陈鹤
摘 要 会计基础工作是对会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称。全面落实会计基础工作是对会计机构和会计从业人员的一般性要求,是确保会计信息真实、完整,有效实施会计核算和会计监督的基本前提和重要保障。如何结合企业实际情况加强和提升会计基础工作水平,积极促进业财融合,突出财务管理价值,是一项永恒的课题。
关键词 会计基础工作;体系;核算和监督;考核
DOI: 10.19840/j.cnki.FA.2024.01.009
规范化的会计基础工作对企业财务管理至关重要,怎样结合企业自身实际情况有效提升会计基础工作水平,对企业防范财务风险、确保高质量发展有重要的现实意义。本文旨在简要阐述会计基础工作的内涵并分析当前社会经济发展的背景下我国会计基础工作的现状,以某大型规划设计研究院(以下简称规划总院)2016—2022年期间的财务改革为线索,对会计基础工作在公司的发展过程以及存在的问题予以简要描述,并结合实际情况提出笔者的一些思考和建议。
一、会计基础工作概述
(一)会计基础工作的概念
会计基础工作是对会计核算和会计管理服务的基础性工作的统称[1]。根据《会计基础工作规范》的要求,会计基础工作可以具体区分为会计机构和会计人员、会计核算、会计监督、内部会计管理制度四个方面的内容。再进一步细化,会计基础工作就是指对会计凭证编制与传递、会计账簿登记、会计电算化、会计机构设置、会计人员配置与管理、会计岗位设置与职责分工、单位内部会计管理制度的建立和实施等会计基础工作的具体实践。
(二)落实会计基础工作的重要意义
加强会计基础工作有利于建立规范的会计工作秩序,提高会计工作水平。不同的行业和企业具有不同的管理特点和核算要求,但都需要通过会计核算和财务会计报告的形式对经营结果予以揭示和披露。如果没有规范统一的会计管理规则,必然会引起极大的混乱。宏观上,整个经济社会的发展质量和效率难以准确衡量。对企业而言,管理效果难以得到客观公允的评价,使企业生产经营失去动力。同时,落实会计基础工作也有利于对会计从业人员进行统一约束和规范,督促会计从业人员主动提高专业技术水平,促进会计行业有序发展。
(三)落实会计基础工作面临的问题
充分认识到会计基础工作的重要性,同时紧密结合单位自身实际情况统筹安排才能从根本上改善和提高会计基础工作水平。会计基础工作的要求是共性的,对所有单位都具有普遍约束性和指导性,但不同行业或不同企业具有不同的管理特点。如果照本宣科地进行普及和推广,不仅可能给企業带来资源的浪费,增加管理成本,还有可能影响企业运行效率,使企业失去活力。反之,如果过分强调企业经济利益或管理灵活性,从而简化会计基础工作或刻意回避《会计基础工作规范》的各项要求,则有可能给企业带来极大的经营风险。这些都与国家规范会计基础工作的初衷相违背。因此,怎样结合自身实际情况落实和加强会计基础工作是全面落实会计基础工作的关键。
(四)有效落实会计基础工作的具体措施
首先,要结合企业实际情况,建立与自身发展相契合的会计基础工作体系。不同企业甚至同一企业的不同发展阶段,其管理要素和经营特点都各有不同,会计基础工作的内容与范围也不是一成不变的。因此,要动态、辩证地认识会计基础工作与企业发展的相互关系,当客观管理环境发生较大变化时对会计基础工作的具体要求也应有所调整,以适应不同的管理需求,促进企业健康有序发展。例如《会计基础工作规范》第六条规定:“各单位应当根据会计业务的需要设置会计机构;不具备单独设置会计机构条件的,应当在有关机构中配备专职会计人员。”根据此项规定,对于一个刚刚成立的小微企业来说,成立一个单独的会计机构并要求各会计岗位配置齐全且有专门的会计人员显然不切实际,很有可能给企业带来沉重的负担,甚至拖垮企业。因此配置与初创期相符合的若干专职会计人员即可。但当企业发展到一定阶段,规模和业务量都有了巨大的增长,依然维持原有的会计组织形式显然已经不能满足企业发展需要,此时就需要及时迭代会计基础工作组织形式,成立会计机构并完善相关管理制度等,以适应企业在新阶段的发展需求。
