基于内部控制的高校财务网上审批模式研究

陈南宁

浙江机电职业技术学院 浙江 杭州

一、研究背景

教育部等部门联合下发的《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》等文件提出，高等学校要大力推进财务信息化建设，创新财务管理手段，精简和规范办事程序，积极推动高校公共服务事项网上办理，缩短办理时限，提高办事效率，让高校教学科研人员从烦琐的非专业性日常工作中解放出来。目前，大部分高校都已经加快了财务数智化建设，开始实行网上预约报销、自助式投递等全天候无等待的报销模式，虽然在一定程度上缓解了报销难现象，但并未从根本上解决“签字难”“退单多”等痛点问题。

就已有研究而言，何爱群、李洋（2019）认为应从指导思想、技术准备等角度实施网上报账审批的路径选择；沈方晴、张春江（2021）认为应从人员培训与业务宣讲、加强财务部门内部培训、多系统对接模式等角度实施网上报销审批；王琦、王仕会、张娟娟等（2020）提出了财务规章制度梳理与实施办法构建、内嵌审批流程和审批权限设定。已有研究透彻分析了网上报销审批所需的硬件需求、一般流程和制度宣传的重要性，本文拟从内部控制视角，依托Z大学实际工作案例，从网上报销业务流出发，厘清各审批环节内部控制风险点，打造“过程管理”和“事后监督”的管理平台，从而实现财务管理向财务治理的转变，推进学校高质量发展。

二、财务报销存在的问题

1.报销资料复杂

一方面，财政部制定的《2022年政府收支分类科目》部门预算支出经济分类的类级科目，分为工资福利支出、商品和服务支出、对个人及家庭补助支出、资本性支出和其他支出等10个，其中商品和服务支出下设款级支出科目办公费、印刷费等27个，在日常报销业务中，一般每个支出科目按要求需提供的原始单据附件各异，为报销人员准确规范整理资料带来一定难度。另一方面，学校随着社会的不断发展，资金来源多样化，不同资金来源、性质对应的经费使用管理办法也不同。如财政部、教育部印发的《现代职业教育质量提升计划资金管理办法》、浙江省财政厅、浙江省教育厅印发的《浙江省高校“双一流”建设专项资金管理办法》和学校出台的《Z大学经费管理办法》，均对资金使用做出了明确规定。此外，尽管学校已经出台《Z大学合同管理办法》《Z大学资产管理办法》《Z大学采购管理办法》等制度，但由于时间有限和精力不足，报销人员常常无法掌握最新的报销规定和实施细则，因报销附件资料缺失和支出内容不符合规定等问题导致的退单情况时有发生。

2.审批签字难

虽然多数高校目前已采用网上预约报销、自助式投递报销模式，以解决报销人员排队的问题，但线下报销审批仍然存在一些难题。一方面，支出业务经费归属难以区分，尽管学校规定由经费负责人审批支出业务，但在实际操作中，报销人员有时难以确定支出业务事项所属的经费项目和准确的审批流程。另一方面，单张票据的审批环节常涉及多个部门负责人，一旦遇到某位负责人参加会议或异地出差时，完成所有审批环节的周期将大大延长。此外，科研人员的主要任务是开展教育科学研究工作，兼任报销业务处理却成为其日常工作中不可忽视的一部分，但由于对报销业务、经费支出审批流程及权限的不清楚等原因，常导致其多次跑“冤枉路”的现象。线下审批模式流程复杂、手续烦琐，“签字难”问题使报销人员和审核人员工作效率低下，严重制约了科研人员的积极性。

3.内控流于形式

尽管许多高校明确要求各级领导须对报销原始单据的真实性、合理性、必要性进行严格审核，按支出额度大小实行逐级审批，但实际情况是校级领导和部门负责人经常出差，回到单位后待审批的报销单已积压较多，使其无法仔细审核协议、验收条款就签字审批，未有效落实审核责任。另外，项目支出额度往往需要经过多个部门的审批，但这些部门之间信息沟通不及时，导致审批人员在签字审批时无法准确掌握项目的实际支出情况，容易出现超额度审批的现象，使得内控制度流于形式。

三、网上审批流程设计

1.加强组织领导

学校领导高度重视财务信息化工作，落实《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》，根据上级财经法律法规和学校内部控制管理制度，大幅提高部门负责人审批额度，缩减经费支出审批层级，提高报销审批效率。以Z大学为例，部门负责人的审批权限由5000元提高到10万元，业务分管校领导的审批权限由1 万元提高到100 万元，审批层级减少3级，以2022年凭证制单量为例，全年可减少审批约5000人次。同时，推进校院两级管理制度改革，二级学院运行经费实行“预算管理，绩效分配”包干制，核拨经费由二级学院统筹分配，树立二级学院自主理财意识。学校已建立较完善的工作机制，明确各级责任分工，形成齐抓共管的工作格局，突出强调信息化建设牵头部门做好指导协调和服务工作，实时掌握项目全流程进展情况，及时向学校领导报告关键信息，有效推进财务信息化建设进程，提高学校的信息化水平。

2.优化审批流程

在推出网上审批流程之前，Z大学应认真细致梳理上级法律法规和学校有关的财务管理办法，以浙江省省级行政事业单位内部控制指引为依据，从业务流、资金流出发，重新规划设计审批环节和审核事项，修订完善不符合“放管服”要求或信息化管理的制度，厘清经费支出审批责任，构建适合Z大学的网上审批流程体系。

