零售企业财务共享中心建设的问题与策略研究

王焕焕/文

新时代背景下,市场经济的快速发展给各行业各零售企业发展都带来了一定压力,各零售企业为了应对灵活多变的市场局势,不得不选择兼并重组等方式扩大规模来应对市场风险。随着各零售企业内部经营规模的增大,随之而来的问题就是内部复杂的财务管理工作。零售企业要想实现高效的财务管控,必然要选择先进的财务管理模式,而财务共享就是当前备受关注的新型管理模式。由于财务共享中心系统建设的实操性太强,相关学者、社会人士在这方面的专业性研究较少,所以目前为止企业建设财务共享中心依旧会存在着各种阻碍,影响其系统功能发挥。基于此,本文主要分析了零售企业建设财务共享中心过程中存在的各种问题,如业务流程与实操习惯不匹配、财务信息传输的时效性差、财务共享中心建设成本高等,最后相应提出了先进的、科学可行的建设路径,以供更多企业家参照,成功建设财务共享系统。

零售企业在市场中的运营发展与广大群众日常生产生活有着密切关联,趁着改革开放红利,广大群众基本生活物资得到了满足,人们开始越来越多地追求高水平生活服务,这对于零售企业来讲必然是一种新型发展趋势。各零售企业为了在市场中稳定发展,纷纷开始探索新型经营方式提升自身的竞争优势。随着零售企业连锁模式的出现,越来越多的零售企业开始引入财务共享模式进行内部基础数据信息的共享、集中管控,这样可以极大地提高数据信息的利用价值,也能够通过分析基础数据信息为其他高层做出投融资决策提供参考。本文主要针对零售企业建设财务共享服务中心平台展开论述,希望能够为更多零售企业建设财务共享中心提供一定的理论支撑。

财务共享中心理论概述

财务共享中心系统建设并不是简单的一项工作,也不单单是一次财务管理组织架构的调整,零售企业需要结合内部人员技能、人员思维理念、组织架构、系统、业务流程等多种因素进行长期升级变革。这是零售企业内部财务管理的创新型模式,目的是通过财务共享系统的应用减少零售企业实际运营过程中重复性投入人力、物力等资源的情况,提高各环节管理质量、效率,资金投入产出率。有了高技能的财务共享服务系统,零售企业内部一些低水平的基础会计记录、汇总、分析等工作量都可以被系统所替代,相应岗位财务人员也会被淘汰,因此,会减少部分人工成本。建立共享财务中心后,各部门各岗位人员只需要完成规定的一部分工作内容即可获得全部财务、业务数据信息,很好地利用了系统共享功能开展各环节工作。

零售企业财务共享中心建设的问题研究

业务流程与实操习惯不匹配

零售企业在实际运营过程中有一个创新点值得赞赏,即全面梳理了当前业务活动流程,精细化各业务、财务流程,并对其中的冗余环节直接进行删减,但是在业务流程设计上依旧存在着一定弊端,影响业务活动正常开展。零售企业内部业务流程设计是由中高层领导人员商议决定的,并没有征求基层一线员工实际建设意见,会出现设计流程并不符合实际岗位人员操作习惯,存在着理论上流程能够提高工作效率和质量,但实际上并不能,甚至会给相关岗位人员造成工作困扰的情况。实际操作中一线员工发现的问题也可能无法反馈到各个领导层级,无法对其进行合理优化改进。

财务信息传输的时效性差

现阶段各零售企业在实际开展业务活动过程中多数都会借助智能的信息化系统,减少纯手工操作,减少零售企业内部各部门间人员额外传输数据信息时间,以此来提高各岗位工作效率,提升相应环节工作质量。实际上,太过智能化的设置对零售企业发展而言依旧存在着一定缺陷,即使是系统有智能化功能,但是依旧需要员工手动进行相应数据信息的录入,如果个别重要岗位人员自主工作意识较差,并没有积极主动对全部的数据信息及时录入系统,后续一系列工作开展都会因此受到影响,甚至核心、基础数据信息的缺失使得财务、业务工作流程无法顺利开展。例如,零售企业经营存在的员工出差申请、采购申请需要通过系统相关负责人的核验批复才可顺利进行,实际工作中有部分领导层人员太过繁忙,没有太多时间用于审阅系统中提出的员工申请,因此也无法及时作出批复意见,导致整个申请流程就此搁置,相应的出差、采购工作也会被迫中止,由此造成内部工作效率的降低,也会因无期限拖延打乱各部门原本计划,不利于零售企业长期稳定发展。零售企业经常会涉及应收账款,从理论角度讲企业相关人员需要每天对系统中应收账款、预收账款等账簿进行核对,确保账实相符才可进入下一步流程。但是实际上,各企业并没有安排专业的人员每日负责账款核验,经常会拖延,出现多个账款核验时才对其作出处理,极大地延误了货物发出时间,也会给客户造成一定程度的损失,企业在行业内的口碑会因此受到极大牵连。

