档案安全保障管理机制的构建

王维娜

摘 要：随着信息化时代的到来，企事业单位的档案管理工作正面临着前所未有的挑战和机遇。当前，档案安全已经成为确保信息安全、维护国家安全和社会稳定的重要组成部分。构建科学的档案安全保障管理机制，对于提升档案工作质量和效率、防范档案安全风险具有重大意义。文章分析了当前企事业单位档案安全管理中存在的问题，并在此基础上提出构建档案安全保障管理机制的策略。通过制度建设、技术支撑、人员培训和物理保护等手段，促进档案的真实性、完整性和安全性，从而推动社会经济的健康发展。基于此，文章阐述了当前企事业单位档案安全保障管理的现状，分析了构建档案安全管理保障机制的意义以及档案安全保障管理机制的原则，并提出了档案安全保障管理机制的构建策略。

关键词：企事业单位；档案安全；安全保障；管理机制

中图分类号：G271 文献标识码：A

在信息技术飞速发展的今天，随着企事业单位档案工作从传统的纸质档案管理逐渐转型至电子档案管理模式，档案安全问题也日益突出。档案是记录企事业单位活动的真实证据，也是国家和社会宝贵的信息资源。因此，加强企事业单位档案的安全保障，防止丢失、破坏和泄露档案信息，已成为当前档案工作的一项紧迫任务。构建档案安全保障管理机制，不仅需要企事业单位完善相关的法规制度，加强档案管理人员的专业培训，还需借助现代化信息技术手段，提高档案安全管理的智能化、科学化水平。

一、当前企事业单位档案安全保障管理的现状

首先，随着企事业单位信息化建设的不断深入，电子档案的数量日益增加，但同时，电子档案安全保障体系还不够完善。许多企事业单位在电子档案管理上，缺乏专业的人才和技术支持，电子档案的备份、恢复和防篡改等措施不到位，安全防护措施未能全面覆盖，很容易导致档案受到外界的非法存取、破坏或丢失；其次，虽然多数企事业单位已经建立起一套较为规范的管理体系，但在实际操作过程中，档案室的安全管理仍然存在漏洞。例如，企事业单位对于档案室的物理安全管理，未能全面实施防潮、防火和防盗等安全保障措施，有的企事业单位档案室可能缺乏有效的温湿度控制系统。此外，部分企事业单位在日常管理中，忽视监控档案的使用过程，没有严格规范档案的借阅、复制和转移等环节，在很大程度上增加了档案的安全风险；再次，企事业单位在完善档案安全保障时，往往重视物理安全和技术安全，忽视了管理安全和法律安全的重要性。具体表现为档案工作人员的安全意识不强，缺乏相应的安全保障知识和技能，在一定程度上降低了安全管理措施的实效性；最后，随着全球化经济的发展，企事业单位档案的国际交流与合作日益频繁，要求相关企事业单位在档案安全保障管理上，不仅要遵循国内的法规政策，还要考虑国际法规及标准，这对于许多还在使用传统管理方式的企事业单位来说是不小的挑战。总之，加强企事业单位档案安全保障管理是一个需要多方面共同努力、不断优化和完善的动态过程。在风险与挑战并存的环境下，企事业单位需要建立起更加全面、系统的档案安全保障管理体系，以适应不断变化的内外部环境，保障企事业单位档案资产的安全。

二、构建档案安全管理保障机制的意义

第一，构建档案安全管理保障机制有助于保障信息资源的安全。档案作为企事业单位历史发展、经营活动的重要信息载体，其安全直接关联到企事业单位的知识产权、商业秘密和运营数据安全。构建有效的安全管理保障机制，能够确保这些信息资源不受损害，防止因档案被泄露、丢失或损坏给企事业单位带来直接的经济损失或损害单位信誉；第二，构建档案安全管理保障机制能够满足合规性要求。随着法律法规要求的不断提升，企事业单位的档案管理不仅需要符合内部控制的要求，还需要遵守国家相关法律法规的规定；第三，构建档案安全管理保障机制有助于促进企事业单位信息化建设。随着企事业单位信息化程度加深，档案安全管理也从传统的纸质档案保护转向了电子档案的信息安全防护。可见，构建安全保障机制能够促进企事业单位集成与管理各类信息系统，提高单位整体的信息化水平；第四，构建档案安全管理保障机制有助于增强企事业单位的危机应对能力。在面临自然灾害、网络攻击等突发事件时，成熟的档案安全管理保障机制能够帮助企事业单位迅速恢复档案信息系统的運行，减少事故对企事业单位运营的影响，提高企事业单位的抗风险能力；第五，构建档案安全管理保障机制有助于提升档案工作的专业性和系统性。通过构建档案安全管理保障机制，将档案管理工作规范化、制度化，提升档案工作人员的安全意识和专业技能，从而保障档案管理工作在实际操作中的有效性。

