依托监管平台推进档案室数字化建设的探讨

作者简介： 张思雅，女，汉族，甘肅榆中人，本科，档案馆员，研究方向：档案。

摘要：本文探讨了建设工程质量监督站依托智慧工地监督管理服务平台加快综合档案室数字化建设的问题。介绍了综合档案室现状及存在的问题，对档案室数字化建设的优势进行阐述，总结数字化建设中存在的难题，展望档案室数字化工作未来可能的发展趋势。

关键词：档案；综合档案室；数字化建设；监管平台

按照住房和城乡建设部 “四库一平台”建设要求，乌鲁木齐智慧工地监督管理服务平台 （以下简称 “监管平台”） 已开始运行。通过互联网、物联网、云计算、BIM等技术，建设监督管理人员可实现对系统内建设工程全过程全方位实时监督，可随时通过终端设备查看工地的实时进展情况，变被动 “监督”为主动 “监控”，有效弥补了传统监督过程中的缺陷，提高了监管效能。以监管平台为途径，深度推动技术、业务、数据多方位融合。以资源共享、数据互通互联为建设目标，实现与建设云平台、自治区智慧工地平台、工程联合审批改革系统等多行业多领域的平台数据共享，以 “智治”提升管理水平，实现科技管理施工现场的现代化监督功能。

在监管平台中加入档案管理子系统，是信息科技的发展和档案数字化转型深入推进的需要。档案室数字化是一种全新的档案管理模式，通过将档案资料电子化、智能化处理以及利用大数据等技术手段，实现充分挖掘资源、提高效率，并为后续资源共享、复用提供了更好的条件。然而，档案室的数字化建设过程也面临许多困难与挑战，如所需投入成本高、技术难度大、安全风险高等。在此背景下，依托监管平台推进综合档案室数字化建设是一个值得探讨的新思路。

一、综合档案室的作用及现状

综合档案室是单位的档案管理中心，负责全面管理与协调各项档案工作。其职责包括：收集、整理、保管和鉴定各门类档案信息，推动档案数字化转型，提供档案利用服务，制订档案管理制度和执行计划，监督指导质监站各部门档案管理工作的有序开展。同时，综合档案室也要加强对档案安全管理的工作，以确保整个档案体系的可靠性和完整性。综合档案室还要探索实施现代化档案管理方案，促进档案管理工作的不断发展与进步。目前市质监站在综合档案室数字化建设中还存在一些问题。

（一）档案室数字化程度不高

综合档案室存有文书档案、科技档案、财务等多门类档案。数字化转型进展缓慢，使整个档案室的管理流程变得缓慢，纸质档案数量较多，从而导致对档案的查询和利用效率低下。[1]例如，市质监站质量监督档案中的建设工作质量监督纸质档案目前电子化进度较慢，档案移交工作滞后。备案档案、文书档案、财务档案等其他多门类档案未完全实现数字化且未接入智慧平台，增加了档案管理的难度。因此，加快档案室数字化转型是迫在眉睫的任务，通过数字化技术的引入以优化档案管理流程、节约存储空间、提高查找效率、降低遗失风险，有助于加强数据安全、规范信息管理工作。

（二）室藏档案安全保护措施欠缺

质监站各门类档案自设立以来一直由综合档案室保管，存储和管理措施缺乏规范，存在档案信息易外泄和遗失等方面风险；信息安全风险管理能力相对薄弱，数据泄露等风险较高。对现有已完成数字化转化的档案储存保管不规范，未按要求进行异地多份备份，易发生数据集体失常情况。此外，库房的数字化建设滞后且库存条件苛刻，需要加强数字化技术的应用和管理水平提升，从而更好地保护和管理室藏档案。

（三）档案专业人员的能力水平有待提高

对于规模较大的档案室来说，需要专业的人员进行档案整理、分类、归档和维护，并且还需要专人管理档案库房。[2]由于档案数字化程度低，档案共享度不够，信息获取难度较大，带来了档案利用服务上的不便。纸质档案占据了大量的空间并增加了管理难度。档案专业人员数字化处理技术能力不足，致使档案室的管理效率低下。提高专业人员纸质档案数字化处理加工能力，减少纸质档案的积累，是当前急需解决的问题。