其次,要提高对会计基础工作的重视程度,自上而下地维护会计基础工作秩序,严肃对待会计基础工作的各项要求[2]。特别是对于大型企业和上市公司,总会计师或财务负责人属于公司高管,财务决策对公司治理的作用越来越重要。而会计基础工作是一切财务管理的基础,是实施有效决策的重要保障。但由于会计基础工作对经营决策的影响往往是间接的,也无法进行量化衡量,因此往往得不到足够的重视,一定程度上制约了企业内部会计工作水平和经营管理水平的提高。因此从管理层开始重视会计基础工作,进行自上而下的统筹安排是有效落实会计基础工作的重要手段。
二、当前我国会计基础工作的现状
为了规范会计行为,保证会计资料真实、完整,加强经济管理和财务管理,提高经济效益,维护社会主义市场经济秩序,我国于1985年首次颁布了《中华人民共和国会计法》,之后又根据社会经济环境的发展变化进行了多次修正。在此基础上,财政部结合我国会计工作的实际情况于1996年出台了部门规章《会计基础工作规范》,并于2019年3月予以修改完善。《会计基础工作规范》从会计机构和会计人员、会计核算、会计监督、内部会计管理制度四个方面对会计工作提出了全方位、系统化的要求。虽然法律地位不是最高层级,但是要求所有单位都要遵照执行。随着社会经济的发展日新月异,管理理念的更新迭代,智能化、信息化等科技的进步一日千里,已经给传统的财务管理和会计基础工作带来了巨大的冲击。具体来说有以下三方面:
(一)管理理念发展对会计基础工作的影响
现行《会计基础工作规范》于1996年6月17日发布并实施。在当时背景下对规范会计工作,促进企业管理,保障社会经济发展等方面起到了积极的作用,但随着企业财务管理理论的发展和社会经济形态的深刻变化,企业财务工作也发生了颠覆性的改变。现如今已经和人工智能、大数据、ERP等深度融合,逐渐演化到综合性的价值管理阶段,即要求财务人员和财务工作要与业务加强联动,大力提升财务管理的价值创造能力。基于此,过往单独强调财务某一专门职能的管理理念已经显得不合时宜。例如会计核算旨在强调会计的基本职能,要求客观准确记录业务发生,反馈财务数据,并没有充分体现财务部门的管理属性,特别是在改革开放前的计划经济时代,企业决策主要服从于国家战略,自主管理的程度有限,详实客观的数据记录是符合当时的历史环境的。随着改革开放的逐步深入,大量外资企业涌入国内市场,新的管理理念和新的技术在国内大行其道,给企业家带来了新的管理思路。一方面控制成本能为企业增加利润,提高市场竞争力,另一方面要让国内企业走出去参与国际化的竞争,必须遵守国际贸易规则,合规经营和内部控制就显得尤为重要。在这一时期,财务部门的管理职能初步显现,在成本控制和合规管理方面起到了至关重要的作用。进入新世纪以来,随着大数据和人工智能的方兴未艾,各类数据通过互联网传播变得越来越便捷,通过个性化的管理工具进行分类汇总和数据分析越来越容易实现,给企业提高管理效率、降低管理成本、减少决策风险创造了前所未有的便利。以企业ERP为载体,以数据互联互通为手段,以实现业财融合为目的的财务管理和价值创造理念被越来越多的企业管理者所追捧。
(二)管理工具的革新对会计基础工作的影响
人工智能和信息化技术的发展一方面促进了财务管理理念的革新,另一方面也深刻影响了会计基础工作的具体形式[3]。进入21世纪以来,随着互联网的迅猛发展,信息化技术和人工智能的日新月异,越来越多的企业开始结合自身实际,采取简化管理单元、突出管理重点等措施,将标准化程度高、重复劳动趋势明显的会计核算、资金收支等基础会计业务进行整合,通过设置独立的核算中心或财务公司进行专门化的统一管理,同时大量应用机器人或其他高水平的信息化工具替代旧的会计岗位。业务整合后精简了会计机构,提高了企业运行效率,对会计人员的综合业务能力要求越来越高[4]。
