财务共享模式下的企业内部控制问题及对策研究

摘要：本文分析了财务共享模式下企业内部控制面临的问题，提出财务共享模式下内部控制的优化策略，主要包括：提高财务人员的综合素质，完善沟通与协作机制，构建高效的财务共享信息系统，建立健全内部控制制度等。

关键词：财务共享；企业；内部控制；财务风险；信息系统

DOI：10.12433/zgkjtz.20243134

财务共享是指企业将财务数据和资源进行共享，通过建立统一的财务平台和机制，实现财务信息的共享和协同[1]。在财务共享模式下，企业加强内部控制，能够降低财务风险和经营风险，增强企业的决策质量。但受到多种因素的影响，我国很多企业财务共享模式下的内部控制面临诸多挑战，例如财务人员专业化能力不足，财务共享模式及内部控制实施效果偏低，信息沟通效率低，信息系统不健全等，这些问题的存在影响了企业财务工作的效率，并给企业的运营带来了风险。为此，企业要正视财务共享模式及内部控制之间的关系，积极更新管理观念，实施行之有效的管控策略，从而提升企业的整体运营效率与风险管理水平。

一、财务共享模式对企业内部控制的积极影响

（一）提高企业财务工作效率

财务共享模式将企业的财务业务集中到一个或少数几个中心进行处理，与传统的各部门分别处理财务业务相比，财务共享模式减少了业务处理中的重复工作，提高了工作效率[2]。此外，财务共享模式通常会配合信息化的手段进行运营，如ERP系统、RPA（机器人流程自动化）等，这极大地增强了财务业务处理的速度，降低了人工错误的可能性。

（二）实现信息的及时响应

财务共享模式通过集中化的方式处理财务业务，一方面提高了财务处理效率，使企业财务管理变得智能化和高效化；另一方面，由于信息集中，更容易实现信息的及时响应，对企业内部控制产生积极影响。信息是内部控制体系的基础，准确、及时的信息可以帮助企业更好地评估风险，优化决策并提高管理效率。

（三）从整体上优化企业管理

财务共享模式的应用，优化了原有的财务工作流程，财务工作方法也得以改进创新，可以更好地规避以往财务工作开展中存在的重复采集信息、数据计算错误等问题，能够切实保障各类财务数据信息的精准性。与此同时，财务共享模式具有制度化特点，能够对财务管理各环节进行细分，对预算、核算、审计等制定了对应的规章制度，做到了责权分明、各司其职，实现了对财务数据信息的最优配置。

二、财务共享模式下企业内部控制面临的问题

（一）财务人员专业知识不足

财务共享模式通常意味着将不同部门的财务活动集中到一个服务中心，从而能有效降低成本并提升操作效率。但是这种模式也对财务人员的专业能力提出了更高的要求。在此模式中，不同部门的人员需要共同参与到财务信息的处理中。这种跨部门的合作方式要求每个参与者都必须具备足够的财务知识和技能，以确保信息处理的正确性。然而，实际上，由于部分员工可能并非来自财务相关专业，在处理财务信息时，可能会因专业知识和经验不足而难以达到工作要求。

此外，随着企业信息化建设的不断深入，财务系统日益依赖高级信息化手段进行运营和管理。这要求财务人员不仅要具备传统的财务知识，还需要掌握相关的IT技能，如数据分析、ERP系统操作等。信息化时代的到来无疑对财务人员综合能力提出了更高的要求，但当前许多财务人员在这方面的培训不足，难以完全适应新的工作模式。

（二）沟通机制不完善

在财务共享模式下，良好的沟通机制对于确保信息准确性和提升工作效率至关重要。不完善的沟通机制可能导致信息流的阻塞、误解和延误，从而影响整个企业的运作效率和决策质量。

首先，不完善的沟通机制会导致信息传递的滞后或错误。在财务共享模式中，各部门和单位需要频繁交换信息，如财务数据、业务进展报告及时变更新动。如果沟通渠道不畅或沟通策略不明确，可能导致关键信息未能及时传达。

其次，缺乏有效的反馈机制。良好的沟通不仅需要信息的顺畅下达，同样重要的是对信息的反馈和处理。在财务共享环境下，从基层到管理层的反馈通道若未能良好建立，会导致管理层对前线实际情况认识不足，从而可能导致其决策错误。