（1）完善学校财务制度建设。根据《关于进一步调整优化结构提高教育经费使用效益的意见》等财经政策，学校制定了《Z大学合同管理办法》《Z大学经费管理办法》《Z大学财政资金预算执行管理办法（试行）》《Z大学二级经费分配实施办法》《Z大学采购管理办法》等制度，建立了科学化、精细化的预算管理机制，以依法依规、合理规范使用经费，提高预算执行效率，按照“谁使用、谁负责”的经费使用管理责任体系，明确经费使用的责任与义务，从而提高经费使用的自主权和社会效益。《Z大学科研经费管理办法》规定经费支出实行项目负责人制，赋予了科研人员对经费的自主支配权，明确了经费支出、预算调整等审批流程和审批权限，优化了科研项目和经费管理。

（2）构建事前事中审批模式。业务流方面，每项业务的开展都需要进行事前申请，由部门负责人审批，部门负责人应对该业务开展所需发生的预算支出进行审核，主要审核业务预算支出明细的合理性，预算支出内容的合规性，以及按学校制度规定是否需要由采购办进行采购，设备配置是否超标准，是否需要签订合同等；事前业务审批将作为下一步网上报销的前置程序。资金流方面，按照《Z大学公务卡使用管理办法》和《Z大学经费管理办法》的要求，财务报销实行无现金结算模式，从资金收款单位和发票出具方进行对照审核，以确保业务的真实性。

（3）厘清经费支出审批责任。传统财务报销采用的是线下审批模式，报销单据和支出内容是否符合要求，由财务人员、经费审批负责人进行手工判断，报销相关资料的审核存在多次重复现象，工作效率低下。实行网上审批后，可以把业务管理职能和经费审批责任相结合，各业务管理部门根据部门职责，按照浙江省省级行政事业单位内部控制指引和学校内控要求，对报销业务在部门责权范围内负责审批工作，专业人员负责归口业务事项审核，审核事项办理程序和支出内容是否符合部门出台的相关管理制度，对该环节的审核事项负全责，全部审核记录和提交的附件在审批通过后，将以电子档案的格式推送至财务核算系统。财务部门网上接单时，一般不再对相关事项进行复核，拟采用抽查或事后监督模式，压实业务管理部门的经费支出审核责任，从而进一步提高财务报销效率。

3.建设智能财务一体化系统

借助云计算、人工智能、量子技术、大数据等信息技术，构建一个集智能化、网络化、数字化与学校发展于一体的智能财务平台，平台建设将突破业务系统之间的壁垒，实现学校信息的相互联通。一方面，实现了全校财务数据的共享共治，有效解决了业务数据与财务数据连贯性和财会监督不足的问题，加强了多部门之间的数据交换，有利于健全数据信息预警机制，强化内部控制。另一方面，是利用学校大力发展建设智慧校园的契机，全面梳理学校各项业务，以资金流为主线，分析预算、采购、合同、支付、监督、绩效等环节跨部门共享的基础模块，打通预算管理、采购申请、合同管理、资产管理、网上报销，以及网上审批等校内系统。采用信息化技术，将内部控制管理所需要的采购申请单、固定资产入库单等报销附件全部推送至网上报销系统，对最原始的数据进行统一收集、分类、存储，以电子档案的形式保存在财务核算系统中，并通过技术分析提升财务数据的使用价值，在推行财务电子档案前，纸质档案只保留了上级文件规定的相关材料、发票和报销审批单，不仅可以大大减少财务审核单据的工作量，还降低了打印纸质原始凭证所产生的财务费用和财务档案整理成本。

4.网上审批内部控制设计

完善的内控体系对于顺利推行网上审批系统至关重要，内控体系通过规范制定流程、风险识别、评估和内部控制评价等手段，有效促进学校各项业务的规范运作，健全审计、监督和纠正机制，及时发现和解决系统运行中存在的问题，以确保数据的真实性、完整性和准确性。

（1）汇聚监督数据资产。通过学校数据中心平台，抽取教学管理、科研管理、人事管理、学生管理、财务管理、采购管理等数据，及原始凭证照片、采购订单、合同文档等电子资源，汇聚形成监督数据集。按照最新的内控监督评价要求，从中选取重点、关键、高附加值的要素资源，进行数据分析、标识、分类、归档，整合形成有效的监督数据资产。

（2）构建内部控制风险监测网络。根据财经法规和相关制度，梳理各项经济业务和流程的常见风险点，收集主要业务风险特征，设计风险监控模型，开发智能化风险识别系统，自动化实时监控学校数据资产，高效定位风险点和具体业务，调取原始凭证电子档案进行全面核实，分析预警原因，进一步优化风险监控模型，实现内部控制风险的有效监测。

四、结语

在内部控制评价体系下，学校利用先进的信息技术，强化业务系统与财务系统深度融合，推动以业务流、资金流为主的内部控制体系来实现智能化发展。同时，学校关注业务关键环节、重要岗位、重点业务和高风险领域，加强跨部门间的工作协同，进一步健全学校内部控制体系，优化业务流程，提高财务线上审批模式的有效性与认可度，从而提升学校的管理水平和风险防范能力，推动学校高质量发展。