信息化时代档案管理的创新发展与设备更新

刘军华

[摘 要]随着信息技术的迅猛发展，档案管理领域正经历着前所未有的变革。传统的档案管理模式在信息化浪潮下逐渐暴露出其局限性，无法满足现代社会对高效、便捷、准确档案管理的需求。因此，如何在信息化时代背景下创新档案管理模式，实现档案管理与信息技术的深度融合，提高档案管理效率与档案利用价值，成为档案管理领域必须解决的问题。基于此，文章通过分析信息化时代档案管理的基本概念及其中存在的问题，探索信息化时代档案管理的创新发展与设备更新路径，以供参考。

[关键词]信息化时代；档案管理；创设发展；设备更新

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）03-0076-03

信息化时代的档案管理是指在数字化、网络化、智能化的时代背景下，对档案资料进行高效、系统、安全的管理与利用。新的档案管理方式不仅强调档案资料的数字化转换与存储，更重视档案信息资源的开发利用以及档案服务模式的创新[ 1 ]。

随着科技的飞速发展，传统的档案管理模式已无法满足现代社会对档案信息快速、准确、便捷利用的需求。信息化时代档案管理应运而生，它不仅是一种技术革新，更是一种管理理念和服务模式的转变。通过采用先进的信息技术，如大数据、云计算、人工智能等，档案管理工作能够实现对海量档案信息的高效处理和智能分析，为人们提供精准服务。

在信息化时代的档案管理工作中，档案资料的数字化是基础。通过扫描、识别等技术手段，将纸质档案转化为可编辑、可检索的数字信息，构建数字化的档案资源库。数字化有利于档案的长期保存和异地备份，为档案的快速检索和远程利用提供了可能。

（一）档案管理未能与时代相结合

随着信息技术的迅猛发展，数据的生成、处理和存储方式都發生了革命性的变化。然而，当前的档案管理实践仍多采用传统的纸质管理模式，或仅仅进入了数字化的初级阶段，未能充分利用信息化时代提供的先进技术和方法，导致档案管理效率低下，无法满足现代社会对信息快速、准确获取的需求，具体表现为档案更新滞后，信息检索不便，以及跨地域、跨部门档案共享困难等[ 2 ]。

（二）档案管理衔接不当，检索难度大

在信息化时代背景下，档案管理工作中经常出现衔接不当的现象。一方面，档案管理部门在数字化转换过程中，由于缺乏统一的标准和规范，导致数字档案格式多样、质量参差不齐；另一方面，档案的分类、标引等元数据管理不规范，使得检索系统无法高效工作。诸多因素共同增加了用户检索档案的难度，降低了档案管理的整体效能。

（三）档案管理设备缺乏，系统漏洞较多

信息化时代对档案管理设备提出了更高的要求，包括存储容量、处理速度、安全性能等多方面。然而，当前许多档案管理系统存在设备陈旧、技术落后等问题，不仅难以满足日益增长的数据存储需求，而且在数据安全方面存在严重隐患。例如，系统漏洞可能导致档案数据泄露、篡改或损坏，设备故障则可能导致数据丢失，严重威胁着档案的真实性、完整性和可用性。

（一）提高档案管理效率

通过引入先进的数字化设备和管理系统，档案管理能够实现电子化、自动化，极大提高工作效率。例如，数字化扫描设备可以快速将纸质档案转化为电子文档，便于存储和检索；专业的档案管理软件则能实现档案的分类、索引、查询等功能，减少人工操作，节省时间成本。创新工作不仅优化了管理流程，而且使档案信息的利用更加高效，适应了现代社会对信息快速处理的需要。

（二）保障档案信息安全

传统的档案管理方式在信息保密、防灾防损等方面存在诸多隐患。通过引入先进的档案管理设备和技术，如加密存储设备、数据安全防护系统等，可以有效提升档案信息的安全性。此外，定期的设备更新和技术升级是应对不断变化的网络安全威胁的必要手段，可确保档案信息不被泄露、篡改或损坏。

