城市轨道交通工程竣工档案接收的探索与创新

林颖

摘 要：城市轨道交通工程竣工档案是城建档案馆重要馆藏类目之一，但轨道交通工程竣工档案的接收在实际工作中存在诸多困难。杭州市城市建设档案馆从进馆范围、人才培养和工作标准等方面，对城市轨道交通工程竣工档案的接收实施了大胆的探索，在确保档案质量的同时，提高了工作效率，形成了具有杭州特色的轨道交通工程竣工档案接收模式。

关键词：城市轨道交通；竣工档案；电子档案；城建档案馆

中图分类号：G27 文献标识码：A

轨道交通档案反映了轨道交通工程建设的全过程，是轨道交通系统安全运维的重要依据，是开展行业科普及参与构建智慧城市的基础资源，也为质量与安全责任追溯提供了重要的依据。

自2012年11月杭州地铁一号线正式建成通车起，截至目前，杭州已经建成12条地铁线路、总长度516千米的城市轨道交通骨干网络，实现十城区全覆盖。目前，杭州市城市建设档案馆已接收杭州地区轨道交通1号线、2号线、4号线、5号线和16号线共计200多千米的竣工档案，总案卷数超过1.6万卷。面对数量巨大的城市轨道交通工程竣工档案，杭州市城市建设档案馆（以下简称“杭州馆”）改变传统工作思路，做好近、远期规划，主动服务，协调多部门，优化办事流程，借助互联网优势实现了城市轨道交通竣工档案接收“最多跑一次”，在保障地铁档案及时、完整、准确接收方面取得了明显成效。

一、杭州市城市轨道交通工程竣工档案接收遇到的难题

1.进馆范围不明确

城市轨道交通工程建设涉及的专业众多，除土建工程外，还包括通信系统、信号系统以及供电系统等各类设备设施安装工程。虽然2013年开始实施的《城市轨道交通档案整理标准》（CJJ/T 180-2012）中对城建档案馆的归档内容提出了建议，但由于各地城建档案馆工作方式不同，信息化程度存在差异，照搬该标准开展城市轨道交通工程竣工档案的接收在实际工作中存在一定的困难。此外，随着城市轨道交通线路的使用和改造，部分设备安装工程竣工档案的使用价值会随着时间推移而不断降低。例如，杭州地铁1号线的自动售票系统在运营过程中已历经多次改造，原始竣工档案中的记录与现场实际已大相径庭。缺少以档案价值为基础而制定的竣工档案进馆范围，不仅会增加城建档案馆的无效工作量，占用城建档案馆宝贵的人力资源，还为日后档案利用时提供信息的准确性埋下了隐患。

2.复合型人才不足

随着轨道交通网络的扩张，工程档案增速明显，对档案管理工作也提出了更高的要求。城市轨道交通工程档案管理工作所需的人才，是同时具有“轨道交通工程专业知识”和“档案专业知识”的复合型人才。

目前，杭州市城市轨道交通工程档案人才队伍主要由建设单位档案员和城建档案馆职工组成。建设单位处于城市轨道交通工程竣工档案的形成端，其档案人员的主要职责是收集和保管施工过程中形成的资料，在整理、立卷后，向城建档案馆移交。但城市轨道交通工程的工作重心往往聚焦于施工进度和工程质量，对位于建设程序末端的档案工作的重视程度不足，加之工程项目人员流动性较大，导致建设方档案专业人才不足。城建档案馆处于城市轨道交通工程竣工档案的接收端，其主要职责是对进馆档案的质量开展检查，确保馆藏档案的完整性和可用性。但城建档案馆因受到人员编制和自身专业的限制，普遍缺少城市轨道交通工程领域的专业人才。在首尾两端都受到自身条件所限的现状下，城市轨道交通档案管理复合型人才显得尤为重要而稀缺。

3.档案完整性与属地管理之间的矛盾

杭州城市轨道交通工程连接着杭州地区的10个辖区，其中，除4个主城区外，其余6个区都设有城建档案管理机构。若根据城建档案工作一直遵循的“属地管理”原则，杭州地区的城市轨道交通工程竣工档案将会根据项目所在区域，分别由不同的城建档案管理机构实施接收和保管，这不仅会破坏档案的完整性，还会给日后档案利用和数据分析造成很大的不便。如何化解城建档案的属地管理原则和档案完整性之间的矛盾，成为档案接收工作的一个焦点。

4.缺少档案接收单元的划分标准

国标GB/T 50299-2018《地下铁道工程施工质量验收标准》将地铁工程验收划分为项目工程、单位及子单位工程、分部及子分部工程、分项工程及检验批。按照该标准对项目工程、单位工程的释义，地铁的整条线路为一个项目，独立的车站、区间、车辆段、停车场或车辆基地分别为单独的单位工程。