财务共享中心建设成本高

《人民日报》原副总编辑梁衡几年前在人民论坛撰文《享受岂能是头衔？》，针对名片有“享受国务院特殊津贴”，甚至追悼会上也不忘加这一条，“把‘津贴’挂在嘴边，印之名片，显于报章，足见其浅”。“津贴”是“工资以外的补助费，也指供给制人员的生活零用钱”，多用于特殊岗位。“国务院政府特殊津贴”是中华人民共和国国务院对于高层次专业技术人才和高技能人才的一种奖励制度，奖励的是货币，印之名片不妥。民间有露面不真人的说法，陈四益的打油诗可为炫耀虚职者戒：名高未必学问多，羊头狗肉也疯魔。

零售企业建设财务共享服务中心系统过程中必然会用到高新技术,从而实现传统财务孤岛向新型财务共享模式的转变,为此部分零售企业就会为了追求功能全面,毫无预算地投入大量系统建设资金,以保障系统能够满足财务共享的基本功能。但是因为财务共享系统建设期间要同时解决的难题众多,为了不产生“鸡肋”,并且同时满足超大量原始凭证扫描、核验、传输、档案保管等要求,零售企业会一味地在财务共享系统功能上想办法,提高系统运行内存、提升运行速率,必然会增大软件系统建设费用,甚至由于对系统功能要求足够多,系统建设成本几乎无上限,对企业发展盈利有着极大阻碍。

考虑到财务共享中心建设成本较高,多数零售企业都会提前准确定位财务共享中心。例如,K企业对财务共享服务中心的定位是成本+管控,职能是提供高质量服务,实现全部业务经营活动监管,该零售企业从初步引入财务共享理念到最终建设完成相继花费5年。前三年间财务共享系统定位主要是成本,要求相关岗位人员注重业务活动经营、财务系统建设的过程,实现过程成本效率提升、支出费用管控;而后续第四、第五年才逐渐把管控当作定位目标,并要求各岗位人员重视财务高级管理职能的发挥,让更多财务人员深入企业管理、决策工作中,力求实现项目决策前期和中期的风险分析管控。

改进零售企业财务共享中心建设的策略

大数据时代下,各类先进技术的普遍使用,为零售企业财务工作顺利实施提供了多个优势,要想保证财务工作实现集中化处理,提高工作效率及质量,特别是零售企业,需要全面把控公司财务、运行情况,着手建立财务共享中心,具体策略如下。

完善财务共享系统服务流程

零售企业实际经营发展过程中,业务范围会逐渐增大、经营模式会逐渐变革,为此内部财务共享系统服务流程设计时要预留一定的改动空间,保障所设置流程符合实际业务活动需求,符合各岗位人员操作习惯。零售企业可借助DMAIC模型优化财务共享系统流程建设,实现零售内部采购、收付款、营销、售后等一系列环节的融合,并以财务共享系统为核心,实现企业内部人员、部门、系统间的无阻碍沟通。DMAIC模型的建设主要利用原理及手段有含义、控制、分析、测算、优化5个部分,利用这些科学原理及手段能够很好地帮助相关人员发现财务系统中存在的问题,也能够借此对当前业务流程进行梳理、优化。为了保障财务共享系统流程能够有序开展,零售企业还要设置独立的监督管理部门,并安排相应监管人员负责整个财务系统流程全过程监管,及时发现各环节中人员懈怠、系统缺陷,及时进行优化改进,保障零售企业财务共享系统能够充分发挥其效用。高效的系统全程监管能够利用其灵敏度准确识别经营风险,并提醒相关人员做出合理的风险应对方案,尽可能保障零售企业免受经营风险带来的负面影响。

