RPA技术在企业财务共享中心中的应用研究

汪琳

中国南方航空股份有限公司（以下简称“南航”）是中国运输飞机最多、航线网络最发达、年客运量最大的航空公司。本文选择南航作为研究对象不仅仅是因为南航的规模大、资金雄厚，更是因为它很早就积极响应了国家关于国企数字化转型的要求，对企业进行全面的数字化改造，并应用新技术重新构建了自己的业务流程，从而焕发出了新的生机。但南航业务流程有待改进，企业财务共享服务中心还需要进一步的优化提升，因此，本文针对南航内部仍有待改进的问题进行了分析。

在当今时代，越来越多的企业为了适应科技的飞速进步和时代的发展，开始通过数字化转型来提高工作效率，推动企业的可持续发展，而企业的数字化转型需要以财务共享中心为依托。财务共享中心能够为企业数字化转型奠定基础，在一定程度上提高企业工作效率。

RPA是一种机器人流程自动化技术，在人工智能的运用基础上对人类行为进行模拟，进而完成高效率的作业，多用于劳动密集且重复性高的工作。从上个世纪九十年代末以来，RPA技术不断发展并得到了广泛的应用，近十年来其运用频率更是出现了井喷式的增长。如今，RPA技术被运用在各行各业，财会行业也不例外。

将RPA技术运用于企业财务改革，能够提供较大的帮助，因此RPA财务共享中心建设被很多企业纳入了规划之中。本文选取南航作为研究对象，对其基于RPA技术的财务共享中心这一新型财务管理模式投入使用后所带来的变革进行分析研究。

一、RPA概述

（一）RPA技术简介

RPA技术是指通过使用用户界面层中的技术，执行基于一定规则的可重复任务的软件解决方案，是数字化的支持性智能软件，也被称为数字化劳动力（Digital Labor）。自RPA技术概念被提出以来，RPA技术的开发与应用就受到了全球的广泛关注，多被用于重复性高、劳动量大的工作，投入一些需要人脑进行发散思维的工作，以此解放人力，提高工作效率，节约成本。

就财税方面的运用来说，四大国际会计师事务所之一的德勤公司率先发现了RPA技术在财税方面应用的可行性，进而对其进行研究，于2017年6月将其投入使用，并命名为“财务机器人”，此举动正式掀起了国内财会行业的RPA应用热潮，越来越多的公司也相继开始了PRA财务机器人的研发，RPA财务机器人也在我国得到了广泛应用。

（二）现状分析

我国高速发展的经济和科技为RPA财务机器人的发展提供了有力的资金和技术支持。随着行业竞争越来越激烈，优秀的企业也越发重视提升工作效率，推动企业的可持续发展，RPA技术的需求也在不断增加。Ribeiro Jorge在论文中提出，把企业和机构提供的绝大多数服务看作数字服务，而数字服务所需要的更高效率的工作，就需要RPA技术的介入。

就当前的技术而言，RPA仍然只适合需要重复进行并且对稳定性要求不高的流程。因此，大部分企业更倾向于利用财务机器人去处理那些工作需求量大、更加稳定、流程规范要求严格、不需要人工干预的业务流程，比如，规范的凭证记账、费用报销、发票校验、资金支付、税务申报等，此类工作都是财务机器人所擅长的。

二、背景介绍

（一）企业介绍

南航的公司总部位于广州，是中国民航的领军企业，其业务主要是提供旅客、货物等航空运输服务，在中国航空业中，南航每年的客流量位居世界第一，货物吞吐量位居世界前十。调查显示，截止到2021年年底，南航经营着878架波音、空中客车和其他机型的客运和货运航班，持续位居亚洲榜首。近年来，南航不断加强与粤港澳大湾区的整合，2015年南航在前期工作中开始了财务共享中心的建设，2019年南航正式启动了该平台的运营。

（二）企业财务共享中心简介

财务共享这个概念在上个世纪80年代被提出，目前，财务共享服务呈井喷式发展。首先，财务工作以财务核算为主向以财务核算与管控分析为主转变。通过财务共享对各集团的需求进行分析并且融入标准化程序中，最后完成企业对各子公司的管控。其次，建立了一个新型的金融共享中心，它不仅能够进行商业流程管理，而且能够将企业已有的商业流程与新的商业流程联系起来。

