基于内部控制视角下的高校一体化系统预算全过程管理运行机制研究

张 曦

(重庆电力高等专科学校,重庆 400053)

近年,政府会计制度逐步深化改革,外部环境对高校内部精细化管理的要求越来越高,高校内部控制建设持续推进。运用业财融合的先进理念,通过财务信息化建设创新高校财务管理模式和提升财务治理现代化水平成为一项重要课题[1]。

2012年财政部印发《行政事业单位内部控制规范(试行)》,要求行政事业单位运用现代科学技术加强内部控制,将经济活动及其内控流程嵌入信息系统,减少或消除人为因素。2019年全国各级各类行政事业单位开始执行《政府会计制度》,新制度重构了会计核算模式,提出了会计核算应当具备财务会计和预算会计双重功能,行政事业单位须通过权责发生制和收付实现制完成会计核算处理,最终生成财务综合报告和政府决算报告。制度的新要求促使高校财务管理部门从财务信息化建设的角度出发,构建统一和完整的信息化系统数据标准,完成业务数据与财务数据的有效整合,加强业务活动与财务核算的过程衔接,实现内部控制体系建设的信息化落地应用,从而提升学校财务现代化治理水平。

1 高校预算管理的现状

《政府会计制度》颁布实施以前,行政事业单位按照收付实现制完成会计核算工作,财务核算系统只需要判断是否存在纳入部门预算管理的现金收支业务就能够完成预算执行的控制。《政府会计制度》开始执行后,行政事业单位需要同时按照权责发生制和收付实现制的核算方式完成账务处理,预算管理模式也同步发生了深刻的变化,需要根据会计核算要求不断进行完善和优化。

在实际应用过程中,预算管理主要承担编报、下达预算项目和反映预算执行情况的任务。学校内部的预算项目需要按照内部管理要求进行多维度、多层次、精细化的管理,而财政预算项目则是将学校预算项目明细分类汇总后,按照财政预算编制规则进行申报、下达和管理。预算管理不仅需要满足学校内部项目管理的全过程、精细化管理需求,还要适应财政部门的预算管理体系,管理难度将更加复杂和困难。

传统财务核算系统对预算的控制仅通过核算过程完成预算执行,无法将预算控制延伸到前端各项业务中进行过程管理。同时,信息化建设缺乏顶层设计,业务系统各自为政,系统间的信息不对称、不及时,容易导致信息孤岛形成,无法完成业务闭环管理[2]。所以,高校应该尽快通过内部控制体系建设,搭建形成以绩效为导向、预算为主线、内控为保障的全过程、全方位、标准化、信息化管控体系,为内部决策机构提供具有业财融合理念的高质量、精细化管理服务[3]。

2 预算管理与会计核算的融合理念

根据《政府会计制度》的核算要求,学校内预算和财政预算在编报环节存在统计维度不同,在执行环节存在确认时间节点不同的差异。

校内预算的预算项目需要按照建设任务和资金来源渠道进行多维度、多层次、精细化的管理,项目的预算执行需要按照权责发生制进行核算,核算结果既是单位内部进行项目管理的依据,也是编制财务综合报告的数据基础。

财政预算的预算项目是将学校预算项目分类汇总后,按照财政预算编制规则进行申报、下达和管理,项目的预算执行需要按照收付实现制进行核算,核算结果既是财政预算项目的实际支出数据,也是编制政府决算报告的数据基础。

基于上述差异分析的结论,学校可根据《政府会计制度》中“单位会计核算应当具备财务会计和预算会计双重功能,实现财务会计与预算会计适度分离并相互衔接,全面、清晰反映单位财务信息和预算执行信息”的要求,在会计核算上实行权责发生制和收付实现制,分别核算财务会计和预算会计,预算管理实行预算双体系管理模式,即学校预算体系和财政预算体系。学校预算项目可以作为财务会计的预算管理基础和核算辅助科目,财政预算项目可以作为预算会计的预算管理基础和核算辅助科目,两类项目形成相互衔接又彼此独立的管理体系,使预算管理和会计核算能够更加精细和准确(见图1)。

图1 预算双体系管理的系统逻辑图

依托系统中各种业务模块的应用场景,以业务单据为载体,通过单据流程关联预算项目来反映预算金额的占用,然后在预算执行环节,相关业务单据审批完成后自动生成待处理的记账凭证,记账凭证中财务会计科目和预算会计科目的项目辅助核算项分别记录各自的预算执行金额,随后会计人员核对记账凭证的准确性并完成记账,可实现预算管理与财务核算的深度融合。