最后，沟通机制的不完善可能导致部门间协同作业的困难。在财务共享模式下，各部门间的协作是常态，例如，财务部门需要与HR、采购等部门共同处理预算、成本控制等事项。如果沟通不畅，会导致部门间的误解或冲突，进而影响整个组织的协同效率。

（三）信息系统不健全

在财务共享模式下，健全的信息系统是实现高效和准确财务管理的核心。然而，当信息系统不健全时，企业会面临多重挑战。首先，技术基础设施的薄弱会导致数据处理和信息存储的低效。财务共享模式依赖于强大的IT支持来处理和整合来自不同地区和部门的大量数据。如果信息系统的基础设施薄弱，将严重影响数据处理的速度和准确性，从而影响到财务报告的时效性和准确性。

其次，信息系统的不完善也影响了数据安全和隐私保护。在全球化的商业环境中，企业必须确保遵守各国的数据保护法规。系统安全漏洞和不足的数据加密措施可能导致敏感财务信息的泄露，带来法律风险和声誉损失。

最后，不健全的信息系统常常缺乏灵活性和扩展性，这在快速变化的商业环境中尤为不利。随着企业不断发展和市场需求的变化，信息系统需要适时更新以支持新的业务流程和合规要求。系统若不能灵活适应这些变化，将对企业的长期发展产生不利影响。

（四）内控环境日趋复杂化

在财务共享模式下，内控环境的复杂性愈发突出，主要体现在需要对来自不同部门的信息进行整合、需要对更多业务进行控制以及集中处理业务可能引发的内控风险。这些因素共同作用，对企业的内部控制体系提出了更高的要求。

首先，信息整合的需求加剧了内控环境的复杂性。在财务共享中心，来自企业各个部门的财务信息需要被集中处理。这要求内部控制系统能够有效处理和分析各种不同类型的数据，并确保数据的完整性和准确性。如果信息整合处理不当，将可能导致错误的财务报告。

其次，随着企业业务的扩展，内控系统需要覆盖更广泛的业务领域。财务共享模式通常涉及到企业的多个业务，每个业务单元都有其特定的操作和风险特征。内控系统如果无法适应这些多样化的需求，就难以实现对不同业务流程的有效监控和风险管理。最后，集中处理业务虽然可以提高效率，但也容易引发集中的内控风险。当多项业务在同一平台或团队中处理时，任何系统性错误或操作失误都可能对整个企业产生广泛的影响。

三、财务共享模式下企业内部控制的有效策略

（一）提高财务人员的综合素质

在财务共享模式下，建设一支高素质的财务人员队伍是确保企业财务管理有效性的关键。这要求财务人员不仅要具备深厚的财务知识，还需要掌握先进的信息技术处理能力和展现出良好的职业道德。

第一，信息技术处理能力是财务人员必须具备的基本技能。在信息化和数字化日益发展的今天，财务人员应能熟练操作各种财务信息系统，如ERP系统、财务分析软件等。此外，他们还应具备数据分析能力，能够通过分析大数据提供决策支持。因此，企业应为财务人员提供持续的技术培训，确保他们能跟上技术发展的步伐，有效利用现代工具进行财务管理和报告。

第二，丰富的财务相关知识是财务人员不可或缺的，包括会计原则、财务规划与分析、税务、审计等。高素质的财务人员应能理解和解释复杂的财务报表，并对财务数据背后的业务活动有充分的了解。为此，企业要定期组织开展专业培训，鼓励财务人员参加专业课程学习，进而提升他们的综合素养[3]。

第三，职业道德是财务人员职业生涯中的核心要素。诚信、责任心和保密意识在财务行业尤为重要。财务人员的行为和决策直接影响企业的财务健康和形象。因此，企业需要通过建立严格的道德规范、定期进行职业道德培训以及实施有效的监督机制，来确保财务人员在工作中能够坚持高标准的职业道德。

（二）完善沟通与协作机制

在财务共享模式下，确保信息流的通畅和有效是提升整个企业运营效率的关键。因此，建立一个完善、通畅的沟通机制至关重要。

首先，设定明确的沟通目标是建立有效沟通机制的前提。企业需要明确沟通的目的是什么，例如提升决策质量、增强团队合作、提升业务流程的效率等。明确沟通目标之后，可以制定相应的沟通策略，以确保信息得以及时、高效传递。其次，提供合适的沟通渠道是建立有效沟通机制的关键，包括从下至上的反馈和从上至下的反馈。企业应该通过定期的会议、内部调查、意见箱等多种方式来收集和处理反馈，确保所有员工的声音都被听到，并且他们的建议能得到有效的回应和处理。