三、档案安全保障管理机制的原则

一是坚持合规性原则。即所有档案安全保障措施都应当符合国家的法律法规，遵守行业的标准规范。其中，涉及信息安全、隐私保护以及业务操作的合法性等多个层面；二是坚持完整性原则。保证档案从创建到归档整个周期的完整，避免丢失、破坏或非法篡改信息；三是保证可用性原则。既要做好档案的安全防护工作，也要保障授权使用者能够便捷地获取所需档案，以确保高效利用档案资源；四是坚持风险管理原则。评估和控制可能遭遇的风险，减少安全威胁对档案的影响，确保档案的安全和稳定性；五是坚持层级保护原则。根据档案的重要程度来确定保护级别，对于关键的档案实行严格的安全措施；六是坚持责任原则，从高层到基层的每一个员工都应清楚自己在档案安全中承担的责任，确保档案安全责任到人，管理有序；七是坚持持续改进原则。随着技术进步和环境变化，审视和优化档案安全管理体系，不断提高其有效性和适应性。

四、档案安全保障管理机制的构建策略

1.建立全面的档案管理政策

建立全面的档案管理政策是企事业单位构建档案安全保障管理机制的基础。首先，要求企事业单位要深入分析现有档案管理状况，识别出管理中的漏洞和不足，如发现非授权访问的尝试次数、访问高峰时段和档案被查询的频次等数据，从而有针对性地制定管理政策。在制定档案管理政策的具体内容上，应明确档案管理的目标和预期成果，包括确保档案的完整性、可靠性和可用性。同时，目标还应包含提高档案服务的效率，保护档案免受内外部威胁。企事业单位可通过设定具体、可量化的目标，在减少档案安全事故发生的同时，提升档案检索的响应速度等；其次，档案管理政策需细化到职责分配。从高层管理者到普通员工，每个人在档案管理中必须明确职责。例如，高层管理者负责制定档案安全战略，IT部门负责实施技术保护措施，而档案管理人员负责日常的档案维护和审计工作；再次，制定操作规程是确保档案管理政策得以贯彻执行的关键。操作规程应涵盖档案的创建、存储、使用、维护和销毁等每个环节，企事业单位应确保每个步骤都有标准化的操作指南；最后，建立监督机制是确保档案管理政策有效性的保障。企事业单位应设置定期的内部审计和监控系统，如通过档案管理系统的日志审计功能，监控档案的访问和使用情况。构建监督机制不仅可以及时发现并纠正管理中所存在的问题，还能利用数据分析发现档案管理的趋势和潜在风险，为进一步优化政策提供依据。总之，全面的档案管理政策构建需要基于数据基础，企事业单位要尽可能做到明确目标、细化职责、规范操作和严格监督，形成一个闭环的管理系统，对于确保档案的安全性和有效性至关重要。

2.实行分级管理和控制

实行分级管理和控制是档案安全保障管理机制中的一项关键策略。首先，企事业单位要根据档案的重要性将档案分类，针对不同等级的档案实施相应的管理和保护措施。具体来说，企事业单位应以具体数据分析为基础，对档案详细分类。例如，通过分析过去一段时间内的安全事件报告，可以发现某类档案频繁遭受安全威胁，某类档案对业务连续性的影响最大等。这样的数据分析有助于确定档案的分类标准，从而制定分级管理的框架。在实际操作中，企事业单位要制定档案的分类标准，包括档案的使用频率、业务重要性和法律法规的要求等。例如，客户个人信息、公司财务报表等应被划分为最高级别，因为泄露这些重要档案信息会导致较大的法律责任和经济损失；其次，企事业单位需针对每个级别的档案定制具体的安全措施。对于最高级别的档案，需要使用加密、访问控制和多因素认证等高强度的安全技术。而对于较低级别的档案，则可以采用相对较轻的安全措施，如访问控制、定期更换密码等；最后，企事业单位还需定期分析数据，评估安全控制措施的有效性。综上所述，实行分级管理和控制的策略不仅要深入分析现有档案的安全状况，还需要企事业单位能够灵活调整和更新安全控制措施，以应对不断变化的市场环境和业务需求。

