大数据背景下行政事业单位信息化档案管理探析

［摘 要］随着大数据技术的快速发展和应用，其在各个领域产生了巨大影响，行政事业单位也不例外。档案管理作为行政事业单位的重要管理工作，需要适应大数据背景下的变化和需求，借助大数据技术进行管理创新。基于此，文章从不同角度针对大数据背景下行政事业单位信息化档案管理进行分析，提出行政事业单位信息化档案管理对策，希望能够为相关部门和从业人员提供有益的参考。

［关键词］大数据；行政事业单位；档案管理；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.02.066

［中图分类号］D630；G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2024）02-0206-03

0     引 言

档案是行政事业单位的核心资源和文化遗产。在大数据背景下，提升档案管理信息化水平对于保障行政办公效率，提升数据安全性，推动行政事业单位信息化转型具有重要意义。基于此，行政事业单位要制定有效的信息化档案管理对策，提高档案管理人员的专业素养，建设高水准的管理队伍。行政事业单位信息化档案管理对策的制定需要紧跟技术发展潮流，深入了解行业需求，只有这样，才能满足现代化档案管理工作需求，最终达到提高档案管理效率和质量的目的。

1     大数据背景下行政事业单位信息化档案管理的重要性

1.1   提高管理效率

信息化档案管理可以大幅提高行政事业单位的工作效率。传统的手工档案管理方式往往需要耗费大量的时间和精力，而信息化档案管理可以实现档案信息的快速录入、存储、检索和共享，极大地提高管理效率。此外，传统的手工档案管理方式需要花费大量的时间和精力在档案的检索和共享上。而信息化档案管理可以通过关键字搜索和电子共享，快速找到需要的档案，并且可以方便与其他人共享和传递档案信息。另外，信息化档案管理通过数字化和自动化的方式，极大地减少了人工失误，避免手工档案管理过程中出现不必要的疏漏，并且可以快速进行档案管理操作，提高管理速度和准确性。

1.2   提高档案信息质量

传统的纸质档案管理模式存在档案易受损、易遗失、难以更新等问题，档案信息的准确性和完整性易受到影响。而信息化档案管理利用数字化的方式进行档案记录和管理，可以对档案数据进行质量控制、清洗和校验［1］。在大数据背景下，信息化档案管理利用大数据技术对档案数据进行清洗，排除异常、重复和冗余数据，保证档案数据准确性和可靠性。完整的档案数据可以支持行政事业单位预测未来趋势，为决策制定提供准确的参考和支持。同时，信息化档案管理还可以记录档案的操作日志和审计轨迹，强化数据的可追溯性，增强数据的可信度和可用性。

1.3   提高档案资源利用率

传统的纸质档案管理方式往往需要花费大量的时间和精力查找、整理档案，效率低下。而信息化档案管理可以通过关键词搜索、分类标签等方式迅速定位和提取所需的档案信息，节省时间和人力成本，提高档案资源的利用效率。此外，信息化档案管理还可以实现档案共享，不同部门和人员可以在系统中共享档案信息，并协同处理相关事务。这样可以避免信息“孤岛”和重复工作的问题，提高档案资源整体利用率。另外，借助大数据分析技术，档案管理信息系统可以对档案数据进行深入挖掘和分析，发现隐藏在数据中的潜在价值。这样可以帮助行政事业单位更好地利用档案资源，获取有用的信息，提高决策的准确性和科学性［2］。

2     大数据背景下行政事业单位信息化档案管理的困境

当前，在大数据背景下行政事业单位信息化档案管理的困境主要有信息化水平低、管理机制不完善、人员素养有待提高以及网络安全风险等，具体内容如下。

2.1   档案管理信息化水平低

首先，领导层对于档案管理信息化建设的重视程度不够。领导层在行政事业单位中起着重要的决策和推动作用。如果领导层对于档案管理信息化建设没有足够的认识和重视，就会导致投入不足，影响信息化档案管理的发展。其次，信息化档案管理设施及技术缺乏。多数行政事业单位没有完善的信息化档案管理设施和技术，如缺乏高效的档案管理系统、网络基础设施不完善、数据存储和安全机制不健全等。这些设施和技术支持的缺乏，会降低档案管理信息化水平，信息化档案管理变得困难和低效。

