军队院校工程建设档案管理工作探析

段厚鸿

档案是指机构或个人在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，原始记录性是档案的本质属性。[1]

工程建设档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，是工程建设全过程的真实记录，具有重要的凭证价值和参考价值，也是档案管理工作的重要组成部分；也为高校后勤管理部门开展工作提供了最原始的凭证，为后勤项目建设与维修、科学管理与服务、经营规范与有序提供了重要的依据；另外，开发利用这类信息资源，优化管理这类档案，为国防和军队建设提供服务保障具有重要意义。

一、军队院校工程建设档案工作现状分析

经过调研多所同类院校的工程建设档案工作现状，普遍表现为重视程度较低，资金投入、人员和设备设施配置均不足，信息化程度不高，以传统的纸质形式管理为主，导致服务利用质效较低，具体分析如下。

（一）完善的档案管理制度建立较晚，制度落实更有差距

随着《中华人民共和国档案法》（2021 年1 月1 日）的修订，《“十四五”全国档案事业发展规划》（2021 年6月8 日）的印发，军队单位也开始完善档案管理制度办法，规范档案管理，提高服务效能，但因起步较晚，各档案管理单位对制度的解读还不够深入，落实层面还有待加强，固有认知、传统观念还未完全转变，细化的管理办法还未完全建立，再加上经费、人力等方面投入的不够，最终导致法规制度与真正落实落地尚有差距。

（二）工程建设档案管理不够重视

受固有观念的影响，院校后勤部门普遍表现为重业务、轻档案管理，缺乏相应的资金投入及专业人才编配，普遍表现为归档不规范、不完整、不连续，以纸质档案管理为主，缺乏完善的设备设施，甚至存在个别单位无专门的档案室、人员，无档案信息化建设，如遇历史较久的工程建设项目维保，档案资料很难找到，导致维保难度加大、成本增加。

（三）专职或专业人员编配偏弱，硬件配置不齐

多数院校后勤部门设置了办公室编配临聘人员接收、保管各类业务函件、人事党建档案资料，工程建设档案的收集、整理、保护、利用及其监督管理等方面的力量编配较弱，缺少专业或专职人员，甚至还有少数单位对这部分档案的管理竟是无人统一管理的状态。另外，对于现有人员培养有待加强。有的管理部门缺乏对现有兼职人员专业知识的培训，政策上一知半解，专业意识、知识、能力均与实际工作的需求有较大差距，档案管理工作还是经验式粗放式管理为主，缺少新思路、新方法，再遇到制度改革，人员流动性的增强，但补充却又不及时，加剧了人力薄弱的现状。

（四）工程建设档案信息化程度低

地方高校纷纷建立起数字档案管理系统，档案数字化项目已经建成或正在如火如荼建设中，但是军队院校档案管理尤其是工程建设档案的管理方式较为落后，主要以传统的纸质形式管理，信息化程度低，对于年代较久远的档案资料难以找寻到，影响到相关工作的开展，管理利用质效有待提高。

二、军队院校工程建设档案管理工作探讨

针对上述工程建设档案工作普遍存在的问题，依据我国现有的政策、文件，结合单位工作实际，提出以下措施，以优化军队院校工程建设档案管理工作。

（一）增强工程建设档案规范化管理意识，建章立制科学管理档案

《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称“《规划》”）指出，档案工作是维护党和国家历史真实面貌、保障人民群众根本利益的重要事业。经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。《规划》还指出，档案工作既要坚持依法治档。坚持在法治轨道上推进档案治理，不断提高档案工作法治化、规范化、科学化水平。

《中华人民共和国档案法》也规定，各级人民政府应当加强档案工作，把档案事业纳入国民经济和社会发展规划，将档案事业发展经费列入政府预算，确保档案事业发展与国民经济和社会发展水平相适应。

无论是工程建设档案管理的领导层（他们的重视是档案科学管理的前提和保证[2]），还是具体落实管理的员工，都应改变固有的业务重于档案管理的认知，认识到工程建设档案是后勤档案，也是高校档案的重要组成部分，档案事业的发展影响着高校整体的发展。需要积极认真深入学习相关政策文件，结合本单位档案管理现状，深刻认识档案规范化管理档案的重要性、紧迫性，管理部门或业务指导部门也应采取措施，加强档案宣传教育，增强全校师生的档案意识[3]。

（二）编配档案管理专业人才实行专职管理

人是最重要的资源，也是基础资源。《中华人民共和国档案法》也对档案工作人才培养和队伍建设方面作了规定，无论是国家还是各档案机构均应加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能，其中档案专业人员可以按照国家有关规定评定专业技术职称。

（三）配置完善的硬件，实现档案管理规范化、科学化和信息化

1.规范化、标准化档案库房建设

《中华人民共和国档案法》第十九条规定，各类档案机构均应按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全。

档案库房的建设国家也出台了相应的标准供库房的管理单位、建设单位、施工单位有据可依，主要包括以下几个方面：一是GB/T 50362-2018《档案馆建筑设计规范》：该标准为档案馆新建和改建工程设计提供了规范，包括建筑结构、环境控制、设备选用等方面内容；二是GB/T 50363-2016《档案馆建筑环境控制规范》：该标准规定了档案馆环境控制的相关参数和技术要求，确保档案材料的长期保存与使用；三是GB/T 19420-2004《档案全生命周期管理规范》：该标准对档案的收集、维护、利用和销毁等全生命周期进行规范，保障档案的完整性和安全性；四是GB/T 20969-2007《档案室设计规范》：该标准规定了档案室的设计要求，包括通风、照明、防火、防水等方面，确保档案室的安全性和可靠性；五是GB/T 28881-2012《电子文件管理规范》：该标准规定了电子文件管理的基本原则、流程、技术要求等，为电子档案的管理提供了规范和指导。

2.档案管理的信息化建设

《中华人民共和国档案法》第三十五条规定，各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。《规划》也指出，加快档案资源数字转型。加强国家档案数字资源规划管理，逐步建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化。

工程建设档案管理是高校后勤，也是整个院校建设与发展的重要方面，只有被充分重视，转变思路，建立细化管理的制度，投入适宜的人、财、物，才能实现科学规范管理。