浅谈工程项目内部成本控制及措施

胡英杰

工程项目的成功与否往往取决于良好的成本控制管理。工程项目内部成本控制是指在项目执行过程中，对成本进行有效管理和控制，以确保项目能够在预定时间、预定预算内完成，并实现预期的质量和效益。成本控制既考虑成本支出的合理性，也关注项目的效能和回报。然而，在实际运营中，工程项目内部成本控制常常面临一些问题和挑战，如成本超支、资源浪费、风险管理不完善等。因此，本文旨在探讨如何加强工程项目内部成本控制，并提出相关的措施和方法。

随着经济社会的发展，工程项目的规模和复杂程度不断提高，有效控制项目内部成本成为保证工程项目顺利实施的重要因素。工程项目内部成本控制旨在提高项目的经济效益、优化资源的利用效率和提高管理水平。然而，由于成本控制涉及多个方面和环节，存在一定的挑战和难点。因此，本文将着重探讨工程项目内部成本控制的具体措施，并提供相关建议。

一、工程项目内部成本控制的重要性

（一）控制项目成本

成本是工程项目的重要组成部分，有效的成本控制可以防止项目成本过度消耗，确保项目在预定的成本范围内完成。通过合理的成本控制，可以避免项目成本越界，进一步提高项目的经济效益。

（二）优化资源利用

成本控制有助于合理配置和优化资源的利用，包括人力资源、物质资源和财务资源等。通过精确的成本计划和预算，可以实现资源的最佳利用效果，避免资源浪费和闲置，提高资源的利用效率。

（三）提高项目管理水平

成本控制是项目管理的核心内容之一，实施良好的成本控制可以提高项目管理水平。通过对成本预算、成本分析和成本风险管理等方面的深入研究，管理人员能够更好地掌握项目的运作情况，及时调整工作计划，提高项目管理的灵活性和响应能力。

（四）降低项目风险

成本控制有助于识别和管理项目风险，通过对成本的监控和预测，可以及时发现潜在的成本风险，采取相应的预防和控制措施，降低项目的风险水平，提高项目的成功率。

二、工程项目内部成本控制存在的问题

（一）预算不合理或不精准

首先，不合理的预算分配导致某些成本项过高或过低。例如，如果在预算编制过程中，某些成本项的估算不准确，可能导致资源配置不合理，造成某些资源过剩或不足，这可能导致资源使用效率不高，增加了成本的浪费。其次，预算不合理还会导致对某些成本项的忽视，如果在预算编制时没有充分考虑到项目的所有成本，忽视了某些重要的成本项，那么在项目执行过程中，这些被忽视的成本项會出现超支。这样一来，项目就会面临额外的成本压力，给项目的整体成本控制带来困难。

（二）成本控制不及时

首先，成本数据的分析和监控跟进不及时。即使项目团队收集到了成本数据，但如果没有建立起及时的数据分析和监控机制，成本问题可能在项目周期中长时间未被发现和解决。这可能会导致成本问题的累积和倍增，进而影响项目的整体成本控制效果。其次，可能因为信息滞后不能及时做出成本控制决策。如果成本数据的及时性不高，项目管理团队就无法在关键时刻获得准确的成本信息，从而做出相应的成本控制决策，这导致成本问题得不到及时纠正和调整，从而影响项目的成本效益和整体控制结果。

（三）风险管理不完善

项目管理层没有充分考虑到项目风险的不确定性，在项目执行过程中，风险通常会影响项目的成本支出和执行进度。如果项目管理层没有充分预测、识别项目内部的风险因素，就会给成本控制带来极大的困难。风险管理需要在项目执行过程中保持动态性和灵活性，但如果规划和控制机制不恰当，会导致项目管理团队无法及时、详细地识别、分析和应对风险。这在项目进展过程中会使管理层面临更严重的成本和时间挑战，甚至会对整个项目造成重大损失。