但在实际工作中发现，该标准适用于轨道交通工程项目的质量验收，却并不适用于轨道交通工程档案的接收。首先，城建档案馆一般以项目为基本单位开展竣工档案接收工作，但若以整条线路作为一个项目开展档案接收，会因为项目过于庞大、单位工程过多，而严重影响档案接收的进度。此外，過于庞大的项目在竣工档案整理、分卷时也极为不便；其次，由于同一条线路中各标段间施工进度的不同，各个站点和区间的竣工时间存在较大的时间差，若较早完工的站点或区间的竣工档案不及时接收进馆，随着项目的完工和人员的撤场，散落在档案馆外的竣工档案存在着很大的安全保管隐患。

二、杭州市城市轨道交通工程竣工档案接收新举措

1.制定接收标准，明确进馆范围

2011年，在杭州市地铁一期工程不断推进的同时，杭州馆派人前往天津、上海等城市，学习其他档案馆在城市轨道交通工程竣工档案接收工作中的先进经验，又根据《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档整理规范》等文件，结合杭州市轨道交通建设实际情况，起草了《杭州市城市轨道交通工程档案进馆范围》。该进馆范围在征求各职能部门、专业设计人员和地铁参建等单位的意见后，上报杭州市档案局审查，于2011年8月发布。同年12月，杭州馆又牵头制定了《杭州市城市轨道交通工程档案归档范围》，统一了杭州市城市轨道交通各参建单位应归档的资料。

2017年，为配合《城市轨道交通工程档案整理标准》和第四版《杭州地铁单位工程、分部工程和分项工程划分标准》的实施，杭州馆在总结了地铁1号线档案工作的经验后，制定了《杭州市城市轨道交通工程档案移交书》。该移交书根据施工工艺将杭州市轨道交通工程竣工档案分为20个类别，通过更精细化的管理极大提高了档案的接收和利用效率。同年，杭州馆又制定了《杭州市城市轨道交通工程声像档案归档整理规定》，统一了杭州市城市轨道交通工程声像档案工作标准。

2022年，杭州馆受浙江省住房和城乡建设厅的委托，制定了《浙江省城市轨道交通工程档案进馆范围》，并于2022年9月正式发布，成为全省城建档案馆轨道交通工程竣工档案接收的最新标准。

2.提高综合素质，打造专业队伍

（1）成立工作小组，完善工作机制

为了更有针对性地开展城市轨道交通竣工档案接收工作，杭州馆组建了轨道交通工程竣工档案工作小组，由分管领导任组长，科室负责人任副组长，全面负责杭州市城市轨道交通工程竣工档案接收。工作小组共有组员8人，全部具有档案中、高级职称，其中，馆员4人、副研究馆员3人以及研究馆员1人，3名副研究馆员中有2人具有工程师职称。工作小组与杭州市地铁集团建立了长期合作工作机制，根据轨道交通工程建设工期的安排，制定了城市轨道交通工程竣工档案接收长期规划、短期计划和年度目标，并与馆内签订目标责任书。年度目标明确后，工作小组将年度目标分解到月、落实到人，与月度、年度目标和考核挂钩；组员通过在线预审、上门指导等方式不断跟进档案整理和归档的进度，按月更新数据，确保档案接收工作有序开展。

（2）内外挖掘潜力，提升业务水平

为打造高素质、专业化的队伍，杭州馆从内、外两方面着手，并强化档案收集始末两端人员的业务水平，全面提升城市轨道交通工程竣工档案工作人员的综合素质。

对内，工作小组制订详细的交流和学习计划：每周派人前往地铁集团开展业务交流，学习地铁工程专业知识；每月开展内部学习，针对实践中遇到的问题开展讨论和反思；每半年对照工作计划开展总结、分析，确保接收进度；年终根据小组全年的交流、学习状况，构思来年提升计划。通过常态化的学习、实践和反思，杭州馆不断从内部挖掘潜力，打造了一支能力强、业务尖的城市轨道交通工程竣工档案接收队伍。

对外，杭州馆每季度举办档案业务技术交底培训班，免费为各参建单位档案员提供档案法律法规、档案收集以及档案整理等专业知识培训，平时为上门咨询的档案员提供一对一的现场指导，有效提升了杭州地区城市轨道交通工程档案员的业务水平。

通过内、外结合的全方位培训，杭州馆培养了一大批“轨道交通工程专业知识+档案专业知识”的复合型人才，在大力提高档案进馆速度的同时，有效保障了档案质量。

3.改革传统模式，严控档案质量

（1）突破“属地管理”，实行整体接收

为解决档案“属地管理”原则和档案完整性之间的矛盾，避免因分区接收而割裂城市轨道交通工程竣工档案的内在联系，杭州馆提高站位，提出在城市轨道交通工程竣工档案接收工作中将“属地管理”模式调整为“一馆接收”模式，由杭州馆统一接收整个杭州地区的城市轨道交通工程竣工档案，以确保档案的完整性。在“一馆接收”的模式下，当遇到地铁与非地铁合建项目时，以优先保障城市轨道交通工程竣工档案完整性为原则，将共建项目的共用资料在轨道交通工程项目中归档，由杭州馆实施接收；非共用档案仍遵循“属地管理”的原则，由项目所在地的城建档案管理机构实施接收。

