企业公文质量提升长效机制的构建及应用研究

文/中国航空发动机集团有限公司沈阳发动机研究所 张胜男 李学涛

公文是一种具有特定体式的书面材料，可用于传达政令、贯彻政策法规，部署任务要求，指导、安排和商洽工作，报告、请示、答复问题以及通报、交流情况等，是支撑企业生产经营管理的重要工具。在高质量发展的新时期，公文质量的好坏直接关系到公文效用的发挥和单位的执行力、工作效率，直接关乎发文单位的外在形象和社会声誉。因此，加强公文管理，提升公文质量进而形成长效机制，是企业经营管理的基本要求，是发挥“以文辅政”的客观需要，对提升企业形象、推动企业高质量发展具有十分重要的意义。

一、运用PDCA鱼骨图剖析公文质量问题

（一）PDCA基本内容。PDCA循环[1]是由计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）和处理（Act）四个流程组成，无限循环的过程是“发现问题——分析问题——找出原因——解决问题——检查结果并调整修正目标”的阶梯式上升过程，也是持续不断解决问题的过程。从根本上来说，PDCA循环模型用于质量活动的全过程管理，是一种质量管控程序。将未解决的问题或新出现的问题不断纳入公文质量管控的PDCA循环，持续推动质量提升。计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）和处理（Act）4个阶段同步协调，形成一个循环。一个循环结束，另一个循环立即开始，形成阶梯上升式的持续改进过程[2]。具体如图1所示。

图1 PDCA循环示意图

（二）基于PDCA鱼骨图剖析公文质量问题。本文采用整理问题型鱼骨图的方式，将公文处理全流程质量管控要素有机融入PDCA循环的4个阶段。其中基于PDCA理论的4个阶段作为鱼骨图的主干，公文质量管控要素作为框架的主体结构，通过运用PDCA鱼骨图工具对公文全流程进行梳理分析，主要包括5方面的突出问题：1.人员流动性大，人员写作能力不足，不可控因素多。例如拟稿人对新增要求、注意事项等了解不够及时，水平能力有限，导致出现公文模板选择错误、公文格式不规范、文种滥用混用、单位使用不统一等各类问题。2.工作流程有待优化，缺乏创新。例如制定的标准、规范和要求与公文电子流程融合不够，存在“两层皮”问题，无法确保标准、规范和要求及时有效落地。3.各部门对公文质量的重视程度低。例如存在文稿审核把关不严、文稿迭代反复、文稿修改随意等问题。4.公文学习缺乏系统性，管理成果承接性有待加强。例如公文制度、培训材料、问答记录等过于分散，不够集中，导致学习缺乏系统性。5.考核评价不够严格，通报晾晒不够及时有力。例如，公文质量评价有严有松，相同问题反复出现等。

二、以问题为导向探索精益管理的改进措施

（一）精益管理介绍。精益管理[3]源于精益生产，是衍生自丰田汽车公司生产方式的一种管理哲学。精益管理由最初在生产系统的管理实践已经逐步延伸到企业的各项管理业务，由最初的具体业务管理方法上升为战略管理理念。能够通过提高顾客满意度、降低成本、提高质量、加快流程速度和改善投入，使企业价值最大化。精益管理的主要实施路径为聚焦规范化、标准化、信息化，把“精、准、细、严”落实到工作的每一个环节，做好做实提升效益的每个工作环节。

（二）改进思路。以PDCA鱼骨图剖析的5大方面突出问题为导向，同时将精益管理思维运用到公文质量管控中，通过公文拟稿、部门审签（含会签）、核稿、签发、考核与提升等“前控——中控——后控”全流程控制，以“精、准、细、严”为基本原则，有针对性地提出改进措施，全面提升公文质量管控的规范化、标准化、信息化程度，构建公文质量提升长效机制。公文质量提升长效机制的构建总览图如图2所示。