(三)会计从业人员结构对会计基础工作的影响
2021年财政部发布了《会计改革与发展“十四五”规划纲要》,根据《规划纲要》的目标,截至2025年全国具备初级资格的会计人员数量将大于900万人,具备中级资格的会计人员数量将大于300万人,具备高级资格的会计人员数量将大于25万人,注册会计师行业从业人员数量为40万人。此外,由于2017年我国已经取消了会计从业资格证书考试,实际上有大量会计从业人员未在会计资格序列里体现,如此庞大的会计从业人员群体,对我国市场经济的行稳致远起到了不容忽视的作用。但大多数从业者为一般的会计核算人员,从业门槛低,价值创造潜力有限,很容易在日趋成熟的会计信息化建设浪潮中被替代。另一方面,真正具有高水平的资深财务管理专家严重不足。据报道,截至 2022年末全国具有高级会计师职称的从业者约22万人,截至2023年3月全国共有注册会计师约33.49万人。与动辄上千万的会计从业人员基数相比,与飞速发展的市场经济规模和注册企业数量相比,高水平的财务管理人才显得捉襟见肘,一定程度上制约了我国经济的高质量发展和财务管理创新。会计基础工作在企业是如何循序演进的?接下来本文将以规划总院2016—2022年期间的财务改革为线索予以简要描述。
三、规划总院背景介绍及财务改革回顾
(一)规划总院背景介绍
规划总院是一家国有大型综合勘察设计单位,拥有国家工程设计综合甲级、房屋建筑工程、机电安装工程施工总承包壹级等覆蓋工程建设领域全价值链的行业最高从业资质。主营业务包括咨询设计、工程总成、设备总成三大领域。规划总院的会计核算体系可以分为职能部门、实体院和规划总院本部三个层级。职能部门为成本中心,在总部账套统一进行成本费用的归集。实体院相当于利润中心,每个实体院在自己单独的账套进行核算,独立编制年度预算,独立进行各项经营指标考核。整个规划总院为更高层级的投资中心,汇总各账套核算结果,统一出具财务会计报告,接受外部审计等。
与传统制造业相比,规划总院的会计核算业务有两方面的突出特点:一是按项目归集成本,二是各类费用报销业务量大。
作为咨询设计服务供方企业,规划总院提供的产品是满足特定需求的咨询设计知识成果。一般情况下一份合同即为一项独立产品,该产品仅供特定客户使用,不能重复出售,需要与对应合同项目进行成本归集。而每个合同项目市场价值各不相同。同时由于与履行合同相关的工作量和知识价值无法准确计量,因此每个合同项目的直接成本和收益都不固定。
此外,咨询设计服务行业与传统制造业相比,另一特点是直接材料耗费少,而各类费用报销核算业务量巨大。以2022年为例,规划总院本部全年共产生记账凭证36 716张,日均生成会计记账凭证量超过100张/天。其中费用报销类凭证接近250 00张,约占全年凭证总量的68%以上(具体数量关系见表1),主要包括差旅费、办公费、业务招待费等,大量的基础核算业务对财务管理的人员配置和时间耗费影响甚大,投入到财务管理创新和财务价值创造的资源相对有限。
截至2022年末,规划总院共有专职会计从业人员36人,发布财务相关制度19项。自上而下形成总会计师 — 财务管理部部长(副部长) — 模块负责人 — 一般业务人员的四级管理体系。总体而言制度有保障、管理有层次、人员有经验,财务组织结构及运转情况能满足当前公司战略诉求和经营管理需要。
(二)规划总院财务改革回顾
为了适应市场变化和积极响应国家财会政策改革,财务管理部一直致力于加强会计人员的继续教育和业务能力提升,主动采取了一系列卓有成效的改革措施,落实和完善会计基础工作,大力促进业财融合。2016年在规划总院全面统筹下,财务管理部将部分财务人员外放到各实体院进行院级财务指导。此次变革相较于之前创新了财务管理模式,使财务人员从单纯的核算会计向综合能力更强的业务会计的转变迈出了重要一步,客观上培养了一批兼具业务能力和财务管理能力的高素质会计专业人才。此外,由于财务人员直达业务一线,使公司财务制度和财务管理各项要求在更广泛的基础上得到宣传和普及。最后,驻院财务机制的启动,推动了实体院管理从单纯的技术管理向综合管理转变,大大提升了各实体院的管理效率,改善了管理环境。