二、综合档案室数字化建设中的难题与解决思路

（一）深度开发监管平台降低成本

档案室数字化建设需要庞大的经费和投入，服务器、存储设备、数据库系统等设备和软件的成本往往比较高，若不能提供充足的经费投入，很难实现数字化转型。[3]在硬件方面，高速稳定的网络环境和大容量的云服务成本较高，保证数据的安全性、可靠性和存储量是工作的重点。因此，选择可靠且适合扩展的存储方案也是一个技术难题。在软件方面，数字化转型需要解决多样化文档管理与查询的问题。必须编写一系列的应用程序来支持不同种类的文档格式和数据类型，同时还要考虑权限控制和数据共享等管理方面的问题。这就需要依靠监管平台既有模块的作用，深度挖掘档案管理子系统的功能，提出适合本单位档案工作的具体需要，实现软件的现实作用，硬件足够安全与空间可扩展，为规范化、标准化档案管理提供有效的技术保障。

（二）依靠监管平台解决存量室藏档案积存问题

不同类型、不同格式以及不同年份的档案需要采用不同的数字化方法进行处理，这是档案室数字化建设中的难点之一。例如，室藏档案中年份较早档案存在复写纸存档、不耐久字迹、纸张过薄等多种问题，数字化过程中需要采取先进技术进行逐一处理，这要求监管平台的档案子系统具备更高的信息技术能力、核心算法研究与资源数据库技术。档案室数字化建设需要花费大量的人力、物力和时间将纸质资料转化为电子文件，并进行文档分类和智能管理。可按规定利用监管平台开发适合积存档案和实时档案并存的管理模块，将积存档案外包服务，加快档案室室藏档案数字化转换工作，高效保质完成本单位档案双套制存储。

（三）提升档案物理保管与数据存储的安全性能

监管平台中的档案子系统在审核归档时存在上传数据标准不一的情况，这就需要本单位制定严格的电子档案归档要求，同时明确不同科室、不同人员的权限设置，强化人员职责，以制度约束监管人员日常规范化上传资料。在纸质档案和电子档案 “双套制”过渡阶段，要确保纸质档案数字化加工的物理环境，做好纸质档案保管和电子档案备份工作。数字化过程中，随着档案电子化、网络化的不断推进，档案保密等方面的风险愈加凸显，档案室数字化建设中涉及的隐私数据必须注重安全问题。从技术上加强防范，并针对社会治理、公共服务平台等实体进行监管，有效解决所涉及的隐私及安全风险问题。同时，防范数据丢失、损坏或恶意攻击等情况。由于档案资料量大、权限分散、管理复杂，如果对档案信息进行分类、归类不当或授权不够细致，就有可能导致指定人员未能及时知晓或泄露重要业务资料，造成安全威胁。数字化档案只要与互联网连接，就有可能面临各种安全威胁，如数据库损坏、系统故障、硬件损坏等问题。[4]因此，在数字化档案管理中，需要借助多重备份技术，确保数据安全性，避免资料流失和档案丢失的情况。

（四）提高系统易用性和适用性改变不利影响

由于长期以来采用传统纸质档案管理，推进档案室数字化进程中可能会受到人们惯性思维和工作习惯的阻碍。例如，查询流程有差异，学习使用新的档案数字化平台系统、安全操作和权限管理等需要时间和人力成本，使用者对系统可能存在畏难情绪，并且该转型也需要实行全员细心正确的记录和管理。数字化技术变化迅速，技术更新迭代快，需要经常跟进并适应新的技术。如果不能及时跟进更新，档案室数字化建设可能会落后于其他机构，导致数字价值无法最大化。结合原有管理模式，依托监管平台，努力实现人机高效结合，做好系统服务于人、服务于档案利用的实用性研究。例如，房建监督档案的形成过程中，加强对兼职档案员的培训，使电子档案的形成规范化；在验收前资料审核环节，加入系统纠错功能，提高电子档案质量；在联合验收时，档案管理子系统可留有共享端口，减少共性档案储存，避免移交档案时，存在重复数据资料；在监督过程闭环后，实现一键归档功能，提高档案工作效率。

三、通过监管平台推进档案室数字化建设的进程

（一）通过监管平台优化档案管理工作

监管平台大幅提高了档案子系统的处理速度和效率。监管平台档案子系统的各项功能帮助综合档案室建立更加规范的信息管理制度和流程，避免由于人为原因导致存储、查找、保护等环节出现漏洞，从而有效提升档案的准确性、连贯性和可靠性。例如，一个建设工程质量监督档案可分为项目级、工程级、案卷级、文件级的管理，支持各类文件的在线上传，科学分类、实时整理，并支持多种语言、格式和存储方式，使档案的存储、检索、传输等方面比传统纸质档案更加便捷、快速、省时。在监管平台中，综合档案室可利用电子文件存储和检索技术，大大提高了查找、整理和维护档案的效率。同时，利用监管平台优化档案流程，可以减少人力散乱操作环节，提高档案工作效率和协同工作能力。

