企业会计数智化系统建设的经验

李吉平

现代企业财务管理工作的重心逐渐从会计核算、编制报表向业财融合、价值创造转型。信息技术的发展推动了财务管理技术工具的开发与应用。当前，企业界已经普遍开展了会计数智化系统建设的探索，有些已经比较成熟。这些有益的探索在推动业财融合，实现企业高质量发展方面起到了重要的作用。会计数智化系统将现代信息技术融入企业会计实践，通过大数据、云计算、人工智能等先进技术，打造会计自动化、数字化和智能化的财务信息系统，旨在提高财务会计工作的效率和效果，切实发挥财务对业务的支撑作用，从而助力企业转型发展。目前会计数智化系统建设方兴未艾，但也存在一些亟待解决的问题。本文以A企业为例分析企业会计数智化系统建设的经验，并梳理相关问题，提出有针对性的对策建议。

一、会计数智化的概念和特征

会计数智化，是指利用现代信息技术实现会计数字化和智能化相结合的发展趋向。会计数智化产生的根源是现代社会经济发展对组织管理提出了新的要求：一是管理层级扁平化，要求管理工具能够打通组织层级，具有更高效率；二是管理精细化，成本责任中心从传统部门下放到每一名员工；三是管理视角多维化，需要按照不同的管理出发点制作财务报表，与传统财务报表有很大不同。例如把利润表拆分为主营业务利润表和非主营业务利润表，把资产负债表拆分为经营资产和金融资产等，满足多维度的管理需要。

会计数智化的特征包括以下几个方面：一是以大数据为基础，人机协调。会计数智化给基层财务人员带来的最大价值就是提高工作效率，主要是通过基础财务数据自动采集、自动审核和智能处理等实现。例如业务人员通过电子报账系统输入报销数据，系统自动进行预算审核，通过审核的单据被推送到出纳平台，由出纳进行最终审核，再通过银企直连系统直接支付。出纳不需要再登录网银平台，减少了工作步骤，提高了工作效率。二是具有会计集成处理功能，实现了协同办公。会计数智化系统包括了多个业务模块，基本覆盖了企业财务部门各岗位的需求。包括出纳模块、核算模块、往来款对账模块、固定资产管理模块、存货管理模块、预算管理模块、合并报表模块以及管理报表模块等，会计人员的日常工作几乎都可以在数智化系统中开展。例如关联交易，某一方挂账以后，系统会将挂账信息自动推送至对方，提醒对方同步挂账，确保合并报表及时、准确抵消，提高会计信息质量。三是实现业财一体化管理，为企业业务的开展和战略转型提供财务支撑。财务管理日益向业财融合方向转型，财务要融入业务，发挥对业务资源的配置引导、监督作用。通过数智化系统，预算管理切入业务审批环节，发挥预算的事前监督作用。经营支出必须在预算内方可开展，如果确实有必要调整预算，应当经企业适当层级审批、调整预算后方可支出。预算外一律不可支出，切实发挥预算对业务开展的“硬约束”作用。

二、会计数智化系统建设案例——以A企业为例

（一）A企业基本情况

A企业是制造业企业，近年来积极探索物联信息化系统建设，旨在实现对生产投料、仓库进销存以及库存品盘点等工作的自動化、智能化，从而提升企业F2C模式转型升级。A企业会计数智化系统建设的目标，是搭建数智化财务共享服务平台，实现财务共享基础上的业财融合。主动拥抱业务、融合业务，充分调动和发挥财务能动作用，为A企业转型升级发展赋能。

（二）A企业会计数智化系统整体构成模块功能

A企业会计数智化系统包括两个部分，一是财务系统，二是业务系统。财务系统包括四个相对独立但又紧密相关的子系统——预算管理系统、税务云系统、资金管理系统和会计核算系统；业务系统主要服务于物联信息化建设，以项目为维度，实现项目的全流程管控。A企业会计数智化系统实现业务、财务系统的信息共享，增进业财融合。例如F2C模式，企业与消费者直接对接，改变了原先通过经销商对外销售的模式。库存进出更频繁，对管理精度要求更高。A企业通过将业务系统与财务系统相连接，商品进出库时可实时在业务、财务系统处理，显著加强了A企业库存品财务管理，提高了经营效率，使A企业的会计核算更符合会计准则的要求，提升了会计信息质量，为业务决策提供了更准确的数据。