财务共享中心的建立，改变了传统的服务模式，使得企业的财务管理能力与效率有了极大的提升，促进了业务流程、财务人员、财务组织以及财务职能转型。通过持续积累运营数据，海量处于共享中心中的数据能够成功转变为企业的重要资产，满足不同层次的管理者对财务分析、财务预测、决策分析的需要，从而具备了数据服务的能力。随着时间的推移，共享中心的会计业务也越来越少，因此，传统的共享中心迫切需要提高自己的能力，以更大程度地发挥数据的价值，因此，财务共享中心的发展必然趋势就是转变成企业的数据服务中心。

纵观南航过去的发展历程，自2017年起，公司的财务共享中心规模不断扩大，到2020年已经拥有了158位相关员工。变动成本系统从2017年的30%提升到85%，报账系统也从原本的12%提升到60%。南方航空财务共享中心以这两大系统核算载体为基础加速集团数字化进程，通过15个机器人自动化流程的成功上线，初步在集团范围内实现业务流程的汇集处理核算，提高了财务管理效率。

三、RPA技术优化方式和效果

（一）企业RPA发展现状

2018年，南航加快推进集团数字化进程，在安永（中国）企业咨询有限公司的帮助下，将4个业务投入使用。此后，通过业务梳理、评估及后期开发，全面上线了10个新自动化流程，涵盖共享中心财务系统入账、成本核算、费用审核及税务相关业务，在财务管理工作中引入RPA技术，让南航财务智能化达到了一个新的高度。目前，南航RPA项目一共完成60条业务流程建设，覆盖了南航集团收入结算、人力资源、财务、机务工程等部门，对接了包含集团官网、税务局官网、EHR、司库系统等22个应用系统，业务处理效率提升400%。RPA数字员工也在具体的业务场景实现了赋能。例如，在航空营销领域，每日南航都需安排人力核对大量的优惠券，包括优惠券的金额、时限、人员等信息，耗费大量人员的精力，又如航空维修领域，由于南航机型众多，航材的库存管理一直是维修领域的重点、难点，航材管理人员需每天檢查航材的入库、报废、合同跟踪等，占据了大量的时间。

虽然南航在RPA运用上已经获得了诸多的成就，但其运用过程中仍然存在有待改善的问题。在航空公司的财务中，涉及到许多具体的费用处理业务，这些工作具有高度的重复性和较高的劳力成本，利用机器人取代人工，可大幅降低人工成本，并可利用剩余的人力进行高附加值的分析、管理等工作。

（二） RPA技术的优化方式

1.费用报销

企业的费用报销一般包括两个过程：发票的管理和审核。在发票的管理过程中，一个很大的问题在于所需工作量过大，南航现有财务系统是对各个公司进行单独核算，所使用的核算体系各不相同，需要整合之后进行统一，工作量大，且极易出错。RPA财务机器人的投入使用，能够很好地缓解这方面的压力。

RPA技术在财务共享服务平台上划分不同种类的费用报销业务，财务人员在进行报销的时候，需要先选择合适的版块来进行操作，再按照提示录入所需报销信息及数额，进行在线报销在线审核。报销人对单据进行扫描后，图像平台借助OCR识别技术自动识别单据上的信息，自动判定报销单附件的合规性和完整性，验证发票的真实性，判断是否重复报销。通过RPA提供的光学字符识别（OCR）技术，可以识别发票核销过程中的图像信息，扫描提取财务共享中心的发票，实现了对从多个渠道收集到的各种发票和文件的自动识别、分类汇总、分配和传递，自动生成报销单，并进行审批之后，根据设定的逻辑进行审计。收费支付智能审核员设置收费支付的审核规则，并嵌入到收费支付系统中。在审计完成后，自动化的报销单据会自动产生；支付指令被发送到等待支付的中心，而金融机器人则根据支付指令进行支付。RPA财务机器人费用报销过程如下图1。

2.资金管理

在南航日常经营活动中，由于过程的复杂性，资金管理工作量大，大量的重复业务占用着工作人员的时间。RPA财务机器人的投入使用，大大优化了付款申请的流程，优化了各系统之间的连接，同时也解决了支付过程中出现的一系列繁琐的问题。财务机器人在资金管理中的流程应用主要包括银企对账、现金管理、收付款处理、银行回单管理等内容。将原本需要人为进行的步骤变为机器人自动识别，自动对单据、对类型进行识别后，将对应的单据表格调用出来，对其内容进行审核。支付申请单的自动生成是为了解决目前资金管理部门不能实现对各个账户的同时登陆、各系统之间的数据不能及时同步的问题，因此在生成付款请求时容易产生数据错误，而不能被及时发现，从而导致公司的经济损失。财务机器人的出现则大大降低了错误的发生率。

