医院库房精细化管理

文/李燕 李惠 邓艳武 袁凯弦

医院是关系到人们日常生活和社会正常秩序的重要一环，医院库房承担着其物质的配送与管理，为医院正常运行保驾护航。如何在保证质量的前提条件下降本增效是库房工作需要考虑的方面，库房的精细化管理也是医院发展的需要。

一、国内外研究现状

从现代物流系统的角度来看，仓库是从事包装、分拣、检查、分类、信息传递、流通加工等作业活动的物流节点设施。近年来通信技术、计算机技术的日益发展，仓储管理信息化程度也不断提高。仓储已经成为流通的枢纽和物流服务中心。

（一）国内的研究。张健[1]（2018年）提到随着时代的发展，物资管理的信息系统不能再停留于之前的内部业务系统，而应该是一个内外协同工作的平台。要充分借助W eb开发和条形码等计算机软硬件技术，采用Java语言和Oracle等数据库工具。高洁[2]（2018年）提到我国开始着眼于将医院物资的精细化管理与信息化技术相结合，就是旨在减少医疗物资的浪费。王兴玲、程维国、邹晶[3]（2019年）认为需要详细分析医院在物资管理中的制约因素和存在问题，打造医院物资智能信息化体系，制定相应配套管理制度。胡琬雪[4]（2019年）提到医院库房的精细化管理不能忽视物资的质量情况，必须在物资供应上严把入口关。同时杜绝无效采购，降低采购价格，坚持公开透明的招标比价采购。刘性君、王景胜和高会广（2021）[5]观察到医院物资精细化管理中要通过逐步完善医院库房系统和二级库房系统的信息对接，将成本控制落实到每个实验室、每个专业组，甚至每台仪器、每个检测项目。易成贤[6]（2021）认为在仓储管理综合平台共享服务模块中，应包括库存数据综合管理功能、数据交换功能、交易文件共享、互联网在线服务等功能。数字化仓储包括大数据算法、云计算技术、数据挖掘算法、数据建模函数等数字化技术。库存统一处理模块将基于数据驱动思想，以此实现管理行为与过程的全自动化。马瑞良[7]（2022）认为在实际中需要设计与现有业务相适合的数据采集端口，利用设计端口实现仓库数据的导入和导出。当前库房管理可以利用物联网技术，物体通过信息传播媒介与网络平台进行信息交换和通信，以实现对物体的智能化识别、定位、跟踪、监管等功能。通过对进出场材料二维码的识别，将库房整个物资情况实时反映在数据平台上。医院库房精细化理论方面的深入研究还不是很多，需要进一步的跟进和完善。（二）国外的研究。在国外对库房的管理和认识也在不断跟进。奥地利维也纳理工大学学者SchieferJ，TjoaAM[8]认为对仓库系统进行全面的数据需求分析通常是实现决策支持系统的起点。Rim ieneK[9]认为仓库通常涉及大量投资和运营成本，在设计仓库之前，必须仔细研究由劳动力、机器和信息系统提供服务的流程。该流程包括接收、储存、拣选和装运，以及仓库布局和流程策略的选择问题。波兰华沙理工大学K odaw skiM，JacynaM，Lew czukK[10]等人也认为仓库流程设计在仓库设施中至关重要，要把改进物流设施作为提高工作灵活性的一个关键方面。特定仓库策略的选择通常取决于仓库的基本任务、订单的结构和规模、处理的物流单元、特定子流程中的物料处理成本（财务和时间成本）、存储空间和人力资源的可用性等。土耳其萨卡里亚大学教授YenerF，YazganHR.[11]（2019年）提倡使用订单批量策略和利用数学模型将每日订单划分为订单批次，将最大化订单之间的关系，同时节省时间和距离。Ham dyW，Al-Aw am ryA，M ostafaN.（2022）[12]提到工业4.0在供应链管理中起着至关重要的作用，工业4.0的主要支柱之一是物联网。在整个供应链中尤其是库房管理中，可以使用许多信息共享技术，比如RFID、条形码、智能手机、无线传感器网络、云计算、社交网络、互联网和ZigBee、射频识别（RFID）信息技术。物联网是互联网的新革命，它可以给产品一个唯一的ID，便于产品的追踪溯源，并提高仓储中拣选和包装的准确性和效率。信息化的时代，国外仓储管理中有关数据库技术的研究，对我们也有一定的启发。医院的仓储管理也必然要借助相应的信息化手段来实现物资的精细化管理。

二、医院库房管理的重要性

“兵马未动，粮草先行”，医院库房作为一个单位的重要物资保障部门，是各个科室正常工作的重要支撑。库房的精细化管理首先要以库区的安全存放为前提，包括库区的消防安全、存放安全，防潮防盗等，同时库房的地理位置不能建在地势低洼的地段。只有在安全的基本前提下才能谈下一步的科学化、信息化、精细化管理。