图2 公文质量提升长效机制构建总览图

（三）具体改进措施。主要针对5方面突出问题实施11项针对性改进措施，具体举措如下：1.前控：管好源头，建立标准，提升能力，降低人为因素的影响。（1）信息化管控，降低人为因素的影响。一是从格式规范、特殊要求、注意事项等维度建立标准化拟制模板，增加常见问题对照，使拟稿人在发文前有对照，避免文种使用错误、公文格式错误等问题的发生，提升发文规范化、科学化水平；二是引入公文智能校对工具，实现敏感词、标点符号、常用词组等数据库自动比对检查，在提高工作效率的同时，打破对传统人员校对能力的依赖；三是建立范文库并融入公文信息化流程，实现拟稿时范文一键引用和编辑修改功能，在不断减轻拟文人员负担的同时，降低公文出错率。（2）加强公文培训，提升拟稿人员能力。一是创新培训形式，以问题为导向，有针对性地开展线下专题指导和线上微视频培训，打造“永不落幕的公文培训课”，实现针对性、自由度、全覆盖等因素的多重兼顾，精准解决突出问题。二是编发便捷实用的指导手册[4]，涵盖基础理论、规范要求、方式方法等各方面内容，帮助初学者快速掌握公文写作要求，同时为有经验者提供权威参考。（3）梳理问题频发点，杜绝出现重复性错误。一是通过汇总统计公文常见的出错点，逐年迭代更新，形成不同版本的“公文重复问题清单”，明确易出错、易疏漏、易更正的问题，清单中包含常见问题模块及问题条目，并以问题示例、规范要求及重复度等予以区分，通过拟稿对照，从根源上杜绝低级、重复性错误。二是开展公文竞赛，根据常见公文质量问题统计分析情况，有针对性地编发竞赛试题，以赛促训，以赛促学，在激发拟稿人员积极性的同时，根治“同一问题反复出现”的弊病。2.中控：瞄准过程，严肃审签，优化流程，层层把关。（1）细化评价指标，严格规范考核标准。一是突出重点，对外对上的公文均采用“部门公文管理员[5]——部门领导——核稿——二次核稿——签发”的5级审批模式[6]，通过层层把关，提高公文质量。二是细化“公文质量评价指标”，兼顾重点考核项（一票否决）和一般考核项（分数叠加），科学设定测算规则，建立“优秀公文”“良好公文”“一般公文”“问题公文”“严重问题公文”的5级评价标准。三是重点管控重复性频发错误，将“公文重复问题清单”作为重点项纳入评价标准，若出现一项，则公文只能纳入“一般公文”及以下。（2）明确审签要点，实行差错责任追究。围绕流程节点和对应人员角色，明确审核要点和责任要求，建立从拟稿到归档的全流程公文责任追究机制，编发《各层级人员审核要点及责任要求》，增强公文处理人员的责任感，持续提升公文管理水平。（3）优化流程功能，强化举措落地见效。将“是否违反重复问题清单”、公文质量评价结果、公文审签要点和责任要求等融入发文流程，打破规范要求与系统平台壁垒，全面实现考核评价结果的实时反馈和线上管控，全面提高拟稿人的公文质量意识，进一步强化举措落地见效。3.后控——针对结果，加强考核，梳理评估，明确后续改进方向。（1）缩短通报周期，加大考核力度。一是严格遵循“严慎细实、精益求精”理念，定期（月度）通报提醒，实行“点对点”整改反馈。二是改进通报内容，以“增强质量意识，转变工作观念，创新工作方法”为主旨，有针对性、循序渐进地提出整改建议和要求。三是加大批评揭露力度，直接点名、直接问责，必要时可与绩效挂钩。（2）系统梳理评估，持续改进提升。对年度内开展的各项工作总结经验做法，运用精益管理思维、PDCA鱼骨图、数据统计分析等管理工具，系统梳理问题，评估成果，明确新一年度工作计划。通过不断循环，推动公文质量提升机制的长效运转。4.“三大”保障举措确保各项要求落地见效。各项举措的落地均离不开三项保障：（1）制度体系保障：健全完善管理制度[7]，明确公文审核流程及要点、公文格式规范、行文规则要求、质量评价标准、考核通报及奖惩机制等内容，从上到下全方位增强企业提升公文质量的严肃性，确保各项要求在制度支撑和约束下落地落实。（2）人才队伍保障：重视人员队伍建设，建立一支高素质、高水平的部门公文管理人员队伍[8]，通过与办公室秘书进行点对点的长期定向培养，发挥办公室在公文方面的优势和“传帮带”作用，以点带面，进而带动企业员工整体水平的提升。（3）知识管理保障：搭建公文知识库，系统化梳理制度标准、指导手册、培训资料等文件，打造可查询、可使用的知识应用体系，实现公文质量提升长效机制的承接与延续。

三、实际提升效果

通过构建和应用公文质量提升长效机制，公文质量提升显著，人为影响程度逐渐降低，公文重视程度逐步升高等。主要表现在以下两个方面：

（一）公文质量提升显著。随着长效机制的持续推进，通过运用PDCA鱼骨图剖析，不断发现问题，解决问题。自2020年6月起，某事业单位公文质量逐年提升，2020年累计优秀公文占比71.15%，2021年累计优秀公文占比90.97%，累计优秀公文占比增幅为27.9%。2022年累计优秀公文占比达97.56%，2023年累计优秀公文占比98.13%。公文出错率逐年降低，问题重复率大幅下降，低级错误基本杜绝，公文质量提升长效机制基本成熟并运行良好。

（二）全员意识提升显著。通过统计发现，经过公文质量提升机制的构建和运用，部门领导批示意见认真严格、拟稿人员咨询请教次数骤增，竞赛成绩逐年提升，单位全员学习热情增强，公文重视程度提高，质量意识提升显著，塑造了“严慎细实、精益求精”的企业工作特色，发挥了“以文辅政”的重要作用，对外呈现了严谨求实的工作形象，有效提升了企业影响力。

四、结语

自2020年实施至今，通过近4年的应用实践验证，基于PDCA鱼骨图工具和精益管理思维的公文质量提升长效机制对企业公文质量的提升有明显作用，机制运行良好且取得了较好成效。机制涉及的思路、方法、管理工具和思维以及机制本身均具有普遍适用性，可推广至其他党政机关、企事业单位、法人团体等组织，具有较大的推广应用价值。现阶段，人工智能技术发展迅速，智能拟稿、智能校对等功能应运而生，后续可在技术相对成熟的情况下引入更加智能化的信息管控平台，将公文质量提升机制与平台深度融合，在提高工作效率的同时，更好地发挥公文效用。