探讨财务共享对内部控制系统建设的影响

夏梦瑗 武汉工程科技学院

引言

财务共享通过共享财务数据和资源，实现信息的共享和协同，为企业的经营管理提供了更多的可能性。本文将简要概述对财务共享的概念与特点，分析财务共享对内部控制系统建设的影响，包括提高信息透明度、加强风险管理、提升工作效率和降低成本等，探究财务共享对内部控制系统建设的要求，提出财务共享所面临的挑战，并提出了相应的对策，最后得出结论，财务共享在一定程度上对内部控制系统建设有积极的影响，但在实施过程中需要注意解决数据安全和隐私保护、数据一致性和准确性以及知识产权保护等问题，不断完善企业内部控制系统建设，推动财务共享模式的发展。

一、财务共享的概念与特点

财务共享指的是企业将财务数据和资源进行共享，通过建立统一的财务平台和机制，实现财务信息的共享和协同。财务共享有着高度的灵活性和便利性，通过财务共享平台，个人和企业可以随时随地分享和获取财务资源，不再囿于地域和时间的限制。通过共享财务资源，企业可以避免重复投资和浪费，实现资源的最优配置，提高资源利用效率，帮助企业降低成本，提升效益。财务共享可促进合作和创新，使企业之间能够相互学习和借鉴，促进合作和创新，有助于提高企业的竞争力和创造力，推动整个行业的发展。利用共享财务数据和信息，企业可更加全面和准确地评估风险，制定有效的风险管理策略，帮助企业降低风险，增强抵御风险的能力[1]。

二、财务共享对内部控制系统建设的要求

（一）要求建立完善的权限管理机制

财务共享要求内部控制系统设立不同的权限级别，并确保只有授权人员才能访问和操作财务共享系统，通过为每个员工分配独特的用户账户，并根据其职责和职位设置相应的权限级别来实现，有效防止信息泄露和滥用的风险。权限管理机制还应包括定期的账户验证，确保员工的权限始终与其职责和职位相匹配，建立日志记录系统，记录每个员工对财务信息的访问和操作，以便追溯和监督，确保财务信息的安全性。

（二）要求建立严格的审计跟踪机制

财务共享的成功实施要求企业内部控制系统建立一套严格的审计跟踪机制，通过记录每一次的操作行为和变更，追踪并核查系统内发生的事务，保证数据的准确性和可靠性。内部控制系统设立审计日志，记录所有财务共享活动的详细信息，包括数据的来源、传输路径、处理过程等，无论是内部审计人员还是外部审计机构都可以通过审计日志进行审计追踪，确保共享过程的合规性和可追溯性。

（三）要求建立有效的风险评估机制

内部控制系统应建立一个有效的风险评估机制，帮助组织识别和评估可能对财务共享产生负面影响的风险因素。内部控制系统收集和整理各个部门的相关数据和信息，包括财务数据、经营数据和市场数据等，再通过使用适当的风险评估工具和技术，对数据进行分析和评估，确定潜在的风险，系统将根据评估结果，制定相应的风险管理措施和策略，以降低风险发生的可能性和影响[2]。

（四）要求建立健全的内部监督机制

内部控制系统也要建立完善的内部监督机制，确保公司资金的安全和有效使用。在内部监督机制中，公司应当建立独立的内部监察部门或委员会，负责监督和审查财务共享的相关流程和操作。建立定期内部审计机制，对公司的财务共享活动进行全面的审计和评估，确保其符合内部控制标准和规定，建立严格的审批制度和授权流程，确保每一个财务共享活动都经过适当的审批和授权，并进行相应的记录和追踪，提高财务风险管理的能力，保障公司的财务安全和健康发展。

三、财务共享对内部控制系统建设的影响

（一）提高内部控制系统信息透明度

财务共享作为一种有效的方式，可以提高内部控制系统的信息透明度，通过共享财务信息，实现财务数据的共享和协同，使企业内部各个部门和岗位之间能够及时获取和共享财务信息，更好地了解公司的财务状况和运营情况，减少信息不对称带来的风险，有助于企业发现潜在的风险和问题，并及时采取相应的措施进行解决。在共享财务信息下，各个部门和团队能够基于全面的财务数据作出决策，而不是基于片面或不完整的信息，加强内部合作和沟通，减少决策的盲目性和风险，提高决策的质量和准确性。财务共享作为一种有效的方式，可以提高内部控制系统的信息透明度，促进内部部门之间的协同工作，帮助企业更好地管理成本，促进企业与外部利益相关者之间的合作和沟通[3]。