（三）A企业会计数智化系统的财务管控功能

A企业数智化系统中的财务系统完善了四个子系统的功能，并将其有机融合发挥整体协同效应。具体如下：

一是预算管理系统，包括预算编制、执行、控制、调整和决算五个功能模块。以预算编制环节为例，业务人员在系统端口提交业务预算数据，系统汇总后提交至财务部。预算系统能够自动识别变动幅度较大的预算数据，发出提示信息。例如某核算中心的收入成本比、投资收益率等指标与往年有较大差异，就会被以可视化的形式将提示信息推送至财务人员操作平台，财务部门就可以有的放矢地与业务人员开展必要的沟通，增强预算数据的可执行性，提高预算管理效果。

二是税务云系统，能够自动对接税务局发票管理平台，实现发票真伪查证和重复使用报账查验。还可以自动归集各类发票，例如勾选增值税进项税发票，计算进项税抵扣额，再结合销项税额自动计算增值税应交税额等。显著提升了A企业税务管理效率，有效地规避了税务风险。

三是资金管理系统，包括资金账户管理、动态监控、余额预警、银企直连和资金计划、资金调度等功能模块。以资金调度为例，A企业会计数智化平台能够实时自动生成资金使用报表，并按照往年的资金使用情况，对下一周期的资金使用情况做出适当的预测。资金调度模块能够对全集团的资金实现动态监控，财务人员可以随时登录查询了解集团及各单位的资金状况，提高管理效能。

四是会计核算模块，具体包括总账模块、往来款管理模块、供应链管理模块等。各功能模块与核算模块打通连接，可自动生成会计凭证，推送至核算平台。核算人员只需要对系统自动生成的凭证进行检查即可，大大提高了核算效率。同时，核算模块与往来款模块相连接，可以自动获取供应商和客户信息，自动分析账龄并提出信用减值准备建议，有利于提高会计核算的谨慎性，提高会计信息质量。

（四）A企业会计数智化系统的业务管控功能

一是突出内部各业务、职能模块的融合。比如人工成本管理，会计数智化平台要与人力资源业务系统相连接，实现薪酬考核、工资结算以及人工成本报销等在业务系统和财务系统之间的共享。业务人员输入相关数据后，可以直接在财务平台上生成凭证，提高会计数智化工作效率。二是突出与外部供应商、客户和税务等的融合。目前我国正在推进金税四期建设，企业自有的数智化系统可以连通税务系统，自动归集增值税销项税、进项税发票，提高税务征管效率。业财融合是未来企业财务管理发展的方向，数智化系统建设应当能够反映并助力业财融合的实现，更好地发挥财务管理对企业经营管理的支撑作用。

（五）A企业会计数智化系统取得的成效

首先，显著地提升了财务人员工作效率。通过应用会计数智化系统，A企业日常费用报销和结账的时间缩短30%以上。在数智化系统使用前，每张单据从业务人员提交单据、财务部前台审核、网银转账到会计核算，平均需要3个工作日完成。系统上线后，全流程在两个工作日内即可完成。由于费用报销工期缩短，带动后续工作环节效率显著提高。月度结账以前需要10个工作日左右，数智化系统上线后，仅需7个工作日即可完成合并报表编制，工期缩短约30%。

其次，推动财务职能从核算向管理转型，增强业财融合能力。会计数智化系统上线前，财务人员的大量精力用在单据审核、发票审核、数据采集、往来对账等基础业务上。分身乏术，无法将更多的精力投放于财务管理。数智化系统上线以后，财务人员可以使用信息技术，自动化、智能化地完成低效重复的工作任务，可以把很多时间和精力用于开展财务管理、推进业财融合。例如处理与供应商和客户之间的往来对账，通过数智化系统中的往来款管理功能，业务人员录入应收应付合同，并在每月底更新调整项目实际进度，确认收入成本，当达到收付款条件时系统会自动推送提示信息，加快往来清理，提高往来款管理效果。

再次，有利于提升财务风险防范能力，包括资金安全和流动性两个方面。在资金安全方面，数智化系统中的银企直连系统通过互联网专线的形式，将A企业资金管理系统与银行业务系统相连接，保密与安全性等级达到银行级标准，服务器由银行或数智化系统服务商统一监管，能够有效抵御来自互联网的黑客攻击。相较网银登录操作模式，更能确保资金安全。在资金流动性方面，数智化系统中的资金管理系统，能够自动监控各银行账户流水和余额情况，并结合预算管理系统对资金支出的需求，将相关信息自动推送至资金管理操作平台。资金管理人员能够提前预判资金余缺，提前做好收支计划或着手融资，避免资金流动性风险。