（四）未有效管理变更

在项目执行过程中，由于业务环境、技术要求或客户需求的变化，项目的范围和需求会发生变更，如果项目管理团队没有建立起有效的变更管理机制，这些变更会对项目的成本控制造成严重干扰。因为没有对变更进行及时的识别、评估和决策，项目成本的预算和规划就会遇到困难，导致成本超支或者资源浪费。另外，如果项目管理团队不及时准确地识别和评估变更，就难以在项目进展过程中做出明智的决策和相应的调整。这可能会导致项目执行过程中缺乏清晰的指导和协调，影响工程进度的推进，进而影响项目的成本效益和整体执行质量。在项目执行过程中，如果变更没有得到妥善管理，会对项目产生连锁反应，进一步增加风险的发生概率和影响程度。这会导致额外的成本支出，甚至可能导致项目失败或无法按时交付。

三、工程项目内部成本控制的策略和措施

（一）预算编制和执行控制

首先，在预算编制阶段，需要进行充分的成本估算和风险分析。这可以通过参考类似项目的历史数据、咨询专家和评估风险的因素来确定项目的成本，确保预算的合理性和准确性。还需要考虑项目的不确定性和风险，提前做好应对措施和预留成本，以应对潜在的成本变动和风险事件。其次，在预算执行过程中，建立有效的成本控制机制，这可以通过制定详细的开支计划和成本控制指标，对项目实际支出进行监督和控制。在执行过程中及时记录和更新成本信息，与预算进行对比分析，及时发现和解决超支情况。同时，建立成本审批制度和风险管理机制，对成本支出进行合理的审批和控制。再次是有效的供应链管理。通过与供应商建立长期合作关系，优化供应链和采购流程，可以实现资源的合理配置和获取，降低采购成本和物流成本。合理选择供应商，进行竞争性投标和谈判，可以获得更有竞争力的价格和合同条款，从而降低工程项目的成本。最后，加强沟通和协调。项目团队成员之间的有效沟通和协作，可以减少对信息的误解和传递的延误，提高成本控制的效率和准确性。定期召开项目例会、报告和沟通会议，及时交流项目进展、成本等情况，确保项目进度和成本控制。

（二）资源管理

资源管理是指对项目所需的各类资源进行有效的规划、调度和控制，包括人力、物资、设备等资源。在工程项目实施过程中，合理的资源管理对于保障预算控制和项目进度至关重要。首先，合理分配资源是资源管理的关键点之一。在项目分解和计划阶段，应对项目可获得的人力、物资和设备进行合理的分配，包括人员职责的划分、设备的选型和计划、物资采购等方面。这需要项目管理者和项目组成员了解各类资源的情况，制定相应的分配方案，根据项目实际需求、资源可利用性、成本等因素进行优化，以确保资源的充分利用和预算的稳定。其次，资源调度和利用是资源管理的一个重要方面。在项目实施过程中，随时关注各类资源的使用情况、预算情况以及项目进度等方面的变化，及时进行资源的调度和优化，避免资源浪费和效率低下。例如，关于人力资源，应对人员的工作量和工作质量进行实时监控，并随时调整工作分配，避免疏漏和重复。对于物资和设备资源，应定期检查维护并进行预防性维护，避免故障和维修导致的时间和成本浪费。再次是资源供给和需求之间的匹配管理。在项目实施过程中，需要确保各类资源的供给和需求之间相对平衡，避免资源短缺或过剩。对增量资源和存量资源进行合理的调配，保证项目能够正常实施。例如，对于增量人力资源，可以通过合作、外包等方式获取；对于存量人力资源，则需要通过培训和转岗等方式调整和利用。在项目实施过程中，需要对各类资源的成本进行实时监督和控制，避免资源成本超出预算或者低效使用导致的浪费。在资源采购和使用过程中，应制定合理的资源采购和控制制度，避免出現成本超支、利用率低等问题。

