检察院档案管理信息化建设的强化措施

摘 要：新时期，检察院档案管理工作引入信息技术，实施档案信息化管理，提高档案资源的利用率，助力相关业务更好地开展，有着重要的意义。文章针对检察院档案管理信息化建设相关问题，展开具体的论述，提出信息化建设的策略，为相关人员提供借鉴。

关键词：检察院；档案管理；信息化建设

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

实现检察院檔案管理信息化，是新时期检察院现代化建设的重要内容，同时，也是衡量检察院工作效能与管理水平的重要标准。根据档案管理的需求，坚持数字化引领，做好档案管理信息化建设工作，并充分管理好档案，合理利用档案，促进检察院高质量发展，更好地为人民群众服务。

一、检察院档案管理信息化的意义

档案管理信息化指的是在档案的收集、整理和鉴定等各个环节，贯彻信息化管理理念，充分利用现代信息技术，助力档案管理的现代化发展，强化对档案管理活动的控制。检察院开展档案管理信息化建设工作，必须注重管理理念的创新，增强信息化意识，并积极转变档案管理工作思维，改变传统的工作方式，结合运用各类技术手段，优化档案管理业务。在档案管理中，实现全过程信息化，深度挖掘档案资源的利用率，促进业务高质量发展。当前，检察院档案管理矛盾日益凸显，原来的档案管理模式无法适应新的形势。采用信息化管理模式，利用计算机和网络等各类硬件设备设施，不仅能够节省很多的空间，还可以通过信息化管理和有效的备份，促使档案信息更加安全。通过数据的高效共享，保障档案资源得到高效开发和利用。

二、检察院档案管理信息化建设的问题

1.资金需求大

从推进档案管理信息化建设来说，实现档案全流程的信息化管理，需要配置相应的软硬件设备设施。并且，还要将原来的纸质档案资源全部数字化加工，成为数字化档案资源，存储到数据库中，通过系统实现共享，进而满足档案使用的需求。这需要很大的资金支持，以保障各项建设工作能够顺利开展和落实。

2.缺乏档案管理专业人才

在检察院档案管理信息化建设中，人才队伍的建设是重点。从当前的档案管理情况来看，很多部门存在着档案管理专业人才缺乏的情况。现有的档案管理人员非专业人才，且知识结构落后，对档案管理信息化建设缺少正确的认识，掌握的信息化管理知识与技能不足，难以适应检察院档案管理信息化工作的发展变化。此外，缺少完善的培训机制，未能结合档案管理业务模式特点，对工作人员开展及时、有针对性的培训，无法为档案管理工作的高质量开展提供支持。

3.基础设备设施不完善

检察院档案管理信息化的实现，离不开各类基础设备设施的支持，尤其是软硬件设备设施。从当前的档案信息化建设情况来看，很多单位还处于低信息化水平，未能配套完善的基础设备设施，档案的数字化加工、档案收集以及整理等工作没有充分利用信息技术。由于缺少完善的基础设备设施，使得档案资源的利用水平不高，且相关工作的质量难以达到要求。因此，在推进档案管理信息化建设中，应该注重信息化基础设备设施的建设，提高档案信息化管理的水平，保障档案资源得到合理利用。

4.信息化建设质量控制不到位

档案信息化建设的质量如何，关系到后期档案信息化管理目标实现的效果。因此，需要注重档案信息化建设项目推进全过程的质量监督与管理。目前，很多单位都没有组建专门的管理小组负责项目监督检查。在档案数字化加工和档案收集、整理等过程中，未能做好相应的质量控制，使得档案数据的质量不达标，存在数据质量问题，影响到后续的使用效果，应该进一步优化管理。

5.档案数据利用率不高

档案信息化建设的推进，必须注重档案数据利用问题，不断提高大数据的利用水平，支持相关业务的高质量开展，更好地为人民群众服务。由于缺少完善的数据共享机制，使得很多数据信息未能及时共享，难以达到数据高效利用的要求。因此，在推进信息化建设的过程中应高度重视此问题，并提出有效的解决方案，保证档案资源能够得到合理利用。

6.档案数据的安全问题突出

在档案信息化管理模式下，数据信息全部处于网络状态中，面临着更为复杂的环境，很容易出现数据安全问题。因此，在开展档案信息化建设时，必须注重数据信息的安全管理，采取相应的措施。实现档案数据信息的安全管理，除了要做好技术层面的保护外，还需要注重管理层面的优化。很多时候，工作人员的不合理操作会使得档案数据处于不安全的状态。为了能够有效保护档案数据信息的安全，需要从多个层面采取多样化措施，最大程度上保证档案数据信息的安全。

