基于智慧城市的城建档案管理与运用分析

摘 要：人工智能技术的创新发展推动了城市建设的改革创新，使城市建设与管理向智能化、现代化的方向发展。作为智慧城市的记录者，城建档案管理也直接影响着后续智慧城市的改造发展与演变。基于此，文章分析了智慧城市下城建档案管理的现状，探讨了城建档案的应用对智慧城市的价值，并围绕基于智慧城市如何有效开展城建档案管理与应用提出了几点策略。

关键词：智慧城市；城建档案；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

改革开放以来，我国的城市化建设与发展先后经历了从传统向创新的改革与发展过程。智慧城市作为现代化产物，以人工智能技术和数字技术为主要驱动力，改革与创新了传统的城市建设模式，在很大程度上超越了传统的城建方式，推动了现有城市建设的现代化转型。在此背景下，如何促进智慧城市城建档案的管理与运用，也成为当前智慧城市重塑管理机制的主要手段。

一、智慧城市城建档案管理现状

1.档案载体兼容性差

智慧城市管理期间应建立线上智能管理体系，从目前来看，大部分城市在应用智慧化管理体系的过程中，现代化信息系统建设不完善，导致工作人员在档案管理中很难灵活应用传统的管理方式与信息化管理手段。再加上一部分管理人员缺乏信息管理经验与创新意识，也导致信息化管理平台应用程度不足。另外，由于智慧城市的数字化档案与纸质档案很难兼容，也导致管理人员在管理过程中无法对相关数值的准确性做出有效判断。由于智慧化水平不足，导致城建档案管理工作人员往往需要花费大量的时间和精力将纸质数据输入线上系统中，也暴露了数据管理不当和数据甄别不仔细等问题。

2.档案管理体系不完善

智慧城市中由于城建档案信息较多且较为复杂，城建档案管理人员并未认识到城建档案对智慧城市发展的重要作用，使得智慧城市尚未建立完善的城建档案管理体系，影响了城建档案管理人员对档案管理工作的重视程度。比如在城建档案管理工作中，由于城建档案管理工作人员的管理意识薄弱，使得城建档案信息出现不完善或城建档案管理不集中的情况，主要原因是城建档案管理人员并未具备专业的档案管理知识，且档案管理水平不高，使智慧城市理念与档案管理工作融合程度较浅，进而使智慧城市缺乏高素质的城建档案管理人员，影响了城建档案管理工作效率的提高。除此之外，在智慧城市背景下城建档案管理工作并未有效融合智慧城市理念，存在城建档案信息化管理体系不完善的情况，主要体现在城建档案管理工作中，并未实现数字化转变，仍旧将实体档案作为管理中心，使城建档案的管理效率较低。

3.档案管理信息化建设水平较低

在智慧城市建设背景下，城建档案管理工作要融合智慧城市建设理念，通过加强城建档案信息化管理，提升城建档案信息化应用等措施，发挥城建档案的价值。当前，由于城建档案建设并未充分融合智慧城市的建设理念，使得城建档案信息化建设水平较低。主要表现为部分城建档案管理机构并未深入解读智慧城市建设理念，并未关注城建档案信息化硬件设备与管理体系的完善，仍以传统实体档案作为管理主体，使得城建档案的数据库建设与应用仍处于传统的人工阶段，影响了城建档案管理效率。除此之外，在城建档案的管理与维护工作中仍采用传统人工的方法，按照相关维护制度与步骤展开城建档案的管理与维护。尤其是在城建档案网站管理中，并未将现代信息化技术应用于城建档案的维护工作中，使得城建档案网站并不稳定，无法实现城建档案的科学化、规范化管理。

二、智慧城市城建档案应用价值

1.为智慧城市发展提供支持

智慧城市的发展需要建立在现有的城市管理数据基础之上，而智慧城市档案则为智慧城市建设提供了基础的数据支撑。智慧城市建设可以依据现有的数据判断当前城市发展状况，如城市的基建图纸、数据图表同样能为智慧城市的建设和发展提供数据支撑。另外，也可以根据相关的图表内容对城市的发展方向和具体的发展情况作出专业判断，根据当前城市的现有问题作出明确规划并设计具体的实施方案。依托城建档案中的数字内容，优化与调整城建管理方案，如可以对城市文化景点开展重新规划或是对城市现有的历史遗迹作文字描述等。

值得注意的是，智慧城市建设当中的档案管理直接影响着公共服务，因此，城建档案管理也属于对外公共服务的主要部分。但由于客观原因影响，在以往的档案管理工作中，档案内容只针对特定的工作部门开放，这一现象不符合智慧城市的建设思路，也不符合智慧化档案管理的工作原则。因此，在智慧城市建设背景下，档案管理必须贴合智慧城市的建设需要，利用信息化管理手段为智慧城市建设提供更多的线上服务。一方面，城建档案管理必须对接线上管理平台为信息服务平台提供数据依托和问题处理服务，确保档案信息能够满足公共服务需求；另一方面，线上档案管理必须优先满足当前智慧城市的发展建设，通过数据整理和数据公开共享，提高智慧城市的建设水平。

