完善事业单位财务报销制度的探讨

石 惟

〔北京市食品检验研究院（北京市食品安全监控和风险评估中心） 北京 100094〕

财务报销的规范性是单位资金规范使用的重要保障，是保证财务工作的真实性及规范性的关键。在新会计制度持续推进的大背景下，事业单位要按照有关政策文件和规章制度对财务报销制度进行规范，积极简化工作流程，提高报销审核效率，为单位健康发展提供助力。但是，部分单位在报销制度设置、报销凭证审核、报销流程监管等方面存在着各种问题，影响了财务报销的规范性和高效性。基于此，针对事业单位完善财务报销制度的措施进行的研究，具有积极的现实意义。

一、事业单位财务报销工作的意义

（一）规范财务工作

财务报表可以帮助事业单位对经济活动中形成的各类数据信息进行全面收集和科学整理，保证数据信息的真实性和完整性，为会计核算模式的调整和优化提供依据，为管理活动的开展奠定基础。从实际情况来看，事业单位在开展财务报销工作的过程中，可以根据单位的价值形式和实际需求对各类经济收支行为进行规范，对业务管理数据进行核算，便于管理人员全面了解单位业务开展情况和执行过程，建立与单位实际情况相匹配的工作模式，从而为运营流程的优化和管理决策的制定提供支撑。

（二）促进监督工作精细化

从本质上来说，财务报表具有监督和实证作用，是单位对经济事项进行监督的重要路径。当前，部分事业单位在运营管理过程中，受到管理人员素质、内部管理制度、经营活动特殊性等因素的影响，工作中存在着一些漏洞和不足，无法保证单位资源的高效利用，不利于单位公共服务职能的发挥。通过财务报销工作的监督，事业单位可以对经济事项的各个环节进行动态监督，及时发现单位运营存在的不足，制定有针对性的整改措施，从而帮助单位完善管理制度体系，有效提高单位的运营管理水平，为财政资源的安全、高效利用提供保障，为单位职能的发挥提供助力。

（三）减少财务内控风险

在完善财务报销制度的过程中，事业单位可以全面梳理财务报销流程，持续优化审批权限设置，利用信息化系统动态监督审批流程中所有的授权事项，准确掌握内部控制关键节点，对其中隐藏的风险进行识别和防范，从而为内部控制目标的实现提供助力，为风险管理水平的提高奠定基础。比如，单位在搭建和应用财务报销系统的过程中，可以设置自动提醒功能，在出现违规或者反常问题时及时发出警示，提醒财务人员该项业务可能存在风险，及时发现财务报销存在的问题，提高内控管理水平，降低财务风险。

二、部分事业单位财务报销存在的问题

（一）财务报销流程不够规范

一方面，财务报销管理制度不够完善。财务报销制度是财务报销工作的重要指引，其规范性和完善性对于单位经济管理效果具有直接的影响，但是部分事业单位在财务报销制度方面存在着一些问题。比如，单位制定的财务报销管理制度过于落后，未能根据内外部环境变化进行调整，无法为财务报销工作的开展提供指引；单位财务报销人员综合素质有待提高，影响各项制度的落实力度；单位未能建立完善的考核和激励制度，无法对财务报销工作人员进行专业管理，使财务报销工作较为随意，容易出现与会计准则、报销流程相违背的问题。另一方面，报销流程混乱。由于审批流程通常包括多个层级和部门，各部门和项目的报销单据不同，不同部门对报销审批标准的解释不一致，导致报销流程混乱。实操中常存在部分人员单据填写不规范的情况，造成审批和核销困难。

（二）财务报销凭证真实性不足

财务报销凭证是保证报销工作顺利开展的基础，是财务报销有效性的保障。但是，从实际情况来看，部分事业单位新会计制度落实不到位，报销管理体系不健全，对于报销凭证的审核不够规范。一些职工进行财务报销时，未能按照实际支出情况填写凭证，导致记账偏差，使财务记账与实际支出之间存在差异，影响经济管理活动的顺利开展，不利于单位资金管理水平的提高。同时，受工作特点和业务内容等因素的影响，一些工作需要较长的时间，财务报销处理不够及时，单据上传和信息填写不够规范，影响了财务报销的准确性，增加了审核人员的工作量，使得管理人员无法及时发现报销凭证失真的问题。

（三）财务报销审核有待加强

在部分事业单位中，财务人员负责审批原始凭证，各部门负责人只负责审批报销内容。在这种模式下，单位审批权限划分不够合理，容易造成差错，不利于财务报销工作顺利开展。同时，在进行原始凭证财务报销的过程中，部分事业单位审核人员未能按照规范化流程对财务报销内容进行审核，导致财务人员无法对财务审批内容进行核实，影响财务报销的效率和质量。