三、检察院档案管理信息化建设的策略

1.做好资金保障工作

检察院档案管理信息化建设工作的推进离不开资金的支持，需要结合建设任务的具体情况以及信息化管理的实际需求，做好资金保障工作。在推进信息化建设之前，结合具体任务来分析，进而合理配置资金。例如，在档案库房的改造方面，应该结合库房的实际需求，配置数据存储专用服务器、自动化档案密集柜和高速扫描仪等设备设施。并且，还需要配套恒温恒湿控制系统和档案库房监控系统，促使档案管理信息化水平得到全面提高。积极加大档案信息化建设的资金投入力度，促使档案管理系统全面升级，还需要做到与检察院统一业务应用系统和OA办公系统的进一步对接，保障检查业务过程中产生的档案资源能够在线归档。需要注意的是，在推进档案信息化建设的过程中，应该做好资金使用管理，不断提高资金的利用水平，保障资金得到高效的利用，促进档案管理信息化建设任务高质量开展。

2.注重人员队伍的建设

随着档案管理信息化建设工作的推进，未来档案管理的信息化水平将会不断提高，促使档案管理业务出现很大的变化，对档案管理工作人员的业务能力也有较高的要求。为了能够进一步提高人员的素质水平，适应当前的档案信息化管理，还需要注重人员队伍的建设。根据检察院档案信息化工作的实际需求，引入专业人才，扩大信息化管理队伍。与此同时，还需要结合档案信息化管理的业务特点，组织相应的培训工作，构建长效化培训机制。在人员培训方面，需要结合业务的实际需求，围绕所需要的知识和技能，对专职人员开展业务培训，提高其业务水平，更好地开展相关工作。作为档案管理工作人员，则需要具有相应的学习意识，积极主动学习《档案法》和相关的管理规定，进一步优化自身的档案管理知识结构，不断提高自身的业务素养。加强对《保密法》和相关保密工作规定的学习，并在工作中严格按照流程完成相应的档案管理工作。为了保障档案工作的高质量开展，需要注重对工作人员开展业务指导。通过采取多样化措施，建设高水平的档案信息化管理队伍，进一步推动档案信息化建设，充分发挥档案管理人员的力量，高质量落实各项工作。

3.完善基础设备设施

根据检察院档案信息化管理的基本需求，积极完善基础设备设施，满足信息化管理的要求。在推动档案信息化建设的过程中，应该注重办公办案场所的改造，围绕硬件和软件两个维度开展档案信息化建设。具体建设中应积极配置专用的服务器、计算机、打印机、扫描仪等，并根据档案信息化管理的需求，及时更新和补充信息化设备设施，不断提高档案管理人员信息化管理的水平。通过配置相应的基础设备设施，为档案信息化管理工作的开展提供良好的软硬件环境。为了能够充分发挥基础设备设施的作用，还需要根据配套的软硬件情况制定相应的维护管理办法，做好日常的维修保养工作，避免基础设备设施出现性能不佳或者其他问题，影响到档案管理工作的开展。检察院应有专门人员负责此项工作，高质量地推广落实相关措施，避免存在管理不到位的情况。在软硬件的应用方面，还需要加强技术指导，帮助使用者能够有效掌握使用方法，避免出现不合理使用的情况，影响档案信息化工作的质量。此外，还应积极更新档案信息化基础设备设施，实现基础设备设施的升级优化，助力各项档案管理工作的开展，创造更多的管理效益。

4.加强信息化建设质量监督

检察院开展档案信息化建设工作，必须注重全流程管理。管理人员必须充分认识到档案管理信息化建设的重要性以及对推动检察工作高质量发展的保障作用，加大组织领导力度。在具体建设工作中，构建以分管院领导专门负责、办公室牵头组织、各部门协作配合以及专兼职档案员具体实施的管理体系，推进档案信息化建设工作。通过制定完善的管理制度，明确各部门的管理职责与内容，高质量地推进各项工作，全面、严格地检查相关的建设工作，并实施相应的考核制度，加强对信息化建设工作的管理。档案信息化建设工作的内容很多，且有着较高的要求，涉及数字化加工、数字化扫描等相关内容。为了能够进一步保证档案信息化建设的质量，应注重档案信息化建设的质量监督和管理。根据管理工作的实际需求，组建专门的项目管理小组，负责对档案信息化建设的质量监督与检查。在日常的管理中，可以采取随机抽查和对照检查的方式，加大对纸质档案整理装订、图像扫描质量和著录数据的准确性等方面的检查验收。通过全面、细致的检查，及时发现档案建设工作存在的问题，提出优化与改进的措施。加大对验收工作的管理，保证验收工作规范化开展，进一步推动档案管理工作提质增效，促使档案规范化管理的水平得到提高。项目的管理工作人员必须认真履行自身的职责和任务，对于每一个细节和要点都需要做好严格的监督和检查，切实保证档案信息化建设的质量达到预期标准。