（二）通过监管平台提高档案实体与数据安全

推进档案室数字化建设，采用纸质档案、电子档案的 “双套制”保管。改善硬件保管设施设备，完善档案管理子系统的检索功能，使室藏档案与系统电子档案保持准确一致。电子档案采用电子存储方式，可以设置各种权限等级，确保数据的安全性。并且通过监管平台加强内部管理，实现对档案使用历史的追溯和监管，在监管平台体系中建立完善的权限管理机制和安全防护体系，有效避免信息泄露和滥用现象。数字化建设可以提高档案信息的管理效果和利用率，有利于促进公共服务的转型升级，同时也减轻了实体档案室的负担和成本。具体而言，基于监管平台的数字化建设主要采用云计算、大数据、物联网等技术手段，集中全面地收集和处理数据信息，可以实现即时更新、位置追踪、多端备份等功能。另外，数字化建设还可以加强安全保密措施，确保档案信息的完整性和隐私性。

（三）加大档案信息资源的开发与利用

依托监管平台可实现无缝连接多个不同部门的分支机构，与单位各部门、平行单位、上级单位共享数据。同时也为质量监督和档案利用人员提供多种接入方式，包括局域网连接、移动客户端、Web应用程序等，提高了系统使用的方便性。通过监管平台可以实现信息可视化，在进行分析和监督过程中，让各个部門能够直观了解档案的数据情况及处理进度等相关问题；同时在监管平台公众号上，发布相关工作内容，使一些非专业人士也可以便捷获取档案信息，切实实现档案工作 “四个好两服务”的要求，让数据多跑腿、群众少跑腿，提高服务质量。借助监管平台进行数字化转型不仅能够实现对档案数字化的处理，还可以集成其他业务需求，如将档案室数字化档案与城建档案馆和市档案馆数据平台相结合，实现档案的互联互通，统一管理和维护，避免数据重复录入和重要档案信息短缺，方便档案信息的查询和利用。形成内部相互支撑、外部遵循标准化操作的全新档案管理生态圈。档案室数字化建设中的档案累积文献、制度、档案台账、票据发票、审核记录、工程监督方案、相关的监督过程档案等数以万计的工程档案信息。而城建档案馆和市档案馆也拥有着大量的历史文献和重要工程档案，两者之间互补推动，提高了档案利用价值和服务水平。城建档案馆和市档案馆拥有丰富的历史文献、工程档案等相关资料资源，可以提供更全面、准确的情报支持，并优化数字档案的获取和存储方式。同时，由于城建档案馆和市档案馆管理的范围更广，涉及许多领域和部门，可使档案室在数字化建设应用中获得更多可以利用的资源。城建档案馆和市档案馆在工程档案方面具备列入国家档案馆控制名录的条件，未来合作中也将会借此携手，进一步提升区域性文化资源国际影响。将质监站档案室档案并入城建档案馆和市档案馆数据库中，在完整保证档案本身原始性、时效性、可操作性、公正性等基础上，促进行业资源共建、涵盖区域范围扩散与文化遗产研究创新，建立完善的档案信息服务体系。

四、结束语

在数字化建设中，要遵守相关国家法律法规、保障档案室信息安全，尊重个人隐私权。同时，需要投入高成本，加大资金投入支持硬件和软件的采购、部署和运营。注重加强档案人员培训，增强档案保密意识，避免人为因素导致信息被泄露、被盗用等风险发生；加强档案信息分类和归档，配合数字化系统的建设。保持信息沟通和交流，不断改进和升级监管平台档案模块功能。通过安全可靠的信息化设计和构建方案等来应对数字化带来的困难和挑战，为档案室数字化建设提供持久的保障。

参考文献：

[1] 郭虹.智慧城市背景下城建档案管理工作的优化[J].未来城市设计与运营，2022（12）：74-76.

[2] 刘志凯.信息化时代的档案管理优化：挑战与实践[J].忻州师范学院学报，2023，39（02）：76-79.

[3] 王伦.信息时代综合档案室数字化管理问题及对策研究[J].办公室业务，2019（11）：38.

[4] 夏颖.浅谈综合档案室档案信息管理系统建设[J].办公室业务， 2022（01）：69-71.