（四）财务报销监管机制不完善

财务报销能从侧面反映单位的资金支出情况，是事业单位对资金使用过程进行监控的有效手段。但是从实际情况来看，部分事业单位在进行财务管理的过程中，虽然可以提供财务报销原始凭证，但是无法对资金动向进行动态监控，缺少有效的稽查。部分事业单位未能设置专门的财务报销监督岗位，无法对财务报销的规范性进行监督，无法及时发现财务报销流程中存在的问题，不利于财务报销模式的完善。

三、完善事业单位财务报销制度的建议

（一）规范报销流程

1.健全财务报销制度

财务报销制度在事业单位发展中的重要性逐渐凸显，只有对其中存在的问题进行解决，才能保证财务报销制度的规范性和有效性，为单位健康发展提供保障。首先，事业单位要对内部财务报销制度进行全面梳理，积极学习其他企事业单位的成功经验，根据有关政策要求和规章制度对财务报销制度进行优化，对报销流程进行完善。事业单位应明确报销的流程，包括申请、审批、核销等环节，制定标准的报销要求，包括发票、收据、费用明细等，以确保职工提供完整的资料。同时，事业单位设立明确的审批层级，确定不同金额报销的审批人员；明确审批标准，包括报销金额的限制、支出政策的合规性等。其次，事业单位各个部门在提出财务报销申请以后，要按照规范化流程经有关领导审批。事业单位要对审批流程进行优化，经过规范审核以后由财务人员复审，从而保证经费报销的规范性。

2.引入电子报销系统

信息化环境下，事业单位需要认识到信息技术在财务管理方面的应用优势，积极优化和完善电子报销系统，实现财务报销的自动化，即申请、审批、核销都可以在线上进行，既提高了流程的效率，也减少了人为错误的概率。而且，利用电子报销系统，职工可以上传电子版的发票和单据，无需纸质文件，不仅节省时间，还减少纸质文件的存储和管理成本。另外，电子报销系统具有实时监控和审批功能，审批人员可以随时查看待审批的报销请求，加快了审批过程。电子系统也可以生成各种财务报告和数据分析，帮助管理层更好地了解支出情况，优化财务决策。

3.加强对财务人员的培训

财务人员在财务报销流程中扮演着核心角色，因此必须具备充分的专业知识和技能。培训可以帮助他们不断提高会计、财务管理、税收法规等领域的专业知识水平，从而确保报销流程的合规性和准确性，降低财务风险。首先，事业单位要对会计和管理人员进行定期培训，提高他们的专业水平和职业素养，不定期组织其学习财务法规和政策，了解最新的变化，确保报销流程符合最新要求，避免不必要的法律风险。同时，报销流程通常涉及财务软件和系统的操作，事业单位还需帮助财务人员掌握这些工具的使用技能，提高操作效率，减少人为错误的发生。其次，财务人员需要与其他部门和职工进行沟通和协作，以获取必要的报销支持，确保报销顺利进行。再次，财务人员处理财务事务时，需要秉承职业操守。事业单位需组织培训，提醒他们遵守职业道德规范，不参与不正当的财务行为。最后，完善审计监督和激励考核机制，约束财务人员的行为，防范违规违法问题，在内部建立高效协同和互相监督的工作机制。事业单位需要建立完善的奖惩机制，对违规人员进行严肃处理，对表现优异的职工给与精神和物质奖励，从而在内部建立积极向上的工作氛围，为财务报销工作的规范开展奠定基础。

（二）严格审查财务报销凭证

财务报销凭证失真问题的原因通常包括两个，一是报销申请不够规范，二是原始凭证存在问题。因此，首先，事业单位要组织职工集中学习如何识别发票的真伪，降低报销中出现虚假发票的概率。其次，事业单位要加强对职工诚信问题的关注，定期组织工作人员进行教育培训，提高所有职工的专业水平和职业素养，通过有关制度的完善，对职工的财务报销行为进行规范，利用自我约束和制度管理相结合的方式，保证财务报销凭证的真实性。再次，事业单位要建立完善的财务报销凭证审核制度，对不真实、不合规的原始凭证不予通过，并及时报告给单位负责人进行处理；对于记录不准确或者不完整的原始凭证要及时予以退回，并要求有关人员按照国家会计制度规定进行更正或补充，从而保证财务报销凭证的规范性。最后，在财务报销工作中，事业单位管理人员通常将报销完成的发票数据登记在信息系统中，在报销电子发票时会在系统中进行查找和核对，避免出现重复报销问题，导致单位职工工作量大幅增加，影响财务报销的效率。因此，事业单位要积极引入现代化信息技术，利用发票自动记忆功能，在进行财务报销时，对已经完成报销的发票发出警示，同时对发票的真伪进行辨别，从而避免出现重复报销或者造假问题，有效提高财务报销的效率和质量。