在此基础上,从2022年开始,为了落实集团公司“稳增长、防风险”的突出要求,建立科学高效的财务管理体系,保障公司经营生产健康、稳定、高效发展,进一步促进业财融合,规划总院开启了新一轮的财务业务整合,主要从四方面对原有体系进行优化。1. 重新规划财务组织结构,将日常报销和资金业务剥离,成立独立的财务结算中心。2. 结合公司管理需求将财务具体业务划分为项目管理、财务管理、综合管理三大模块。3. 关闭各实体院的独立账套,统一在本部核算,将原来外派到各实体院的财务人员重新集中到财务管理部统一管理。4. 加快推进财务管理信息化建设,提升标准化、智能化、信息化水平。
通过以上优化,首先统一了会计核算要求,账表、账实的一致性有了显著提高,极大改善了财务会计报告质量。其次财务管理模块化、专业化、信息化要求越来越高,通过加快推进财务管理信息化建设把财务人员从冗繁的重复劳动中解放出来,可以投入更多精力和人力资源到更具体的业务管理中,特别突出了项目管理的重要性,从而把综合创新能力和解决专业问题的能力提到新的高度。
四、当前存在的问题
(一)岗位设置和岗位职责体系尚需完善
规划总院目前共有涵盖财务管理和会计核算相关的制度19项,绝大部分在2021—2022年进行了更新和补充,有效指导并规范了财务管理和日常会计核算等大部分具体事项。但在新一轮组织结构调整过程中对岗位设置和具体岗位职责缺少制度层面的总体设计,给财务管理工作带来一定的不便。主要体现在以下两方面。
1.仅在管理层面明确了项目管理、财务管理、综合管理三大业务模块,但对各模块、各个岗位的工作内容、职责、考核等缺少具体的规定,会计人员对自身职责范围的界定来自主观判断,某些情况下,即便是正常业务,但因为缺少决策依据或担心承担不必要的责任,也要层层上报,完全依靠主管领导的最终决策才能顺利进行,一定程度上限制了各管理层级的工作主动性、延长了管理链条,增加了管理成本,影响了公司整体运转效率。
2. 在具体业务内容有重合的领域往往产生一件事多人参与意见不统一或相互推诿无人负责的情况。既影响工作效率,不利于团队统一协调,又容易产生负面的外部评价。比如,实体院为落实一件事往往要和财务各个模块和岗位的多人进行沟通、原本一个人可以完成的各类管理报表需要切分给不同的负责人填报再由专人进行汇总、凭证装订归档的时间明显延后等。
(二)个别核算问题有待明确
规划总院现行的收入、成本相关规定仅对会计核算作了一般性和原则性的要求,而对长久以来普遍存在争议的联合体中标项目、管理总承包项目、混合经营项目的业务实质始终未能形成定论,因此核算方面缺乏有效的指导。从而导致会计人员往往莫衷一是,对上述具体业务的理解和记账方式也千差万别,进一步对财务会计报告质量产生不同程度影响,甚至带来潜在的经营风险和合规风险。以混合经营为例,由于市场瞬息万变,业主需求的多样化和个性化越来越普遍。往往涉及的合同履约内容既包括咨询设计服务,也包含商品或设备的采购。对于此类业务,会计准则和税法都有比较明确的定义和处理原则,但规划总院现行的三体系文件对混合经营类的业务没有相应的控制和管理标准。业务开展一度受阻,从合同签订到会计核算仅能照搬现行三体系文件中对咨询设计项目或工程总承包项目的相关规定,既不能如实反映业务实质,又容易造成项目管理上的混乱。此外,会计人员片面强调业务主管部门或主要负责人签字的效力,弱化了会计监督的基本职能,一方面容易造成账实不一致的问题,另一方面也增加了财务管理风险,不利于实现业财融合的总体要求。
(三)绩效考核有待加强