最后，创建一个安全且健康的提建议的环境对于鼓励员工积极参与企业沟通至关重要。在这样的环境之下，员工才能畅所欲言。为此，企业首先需要营造开放和包容的工作氛围，重视并尊重每位员工的意见。

（三）构建高效的财务共享信息系统

在财务共享模式下，构建一个高效的信息系统是至关重要的。该系统不仅能够提高财务处理效率，还可以保证数据安全、准确。对此，企业应当从以下四个方面着手建设：

其一，定期升级和维护系统。为了适应不断变化的商业环境和技术发展，定期升级信息系统是必不可少的，包括及时更新软件、提高用户界面的友好性、增强系统的数据处理能力等。定期的系统维护包括排查和修复系统漏洞，确保系统运行的稳定性和效率。

其二，重视系统安全和数据保护。在财务共享模式中，数据安全尤其重要，因为大量敏感的财务信息需要在系统中处理和存储。企业必须采取强有力的安全措施来保护这些信息，包括使用先进的加密技术、实施严格的访问控制和定期进行安全审计[4]。

其三，增强系统的集成性。一个高效的财务共享信息系统应能与其他业务系统（如人力资源、采购等）集成。这样可以避免数据孤岛，提高数据的一致性和准确性，同时提升决策效率。

其四，对系统的使用者开展培训。即使是最先进的信息系统也需要得到用户的正确使用才能发挥最大作用。因此，对使用者进行全面的培训是非常必要的，包括培训财务人员有效地使用系统完成日常任务、利用系统提供的数据进行分析和报告等。

（四）建立健全内部控制制度

在财务共享模式下，健全的内控制度是确保企业财务管理的透明性、安全性和效率的关键。内控制度不仅涉及财务事务的准确性和合规性，还包括对风险的管理和业务流程的优化。

首先，企业需要定期进行风险评估和管理。企业应定期进行全面的风险评估，识别可能影响财务和运营的各种风险，如欺诈风险、技术风险、市场风险和法律合规风险等。基于这些评估，制定相应的风险管理策略和控制措施，例如建立风险监控系统、制定应急计划和购买保险等。

其次，企业应定期进行内控检查、审计。为了确保内控制度的有效性，企业应定期进行内控检查和审计。这可以通过内部审计部门或外部审计机构来执行。审计不仅应评估内控的执行情况，还应评估其对风险管理和业务目标达成的贡献。审计结果应用于持续改进内控措施和修正可能的漏洞。

最后，要加大对员工培训和企业文化建设的重视。加强员工对内控重要性的认识是实施有效内控的基础，因此企业有必要定期对员工进行内控制度、风险意识和合规要求的培训。此外，建立一种鼓励员工报告不规范操作和潜在风险的企业文化也是非常重要的。

（五）优化企业组织结构

随着财务共享模式的普及，企业需要调整和优化其组织结构，以更好地适应这种新的运作模式。

首先，企业要酌情简化管理层级。财务共享模式倡导效率和效能，这要求企业减少不必要的管理层级，以加快决策速度和提升响应市场变化的能力。通过精简结构，企业可以更直接地沟通和执行策略，减少冗余过程，并提高整体操作的灵活性。

其次，加强跨部门协作。在财务共享模式下，跨部门的协同工作变得尤为重要。企业应调整管理策略，鼓励和强化不同部门之间的合作，如财务部门与人力资源、信息部门的密切合作，共同优化资源分配和流程效率。

最后，调整人力资源管理模式。随着管理模式的调整，人力资源管理也需要适应性的改变，特别是在人才培养和职业发展方面。企业应为员工提供更多与财务共享相关的培训和发展机会，帮助他们适应新的工作要求，如提高IT技能、增强数据分析能力、掌握跨部门沟通技能。

参考文献：

[1]解婷婷.财务共享模式下企业内部控制的研究[J].财会学习，2024（10）：152-154.

[2]宋金敏.财务共享模式下企业内部控制问题及对策研究[J].中国产经，2024（04）：44-46.

[3]刘喆.业财融合模式下企业财务人员的转型发展与素质提升研究[J].现代企业文化，2022（14）：154-156.

[4]孙浚豪.财务共享模式下的国企财务管理信息化建设路径[J].财会学习，2023（30）：31-33.

（作者单位：中国地质大学）