在RPA财务机器人进行银企对账的过程中，在原先的模式下，企业往往要人工对每个银行账户都进行对账，工作量大，且内容重复性极高，很容易出现漏查现象，且效率低下。在RPA财务机器人投入后的新模式下，此情况有了极大的改善。在需要进行银企对账时，机器人可以自动登录网上银行，取得银行流水、银行财务数据，并对银行账和财务账进行核对，自动出具银行余额调节表。

3.税务处理

税务处理工作量大、重复性强，工作人员往往需要手工填写大量的信息，效率低，又浪费时间。而税务管理是目前财务机器人运用较为成熟的领域，在纳税申报的过程中，财务机器人可以独立完成每一项工作。在程序的作用下，机器人会自动登陆会计系统，并根据税收主题，将税务申报的业务数据基础批量输出。财务机器人采集了预先保存好的公司基本信息，用于产生报税表草案。会计机器人根据一定的规则对税收差额进行调整，利用预先设定的检验公式，对报表进行检验，按照一定的逻辑，从工作草图中自动产生申报单，并在税务部门的终端系统中完成申报单的自动填表工作。财务机器人以纳税、缴税信息为基础，完成了系统内税务分录的编制工作，并对递延所得、资产或负债进行自动计算。RPA财务机器人纳税申报过程如下图2。

（三） RPA技术的应用效果

1.促进财务人员转型

许多财务工作人员，尤其是从事基础工作的财务工作人员，每天从事基础的、繁琐的工作，重复且繁琐，不但浪费时间，而且会消磨人的意志，而RPA技术在财务共享中心的运用很好地改善了这一状况。在人类看来，这类工作是非常困难和复杂的，但在一个机器人身上，只需几分钟便可搞定。而金融机器人，就是为了让人们摆脱繁重的工作，专注于更有价值的工作。在现在的财务工作中，财务系统操作、内部控制、报告生成、执行记账等基础性工作占据很大的比重，而需要时间思考的分析决策工作则被压缩。员工们被RPA财务机器人技术从原本枯燥乏味的工作中解救出来，能够将宝贵的时间和精力投入到更加重要的工作中去，促进了公司内部的财务人员逐步由传统型逐渐向战略管理型或者信息系统人员转型，让技术赋能型的财务人员把更多的时间投入到一些更加重要的工作中去，企业可以更好地利用有限的人力资源，进行创新实践类工作。

2.降低人为失误

在RPA技术运用到南航的财务共享中心后，由于机器的准确性远远高出人类，公司的审核标准统一度提高，审核效率进度统一度提升，出错率降低。例如，在原有的财务共享系统下，随机模式下可能出现不同的错派情况，最后只能统一转由人工改派。而实施RPA后，机器人程序直接抽取所有类型单据，进行筛选、分派、转派工作，有效减少了错审、漏审等情况的出现 。

四、企业优化措施

（一）提高企业内部科技水平

企业财务共享中心的管理模式对于信息技术的要求较高，而想要让RPA财务机器人平稳地工作，稳定的网络环境必不可少。由此可见，提高企业的内部科技水平势在必行。南航应当重视自身存在的不足，为实现智能化目标，不断完善财务共享流程与RPA技术。首先，南航的技术部门应该针对基于RPA技術的财务机器人进行技术的改进提升。与此同时优化企业的网络环境，及时对相关设备进行更新。另外，企业还应对财务机器人的使用权限进行明确，并对其重要信息进行加密，以防止信息泄露或是遭到恶意攻击，造成财务机器人瘫痪或死机，从而进一步提升企业会计信息安全性，使RPA财务机器人置于一个相对稳定的工作环境之中。

（二）提高相关员工职业素养

随着越来越多企业将RPA财务机器人纳入管理过程中，不少从事简单重复工作的财务人员也面临下岗的危机。为了解决这一问题，同时也为了提高企业的生产效率，南方航空可以对相关财务人员进行集中的岗位培训，提高他们的专业技能水平，加快财会人员转型的速度，最后再将他们分配到更加有用的岗位上去，做到人才的有效利用。

结语：

在大数据技术和信息化浪潮的推动下，RPA财务机器人的运用是今后社会发展的必然趋势，企业对RPA技术的需求量也会越来越高。而目前，财务机器人技术已成为热门话题，RPA技术财务也已经是许多企业建设共享服务中心的重要方式。财务机器人可以促进公司内部的财务人员逐步由传统型逐渐向战略管理型或者信息系统人员转型。与此同时，机器人作业的高精度，大大降低了人为的失误，提升了工作效率。

（作者单位：沈阳城市学院）