5.提高档案数据信息的共享水平

在档案管理工作中，还需要注重档案的利用管理，通过积极推进档案数据共享利用，进一步提高档案资源管理的水平，实现档案资源的跨行业、跨地域和多维度的融合和高效利用，以进一步激发档案资源活力，实现档案的时代价值。档案管理部门需要高度重视档案数据共享利用，并在逻辑层面将不同类型的档案和数据数字化加工，做到数据的有效关联，通过横向的数据交换满足数据利用的需求。通过提高档案数据共享利用水平，为检察院全体部门利用提供更多的支持和保障。与此同时，还需要注重数据资源质量的把控，加强对数据质量的管理，充分落实数据质量责任。在日常的档案管理工作中，对于产生的档案和数据需要做好校核确认，及时更新数据动态，确保数据的准确性、完整性及时效性。通过加强对数据质量的监督，保障数据能够及时归集和更新，做好全面严格的管理，及时发现数据问题，做好相应的整改，确保数据状态的可感知，提高档案数据的使用水平。

6.做好档案信息安全管理

档案信息化建设还需要注重档案信息安全的管理，根据档案信息安全特点采取相应的措施。通过技术和制度建设，进一步提升数据的安全性。在复杂的环境下，档案数据信息安全离不开技术的支持和管理方法相互结合。在技术方面，应积极推广使用新技术，加强对档案数据的安全保护，提高安全风险的防范和化解能力，如采用区块链技术，利用其去中心化、不可篡改的分布式数据库。通过采用防火墙技术和其他技术，构建完善的数据安全保护体系，做到数据的有效保障。与此同时，还需要加强对数据备份的安全管理，通过合理的备份介质、系统模式的开发，体现多元化存储保障，进一步提高数据的安全管理水平。在日常的管理工作中，还应加大对数据有效性的监督管理，保障数据质量的同时，还需要认真落实各项数据的保护措施。例如，加强对信息化系统使用者的监督和指导，减少人为因素的影响。

7.做好基础工作

档案管理工作涉及的内容很多，包括收集、整理和利用等，需要根据档案管理工作的基本要求和规范完成相应的业务，保证档案能够及时被收集和高质量利用。在日常的管理工作中，工作人员需要根据自身的职责和任务，围绕档案管理的具体内容做好相应的工作。在档案信息的收集方面，可以充分利用现有的信息化系统，实现对档案数据的在线化收集，保证数据收集的及时性和准确性。与此同时，还需要做好档案数字化加工工作，根据具体的任务安排完成相应的内容。对于收集的档案信息，要及时录入数据库内，并做好其他信息的入库工作，保证档案资料的完整性。为了能够进一步提高档案资源的利用水平，应加强档案网页的建设，开发相应的功能，保证档案使用者能够及时掌握相关的信息，并将档案工作和档案管理的信息与成果发布到网站上，及时更新内容。在推进档案信息化建设的过程中，应配套相应的软件，为档案资源的利用提供支持。利用文档和检索系统，实现对各类档案的电子化检索，进一步提高档案资源的利用水平。在内部局域网上可查阅全院档案目录和全文内容，向干警提供更多的支持，使其能够享受到更加全方位、多层次和高效率的档案信息服务。

四、结语

综上所述，检察院档案信息化管理的建设，应该从资金、人員以及基础设备设施等多个方面入手，采取系列的措施，提高信息化管理的水平，助力档案管理现代化建设。未来，越来越多的信息技术被广泛应用，将会促使检察院档案信息化管理的水平得到提高，进一步提高档案资源的利用率，促进检察院现代化建设。

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（作者单位：郓城县人民检察院）

作者简介：曾蓓（1989—），女，汉族，山东菏泽人，学士学位，中级，研究方向：档案管理。