（六）A企业会计数智化系统建设经验总结

A企业会计数智化系统建设的经验包括以下几个方面：

一是管理者重视并切实推动，相关部门积极参与形成合力。A企业在正式开展系统建设前，由管理层组织财务部、信息技术部、人力资源部、资产管理部以及业务部门等召开多部门联席会议，由财务部阐述会计数智化系统建设的必要性，提出了初步方案设想。各部门在会议上充分提出意见和建议，形成共识。最后在管理层组织下，通过了系统建设的会议决议，并对各部门职责作出明确分工。即由财务部牵头，相关部门积极参与。在后续系统建设过程中，财务部又几次牵头组织跨部门的沟通会议，解决系统建设存在的障碍。各部门积极参与，推进系统如期搭建完成。

二是系统建设不断完善，久久为功。A企业经过三个月左右的时间，在外聘技术顾问的大力支持下，基本完成了数智化系统框架的搭建。相关模块基本功能能够运行，出具了企业合并报表，经财务人員核对，报表数据无误。但A企业并没有止步于此，而是由财务部门牵头再召开跨部门工作会议，请业务部门提出系统需求，例如线上报销、预算管理、固定资产购置申请等，将上述需求按财务管理的思路和框架整理出来，提交技术顾问。此后历经多次沟通，系统调整和优化了不少功能模块，更符合、贴近业务人员的需求。更好地发挥了财务对业务的支持作用，使系统的有用性、有效性得到进一步提升。

三是加强员工实操能力培训，提高员工使用系统的主动性和积极性。系统上线之初，A企业不少员工因为习惯于原有的财务系统，对新系统不熟悉，一时难以上手，甚至有一定的抗拒心态。对此，A企业在数智化系统上线运行以后，多次组织系统操作专题培训，包括线上报销系统培训、预算编制和预算调整培训、电子发票报账培训等。经过培训，普遍提升了系统实操能力，A企业员工也感受到了数智化系统给自己的工作带来的便捷性，纷纷表示将学好用好数智化系统，提升个人能力，以务实的举措和有力行动加快提升企业生产效力与竞争力。

三、针对企业会计数智化系统建设的建议

结合A企业案例经验，加快企业会计数智化系统建设，可以从以下方面入手。

一是立足企业自身财务管理工作实际，结合业务发展需求，体现业财融合导向。企业会计数智化系统不是千篇一律的，企业的业务类型以及开展形式不同，相应地会影响会计数智化系统建设的内容和重点。本文选取的A企业是制造业企业，正在大力推进物联网建设，打造F2C经营模式，以实现高质量发展。财务工作更多地是要加强资金管理和费用管控，同时转变以往相对低效的财务管理方式，提升财务工作效率，发挥财务管理作用。A企业业务管理的需求更多在存货管理上，数智化系统可以更多地发挥物联系统的作用和功能，加强库存管理。包括存货入库登记、成本核算、出库管理以及成本结转等。会计数智化系统的搭建应当立足财务管理，结合业务需求，更好地发挥业财融合的重要作用。

二是要增强财务管理功能，切实发挥财务管理对业务发展的支持作用。当前，财务会计日益向财务管理方向转型，财务应当更好地发挥对业务的管理和支持作用。具体包括以下几个方面：第一，要增强预算管理作用。数智化系统建设应当把预算管理融入业务管理中，发挥预算事前审核的作用，避免因二者割裂降低预算硬约束作用的发挥；第二，设计多维度的管理财务报表，满足不同管理视角下对财务数据的需求；第三，要全员参与、全过程参与，群策群力推进系统搭建。A企业案例的重要启示是，搭建会计数智化系统实现了全员参与、全过程参与。从管理层、财务等职能部门、业务部门全部参与其中，形成了对系统搭建必要性和紧迫性的共识；采购部门选聘技术过硬的系统研发公司，财务部门积极配合系统搭建，对系统运行反复进行测试；系统搭建完毕后，业务部门积极使用，开展培训提高员工实操能力。正是全员、全过程参与，确保A企业会计数智化系统稳步有序地搭建起来，这值得其他企业借鉴。

结语：

本文从会计数智化的概念和特征入手，分析了企业搭建会计数智化系统的必要性。以A企业为案例，分享了系统建设的内容和经验，为企业搭建会计数智化系统提出了适当的对策建议，希望对推进财务共享与业财融合提供一定的借鉴。

（作者单位：广东中翔环保建材有限公司）