规划总院现有考核机制对职能部门的工作成果基本没有形成实质性的评价影响,促进财务改革和服务提升的外部动力不足。财务管理部既是管理中枢,也是服务窗口,既为公司管理决策提供核心数据,也要直面广大职工,为职工和客商提供报销和资金收付等服务,是承上启下的重要环节。除了对公司总体指标进行必要考核外,对服务质量进行考核也有现实的意义。如果没有行之有效的考核体系,就不能激发财务人员积极奋进,加强服务的主观认识。促进业财融合、提升价值创造水平也将沦为空谈。正是由于对财务管理工作的综合考核欠缺,财务管理价值得不到充分发挥,因此财务管理部在整个职能部门体系的横向对比中管理绩效不突出、话语权不断削弱。
五、改善财务管理环境的具体建议
(一)全面统筹构建财务管理体系
改进和提升会计基础工作要结合企业自身的实际情况,抓准薄弱环节,按照《会计法》和《会计基础工作规范》的具体要求,采取切实可行的措施,建立健全内部会计管理体系。完善的内部会计管理制度是企业开展一切财务管理活动、进行会计核算的重要依据,更是企业控制和防范财务管理风险的有效手段。依法筹划公司会计基础工作制度体系、科学设置会计岗位、明确对应岗位职责和具体业务管理办法,既是践行《会计法》和《会计基础工作规范》的重要举措,也是对公司财务管理战略的延伸和补充,是确保公司实现长期稳定经营发展目标的现实需求。具体而言可以从以下两方面进行优化。
1. 管理层面
需要明确财务部门的总体目标:即作为核心职能部门,财务管理部的使命是什么?长期目标是什么?人员配置和管理重点应该怎样协调?与业务单位的协同应该怎样实现等等?以华为为例,华为作为一家全球范围的产品和解决方案供应商,其财务部門的组织目标被定位为怎样更好地服务企业在全球范围内的拓展。在明确此目标的基础上,华为的整个财务职能被具体分为三个方面:会计核算、审计监控和财经管理。只有同时保证会计核算和审计监控的数据一致且准确,财经管理的决策才值得信任。此外,为了强化集团对各业务区域的财务控制,同时也为了服务各业务区域的高效决策和市场拓展,华为在全球范围陆续建立了若干区域财务共享服务中心,依托共享中心强大的数据整合与数据实时共享功能为华为在过去多年的业务腾飞甚至领先全球提供了强有力的财务支持和风险防控保障。华为财务管理的成功建立在对财务管理职能的准确定位,以及由此衍生的财务管理架构设计和对具体细分业务的统一要求。因此只有明确总目标,才能对目标进行分解,采取具体的管理措施。只有目标明确才能激发所有人的使命感和责任感,有利于实现团结协作,提高财务管理效率。
2. 业务层面
要结合公司总体战略和财务管理的具体要求,充分论证岗位设置条件和人员配置规模,明确各岗位职责。适时推广岗位轮换机制,加强内部协调。岗位设置是否合理、人员配置是否科学是对整体管理理念的具体实践,只有建设好与管理理念相匹配的组织体系,才能实现管理资源的最优配置,最终达到预期的管理效果。明确岗位职责,既是对具体业务标准化、流程化的必要举措,也是维护财务人员权益,促进积极履职的制度保障。建设好科学规范的岗位职责制度体系,有利于促成各管理层级敢管、愿管、会管,各岗位会计人员敢干、肯干、能干的大好局面。此外,加强各业务模块之间的联动和各岗位会计人员之间的常态化轮换既有利于全面提升整体业务水平,促进内部交流,也有利于激发会计人员工作积极性和创造性,培养综合全面的会计储备人才。
(二)完善会计核算体系,加强会计监督
会计的基本职能是会计核算和会计监督。现代财务管理的职能是通过管理会计核算和会计监督活动,优化和提升企业管理水平,提高企业经营效益。《会计基础工作规范》中对会计核算和会计监督专门用独立的两章节内容做了具体表述。例如第三章会计核算部分的第三十六条明确要求各单位应当及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息;第四章会计监督部分从第七十二條至第八十条,逐条列示了会计监督的具体内容,包括对本单位的经济活动进行会计监督,对原始凭证进行审核和监督,对实物、款项进行监督,督促建立并严格执行财产清查制度,对财务收支进行监督,对单位制定的预算、财务计划、经济计划、业务计划的执行情况进行监督等。由此可见会计核算和会计监督在整个会计基础工作中的重要地位。
