4M1E精细化管理法在缩短门诊药房长期处方调配时间中的应用

沈海娟,秦琼,魏巍

(苏州大学附属第一医院药学部,苏州 215006)

2021年国家卫生健康委员会、国家医疗保障局组织制定的《长期处方管理规范(试行)》指出:长期处方指具备条件的医师按照规定,对符合条件的慢病患者开具的处方用量适当增加的处方。根据患者诊疗需要,长期处方的处方量一般在4周内;根据慢病特点,病情稳定的患者适当延长,最长12周[1]。基于对慢病患者长期用药政策的态势分析(SWOT分析),虽然这一政策在很大程度上满足了患者用药需求,减少了慢病患者往返医院的次数[2],但在一定程度上长期处方呈现药品种类多、单种药品数量大的特点,使智能化设备原有的通用性设置无法满足医疗机构不断变化的个性化需求,机摆药品出药率、直发窗口(所发药品均存储在高速发药机中,处方无需整合,药品直达发药窗口)[3]直发率均明显降低。尤其是就诊高峰期,大大增加了门诊药房人机混合调配窗口(处方涉及快速发药机、智能冰箱、异型包装存储机、智能麻醉药品管理机中的药品整合,调配药师集中核对后通过轨道传输至前台发药区)[4]药品调配压力。长期处方制度的实施,对门诊药房智慧化管理提出了严峻挑战。

人机料法环 (man,machine,material,method,environment,4M1E) 精细化管理法属于新兴管理理念,是一种科学、高效的管理方式。近年来发现,精细化管理理念在医院管理中有较好的采用价值,可挖掘长期处方开具特点并以此为切入点,从人、机、料、法、环5个影响门诊药房工作效率的重要基本要素,深入分析处方调配的每一个环节,结合原有的智慧药房管理理念,提出相应管理措施,详细规范各项制度标准,有助于改善医疗服务流程,提高医疗服务质量[5]。为提高门诊药房智能化药品调配效率,改善药学服务。苏州大学附属第一医院门诊药房基于质量管理工具4M1E法制订相关管理政策,现将效果报道如下。

1 资料与方法

1.1一般资料 苏州大学附属第一医院于2022年7月开始在门诊药房实行4M1E精细化管理法。①利用医院信息系统(hospital information system,HIS)随机选取实施4M1E精细化管理前(2022年1—6月)和实施4M1E精细化管理后(2022年7—12月)人机混合调配窗口处方各10 000张。处方纳入标准:处方信息详实,对应患者疾病诊断明确[6],处方量>15 d。排除标准:网络或设备故障等突发状况下调配出的处方。②利用HIS筛选实施前(2021年8月)、实施后(2022年8月)高峰期(9:30—11:30)窗口2 h调配的处方量及处方药品数。窗口纳入标准:实施前后31 d 工作起始时间以及工作安排均保持统一,故本研究选取人机混合调配窗口3个及直发窗口2个。③随机筛选来我院就诊的门诊慢病患者实施前后各100例,实施前的100例患者中男56例(56.0%),女44例(44.0%),年龄18～78周岁,平均年龄51(51.09±13.33)岁;实施后患者中男54例(54.0%),女46例(46.0%),年龄19～74周岁,平均年龄(50.51±14.27)岁,两组患者一般资料比较差异无统计学意义。统计精细化管理实施前后患者满意度。

1.2方法

1.2.1优化智能发药设备 智能发药设备个性化管理:智能化设备(快速发药机与高速发药机)的自动化出药量(由智能化设备调配出的药品数量)均与日加药量、药品种类及其槽位分配、药品单次出药盒数有关。此次精细化管理的改善重点主要是药品单次出药盒数及槽位分配。分析2022年1—6月药品发出情况,优化智能发药机。①增加快速发药机及高速发药机上限参数,根据平均每天每个药品所需量,依托经验判断,将单个药品出药上线调至“10”盒(出药上线数值根据实际情况进行阶段性调整);②使用 Excel 2010 版软件对数据进行分析,按照药品消耗量对药品品种进行排序,增加高速发药机药品品种,将处方药品总盒数少的患者优先分配至直发窗口[7];③快速发药机、高速发药机各增设动态化槽位。长期处方压力下,随着集采政策的实施,原研药、集采药品的更新速度较快,尤以慢病药品品种最为突出,导致各阶段性药品日需求量也因此变化,故设置动态化药品槽位,专人负责动态化槽位药品维护及药品信息变更。