（三）促进档案信息资源的开发利用

信息化时代的档案管理不仅是保存和管理信息，更在于对档案信息资源的深度开发和利用。引入大数据分析、人工智能等先进技术，可以挖掘和分析档案信息，发现其中的价值和规律，为决策提供支持。同时，先进的设备如多媒体展示设备、虚拟现实设备等，可以将档案信息以更加生动、直观的形式展现出来，提高档案信息的利用效果，扩大其传播范围[ 3 ]。

（四）推动档案管理的现代化转型

随着社会的不断进步和信息技术的飞速发展，档案管理的现代化转型已成为必然趋势。设备更新作为转型过程中的重要环节，不仅意味着技术层面的升级，更代表着管理理念和管理模式的创新。通过引入先进的设备和技术，可以推动档案管理从传统的以保管为主向现代化的以利用为主转变，实现档案管理的科学化、规范化和智能化，提高档案管理的整体水平，使其更好地适应信息化时代的发展要求。

（一）建立健全规范的档案管理制度

在信息化时代，档案不再局限于纸质文件，电子档案的比例正在不断增加，其管理方式和管理理念也需要与时俱进。建立健全规范的档案管理制度，是档案管理创新发展的前提和保障。从整体角度分析，制度应涵盖档案的收集、整理、保存、利用等各个环节，明确各项操作的标准和流程，确保档案信息的完整性和安全性。同时，制度中应明确档案管理人员的职责与权限，形成责任到人、权责明确的管理体系，防止档案信息的泄露和滥用。

建立完善的监督机制，定期对档案管理工作进行审查与评估，确保管理制度的有效执行。通过一系列措施，可以逐步提高档案管理的规范化水平，为档案信息的有效利用提供制度保障。同时，为了应对信息化时代带来的挑战，档案管理制度还需要具备灵活性和可扩展性，能够根据实际情况进行调整和优化，可以定期审查和更新档案管理制度，确保其能够适应新的技术和业务需要。此外，建立档案管理人员的培训和学习机制，提高其专业素质和技能水平，为档案管理的创新发展提供有力的人才支持。通过建立健全规范的档案管理制度，不断完善和优化，可以推动档案管理朝着更加高效、便捷、安全的方向发展，为组织的运营和发展提供有力的支持。

（二）提高管理人员的计算机网络设备操作水平

在档案管理中，管理人员扮演着至关重要的角色。管理人员的工作不是简单分类和存储，而是涉及档案的完整性和永续性，以及如何确保信息资源能够被高效地检索和使用。随着信息技术的飞速发展，计算机网络设备在档案管理中的应用越来越广泛，管理人员的操作水平直接关系到档案管理的效率和质量[ 4 ]。

为了提高管理人员的计算机网络设备操作水平，可以从以下方面入手。

一是定期举办计算机和网络技术培训。专业培训课程应涵盖各种相关软件和设备的使用技巧，包括但不限于电子档案的创建、存储、备份、检索和分享等。通过系统学习和实践，管理人员可以迅速掌握现代档案管理所需的技能。

二是鼓励管理人员参加专业认证考试。全国计算机等级考试等认证考试不仅检验管理人员的理論知识，而且对其实际操作能力提出了要求。通过获得诸多专业证书，管理人员不仅可以提高自己的专业水平，而且能提高其在行业内的认可度。

三是定期组织技能比赛。举办技能竞赛、分享会等活动也能激发管理人员的学习兴趣和动力。在网络平台上，管理人员可以分享自己的经验和技巧，学习新的知识和方法。同时，竞赛可以激发档案管理人员的竞争意识，促使其更加努力地提高自己的技能水平。

（三）合理更新信息化设备，创新档案存储机制

随着信息技术的日新月异和档案数据的爆炸式增长，合理更新信息化设备并创新档案存储机制已经成为档案管理领域亟待解决的问题。为了满足时代发展变化的需求，需要从多个方面入手，全面提高档案管理的信息化水平。

应根据档案管理的实际需求和发展趋势，及时采购先进的计算机、服务器、网络设备等硬件设施，以提高档案处理的效率，确保档案数据的安全性和完整性。在采购硬件设施时，要考虑设备的可扩展性和兼容性，满足未来档案管理规模不断扩大的需求。