根据中国航空工业发展研究中心2022年发布的对173家上市公司近年来发生的典型财务类违规行为分析结果显示,高达49%的财务类违规行为与会计核算和财务管理有关,其次是信息披露(25%)和资金及风险管理(18%),与公司治理与内控相关的违规行为8%[5]。由此可以看出会计核算在整个经济社会中都是问题比较高发的环节,容易造成比较严重的后果。而其中尤其典型的核算问题就是收入、成本核算不规范,比如虚假收入、提前确认收入或延迟结转成本,调节利润等[6]。造成核算不规范的原因来自两方面,一是企业行为,比如出于考核或者节税的目的,企业主动寻求财务核算上的非常规操作;二是会计人员对业务的判断出现偏差,根据自身理解进行账务处理,从而产生与业务实质不符的核算结果。
对于规划总院而言,首先要从管理层重视财务核算的规范性,避免因为管理意志而主动寻求不恰当的财务操作,从而带来合规风险。其次财务管理部门应主动履行好会计核算和会计监督的基本职能。对于新的业务形态和实践中发现已经与业务实质发生严重偏差的核算事项,应积极采取措施,牵头讨论并形成统一认识,避免久拖不决,给管理带来混乱和风险。另外,作为会计人员应培养良好的职业道德,积极学习专业知识,自觉提升业务水平。避免过于依赖内部体系文件,过分强调业务部门或业务主管领导签字的效力,主动放弃了《会计法》赋予的会计监督职能。总体而言,应结合公司总体战略和业务发展方向依法完善会计核算体系,进一步强化会计监督。确保在日常工作中形成有据可依、行之有效、动态维护、业财统一的良好局面。
(三)优化考核管理
人力资源管理和业务管理是财务管理工作的两大核心,两者相互依存,相互制约。没有高素质的会计人才,高质量的业务管理就无从谈起。没有高标准的业务要求,会计人员的发展和进步也会受到极大的限制[7]。《会计基础工作规范》对会计从业人员提出了一系列具体的要求,比如第十八条“会计人员应当热爱本职工作,努力钻研业务,使自己的知识和技能适应所从事工作的要求”;第二十二条“会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况,运用掌握的会计信息和会计方法,为改善单位内部管理、提高经济效益服务”等。这些规范都要求会计人员应当主动自觉提升业务水平,并且对所在单位有忠实履职的义务。同时第八十六条也明确赋予了企业有管理和考核会计人员的权利。目前规划总院财务队伍年轻化、高学历趋势明显,但人力资源的巨大潜力并没有充分激发。怎样促进会计人员自觉提升业务水平?怎样协调财务管理效能提升与人力资源发展不充分的矛盾?依然要从会计基础工作上寻找切入点。
考核是实现管理目标的重要手段,没有行之有效的考核规则,对内不利于促成公平公正的竞争环境,对外不能彰显财务管理价值,个人的主动性和创新能力就会削弱。因此积极探索恰当的外部评价机制、建立科学的考核体系刻不容缓。以考核为抓手,一方面可以为管理层提供系统全面的整体情况,有利于管理者根据各会计人员的特点安排具体工作,优化人力资源配置;另一方面可以获取相对客观的考评数据,作为会计人员评价的参考和依据,有利于促进公平公正。以考核为手段,结合具体的奖惩措施,促使财务人员自觉提升专业能力,积极践行业财融合,进而提升财务管理的整体水平。
六、结束语
随着财务管理理论的不断发展、社会经济和产业形态不断产生新的变化,企业更愿意把管理重心和资源集中在更高层次的财务创新和投资管理上。从而减少了对会计基础工作的关注。因此《会计法》和《会计基础工作规范》作为对会计从业者的最低要求,显得更加重要。具体到规划总院,优化财务管理体系,完善会计核算和会计监督规则,探索新的考核机制等举措,对夯实财务管理基础,促进业财融合,保障公司经营生产健康、稳定、高效发展具有重大的意义。 AFA
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(编辑:冯金玉)