“互联网+”下的成人教育学籍档案管理

王 翠

抚顺职业技术学院（抚顺师范高等专科学校），辽宁 抚顺 113122

学籍档案管理是成人教育阶段各项管理工作中十分关键的环节之一。学籍档案管理工作是学生在成人继续教育阶段中所积累的教育经历、所获荣誉、科研工作等一系列相关经验资料的记录。学籍档案是学生面对就业时，个人教育信息最有力的证明，做好学籍档案管理工作，也能够反映一所大学的教育水平和档案管理水平[1]。

一、成人教育学籍档案管理的重要性

进入“互联网+”时代，以网络为核心的信息传输和储存技术，保障了学生学籍档案可在有限单位内共享，可线上查阅，对传统的学籍档案管理方式造成了较大的冲击，甚至颠覆了传统的入档流程和环节。在此背景下，学籍档案管理技术作为网络技术与教育领域档案管理工作融合的新形态，将为我国成人继续教育档案管理提供全新的工作思路[2]。为此，探究“互联网+”背景下成人教育学籍档案管理的意义、尚存问题及策略是十分必要的。

成人教育学籍档案是指学生个体在接受成人继续教育时期所形成的各种形式的有保存价值的原始记录，这份记录是该名学生与成人教育学院隶属关系的直接证明。学生学籍档案中所包含的内容信息涵盖每名学生的个人基本资料、在校表现、党团关系、学习成绩水平等，是学生所受教育经历和其所达知识水平的真实记录。

成人继续教育学生档案管理工作是高校学籍管理中的一个关键环节。做好档案管理工作，能够将学生在校期间的实际学习情况提供给用人单位，从而有助于用人单位对参加成人继续教育的学生进行多方面的考核，有助于毕业学生在走向社会后，最大程度地发挥出自己的价值[3]。

在“互联网+”背景下，加速推进成人继续教育学生档案管理工作的改革，将网络信息化所延伸出的新技术应用到成人继续教育管理中，不但能够提升成人继续教育档案管理工作的现代化水平，还能够提升学生对自己的学籍档案管理的认知水平，从而推动成人继续教育事业在新时期的发展。

二、在“互联网+”背景下，成人教育学籍档案管理现状

当前各成人继续教育院校都逐步强化了学籍档案管理工作意识，将网络化和数字化建设作为管理工作的一个重要研究项目开展调研和攻关。就目前成效来看，成人教育学籍档案网络化已经有了初步进展[4]。但成人教育学籍档案管理工作的改革依然无法追及信息技术发展的速度，传统的档案管理方式已无法满足当前成人教育规模不断扩大的需求。学籍档案管理工作改革面对的挑战巨大，具体表现为以下几方面。

（一）学生自身档案意识薄弱

与普通在校大学生相比，成人继续教育的受教育者以在职职工为主，其接受教育的关注重点集中在提高自身的学历水平上，以获得学历证书为主，并不理解或没有充分理解学籍档案的作用及意义[5]。部分学生在进行资料填写时，带着一种敷衍了事的态度，对各项信息不加核实，随意填写，导致一些资料信息与现实情况不相符，入学与毕业资料前后不一致的情况时有发生。而对于一些需要学生填写的长篇信息，如个人鉴定、自我评价等，则是千篇一律的空话套话。无论是对于学校考核，还是对于用人单位评定，都很少有参考价值。

（二）档案管理方式相对滞后

目前，我国高校为教育学籍档案管理改革提供了充足的财力支撑，相继建成了高校学籍档案管理信息化平台，正积极推进档案信息管理现代化、信息化建设。然而，由于我国高校学籍档案管理工作起步较晚，建设时间较短，管理人员专业度不达标等问题，学籍档案信息管理工作仍面临诸多问题。

当前，成人教育学籍档案人工管理和信息化管理方式并存。有数据显示，86%的大学继续教育学籍档案的管理仍沿用着传统纸质化方式，手写记录学籍、成绩、毕业登记表等信息[6]。这种情况既增加了学籍档案管理人员的工作量，又因为无法统一线上线下管理标准，导致学籍档案录入的准确率降低，结果得不偿失。此外，半人工、半信息化的记录方式，还存在档案难以保存等问题。可见，在“互联网+”的时代背景下，成人教育学籍档案管理工作的改革依然无法追及信息技术发展的速度。

（三）缺乏专业化学籍管理人员

数据调查显示，高校中四分之三以上的成人继续教育学籍管理人员并非档案管理学专业出身，上岗前仅经过岗前培训，缺乏系统的专业训练和互联网信息知识素养[7]。此外，有部分高校没有招录学籍管理专职人员，其档案管理人员往往是从学校其他部门临时借调过来，缺乏长期的工作经验。又因部分管理人员自知工作属于临时性质，缺乏工作热情，致使工作整体效率下降，在档案录入过程中，存在数据残缺和信息录入不完整的现象。