2.提高智慧城市发展水平

智慧城市的发展以信息技术为基础，智慧城市发展速度较快，所产生的数据信息规模较大。传统纸质的城建档案并不能匹配智慧城市发展的速度，使部分城市发展数据难以及时归入城建档案中。基于智慧城市的城建档案要向数字化方向转变，将城市发展的数据信息完整归档，并筛选重复数据，提升城建档案管理效率，进而为智慧城市的发展提供支持，提高智慧城市的发展水平。同时通过加强智慧城市城建档案的智慧管理与应用，能够实现城建档案的高效提取与应用，充分发挥城建档案的服务价值，推动智慧城市的可持续发展。

三、智慧城市背景下城建档案管理与运用策略

1.完善城建档案内容

在智慧城市背景下，各行业之间的信息交流和数据交往也越发密切，迫切需要打破传统数据管理之间的独立性。通过整合碎片化城建资源，增加城市内部档案信息的共享程度，建立全面的智慧城建档案管理平台，确保智慧城建档案信息数据能够完整、系统地归入线上管理平台，从而解决在传统城建档案管理过程中存在的碎片化和数据集成问题。要想实现智慧城建档案管理数据的全面集成，就需要做好智慧城建档案的数据接收与数据管理工作，应当从数据收集、数据优化和数据管理三个角度，解决目前智慧城建档案管理不完善且数据管理质量不高等问题。第一，优化智慧城建档案数据收集工作方式。在智慧城建档案数据收集工作当中，由于传统的保证金制度被取消，相关的管理制度并未得到及时完善，导致智慧城建数据收集工作存在欠缺，出现了大量的数据流失等问题。为确保智慧城建档案管理工作的完整性，应当从管理机制的角度入手，完善收集工作制度，为智慧城建档案管理的高效发展打下基础。首先，应当在智慧城建档案收集中采用诚信管理制度，通过明确管理机构和移交方式约束相关单位的文件移交时间与移交内容。如此一来，能够明确档案管理的责任主体，对于在工程验收和数据移交过程中存在的不符合国家规定的行为，也能及时作出惩罚和警告；其次，建立健全城建档案管理责任制，严格监督城建档案管理的收集工作，确保档案管理工作的合理分工，并细致划分工作职责。与此同时，制定严格的责任指标，明确工作人员的工作要求，也就是说在接收智慧城建档案时，应明确各类文件的接收标准与管理标准；最后，建立健全责任考核与监督机制。智慧城建档案收集工作应有明确的监管机制，如谁来管、怎么管和所管的内容都需要做出明确规定，才能够确保工作制度真正落到实处。第二，丰富智慧城建档案归档内容。一直以来，智慧城建的档案数据主要包括法律规定的内容和面向社会征集的内容。法律规定的内容主要包括各单位的施工内容和竣工档案。面向社会征集的档案则主要包括与城市建设和城市发展相关的数据，主要由各级档案馆保管和收集。在智慧城建背景下，大量的工程建设项目也会通过数据的形式形成，并分散于各個施工单位的管理体系当中。因此，建立线上集成管理系统也成为当前智慧城建档案管理的主要工作方向。通过丰富智慧城建档案归档内容，不仅能够完善智慧城市发展过程中的历史记忆，也能收集社会习俗、传统文化等文化内容，丰富智慧城市的文化内涵。一方面，应及时归档和处理法律规定所要管理的城建档案。城建档案是智慧城市发展的真实数据记录，从数据化的角度改革档案管理方式，不仅能促进档案资源的形态质变，还能进一步提升智慧城市建设和发展过程中的真实数据与变更。从目前来看，我国城市建设档案管理规定等相关法律文件中并未将数据档案纳入其中，因此，必须及时更新在信息化时代数字档案的管理范围和管理标准，从而保证智慧城建背景下档案数据的完整性和真实性；另一方面，在智慧城建背景下，档案管理应当与当地的历史文化和社会发展相结合，真正实现因地制宜。例如，智慧城市可以根据当地特有的历史文化和经济发展情况，收集具有当地代表性的区域特色档案，从而达到丰富智慧城建档案资源的目的。

2.重视档案服务建设

档案服务建设是促进智慧城建发展的主要内容，是提升城市公共服务质量的关键环节。因此，应当在数字化建设的背景下，进一步提升档案服务水平，在提升智慧城市公共服务能力的同时，尽可能地为智慧城建提供数据支持。在实施过程中，将城建档案公共服务与智慧城市公共服务体系相融合，应当进一步调整和优化档案数据，将与智慧城市相关的数据和信息共享，确保公众能够灵活调用和查询城建工作档案，为相关部门的工作提供更完整、准确的数据服务。