（二）加强内部控制系统的风险管理

财务共享是一个十分强大的工具，可以加强内部控制系统的风险管理，提供更全面和准确的财务数据，集中管理和监控财务数据，提高数据的准确性和完整性。通过共享财务信息，不同部门和团队可以更加紧密合作，共同分析和解决风险问题，促进公司内部的信息流动和沟通，加强对风险的监测和预警能力，更好地识别和管理潜在的风险，及时采取相应的措施进行风险防范和应对，进而全面提高内部控制系统的风险管理能力，帮助公司实现可持续发展。实现财务共享的效益需要公司做好信息安全工作，确保财务数据的安全性和完整性，才能更好地利用财务共享，实现可持续发展的目标。

（三）提升内部控制系统的工作效率

财务共享是一种能够提升内部控制系统工作效率的重要方法，通过实现财务数据的共享和集中管理，公司能够更好地监控和管理财务活动，减少重复工作和错误，并提高工作效率。在传统的财务管理中，企业各个部门可能会有各自独立的财务系统和数据，导致重复录入和处理相同的财务信息。而通过财务共享，公司可以将所有财务数据集中存储在一个系统中，各个部门可以共享和访问这些数据，避免了重复录入和处理的问题，节省时间和人力资源。财务共享也可减少错误，提供强大的审计功能，实现财务数据的自动化处理和实时更新，对财务活动进行全面监控和审计，及时发现和纠正错误，提供定制化的报表和分析工具，帮助管理层快速了解公司的财务状况和经营情况，优化决策流程和提高运营效率。

（四）降低内部控制系统的运行成本

财务共享可有效降低内部控制系统的运行成本，当企业拥有多个部门或子公司时，每个部门或子公司都需要建立自己的财务系统和内部控制机制，在无形中带来了重复的投资和运营成本，实施财务共享，企业可将不同部门或子公司的财务数据整合到一个统一的平台上，实现财务信息的集中管理和共享，在避免重复投资的同时，减少运营成本，提高内部控制系统的效率。通过共享财务数据和信息，企业可以减少重复工作、提高数据准确性、促进内部沟通与协作，从而提高企业效率和竞争力，降低内部控制的运营成本[4]。

四、财务共享在内部控制系统中的挑战与对策

企业在内部控制系统建设中应用财务共享时，可能会面临着许多挑战和障碍，甚至会在一定程度上限制着企业内部控制系统的建设与发展。对此，我们应采取一系列对策来应对这些挑战，最大限度地发挥财务共享在企业内部控制系统建设中的作用与意义，为企业的健康发展提供良好保障。

（一）实施严格的访问控制与管理，维护信息安全

在企业内部控制系统建设中进行财务共享时，应实施严格的访问控制与管理，从而有效维护企业财务信息的安全。企业可设立专门的访问权限管理系统，只有经过授权的员工才能够访问和操作与财务相关的信息，有效限制访问权限，防止未授权人员获取重要信息。采用密码保护、加密技术和双重验证等手段，加强财务共享系统的安全性，员工需要使用独立的个人账户和密码进行登录，并且系统会自动定期要求员工更换密码，以防止密码泄露，使用加密技术来对财务共享数据进行加密存储和传输，确保信息在传输和存储过程中不被非法获取。

建立较为完善的审计机制，定期对系统进行安全漏洞和异常行为的检测与分析，通过监控和审计系统日志，及时发现并应对潜在的安全威胁，保障财务共享系统的稳定性和可靠性。在内部控制系统中进行财务共享时，始终坚持实施严格的访问控制与管理，以维护信息的安全性，设立访问权限管理系统、采用密码保护和加密技术、建立审计机制等措施，有效地防止未授权访问和信息泄露的风险，确保财务共享系统的安全和可靠[5]。

