国有企业财务共享管理体系的构建思考

尚 玥 巴彦淖尔城市发展投资(集团)有限公司

引言

在市场经济环境下，国企一般都有相当的规模，它拥有进行分享工作的基本条件，尤其是对某些大型国企而言，常常会出现在财务功能的构建上出现的反复投资、效率不高等问题，因此，需要寻找一种行之有效的运营方式，以减少运营成本，提升运营效率。通过建立一个财务共享管理系统，统一处理企业内部各部门所面临的事务，创建一个共享服务的财务运营方式，可以取得明显的规模效益，从而达到管理的目的。

一、财务共享管理体系对国有企业的意义

(一)为公司的战略目的提供帮助

在市场化改革的大环境下，国企将全面地融入到市场中去，并将其作为一个长远的发展方向。并建立一个财务共享管理体系，让一个专业的共享中心的财务工作人员来完成这些基本工作，这样就可以让更多的财务管理人员从各种事务性工作中解脱出来，从而为企业的经营管理提供更多的财务决策支持，将更多的注意力集中到发展企业的核心业务上，为实现企业的战略发展目标了奠定重要的基础。

(二)减少企业管理开支

国有企业和下属企业各自都有自己的财务部，各个财务部之间没有任何联系，因此，国企在做季度报表、年度报表的时候，受到了很大的阻碍。而且，在公司内部，不同的人力成本、业务执行成本，都会造成在公司核算经营结果时，会遇到很大的问题。集中处理企业资源和业务是财务共享管理体系最重要的一步，因此，此项措施的实施可以有效地减少企业和企业之间的管理费用。

(三)有利于预防与控制风险

公司的财务状况存在着一些不确定因素，根据可控性的不同，可以将公司划分成两种类型，一种是可控的，另一种则是不可控的。尽管公司的财务风险无法全部规避，但公司可以利用构建的财务共享管理体制，对公司的财务风险进行更好的预防和控制。在共享模式下，财务核算体系更加规范化，财务管理工作的依据性更强更合理，因此可以更快速、更准确地对财务风险开展识别，并对其进行有效的防范和控制。与此同时，财务共享模式将会计管理融入了企业的内部管理之中。在财务信息化的背景下，会计处理体系与业务处理相一致，会计管理体系处理标准化，可以自动识别财务数据，提高了财务信息的准确性，确保财务工作可以规范化管理，从而避免各种操作不规范而导致的财务风险的问题。

二、国有企业财务共享管理体系的构建基础

(一)稳定的公司业务

公司的主要业务必须要有一定的稳定性，以便能够成功地实施财务分享的管理系统。公司主要业务维持平稳，金融服务中心也无需再对金融法规等业务进行调整；有些公司的主业并不是很稳定，在这样的环境下实行财务共享管理体制，会增加公司的管理压力，对公司的发展产生不利的影响。有些公司热衷于并购重组，因此财务分享的方式对这种类型的公司来说也是一种很好的选择。随着公司的不断扩张，公司要建立新业务、新分支，还必须要建立与之相对应的财务部门，而使用财务共享管理模式，只需配置一定数量的财务人员就可以了，将对核算等业务委托到财务共享服务中心来进行，这大大地降低了财务整合的难度。

(二)良好的管理基础

如果企业的管理基础不够好，这就代表了企业的管理体系够得健全，企业管理人的管理理念更先进，其所具有的管理能力也就更强。在这样的条件下，企业更适合规范化和标准化会计政策。这对建立一个财务分享的管理系统，使其能够使员工对改变有一个正确的认识；主动开展公司内部的业务训练，使其尽快地熟悉公司的经营管理制度。企业的管理基础是非常好的，也就是说，企业管理人员的管理理念是相对先进的，其所具有的管理能力也是相对强大的。在组织变革和业务体系梳理中，企业管理人员能够充分地发挥自己的作用，更好地建立起财务共享管理体系。

(三)智能的信息管理

信息化基础是非常重要的，它直接影响到了财务共享服务中心的建设成效，因此，公司一定要主动对信息系统进行整合和更新，并将与银企互联系统等分散使用的系统进行集成。要使原有的体系与新体系相结合，原有体系在某种程度上具有兼容性；因此，在此基础上，各公司必须尽快配置合适的人员，使其能够快速地适应和调试系统，从而达到系统的最佳效果。公司管理层认识到，目前在财务管理体制中存在的诸多问题，严重影响了公司的发展，所以要改变财务管理领域，需要建立一个基于财务共享平台的信息系统。