3.定期开展风险评估和审计

定期开展风险评估和审计是确保企事业单位档案安全保障管理机制长效运行的重要策略。这一策略的核心是通过持续的监控和评估，识别和预防潜在的风险和威胁，以确保管理措施的实施效果。在实际操作中，企事业单位要以收集、分析数据为起点来评估风险。具体来说，企事业单位可从内部、外部资源中收集数据，如历史安全事件记录、操作日志、访问控制日志、系统漏洞报告以及员工的反馈等。通过分析这些数据，可以直观了解企事业单位档案管理系统的薄弱环节，并需将这些数据转化为可操作的信息。利用风险评估工具，如风险矩阵，分类各种风险，有助于企事业单位迅速采取有效措施防范高风险，也有助于企事业单位识别、长期跟踪和管理低风险。另外，企事业单位应重视审计过程，定期验证安全控制措施的有效性。通过对比审计结果与风险评估的数据，企事业单位可以评估当前的安全措施是否存在需要调整或改进的地方。当审计发现实际的安全事件发生频率高于风险评估的预期，可能表明企事业单位需要加强员工安全培训或采取技术升级防护等措施。企事业单位还应确保审计过程的客观性，需要第三方安全服务提供商的参与，可以专业的视角和经验帮助企事业单位发现问题所在，并为企事业单位提出建设性的改进建议。

4.加强档案安全技术保护

加强档案安全技术保护是当前众多企事业单位在构建档案安全保障管理机制时重点关注的策略。此策略的实施通常依赖于更新技术手段、优化防护措施。首先，企事业单位需要全面梳理和评估现有档案安全技术保护措施。通过收集数据，如网络入侵检测系统的警报频次、安全软件拦截恶意软件的次数和数据泄露事件的发生率等，获得关于现行安全技术效能的初步认知。在此基础上，企事业单位应当监测各类安全技术措施的实施效果。利用先进的安全信息和事件管理（SIEM）系统，实时收集和分析安全事件的数据，从而开展更为细致的数据分析。例如，企事业单位通过分析SIEM系统中记录的异常访问数据，可以发现在启用新的入侵防御系统后，未经授权的访问减少了30%，这表明技术升级对于提升系统整体安全性至关重要。此外，加强档案安全技术保护还需要持续的投入和更新。企事业单位需定期评估新出现的威胁，并据此更新技术防护措施。有数据显示，某企事业单位在安全技术上的投资增加了10%，相关的安全事件和数据被泄露事件减少了60%，这表明增加投资对于提高安全防护水平是有必要的。可见，通过收集、分析和对比具体数据，企事业单位能够更精确地评估档案安全技术的实施效果，并据此调整投资策略，确保档案安全技术保护措施的最优化。

5.强化人员的安全意识和操作规范教育

在构建档案安全保障管理机制的过程中，强化人员的安全意识和操作规范教育是一项不容忽视的策略。实践表明，技术防护措施虽然重要，但人为因素往往是导致安全事件的关键因素。因此，通过教育和培训提升员工的安全意识，对于防范档案安全事故有着不可替代的作用。首先，企事业单位要开展定期的安全意识教育和操作规范培训（如图1），有利于减少因操作不当而导致的安全事件，企事业单位可以通过分析数据，评估教育培训的效果。例如，企事业单位在开展了一系列的安全教育培训后，通过考试和测验来评估员工的安全知识掌握情况。培训前的测试显示，只有40%的员工能够正确回答关于安全操作的问题，而培训后，这一比例提高到了80%，这说明教育培训能有效提高员工的安全知识掌握水平；其次，企事业单位还可以通过分析安全事件的发生频率，评估教育培训的效果。有案例显示，某企事业单位在实施系统性的安全意识教育前，每月平均有10起由员工操作失误引起的安全事件，而教育实施一年后，这一数字下降到每月平均3起，安全事件减少了70%，表明教育培训在减少人为错误方面起到了积极的作用。此外，强化安全教育和操作规范不仅能减少安全事故的发生，还能促进员工遵守企事业单位的安全政策。综上所述，通过持续的安全意识教育和操作规范培训，结合定量的数据分析，企事业单位不仅可以直观地评估教育培训的效果，还能进一步完善教育培训内容，持续提升员工的安全操作意识，从而为企事业单位档案的安全保障提供有力支撑。

五、结束语

在信息化时代背景下，加强档案安全已经成为企事业单位管理工作中的一项核心内容。然而，档案安全保障管理是一个动态发展的过程，要求企事业单位持续关注外部环境变化，不断审视内部管理策略，以确保及时更新技术手段，保持策略的先进性。通过一系列具体策略，如加强技术保护、培养管理人员的安全意识以及操作规范等，企事业单位不仅能有效预防和减少安全事故的发生，还能提升整体的安全管理水平，为企事业单位的可持续发展提供坚实的保障。

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（作者单位：济宁市公路工程总公司）