三、库房运行中存在的问题

1.发货欠顺序性。库房发货之前会有出库单，出库单在系统里面是按照科室申报的顺序显示的，如果打印的时候没有人为选择同一科室的出库单归类打印，那么发货的单据就会缺乏顺序性。另外一方面，同一天科室申报了一些物资以后，仍然会在系统继续申领。时间上没有一个界限点，使得发货的实际工作没有效率。2.对存货的关注不够。库房对存货的关注一般在月末，每周每天的关注度不够。由于关注度不够，会出现供应商供货不及时的情况。从库房跟供应商下订单，到供应商配货出货有一定的时间，等到库存已经很少的情况下再联系，就会有断货的风险。3.与采购等部门缺乏沟通。供应商和库房接触较多，供应商的情况和变化，库房了解得较详细。但是，库房工作人员往往只注意到了库房物资的供应，对于某些供应商的信息变化，没有及时反馈给采购部门。另外库管工作人员和使用部门工作人员的沟通也不够，在日常的工作中存在产品名称说法不一致的情况。4.对信息的分析不够。库房对信息的处理在统计方面较多，但是对数据的整理、归类、分析较少。没有对不同时期的数据进行对比，也没有对不同部门的数据进行合理性分析。医院库房工作人员对科室二级库房的数据和具体情况了解甚少。5.信息系统有待完善。存在某些产品日常名称和注册名称不一致的情况，而电脑系统的录入是按注册商标为准的。信息系统在闭环管理上需要加强，系统也存在重复记录的内容，这些重复录入的程序可以简化。同时，系统有的模块操作者又没有修改权限，在紧急情况下处理有难度。怎么保证信息数据的真实性和时效性，并与系统的设计联系起来，是值得思考的一个问题。6.应急物资供应不规范。医院会面临不确定的外部环境，在紧急情况下会启动应急机制。但是对于应急物资的供应，相关货物安排和领取流程不规范，未使用物资的退货与清理过程也造成了部分物资的浪费。

四、精细化管理的改进

库房的精细化管理依赖于日常的工作。库区需要合理分区，物品贴示醒目的标签，规范工作流程，优化工作环节，提高工作效率。1.顺序性。在电脑打印出库单的时候，要把同一个部门的单据一次打印完，提高工作的效率并避免漏发的发生。对照出货单配货的时候，再一次进行核对，把同一个部门的出库单据放在一起。所谓磨刀不误砍柴工，前序的工作做好了，后面的工作进展才会更顺畅。2.动态关注存货的情况。每天都要关注库存的变化，合理审视当期的产品使用数量以及库存较少的物品种类。及时在系统录入申请计划，等领导审批以后，及时发送采购计划订单。并通过电话等与供应商再次确认，避免临床科室常规物品使用的断货情况。在平时也要加强对供应商的管理。3.和采购等部门紧密配合。库房虽然不涉及采购的环节，但是库房和采购部门是两个相关性较高的部门，只有相互协调相互沟通才能使得工作的进展更加完美。比如某个供应商因为价格或者其他原因停止供应某种产品，库房工作人员要和采购部门主动联系。采购部门才能及时寻找市面上的同类产品进行补充。另外，如果供应商方的联系人发生变化，或者产品注册证信息变化等，库房工作人员也应及时通知采供部门。计算机系统货物的名称必须和实物名称保持一致，以免影响出库和发货。4.数据的有效分析。库房每个月除了盘存，还要对产品使用数量进行分析。对科室使用的数量进行分析，和往年同期进行对比，发现异常的数据情况及时跟踪杜绝浪费。我们不仅把货物发出去，我们还要了解东西发到哪里去了，每个月的使用数量的变动情况分析，适时采取相应的管理措施。5.信息化的完善。要做好库房的日常工作，对于产品的名称、规格、型号等信息系统的统计口径必须保持一致。这里的一致是指库房对产品的名称、计量单位等与信息科、财务科、收费科、使用科室保持一致，这样才有利于信息的共享和提取。另外在系统的使用上除了有数据的闭环管理，在录入的环节上应该有删除的功能，可以及时发现和更正错误。可以适当引进数据工程师，构建强有力的库房团队。6.提升应急能力。“凡事预则立，不预则废”。提前准备一定数量的应急物资，提前规定应急状态下的工作职责及分工，提前打印应急物资领用表等。只要应急状态出现接到命令，就可以迅速启动应急供应机制。这样就比等到应急状态发生才去开展工作效果会好很多。医院仓库的运行中或多或少存在一些问题，是有改进的空间的。无论是对整个库房进销存的把控，还是对数据的提取和分析，以及对库房运行的监控，都是实现库房精细化管理值得思考的方面。

引用出处

[1]张健.面向供应链的企业物资协同管理平台研究与应用[D].西安科技大学，2018.

[2]高洁.信息化环境下的医院物资精细化管理研究[J].中国管理信息化，2018，21（18）：58-59.

[3]王兴玲，程维国，邹晶.医院精细化物资管理体系构建与应用研究[J].卫生经济研究，2019，36(03):59-62.

[4]胡琬雪.实施物资精细化管理的对策研究[J].经济研究导刊，2019(14):188.

[5]刘性君，王景胜，高会广.基于二级库房系统对检验试剂和耗材的精细化管理[J].医疗装备，2021，34(01):71-72.

[6]易成贤.物流企业仓储管理的数字化转型研究[J].中国储运，2021(04):134-135.DOI:10.16301/j.cnki.cn12-1204/f.2021.04.054.

[7]马瑞良.物流企业仓储管理的数字化转型分析[J].中国储运，2022(03):128-130.DOI:10.16301/j.cnki.cn12-1204/f.2022.03.065.