3 预算全过程管理运行机制的应用基础

现阶段大部分高校的业务系统与财务系统存在信息壁垒问题,如果业务系统和财务系统各自为政,那么预算执行时间和财务核算时间存在的时间差异问题,会导致预算执行数据的统计差异,数据的准确性和有效性得不到保障,同时无法完整反映该项经济业务活动的全过程,数据的完整性和数据的质量得不到保障。随着学校管理要求的精细化程度逐步加深,获取全量数据的难度会越来越大。只有实现真正意义上的业财融合,让所有经济业务的全量数据在同一个大平台中进行数据流转和内部控制,系统才能准确、完整地反映所有经济业务活动的全过程,最后通过多维度的系统分析获取有效的统计数据,为学校的各项决策提供更多的数据支撑和判断依据。

内部控制(以下简称内控)体系建设的6大业务环节包括预算业务、收支业务、采购业务、合同业务、资产业务、基本建设。通过内控体系建设的合规性和有效性建设,能够将各项经济业务活动的制度、流程、单据进行有效的规范和整合,而信息化建设能够让各项经济业务活动的制度、流程、单据固化到系统中,实现有效控制和有序规范。预算业务是整个内控体系建设中最关键的环节,也是高校一体化系统的重中之重。预算业务包括预算编制、预算下达、预算占用、预算执行等业务环节,各环节会贯穿学校各项经济业务活动的全过程。其中预算编制和预算下达主要是对学校各预算项目编制、汇总、下达的过程管理;预算占用主要是关于学校收支业务、采购业务、合同业务、资产业务、基本建设等业务场景的预算控制;预算执行主要是反映会计核算过程中学校预算项目和财政预算项目的执行结果。只有将预算编制、预算下达、预算占用、预算执行等环节融入一体化系统,才能实现真正意义上的预算全过程管理。

高校在一体化系统的建设过程中,需要考虑如何将预算占用和预算执行这两个时间节点准确规范地融入收支、采购、合同、资产、基本建设等业务的具体流程。其中,预算占用环节需要系统根据各种业务流程的单据,让预算占用规则在各项经济业务活动中充分发挥有效控制和关联衔接的作用,并完成流程审批实现各项经济业务的过程控制;而预算执行环节则需要对完成审批的业务单据自动生成对应的记账凭证,通过辅助核算科目记录预算项目的执行金额,从而实现预算执行的结果控制。

高校业务较为复杂,在实际中存在较多的往来业务,这就会导致系统在一体化运行过程中存在权责发生制和收付实现制的确认时间的差异。例如:借款业务发生时,只确认预算支出而不确认费用,借款冲销时只确认费用不确认预算支出;发票开具时只确认收入而不确认预算收入,收到回款时只确认预算收入不确认收入;等等业务场景。其实这些业务在进行时,就需要考虑什么环节执行学校预算项目金额,什么环节执行财政预算项目金额。所以在构建一体化系统的预算逻辑时,就要先对不同业务场景中具体业务事项的会计分录进行差异分析,再根据分析结果在系统中形成不同的判断逻辑,最终形成准确的记账凭证并生成及时有效的预算执行数据。

4 建立预算全过程管理运行机制的难点及建议

构建一体化系统的整体预算逻辑思路,建立完整的预算全过程管理运行机制,需要从预算编制、预算下达、预算占用、预算执行等各环节,分析和梳理系统预算运行逻辑的闭环衔接问题。

4.1 预算编制环节

由于预算编制环节需要学校全员参与,预算编报的内容较为繁杂,需要录入的数据量比较大,因此需要明确区分出哪些内容可以由编报人填写,哪些内容需由预算审核人员来进一步判断和选择。只有各方协同处理才能将每个预算项目编制得较为准确。同时,在预算编制环节需要降低预算编制人员的编报难度,提高预算编制的易用性和便捷性,减少数据重复录入和单据重复审核的问题。

编制学校预算项目时,基于系统固化采购品目编码和资产分类编码的关联逻辑,预算编制人员只需要录入完成采购明细数据就能自动带出对应的资产明细数据,减少录入重复数据的工作量。同时,根据资产分类可以追溯存量资产明细的数量,数据可穿透展示存量资产的卡片明细信息,预算审核人员可分析判断是否存在超出资产配置标准和重复购置的问题,提高审核效率。

4.2 预算下达环节

由于学校编报的各类预算项目数量众多,通常在进行预算项目下达时,就需要考虑单个项目下达的精度问题,特别是分类维度越多,越会形成倍数级增长的明细指标。例如:单个项目涉及的经济分类科目有15个指标,资金来源渠道有4个,则该项目的明细指标可能会有15～60个。如果学校有1 000个项目,后期预算执行存在差异进行预算调剂时会非常困难。