（二）引入数据验证和审计机制，确保数据准确性

在企业内部控制系统建设中进行财务共享时，可引入数据验证和审计机制，从而有效确保企业财务数据的准确性。数据验证是通过对输入的数据进行检查和验证，确保其符合规定的格式和范围，例如，对于金额字段，系统会验证输入的数字是否合法、是否超出了预设的范围等，对数据进行逻辑验证，比如检查账户余额是否与交易金额相符等，通过数据验证，及时发现和纠正数据错误，减少因错误数据引起的错误，提升财务共享数据的准确性。

审计机制则是通过对系统的操作日志进行监控和审计，确保数据的完整性和可追溯性，记录每一次数据的修改、删除、新增等操作，以及操作的时间、人员等信息，一旦发生数据错误或异常情况，可以追溯到具体的操作记录，并进行相应的处理和调查，审计机制也可以起到防止内部人员滥用权限或进行不当操作的作用，提高了系统的安全性。通过在财务共享内部控制系统中引入数据验证和审计机制，更加准确地记录和处理数据，降低了数据错误和风险的概率，提高财务部门的工作效率，增强公司内部控制的可靠性和透明度，保护企业的财务安全，企业可以更加有效地进行财务决策和分析，为企业的发展提供有力的支持，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中占有一席之地。

（三）组织开展定期培训，提升员工财务共享意识

在企业内部控制系统建设中进行财务共享时，应定期为企业内部员工组织开展培训活动，从而有效提升企业内部全体员工的财务共享意识。在财务共享内部控制系统中，组织开展定期培训是一项重要的举措，培训内容包括财务共享的基本原理、操作规范以及相关政策和法规等，重点介绍财务共享系统的使用方法和技巧，以帮助员工更好地利用系统完成各项财务共享任务。在该培训活动中，可以提升自身的财务共享意识，更加了解和熟悉财务共享的概念和流程。

定期培训的开展可以有效地增强员工对财务共享的理解和认同，提高其在财务共享过程中的主动参与度，员工不仅能够掌握相关知识和技能，还能够了解财务共享系统的最新更新和改进，有助于员工更好地适应财务共享系统的变化，并能够更加高效地完成各项任务。定期培训还可以为员工提供一个学习和交流的平台，与其他员工进行互动和讨论，员工可以相互学习和借鉴经验，共同提高财务共享的水平和效率，促进员工之间的沟通和合作，增强团队的凝聚力和工作效能。公司也要通过定期的考核和评估机制，对员工的财务共享意识进行监测和反馈，准确掌握员工的整体能力，以确保培训效果的持续提升，使员工不仅能够提升自身的专业能力，还能够为公司的财务共享内部控制系统的良好运行作出积极贡献，提高整体业务管理水平，推动公司的持续发展[6]。

（四）加强对知识产权的保护，维护企业核心技术

在企业内部控制系统建设中进行财务共享时，应加强对知识产权的保护，从而有效维护企业内部的核心技术。在财务共享内部控制系统中，加强对知识产权的保护十分重要，可帮助企业维护其核心技术的竞争优势，加大对知识产权的保护力度的重要性不言而喻。加强对数据传输和存储过程的加密措施，采用安全加密技术，在传输和存储过程中保持其安全性，防止数据在传输和存储过程中被非法获取或篡改，只有通过合法途径解密的人员才能获取和使用这些信息，从而保护企业的核心技术不受侵害，建立完善的备份和恢复机制，确保知识产权的可用性和持续性，定期备份和存档重要的知识产权数据，在发生意外情况时迅速恢复，并确保企业核心技术不受影响，确保企业核心技术的安全性和稳定性。

建立知识产权保护的内部审计机制，定期对系统进行审核和检查，及时发现潜在的安全漏洞或违规行为，与外部合作伙伴建立合理的合同和安全协议，在与供应商、合作伙伴等进行合作时，应明确规定对知识产权的保护要求，并确保合同中包含安全条款和违约责任，有效维护企业的核心技术。企业应建立起有效的知识产权保护监管机制。定期进行知识产权保护的自查和评估，及时发现和解决问题。同时，与相关的政府机构和行业协会合作，加强对知识产权保护的宣传和培训，形成全社会共同维护知识产权的氛围。

结语

综上所述，财务共享对内部控制系统建设具有积极的影响，能够提高信息透明度、加强风险管理、提升工作效率和降低成本。但在实施财务共享的过程中，必须解决数据安全和隐私保护、数据一致性和准确性以及知识产权保护等问题，以确保财务共享的有效性和可持续发展。