（三）变更管理

在工程项目实施过程中，由于各种原因，会发生变更，包括变更范围、变更需求、变更成本等。有效的变更管理对于工程项目成本控制至关重要。变更管理需要建立相应的机制和流程，对变更进行规范、控制和追踪，保证变更的合理性和有效性，避免变更导致不必要的成本增加和进度延误。首先，应制定详细的变更管理制度及流程。这包括变更提出、变更评估、变更决策和变更执行等环节。在变更提出环节，需要对变更提出者的“提出”进行审核和确认；在变更评估环节，需要对变更所涉及的范围、工作量、成本、时间等进行评估，明确变更对项目进度和成本的影响，并对变更和原方案进行比较和分析；在变更决策环节，需要对变更进行决策，确定是否接受变更或者推迟变更，以及变更所需的资源、成本和时间等限制条件；在变更执行环节，需要对变更进行实施和验证，并及时留存变更证据，以便后续追踪和审计变更执行情况。其次，应建立变更控制的机制和标准。这包括对变更的范围、内容、成本、时间、质量等方面进行定义和控制。具体措施可以包括建立变更审批制度，严格控制变更的规模和数量；制定变更申请表和变更评估标准，对变更进行审核、评估和决策；及时记录变更信息，对变更进行跟踪和查证等。再次，应采用现代技术手段管理变更。现代技术手段包括建立项目管理信息系统、使用系统集成和数据挖掘等工具。通过建立项目管理信息系统，实现对变更的跟踪、分析和管理；通过系统集成实现对变更的集中管理和可视化；通过数据挖掘实现对变更历史数据的挖掘和分析，提高变更管理的精细化和科学化。

（四）风险管理

风险管理需要对项目进度、成本和质量产生影响的各种风险进行识别、评估、控制和应对。有效的风险管理可以减少风险带来的不确定性，确保工程项目顺利实施并达成预期目标。首先是风险识别。在工程项目实施过程中，通过对工程项目所有参与方、条件、环境和历史数据等进行分析，识别可能对项目造成威胁的各种风险因素。这包括各种技术性风险、商业风险、市场风险等，需要对其进行针对性分析和评估，并建立风险列表。其次是风险评估。在工程项目实施过程中，需要对已经识别的各种风险因素进行定性和定量评估，确定其对项目进度、成本和质量等方面的影响，分析其概率和影响程度，并对可能产生的后果进行评估。这需要建立相应的工具和方法论，如FMEA法、风险概率模型等，对风险进行科学的量化和分析。再次是风险控制。在工程项目实施过程中，需要采取风险控制措施，实现对各类风险的控制，以减少风险带来的不确定性和成本增加。风险控制措施包括制定风险管理计划、监控风险、实施风险缓解和应急计划等，需要对各类风险进行针对性的管理和控制。最后是风险应对。在存在风险的情况下，工程项目管理者需要即时采取应对措施，保证工程项目顺利实施。应对风险的措施包括风险转移、风险承担、风险减轻等，需要根据具体情况分别应对。

（五）设立成本管理责任人制度

成本管理责任人负责全面的成本管理工作，包括成本计划、成本监控、成本分析和成本决策等方面。设立成本管理责任人制度可以有效地保障项目的成本控制，确保项目实施过程中的成本没有超出预期，同时提高工程项目的经济效益。成本管理责任人负责与项目团队及相关方共同制定项目的成本计划，明确项目的成本目标、成本约束和成本控制策略等。在实施阶段，成本管理责任人负责监督和执行成本计划，与项目团队紧密合作，确保项目的成本计划得到有效执行。成本管理责任人通过对项目成本的持续监控和分析，及时发现和解决成本偏差和成本风险，确保项目进度和成本控制。成本管理责任人需要利用成本管理工具和技术手段，如成本绩效指标、挣值管理等，对项目成本进行定量化分析，为项目决策提供有力的依据。另外，成本管理责任人负责参与项目的决策过程，特别是与成本相关的决策，如资源配置、采购决策、变更管理等。通过成本管理责任人的参与，可以保证决策过程的科学性和合理性，避免不必要的浪费。

结语：

本文对工程项目内部成本控制及其相关措施进行了简要的探讨。通过制定合理的成本预算、建立有效的成本管理体系和加强成本分析、控制等措施，可以实现工程项目内部成本的有效控制和管理。然而，成本控制也面临一些挑战，例如预算不合理或不精准、成本控制不及时以及风险管理不完善等难题。因此，未来的研究可以进一步完善成本控制的方法和技术，提高项目管理的效能和绩效。

（作者单位：北京和合信德工程管理有限公司）