编制学校预算项目时,可以对每个项目的明细指标进行精细化编报,加大编报时的审核力度,做到应编尽编。这样不仅可以在汇总财政预算项目时能够获得更准确的经济分类科目数据,同时能够降低预算执行数据与预算编报数据的差异。学校预算项目下达时,每个项目按照资金来源渠道设置指标明细,从而降低项目负责人预算使用的难度。预算执行周期结束后,预算管理部门通过系统获取预算执行的经济分类科目数据与预算编报的经济分类科目数据,并将两者进行差异分析,将分析结果作为绩效考核的依据,以提高后续预算项目编报的准确性。

4.3 预算占用环节

由于一体化系统的业务场景众多,业务链条长,业务流程衔接难度高,因此需要确保各项业务的预算占用逻辑在系统运行过程中不会出现重复或遗漏的情况,让整个系统流程形成闭环管理。例如:费用申请与费用报销之间、采购申请与采购中标之间都存在预算占用差额释放逻辑等。采购、合同、资产、基本建设等关联环节的业务时间跨度长,存在跨年预算的变更、占用情况,如何确保各项业务单据的预算项目能够有效衔接是一大问题。

构建一体化系统的目的是将预算项目融入收支、采购、合同、资产、基本建设等各项具体业务,通过系统全业务全流程的闭环管理,可实现以预算项目为纽带,以业务单据为载体,以流程审批为通道,完成所有经济业务活动预算全过程的衔接和控制。预算占用环节是整个系统的核心环节,是系统运行风险最高的环节,是系统稳定运行的关键,需要谨慎论证预算占用逻辑在系统全流程运行中的准确性和关联性。所有经济业务活动中,采购业务涉及的业务环节跨度非常大,从采购需求到中标登记,从合同签订到合同备案,从采购执行到采购验收,从资产入库到合同支付,所有流程环环相扣,所有单据紧密关联。采购业务各环节的具体业务形成完整的闭环链条,让预算占用逻辑融入其中可形成有效的控制和衔接。构建系统整体预算逻辑时,需要对各环节关键业务单据的暂存、提交、审批、结束、退回、删除等状态进行分析,梳理出该状态下预算控制的合理性和有效性。例如:暂存状态下该单据不占用预算;提交、审批状态下该单据占用预算;审批结束则可能存在释放、占用预算2种情况,需要根据具体业务判断其逻辑状态。对于跨年预算变更的问题,则需要根据关键业务单据的预算占用逻辑,通过替换预算项目的方式完成跨年预算项目的变更,从而实现新旧预算项目的有效衔接。这样既可以确保预算占用逻辑的准确性和连贯性,还可以为预算进度信息和业务进度信息提供直观、实时、快捷的查询途径。

4.4 预算执行环节

预算执行环节是系统实现业财融合理念的关键节点。由于系统各业务环节的具体单据是预算控制和占用的载体,财务核算的记账凭证是预算执行结果的载体,两种类型的载体缺一不可,因此需要着重考虑如何将业务单据与财务核算进行有效衔接的问题。例如:资产入库业务执行学校预算的判断逻辑和凭证生成规则,基本建设业务中在建工程确认时执行学校预算的判断逻辑和凭证生成规则,合同支付业务执行学校预算或财政预算的判断逻辑和凭证生成规则。仔细分析具体业务事项的账务处理规则,梳理业务单据的相关字段信息与记账凭证的会计科目、辅助核算科目等信息的关联逻辑,可辅助会计人员自动生成相对准确的记账凭证。

《政府会计制度》中主要业务和事项账务处理举例是财务核算的重要理论依据,是具体业务的账务处理流程和凭证生成规则。可根据具体业务的账务处理流程,在系统中创建对应的业务流程和单据,梳理业务单据的字段信息与账务处理会计分录的会计科目、辅助核算科目等信息的关联逻辑。如资产入库环节的记账凭证生成,通过入库资产明细数据的财务大类可以判断出对应的资产会计科目,通过入库资产明细数据的资产分类可以判断出对应的经济分类科目,通过资产入库单据占用的学校预算金额可以判断出对应的项目辅助核算信息。熟练掌握单据和凭证的关联逻辑,不仅能够帮助会计人员在审核记账凭证时理解业务信息和判断财务数据,还能帮助业务经办人通过业务单据查询具体的财务数据,帮助财务人员通过记账凭证追溯具体业务实施的完整过程。因此,将凭证生成规则融入业务单据,让业务单据与记账凭证一一对应,能够最大程度辅助会计人员判断相关财务数据,自动生成相对准确的记账凭证,从而完成业务单据与财务核算的有效衔接。

5 结语

综上所述,高校可以依托内部控制体系建设,通过梳理制度、流程、单据将各项经济业务进行规范和整合,模拟各类业务的运行场景找到线下管理模式与线上管理模式的差异环节,分析具体差异的成因并彻底解决。实现预算管理与财务核算的有效衔接,获得及时、准确、有效的财务会计报表和预算会计报表数据,可为高校提高财务管理水平和院校治理能力现代化打下坚实基础。