，并确定档案摆放的位置，可以减少工作人员查找档案的时间。通过这样的方式，进一步推进档案管理的规范化和标准化落实。

4.加强一手资料的采集

学校档案包括人事、体育、建筑、合同和职称等多种类型。在档案收集的工作中很容易出现纸质文档散落以及损毁的情况，会影响后续的工作质量。为此，需要制定有效的管理规章制度，要求对各科室统一收集标准，并做好信息数据的采集与输入工作。每份档案都要电子留底，避免纸质档案丢失而造成不良影响。电子信息的采集工作也要严格检验，从根本上杜绝错别字等问题，确保档案的真实与有效，保证档案采集的质量。在验收的过程中，由负责人完成工作后签字确认，并开展检验工作，确保档案资料的采集质量。在现有的学校档案管理实践阶段应注重档案内容及格式的控制，不同部门人员应加强严格管控，从根本上杜绝风险问题。另外，应针对一手档案资料收集实行档案质量控制，分析档案格式与原始记录标准是否符合，确认无误之后签字确认。

5.推进档案管理信息化建设

利用信息技术推进档案管理工作是目前较为先进的手段，为了确保档案管理作用的有效发挥，可以从以下几方面落实学校档案管理信息化建设工作。第一，要充分利用现代化技术。学校要重视对相关人员的培训工作，不断学习新技术。同时，培养新技术人才，要求他们掌握先进的业务技术，确保信息技术的优势能够充分发挥出来；第二，确保档案信息的安全性与保密性。在档案管理中应用信息技术，由于其特殊性，虽然能够提高整体的工作效率，但同时也会出现安全问题。因此，需要加强档案管理人员的保密安全意识，确保重要档案信息不会出现被泄露；第三，建立档案管理信息化平台。在信息技术应用的过程当中，需要完善各项功能，设立有效的在线查询功能。同时，进一步健全存储中心的功能，确保能够对档案文件实时共享；第四，建立完善的档案资料收集制度。以更好地对档案资料整理和应用，彰显校园文化，并推进学校的全面发展。

6.加强档案管理技术的开发

做好档案的开发利用工作也是重要的环节。在传统的学校档案管理过程中，因为大部分档案是纸质材料，在日常检查工作中需要对档案资料重新翻阅，会浪费更多的人力、物力资源。如果能够做好信息技术的开发与普及，就能更好地实现档案信息化管理。除此以外，做好学校档案管理技术的开发，能够更好地保存数据信息，提升档案管理的完整性与规范性。同时，在档案信息的汇总过程中由于数据信息量较大，传统的管理模式不能满足现阶段要求，需要以学校实际工作要求为基准，做好现代化技术开发工作，实现高质量的档案管理。

在现代化管理转型的过程中，学校管理人员应注重对时代发展趋势的分析与重视，结合现阶段的先进技术全面创新档案管理工作模式，提高学校现代化管理水平，健全学校档案信息数据库，以推进档案管理的规范性与标准化开展。除此以外，学校档案管理工作人员还要定期检查档案资料，及时处理档案信息内容与原始资料存在不一致的问题。另外，对自动化设备设施的应用也要有所重视，可以选择先进的档案管理机器人以及智能存储柜等辅助工具，助力档案管理规范化、标准化开展。在条件允许的情况下，要保证档案库房的温度、湿度在国家标准的范围内，其温度标准在15～25度之间，湿度应在50%左右。同时，还要对档案按卷宗的整体属性编号，能够更加准确地记录档案资料内容。如果学校档案需要移交，还需要注意移交的具体范围和年限，要遵循国家相关规定要求。在档案管理的过程中，要深入分析与应用人工智能技术，确保档案管理信息系统界面更加简洁、实用，提高信息导入的便捷性，这也是近几年来档案管理信息化建设的趋势。

五、结语

总之，规范化、标准化开展档案管理工作能够更好地促进学校的发展，为此，需要加强对档案管理工作的重视，解决与优化现阶段存在的档案管理问题。同时，增强学校全体员工的档案意识，提高档案工作人员的管理能力、健全管理制度、建立有效的监管机制、采用先进的智能化技术，并做好档案数据的审核、存储及利用工作，不断提高学校档案管理的规范化、科学化水平。

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作者单位：山东省聊城第三中学

作者简介：王春梅（1982—），女，汉族，山东兖州人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。