随着云计算、大数据等技术的快速发展，其在档案管理领域的应用前景越来越广阔。档案管理人员可以引入各种先进技术，实现档案数据的海量存储、高效处理和便捷利用。例如，利用云计算技术可以将档案数据存储在云端，实现数据的集中管理和备份；利用大数据技术，挖掘和分析海量档案数据，为决策提供有力支持。

（四）构建档案管理智能化系统以适应新时代的需要

在当今信息爆炸的时代，档案数据量呈现出几何级数增长，使得档案管理的复杂度也日益增加。传统的档案管理方式已经无法满足现代社会的需求，因此，构建档案管理智能化系统显得尤为重要。

档案管理智能化系统的构建，需要引入一系列先进技术，如自然语言处理、智能识别等。新技术的应用，可以实现档案的自动分类、摘要提取以及纸质档案的数字化处理，不仅可以极大地提高档案管理的效率，还可以提高档案管理的准确性，为组织带来更为高效、便捷的档案管理体验。除了技术的革新，档案管理智能化系统的构建还需要结合大数据分析和挖掘技术，通过深度挖掘和分析海量的档案数据，发现其中的关联和规律，为组织的决策提供更为科学、准确的依据。基于数据的决策方式，能够使组织更好地把握市场趋势，提升自身的竞争力和适应能力。

（五）强化档案数据的安全与隐私保护机制

在信息化社会快速发展的今天，档案数据的安全性和隐私性已成为当前档案管理面临的重要问题，各种数据信息不仅涉及个人的隐私权益，而且可能涉及国家安全、商业机密等重要信息。为此，必须从多个层面和角度全面考虑如何保障档案数据的安全性和隐私性。

在技术层面，采取一系列的安全措施确保档案数据的安全。例如，可以采用先进的加密技术保护数据的传输和存储，防止数据被非法获取或篡改，建立完善的防火墙体系，防止外部黑客或恶意软件的入侵。

在管理制度层面，建立完善的档案数据安全管理制度，其中包括明确各级人员的安全责任，制定详细的安全操作规程，以及建立完善的安全审计机制，确保所有相关人员都清楚自己的安全责任，并知道如何在实际工作中保障数据的安全。

在管理人员层面，要定期开展安全教育和培训，帮助管理人员增强安全意识和操作技能，使其更好地了解当前的安全形势和最新的安全技术。

此外，为了确保在意外情况下档案数据的可用性，需要定期进行数据备份和恢复演练，确保在数据意外丢失或损坏时，能够迅速恢复数据，保障档案的完整性。

（六）推动档案管理与业务流程的全方位融合

在新时代背景下，档案管理不应仅仅局限于资料的存储和查询，更应成为组织业务流程中不可或缺的一部分。基于此，需要将档案管理与业务流程实施全方位融合，即档案管理不仅要满足基本的存储和检索需求，还要能够实时响应业务流程中的各种变化和需求。通过档案管理与业务流程的无缝对接，可以实现档案数据的实时更新和共享，确保信息的准确性和时效性。同时，鼓励档案管理人员积极参与业务流程的优化和改进工作，将档案管理的专业知识和技能融入业务流程的各个环节，提升档案管理的价值和影响力。全方位的融合不仅能够提高档案管理的效率和质量，更能为组织的整体运营和发展提供有力支持。

信息化时代的来临，为档案管理领域带来了前所未有的机遇和挑战。通过创新档案管理模式和方法，以及及时更新档案管理设备，能够有效地提高档案管理的效率和质量，实现档案信息的最大化利用，这也是档案管理适应信息化时代发展需要的必由之路。档案管理应立足于实际，剖析工作中存在的问题，结合信息化时代的发展特征对档案管理工作加以调整，做好设备的更新工作，使其更好地顺应发展趋势，为人们的生产生活提供充足的保障。

[1]石伟.信息化时代应如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2019（06）：127.

[2]吕振.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].才智，2019（09）：203.

[3]刘洋.信息化时代档案管理创新与发展[J].兰台内外，2019（05）：7-8.

[4]郑博熙，程达王.信息化时代下档案管理的创新及发展[J].管理观察，2016（11）：29-30+33.