1.2.2优化处方调配流程 实施处方智能分解调配流程:2号窗为传统纯手工调配窗口,耗时长,调配效率低。精细化管理后,充分运用智能化设备,以快速发药机为中心,增设组合调配药品架,通过条件筛选,建立处方智能识别及分解模型,将2号窗优化为处方智能分解调配专窗。优化后的调配流程见图1。处方智能分解:以“拜新同”为例,处方开具药品量13盒,智能识别拆解为“10+3”模式,由人工进行调配“10盒”(整包装数量为10),快速发药机出药3盒。

图1 优化后门诊处方调配流程图

1.2.3优化调配区布局 ①以快速发药机为中心,增设动态药品架。根据关联原则,数据挖掘建立模型,分析用药频次和组方规律[8],对同一处方药品搭配度进行分析。根据专家每周出诊情况,将搭配度高且使用量大的药品,提前1 d由专人结合药品消耗量进行补充并置于动态药品架。如:对消化科常用处方进行搭配用药分析,统计1周药品用量,见表1。专家A周一出诊,根据其开方习惯、处方搭配度、药品消耗量统计并结合智能化发药设备储存量,提前1 d将补中益气颗粒及复方嗜酸乳杆菌片2种药品统计至动态药品架目录中,并对药品数量进行设定与补充。

表1 1周药品出库量统计

②增设可移动专科专柜。于人机混合药品调配整合区,设置可移动专科专柜4个,分别置于“第3—6”4个混发窗口药品整合区。通过问卷星调研,以临床各科室医生、药房工作人员为调研对象,结合调研结果,设置以风湿科、皮肤科、消化科、感染科4科为主可供调配的专科专柜,见图2。

图2 优化后门诊药房处方调配区布局

1.2.4优化人员管理 (1)弹性排班。医院实行预约制,专家出诊及普通门诊量相对固定,处方量也相对固定,结合可视化监测系统及HIS信息数据挖掘,根据季节性高峰不同,设置窗口,该窗口根据处方量弹性工作;弹性安排各班次上班时间,避免处方调配积压。

(2)人员精细化管理。健全新人考核模式:①岗前培训精细化。规范并完善现有培训内容。对实习生、院内员工实行分层培训、一对一新人带教。修订药品调配流程,药品调配按照同一标准进行调配。②实施个性化考核。制订个性化考核试题,实行理论与情景模拟实操相结合的考核制度。开展多元化培训:利用多媒体开展线上线下培训;联合医-药-护开展专题讲座等,多方位多形式开展药品学习。成立专项小组:运用科学的管理方法对门诊人员进行分支管理,细化岗位职责。定期对门诊药房现有情况进行汇报说明与追踪,提出整改措施,提高药师效率,见表2。

表2 门诊药房专项小组组成与任务

(3)制度标准化,细化绩效管理。制订《门诊药房培训手册》《门诊药房自动化设备操作规程》等9项标准;医保办、临床科室、药学部等多个科室联合制订长期处方药品目录,运用色标管理法标注长期处方,将长期处方调配量纳入绩效考核指标。

1.3观察指标及评价标准 比较2022年1—12月即4M1E精细化管理法采用前后人机混合调配窗口单张处方药品调配时间、比较2022年1—12月即4M1E精细化管理法采用前后门诊药房处方直发率(直发窗口处方数即高速发药窗口处方数/总处方数)、智能化设备自动化率(智能发药设备总出药量/总发药量)[10]。比较2021年8月与2022年8月即4M1E精细化管理法采用前后高峰时期(9:30—11:30)窗口2 h调配的处方量及处方药品数。统计4M1E精细化管理法采用前后患者满意度。患者满意度量表包括药品准确性、药品调配速度、取药服务3项评价内容,每项满分为10分,分数高表示满意度高,满意度量表为本部门自制,Cronbach0’α>0.7,信度良好。