2.2   信息化档案管理机制不完善

根据行政事业单位发展情况来看，因为受到传统思维的束缚，再加上缺乏相关的规章制度和流程，其档案信息的采集、整理、存储和共享过程较为混乱。这会影响信息化档案管理的效率和质量，无法充分发挥档案资源应有的价值。此外，单位还面临着组织架构和运行机制不适应信息化档案管理需求的问题。许多单位的组织架构和运行机制仍然停留在傳统的纸质档案管理模式下，未能及时调整以适应数字化时代的档案管理要求。这使得信息化档案管理的推进遇到了一定的阻力，影响了其高效和规范化开展［3］。

2.3   档案管理人员素养有待提高

首先，在我国信息技术水平不断提高的背景下，行政事业单位档案管理人员因为受到传统管理理念的束缚，存在档案管理理念较为落后，不能合理运用信息化管理工具等问题。其次，随着信息技术的发展，新的信息化档案管理工具和系统不断涌现，但行政事业单位对于档案管理人员缺乏相关领域的培训，导致其信息化素养提升较慢。

2.4   信息化档案管理存在数据安全风险

大数据时代，行政事业单位面临着更加复杂和多样的安全风险，如数据泄露、数据丢失、黑客攻击等。这些风险对信息化档案管理的机密性和可靠性提出了更高的要求，但也增加了管理挑战。例如，行政事业单位的档案管理系统可能成为黑客攻击的目标，如分布式拒绝服务攻击（Distribution Denial of Service，DDOS）、网络钓鱼等。这些攻击可能导致档案管理系统瘫痪、信息被窃取或被不法分子利用等后果。

3     大数据背景下行政事业单位信息化档案管理对策

3.1   提高信息化档案管理重视程度，强化信息化档案管理建设

首先，行政事业单位的领导层应该充分认识到信息化档案管理对提升内部工作效率、数据利用和决策支持的重要性，制定相关政策和计划，并将其纳入组织发展的战略中。在此过程中，领导层要安排专门人员负责信息化档案管理工作，推动档案管理信息化建设。

其次，要做好信息化档案管理建设工作，从信息化档案管理硬件设施与软件设施入手。常见的信息化档案管理软件设施如下。①档案管理系统，专门用于管理和操作档案的软件系统，包括数字化存储、检索、共享和保护档案数据的功能。②数据库管理系统，用于存储和管理大量档案数据的软件，具有数据的高效存储、查询和分析功能。③文档管理系统，用于管理电子文档的软件，包括文件的创建、存储、归档和检索等功能。④大数据处理和分析工具，如Hadoop、Spark等，用于处理和分析大规模的档案数据，挖掘其中的价值和信息［4］。此外，信息化档案管理工作还离不开硬件设施的支持，常见的硬件设施包括以下几种。①服务器和存储设备，用于存储大量的档案数据和提供数据服务，包括服务器、存储阵列等。②网络设备，用于实现档案数据的共享和访问，包括交换机、路由器等设备。③扫描仪和数字化设备，用于将纸质档案转化为数字化档案的硬件设备，包括扫描仪、拍摄设备等。④存储介质，用于档案数据备份和归档的硬件设备，如硬盘、磁带等。

行政事业单位需要根据自身情况选择合适的信息化档案管理硬件与软件设施，尽可能保障软硬件设施能够满足自身信息化档案管理需求。一旦在后期应用过程中发现档案管理系统或硬件设备存在漏洞或风险，要及时解决，保障档案管理工作顺利开展。

3.2   制定完善的档案管理制度，规范信息化档案管理流程

首先，制定明确的档案管理制度，这也是确保信息化档案管理工作顺利开展的关键措施。政策和规章制度应该包括档案管理的工作流程、职责分工和数据标准等，为信息化档案管理提供明确的指导。

其次，规范信息化档案管理流程，包括档案的采集、整理、存储、共享和保护等环节。科学的流程可以确保信息化档案管理高效开展，并使每个环节都能够按照标准进行。①明确档案采集的目的、范围和方式。建立采集指南，包括采集的时间、地点、责任人等要素，确保采集的信息准确、完整。②建立档案整理标准和规范，包括文件的分类、编号和目录结构等，确保整理工作按照统一的标准进行，提高档案的可检索性。③确保档案管理系统和存储设备的安全性和可靠性。建立存储策略和备份机制，以防止档案数据丢失和损坏。同时，也要确保数据传输和存储过程的安全性，采取措施防止数据泄露和未经授权的访问。④建立档案共享的规则和机制，明确共享的范围、权限和方式。借助技术手段，建立安全的内部网络和权限控制系统，确保档案共享的安全性和可控性。⑤建立档案保护政策和措施，确保档案信息的安全性和完整性。