智慧城建档案服务需要面向全社会提供数字化管理内容，在提供数据的基础上做好软件和硬件准备工作，结合智慧城市的发展需求。城市档案管理也应做好网站管理工作。线上网站不仅能够为公众提供查询档案的平台，还可以通过网站快速调取针对性的数字档案，而所有的数据内容必须符合智慧城市的实际情况。同时，档案管理工作人员应定期做好数据更新和数据维护，通过及时更新智慧城市的档案资源，确保线上档案内容符合当前城市发展现状。在利用智慧档案提供公共服务的途中，也要注意档案服务的互动性。因此，智慧城建的档案管理内容并非只是单纯地提供数字资料，而是通过转变思想观念，为公众提供更高质量的档案服务。通过强化与公众之间的互动，为公众提供定制化的档案服务。这就需要档案管理部门根据公众的实际需求整理材料，并定向分类材料，从而提升城建档案资源的完整性与利用价值。

3.优化档案管理流程

城建档案管理一般包括数据集成、数据管理、数据利用、数据维护和数据更新等环节。在智慧城建背景下更强调以人为本和提高效率，智慧城建档案管理工作必须进一步优化管理工作方式，提升管理效率，降低管理成本。第一，智慧城建的发展促使各领域档案数据不断增加，再加上信息化管理水平的成熟，导致智慧城建档案管理工作不再只是简单的流程复制，而是由传统的人力管理向数字化管理方向转变。传统的城市档案管理是以纸质载体为基础，数字化管理不再受纸质载体的影响，而是依托线上管理平台整合处理档案信息。因此，需要将全周期管理理念融入管理体系当中，在此基础上将数据收集、数据处理、数据整合、数据应用和数据更新等环节集于一体，重新定位与思考智慧城建档案管理的新特征和新要求。第二，智慧城建具有周期长、整体性、综合性和专业性的特征，智慧城建档案管理应做到全过程和全方位管理。在数字化背景下，城建档案管理人员的数据管理工作也需要提前开展，从文件形成至文件保存阶段都需要档案管理部门根据智慧城建的建设现状，制定包括数据收集、数据存储、数据管理和数据整合等要素在内的管理方案。在智慧城建项目建设途中也应利用大数据技术和云分析技术鉴别处理和挖掘项目施工过程中所产生的实时数据，从而提升数据管理效率。在城建项目竣工后，应当在整理档案数据的过程中利用数据挖掘技术和数据可视化分析技术，科学、合理地预测数据管理需求。从服务于城市建设和公众日常生活的角度优化数据管理方式，从而确保档案管理能够满足社会的多元化需求。

4.丰富档案利用方式

基于智慧城市的城建档案运用能够加强城市公共服务质量，共享与利用智慧城市的信息资源，实现城市建设共建共享，推动城市的共同发展。第一，应用智慧化城建档案馆，创新城建档案利用与服务形式。智慧化城建档案馆能够公开城建档案信息，并能够使公众及时了解相关信息，提升城建档案的利用率与服务能力。比如，城建档案管理部门可以開发某信小程序，方便相关人员上传产权信息、单位介绍信等材料，提高城建档案的服务能力。城建档案部门也可以开发电子签章系统，针对部分需要使用城建档案查档利用专用章的情况，可以利用电子签章系统方便城市居民的使用，提高城建档案的利用能力。第二，探索城建档案共享途径，提高城建档案服务能力。为积极推进公共服务，智慧城市要加强信息开放与信息共享。通过探索城建档案共享途径，发挥智慧城市城建档案馆的优势，向社会各个主体开展信息共享。同时，智慧城市可以针对城市的城建档案开展统筹管理，建立不同层次的城建档案共享平台，实现信息资源的整合。比如，借助大数据技术、云计算技术，与不同城市或不同行政机关建立城建档案数据区域共享联盟，实现区域规划数据、建设数据的共享，不仅能够发挥城建档案信息资源的优势，还能提高智慧城市的行政服务能力。

四、结论

总的来说，智慧城市的建设不仅能够为我国城市发展提供方向，还能推动城市建设模式的变革。智慧城市的城建档案管理工作是推动智慧城市建设的重要环节，加强智慧城市城建档案管理要结合智慧城市的发展理念，完善城建档案内容，加强城建档案公共服务建设，优化城建档案管理流程，丰富城建档案利用形式，发挥城建档案的应用价值，推动智慧城市的可持续发展。

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（作者单位：青岛西海岸新区建筑工程管理服务中心）

作者简介：云志（1974—），女，汉族，山东淄博人，本科，馆员，研究方向：档案管理。