2 结果

2.1精细化管理前后人机混合调配窗口单张处方药品调配时间 对比精细化管理前后人机混合调配窗口各10 000张处方的药品调配时间,人机混合调配窗口单张处方调配时间由(96.88±1 401.17) s降至(55.84±526.24) s,实施管理前后比较差异有统计学意义(t=2.741 7,P<0.01)。

2.2精细化管理前后门诊药房处方直发率及自动化率 精细化管理前与管理后,处方直发率由(31.63±1.06)%增加至(35.13±0.80)%;设备自动化率由(56.46±1.97)%增加至(65.39±3.30)%,实施管理前后比较差异有统计学意义(t=6.45,5.69,P<0.01)。

2.3精细化管理前后门诊药房高峰时段窗口2 h调配处方量及处方药品数 对比精细化管理前与管理后,高峰时段(9:30—11:30)窗口处方调配的处方量由(135.20±21.06)张·(2 h)-1增加至(147.19±21.24)张·(2 h)-1,处方药品数由(871.74±215.61)个·(2 h)-1增加至(1 008.53±267.87)个·(2 h)-1,实施管理前后比较差异有统计学意义(t=4.99、4.95,P<0.05)。其中人机混合调配窗口处方调配量及处方药品数、直发窗口处方调配量及处方药品数均增加(P<0.05),见表3。

表3 人机混合调配窗口与直发窗口管理前后调配处方量及处方药品数

2.4精细化管理前后患者满意度 精细化管理后,门诊慢病患者对药品准确度、取药等待时间、药师服务态度、药师服务质量满意度评分均明显高于管理前(P<0.05),见表4。

表4 精细化管理前后患者满意度

3 讨论

结果显示,采用4M1E精细管理法后,我院门诊药房单张处方调配时间明显缩短,且在门诊药房处方高峰期内各窗口调配的处方量及处方药品数均有所增加。本次4M1E精细管理法一方面合理设置智能化发药机运行参数,专人动态化管理动态槽位,以满足药品调配的个性化需求,改善直发窗口与混发窗口处方分配不均情况,使得处方直发率、设备出药率增加,减轻了人工调配压力,提高了智能化设备出药率。另外,集中以智能化发药设备为核心,增设小型可移动专科专柜,动态药品货架。对门诊处方进行关联度分析,结合专家一周出诊情况及各药品出库量分析,对动态药品的种类及数量进行动态化专人管理。合理优化了布局,缩短调配路径,降低处方调配时间。

采用4M1E精细管理法后,患者满意度显著提高。缩短处方调配时间的同时,通过运用色标管理法,将长期处方调配量纳入绩效考核,调动药师积极性。精细化管理后,为了更好地服务患者,门诊药房为慢病患者开设特色窗口(咳喘药学服务窗口),工作之余开展多元化培训与学习,使得一线药师能够更好地开展药物咨询、知识宣教等药学服务,提高药师服务质量。

本管理创新之处在于成立处方智能分解调配专窗,集中调配以内分泌科、心血管内科为主的长期处方,不拘泥于之前固有的人机混合调配模式。但还有一些值得改进之处。如处方智能分解专窗仅局限于前期设定的几个特有科室,因此后期应着力研究各科室各种药品的使用情况并设定多维度的药品使用规则,建立更全面的处方智能分解模型,将处方智能分解大范围采用于门诊各科室开具的处方调配中。

综上所述,在长期处方压力下,门诊药房采用4M1E精细管理法后,开创了新型处方调配模式,智能识别处方类型,多方位利用智能化设备,大大缩短处方调配时间,提高药师药品调配的准确度。同时药师的工作模式也发生了转变,门诊药房作为一线窗口,有更多时间为患者提供优质的合理用药指导,保证了药师服务质量,促进“以患者为中心,以合理用药为核心”的全面药学服务发展,提升患者的就医体验[11],提高患者满意度。