（三）规范财务报销审核机制

1.制定审核细则，确定审核重点

事业单位在运行过程中需要处理的报销业务数量较大，类型较为多样，要想提高财务报销审核效率，就要建立完善的管理体系，科学地进行类别划分，确定审核关键环节，推动财务审核向着流程化和规范化转型升级。事业单位要对财务报销审核流程进行全面梳理，结合资金规模、资金来源、业务类型等对报销业务进行科学分类，明确管理细则和审核重心，梳理关键内容，在保证审核流程规范性和有效性的基础上，科学精简审核环节，提高审核效率和质量。各部门领导和负责人不仅要对报销内容进行审核，同时还要对原始报销凭证进行全面审核，重点关注凭证的真实性和合法性。作为财务数据的载体，发票是财务报销的重要依据，对其进行审核是保证财务报销有效性的关键。财务报销管理人员要对电子发票或者纸质发票进行严格的查验，避免出现过期、作假、作废、重复使用等问题。同时，管理人员要对报销单、审批回执、竞价凭证、合同条款、会议回执、资产备案等单据与发票呈现数据信息进行一致性查验，避免发票违规使用。此外，事业单位要结合业务类型确定报销审核重心。比如，在报销会议费用时，管理人员要对参会签到表进行重点检查，确定参加会议的人员和具体的地点，检查会议中出现的交通费、住宿费等是否符合国家和单位有关标准和限额。在审核采购、领用、验收等业务时，管理人员要结合有关规定对经济凭证、采购合同等进行详细检查，保证合同内容、付款条件等的合规性及发票与合同条款的一致性。此外，在推进报销审核信息化的过程中，事业单位要加强对原始单据的保管，在对发票真实性进行检验的前提下，将有关数据输入系统，提高查询验证速度，避免出现重复报销问题。

2.加强信息系统中部门交互，明确系统管理权责

事业单位要想遵循公正规范的原则，提高财务报销审核效率，提高单位财务报销管理水平，就要建立科学完善的信息化管理系统，加强各个部门的数据交互，解决“信息孤岛”问题。事业单位不但要积极推动业务和财务的融合，在财务、业务等科室之间建立信息沟通机制，而且要持续优化财务报销流程，降低数据重复或者错误填报引起退单问题的概率，提高财务报销审核质量和效率。在这一过程中，事业单位要对各个部门的审批权限进行明确，结合实际工作需求，科学设置系统访问和数据查询权限，避免出现越权审批问题。事业单位要重视数据安全管理工作，建立完善的数据加密传输机制，避免出现数据失真或者遗失问题。同时，事业单位将财务报销审核业务转移到线上进行以后，要对审批管理体系进行有针对性的调整，建立完善的签章管理机制，对于人工签章，要加强对原始单据完整性及签章规范性的检查，从而保证原始单据的真实性和完整性。如果业务工作采用线上审批模式或者使用电子签章，管理人员要按照有关规定加强对电子签章的检查和管理，定期安排专业人员对电子签章管理系统进行更新和维护，避免出现电子签章错误或者越级使用问题。

（四）健全财务报销监管机制

首先，事业单位要对财务报销监管有关的规章制度进行完善，对财务报销各个环节进行动态监督，及时发现其中存在的冗余环节，有效精简财务报销流程，建立清晰明确的财务报销制度，减少时间耗费，避免出现纠纷问题，帮助管理人员全面了解单位发展状况和新会计制度要求，更加规范高效地执行财务报销制度，提高财务报销工作效率。其次，事业单位在财务报销监管中，要对各个部门和不同层级职工的职责进行明确，增强他们的责任意识，使他们加强自我约束，认真高效履行自身职责，从而为财务报销制度的规范落实提供助力。再次，事业单位管理人员在发现不合理或者不合法报销行为时，要按照有关规定发出警示，避免不良现象再次出现。最后，事业单位在监管财务报销工作过程中，要建立完善的内部控制体系，提高管理人员和基层职工的内控意识，充分发挥他们的主观能动性，加强各个部门之间的沟通交流，打造互相监督和高效协同的工作机制，为财务报销监管工作的顺利落实奠定基础。同时，事业单位要通过奖罚机制的应用，激发所有职工参与财务报销监管的积极性，对违规违法行为进行严厉惩处，对工作积极的职工进行奖励，从而为财务报销监督工作的顺利落实提供助力。

四、结语

财务报销对于事业单位资金的安全高效利用具有直接的影响，是事业单位财务管理工作顺利开展的基础保障。事业单位要积极学习其他单位的成功经验，持续优化内部财务报销制度，严格审查报销凭证，完善财务报销审核机制，加强报销流程监管，从而建立科学规范的财务报销模式，提高财务报销质效，为事业单位社会公共服务职能的发挥奠定基础。