（2）结合实践经验，调整接收单元

由于《地下铁道工程施工质量验收标准》中对项目和单位工程的划分方法并不适用于城市轨道交通竣工档案的接收，而现行有效的标准中又缺少可用于档案接收的项目和单位工程的划分方法，杭州馆根据城市轨道交通工程的特点，结合实践工作经验，按照“点、线结合划分项目，规划、验收结合划分单位工程”的原则，制定了城市轨道交通工程竣工档案接收单元的划分方法。

点、线结合划分项目是指：以《建设工程规划许可证》为依据，将城市轨道交通工程的车站、区间等可单独施工且档案相对独立的构筑物划分为一个项目，以“点”状实施档案接收，以专业为依据，将城市轨道交通工程中的通信系统、供电系统等整条线路连续施工，且档案不便分割的多个小项目划分为一个整体的大项目，以“线”的方式实施档案接收。

规划、验收结合划分单位工程是指：当同一地铁站点中出现同期规划、分期验收的情况时，以《建设工程规划许可证》为基础、工程验收会议纪要为依据，将该站点内已通过验收与暂缓验收的施工内容分别登记为独立的单位工程，分阶段实施档案接收。

新制定的接收单元在项目和单位工程的划分上更加精准、细致，有效缩短了工程竣工和档案接收之间的时间差，更符合城市轨道交通工程竣工档案接收的工作实际需求。

（3）积极主动服务，确保档案质量

面对轨道交通建设时间短、工程量集中的特点，杭州馆主动出击，根据项目竣工计划制订档案接收计划，集中工作小组全部人力，采用提前预审的服务方式全力推进档案接收工作进度。由于城市轨道交通工程經常出现标段内、项目间资料共用的情况，为了避免因不熟悉项目实际情况而产生不必要的整改意见，工作小组内采用了分标段包干预审的方式，即小组内每两人组成一个合作单元，对同一施工标段的竣工档案实施互审，形成集监督与合作为一体的工作机制，对同一标段内的项目按“成熟一个、接收一个”的原则实施接收。为提高预审服务质量、统一工作标准，杭州馆制定了《杭州市轨道交通档案审核要点》，明确了城市轨道交通工程所涉及的多个不同类型的工程竣工档案的审核要求，并在预审工作中严格执行。严谨的工作态度和积极主动服务的工作方式，让杭州馆在实现严控竣工档案质量的同时，大幅度提高档案验收和档案接收的工作效率。

4.数字化转型，提高办事效率

2017年10月，杭州馆开始推行电子文件在线验收和接收。竣工档案验收一改传统的线下验收模式，变为采用“在线申请、线上办理、在线反馈验收意见”的模式，竣工档案接收也由最初的“先接收纸质档案再整理并数字化加工”，调整为“先接收电子档案再接收纸质档案”模式。建设单位通过“浙江政务服务网”对建设工程竣工档案提出验收申请，城建档案管理机构对符合验收要求的项目出具电子版《浙江省建设工程档案验收意见书》并提供下载，实现了不见面办理验收。验收通过后，纳入进馆范围内的电子竣工档案通过“杭州市建设工程电子文件在线接收系统”实施在线移交。电子档案完成移交后，建设单位可预约纸质档案的移交时间，真正实现竣工档案移交“只跑一次”。

为确保城市轨道交通工程电子档案的数据质量，杭州馆制定了《杭州市建设工程竣工档案编制技术规范》，对应归档的电子文件格式、数字化转换要求、电子档案著录要求、文件的大小以及电子印章的使用等内容作出了详细的规定，从源头上保障了电子档案数据的准确性和有效性。

三、结语

城市轨道交通工程竣工档案是城建档案馆重要的馆藏类目，也是城市建设不断向地下空间探索和发掘的重要基础资料。杭州馆在数字档案馆建设的时代背景下，大胆突破传统、不断挖掘潜力，多措并举，在实践探索中不断创新，为建设智慧档案馆奠定了坚实基础。

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[2]中华人民共和国交通运输部.2023年5月城市轨道交通运营数据速报[EB/OL].（2023-06-06）[2023-11-11].https：//www.mot.gov.cn/fenxigongbao/yunlifenxi/202306/t20230606_3841418.html

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[4]周 韬，邢晓岚，魏丽红，张盈.轨道交通档案管理工作质量提升研究——以苏州市轨道交通线网档案中心为例[J].办公室业务，2023（3）：135-137.

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[6]林 颖.杭州市城市建设档案馆地铁工程竣工档案接收实践[J].中国档案，2022（11）：69.

（作者单位：杭州市城市建设档案馆）