零售企业要想提高内部财务与业务数据信息的传输时效,可通过各业务流程的精细化职责划分,保障财务共享中心人员都能够有精确的工作岗位职责分工,并制订其他一系列可激发员工热情、激发其工作潜能的措施,如绩效考核、定期轮岗、在职培训考核等,保障各岗位人员都能够积极开展岗位工作内容。为此零售企业要重视现阶段的财务、业务工作流程建设问题,要求每个环节都遵循标准化、制度化,督促各环节人员积极开展工作,减少各种人为拖延情况。

另外,零售企业要设置完整的紧急情况预案应对实际财务中心运行过程中出现的人为主观、客观因素造成的误差。紧急预案的设置是建立在合理把控各环节风险基础上,要求出现特殊情况时直接通过高层领导进行处理,减少中间环节走流程的烦琐,提高该流程工作效率。比如,在费用报销系统中,要求系统能够自动识别原始凭证、记录,并转换成文字、图像等电子信息传输至审核人员日常工作系统中,以此来提醒审核人员待完成的工作内容。

采用新型技术手段降低成本

财务共享中心系统的建设要考虑成本问题,零售企业建设财务共享中心都有一定资金预算,不能太过随意进行系统建设,出现严重超支现象。因此,在建设系统软件过程中可以采用新型技术手段来降低成本,但同时要保障各种功能的齐全。零售企业财务共享服务中心系统平台的建设并不容易,不单单要设置系统内部功能,构建与之相匹配的、完善的制度体系、操作流程等,最关键的是要有足够的资金做后盾,有了充足的资金保障才能确保后续财务共享服务中心系统建设期间不会因资金缺陷被迫停滞。为了合理利用软件系统建设资金,高效发挥资金价值,软件建设人员可采用合适的新型技术手段。在当前数字化、智能化、信息化等快速发展的背景下,企业建设财务共享系统有了可供选择的技术。常见的技术手段有用友软件、ERP、集成技术、云应用、云平台、财务云、IPA、RPA、数据中台、电子发票、在线审计、BI、电子会计档案等。相关人员进行财务共享系统功能建设时还要考虑企业自身发展情况,选择合适的财务共享模式,目前市场上广受欢迎的财务共享中心模式主要有四种,如表1 所示。

表1 财务共享中心模式详情

因此,各零售企业在实际建设财务共享服务中心时,要充分考虑自身业务经营目标、战略发展方向、预算目标等情况,选择最合适的财务共享模式,在此基础上设置可行的财务共享功能、操作流程等,确保共享中心的建设能够有效规避经营风险,促进企业更好地运营发展。

另外,任何零售企业的发展都离不开优秀人才的付出,同样零售企业要想有序建设财务共享服务中心,充分发挥共享中心作用,就需要专业的财务复合型人才分布于各岗位。零售企业可以选择高薪聘请外部同行业尖端人才,但引入人才后要尽可能保障人才能够长期在零售企业任职。要用好人才、充分发挥人才作用,就需要加大人才奖励力度,解决人才后顾之忧,这样才能保障人才全身心为零售企业发展出谋划策。

财务共享服务中心因自身优势逐渐在市场中兴起,也被越来越多集团型、跨国企业、连锁零售等企业所关注。但是国内在财务共享系统方面的研究时间较短,在实际企业建设期间经常会遇到各种阻碍,严重影响其系统功能设置、系统财务管理效果也不明显。为此本文主要针对当前零售企业建设财务共享中心的不足进行了详细研究,也相应提出了合理的改进建议,如完善财务共享系统服务流程、强化过程管控、提高信息传输时效性、采用新型技术手段降低成本等。尽管笔者在研究过程中花费了一定时间精力,但是受实际工作经验、知识技能的局限,会影响部分观点的公正性,所以各零售企业在应用本文相关结论时,要酌情考虑自身企业发展状况,科学借鉴本文提出的建议。希望各零售企业都能够成功建设多功能财务共享服务中心,实现零售企业内部财务高效管理的同时也促进零售企业提高市场竞争实力,更长远地在市场竞争中站稳脚跟。