由于成人继续教育学生的注册登记具有较强的随意性，导致学籍档案的统一管理十分困难。如今成人继续教育学生工作不稳定，流动性大，学生资料变化实属常态。也有少数学生因特殊原因，不能按时毕业，学籍档案在时间上发生变动。这种个别信息的更改，成为缺乏专业素养的学籍档案管理员的工作难点，稍有疏忽极易导致档案资料的丢失和遗漏。可学生对此并不知情，直至学生毕业入岗后，单位要求学籍档案存档时，部分学生才发觉档案不知去向，返回到学校进行寻找补办，极大地增加了找寻的难度和工作人员的工作压力。

三、在“互联网+”背景下，学籍档案管理的优化策略

（一）提升继续教育学生档案管理意识

随着我国成人继续教育规模的不断扩大，学生档案管理的困难也逐渐增加。目前，各大高校已经提升了学籍档案管理意识，但是成人继续教育学生在此方面依然意识淡薄。在“互联网+”背景下，可大力发挥网上学籍档案数据平台管理优势[8]。

继续教育学籍档案管理应根据学生的学业阶段明确规划管理工作重点。比如，在学生报到注册时，要求学生提交完备准确的学籍信息，经系统核对后，教师可向学生现场介绍学籍档案信息的重要意义，并要求学生签署电子承诺书，承诺填写的信息属实无误。随后，学生在读期间，可运用互联网平台技术，对高校学生的学籍信息进行常规检查和信息跟踪。还可通过互联网普及学籍档案知识，引导学生正确对待学籍档案，使成人继续教育学生认识到学籍档案的重要作用，增强学生对学籍档案的管理意识，降低档案废弃率和档案更新、补办的难度。

在学生毕业之前，让学生通过网上签名的形式确认个人信息是否正确，再由相关学籍档案负责人员集中打印学籍档案，或以传真的形式发送给用人单位，学校档案馆也需保存学生的规范电子版和纸质档案，以备后续查档[9]。

上述做法需要档案管理顶层设计人员和决策人员观念上持续性转变，强化档案管理与现代科学技术相融合，确保各项措施能够在实际工作中取得成效，为学生走出校园、到各单位就职时，帮用人单位提供一种行之有效的查档渠道，同时，也可保证毕业生在未来就业再学习简历的连续性。

（二）建立切合实际的高校学生档案管理制度

当今，在以科技发展为主导的社会改革中，科技创新对于管理体制的改革、工作效率的提升、管理制度化和科学化都有着不可替代的作用。高等院校要根据其自身的特点及发展规律，建立符合本校特色、符合本校学生实际的学籍管理体系，实现学籍管理的规范化。

在制度构建上，高等院校要主动学习国外成人继续教育学籍档案管理的先进经验；在顶层设计上，高等院校要对非学历教育学籍档案管理的先进管理经验进行探索。通过健全的行政体制与管理机制改革，提高学籍管理人员的工作热情与创造性[10]。

在行政改革中，要将学籍管理各部门职责划分清楚，将每一项工作内容细化，将每一个工作环节落实到学籍管理人员肩上，让学籍管理人员明确职责，使工作流程设计更加完善。要求学籍管理人员要解决一切问题，做到学生“一人一档”，将学生档案的书面资料和电子资料一一匹配，并做好双重备份，以备相关部门调取和查验。

在学籍档案管理政策制定的初期，需对管理方案进行严格的把关，确保各项政策要求的可行性，在改革方案实施过程中，更要将学籍归档的每一步细化和优化，避免由于管理项目重叠而造成失误后，管理人员相互推卸责任的情况发生。

（三）培养信息化档案管理人才队伍

目前，“互联网+”的潜力得到了更加充分的发挥，极大地改进了现有的服务方式和管理方式。在当前的互联网环境下，为了提高我国的成人继续教育学生的学籍档案管理工作质量，应大力建设一支高素质、专业化的学籍档案管理工作队伍。首先，要在管理人员结构上下功夫。高校档案管理工作不仅要配备学习档案管理专业的教职人员，还需配备网络技术专业的工作人员，共同携手完成高校学籍档案信息化建设工作。其次，要做好学籍档案的网络化、信息化和数字化建设。不仅要对档案工作的队伍结构进行优化，还要对管理人员的专业技术进行持续的培养和提升。为了适应信息化对档案工作的新要求，应加大对高校档案学籍管理人员的培训力度，在上岗之前，对他们进行统一的网络信息化素养培训，通过培训，使他们掌握计算机基础知识，并对信息技术的基本原理有充分的认识，同时，提升他们在图像处理技术等方面的综合能力。

在我国科技持续发展的今天，互联网信息化建设成为推动学籍档案管理创优创新的新要求和新目标。加强学籍档案信息化，主动站在“互联网+”时代的最前列，为我国成人继续教育学籍档案管理工作提供了一条新的发展道路。要想满足新时期的社会发展需要，就必须不断完善学籍档案管理工作信息化路径，使其成为一种规范化、制度化、科学化的管理模式，从而促进中国特色社会主义教育事业的不断发展。