除了上述措施，行政事业单位还需要充分考虑单位信息化档案管理特点，调整和优化单位的组织架构和运行机制，建立专门的信息化档案管理部门或岗位，明确责任和权限，提高信息化档案管理的专业性和效率。

3.3   提高档案管理人员专业素养，建设高水准管理队伍

在大数据背景下，为了提高信息化档案管理人员的专业素养，建设高水准的管理队伍，行政事业单位可以采取以下对策。

首先，组织培训和教育活动，包括信息化档案管理知识、技术和工作方法的培训。引入专家、学者或外部培训机构，提供系统化的培训方案，帮助档案管理人员掌握最新的信息化档案管理理论和实践技能。在此过程中可以与奖励机制相结合，鼓励档案管理人员不断提升自身的专业素养。通过表彰先进个人或团队，以及给予物质或荣誉奖励，激发他们的积极性和创造性，促进其提高专业素养［5］。

其次，建立学习交流平台，打造内部和外部的信息共享、经验交流机制。通过定期组织会议、研讨会、论坛等形式，让档案管理人员互相学习、交流并分享最佳实践案例，推动其共同提高专业素养。在此过程中，行政事业单位需要根据不同的档案管理岗位需求，编制针对性培训计划，给予档案管理人员所需的培训。通过针对性培训，提高他们在信息化档案管理领域的专业素养和综合能力。

最后，通过定期的管理评估、沟通反馈等方式，了解档案管理人员的需求和困难，并根据实际情况提供适当的解决方案和支持。将档案管理人员个人发展与档案管理工作长期发展相结合，促使管理人员能够在自己的工作岗位上发光发热。

3.4   建立完善的数据安全制度，加强网络安全防护

首先，制定并严格落实数据安全政策和制度，明确数据分类、存储、传输和访问权限等方面的规定。这些政策和制度必须适应大数据环境下的数据安全需求，减少数据泄露的风险。对于敏感数据，采用合适的加密技术。同时，对于需要共享的数据，在共享前进行数据脱敏，以保护个人隐私和敏感信息。

其次，定期进行系统安全漏洞评估和风险分析，及时发现和修复潜在的安全漏洞。这些可以由内部的安全管理团队或专业的安全管理机构处理，以确保系统和数据的安全性。采取网络防火墙、入侵检测、数据包过滤等技术手段，加强外部黑客攻击和恶意软件的防范。同时，加强内部网络的安全管理，限制员工的网络访问权限，防止内部人员滥用档案数据。

最后，建立实时的事件监控系统，对数据进行实时监测和分析，及时发现异常行为和安全事件。同时，建立完善的应急响应机制，以快速应对和处理潜在的安全威胁。加强员工的安全意识培训，使其了解数据安全的重要性，掌握正确使用和管理数据的方法。

通过以上对策，行政事业单位可以有效降低大数据时代数据安全风险，保障信息化档案管理的机密性和可靠性。同时，加强信息技术手段的综合应用，可以更好地应对不断变化的安全挑战。

4     结束语

大數据背景下，行政事业单位信息化档案管理的重要性日益凸显。信息化档案管理可以提高档案管理效率、保障数据安全、促进信息共享，对于行政事业单位的规范运作也具有重要作用。行政事业单位在开展信息化档案管理过程中，需要充分利用信息化技术手段，实现现代化和规范化档案管理。此外，行政事业单位还要强化信息化档案管理建设，制定完善的档案管理制度，提高档案管理人员专业素养，建立完善的数据安全制度，这样才能更好地应对大数据时代的挑战，推动信息化档案管理工作顺利开展。

主要参考文献

［1］马秀萍.大数据背景下行政事业单位会计信息化建设探究［J］.活力，2023（8）：42-44.

［2］王宇.“互联网+”背景下，行政事业单位档案管理信息化建设路径思考［J］.兰台内外，2023（20）：13-15.

［3］谢馨慧.加强干部人事档案信息化管理 全面促进人事管理创新性研究［J］.陕西档案，2022（2）：35-36.

［4］黄瑜.信息时代行政事业单位档案科学化管理研究［J］.黑龙江档案，2022（5）：189-191.

［5］马岩.行政事业单位档案信息化建设与资源共享研究［J］.产业创新研究，2020（20）：92-93.

［收稿日期］2023-06-25

［作者简介］王海燕（1970— ），女，吉林农安人，副研究馆员，主要研究方向：档案管理。