三、国有企业财务共享管理体系的构建设计

(一)应付账款体系

在公司内部，应付款项的主要工作是对下属公司、员工的应付款项展开处理，在外部，它的工作内容是对供应商的款项及服务费等与合同相关的付款事项展开管理，它具有较高的规范化水平，应付款项的体系构建如下：

一是负责公司采购的合约和订单的处理。在采购需求驱动下，有关部门与供货商签订了采购合同，并将采购合同输入到系统，从而产生了对应的订单。在物资交付并完成入库系统后，采购部门将采购合同、采购发票、物料入库单交给服务中心应付账款岗。

二是由应付款岗审查有关信息，在确定信息无误后，进行转账，并将应付款清单发送到了财务共享平台上。

三是采购业务领导按照实际支付进度在财务共享平台上提交支付申请，参考应付款单，由高速扫描器对原始文件进行扫描并保存对应的图像数据，然后对数据进行自动归类。数据上传完毕后，相应的电子版和原件将被存档。

四是由采购主管、财务主管和总经理按照授权金额在财务共享平台上审核，采购主管对支付款项的真伪承担责任。在确认了付款的批准之后，在财务共享服务中心的资金管理所进行了现金的拨付和发放，并在同一时间将应付款结清。

(二)费用报销体系

在费用报销业务中推行共享模式，就是将费用报销的申请文件，利用图像扫描客户端对其进行图像化处理，再由财务共享服务中心对其进行实时传输和处理，这样身处不同岗位的一线业务人员就可以自己在这个平台上进行报销，从而提高了报销工作的效率，缩短了所需要的时间。

一是申请。费用报销人或低值易耗品、小额非合同类采购负责人，在财务共享平台上自主填写有关的报销申请。将申请划分为两种方式，分别是项目审批与预算审批，下面的企业可以自主地使用项目审批权，而服务中心则可以对预算审批权进行管理并批准。财务共享服务中心将审批工作设置成了分层授权审批的方式，根据费用所涉及的项目，将其信息传送给了部门中对应的审批人员，从而对费用的真实性、合理性和合法性进行验证，在审批过程中可以查看到预算的执行状况，从而达到对其进行的事先控制的目的。

二是报销。费用报销申请经过审核后，报销人可以根据一定的制度将根报销单、发票等原始凭证进行扫描并上传到财务共享平台，产生的图像数据会被分类并传送到服务器，上传完毕，全部数据会被归档。单据扫描系统可以有效地防止数据在传输过程中产生误差，大幅缩短系统运行的时间。为了满足快速仪图像扫描的需要，还配备了一台高拍仪，可以将很难单独进行图像处理的文件，通过高拍仪进行图像处理，并将其上传。

三是审核。财务审核员负责对已经上交的文件进行预审，其目的是审查公司的支出项目与公司相关政策的一致性，以及对自动化产生的文件的正确性。检查人员检查所检查的文件。

四是支付。经审核后的费用报销业务，会被传输到财务共享服务中心的资金结算部门，然后，对需要支付的文件进行大量的筛选，将需要支付的数据传输到财务公司的支付通平台，从而实现资金的划账。公司将目前的文件状况和目前的处理者的资料显示在财务共享平台的“批准跟踪”模块中，为企业的雇员和顾客提供系统的进展情况的查询服务。

(三)应收账款体系

应收账款的体系包含了收入确认等内容，与应付账款相比，它的实施过程要更为复杂一些。而应收账款的体系在合同管理系统和客户信息管理系统的支撑下，很容易就可以进行规范化，所以它也经常被列入财务共享体系中。应收账款事务作为财务共享服务中心的基础事务，需要建立相关的规范化系统，以确保工作的有效进行，从而确保工作的顺利进行。以下是应收账款体系：

一是对客户的业务进行合约和订单的处理。有关的业务处理部门，会在第一时间将企业的运营状态与公司签订合同，然后在系统中输入订单，然后，系统会自动地产生出对应的订单，并对其进行存储，这就是企业对后续销售账单进行处理的信息记录和重要的依据。

二是开出发票。当一个订单被预先确定之后，有关的业务管理部门就可以向该系统提出发票的要求，然后，财务人员就可以在这个信息平台上收到这个要求。最后，就可以把这个要求直接提交到顾客那里去，这样就可以推动顾客的支付过程。

三是确定收到的款项。在对订单进行确认后，并支付了款项之后，财务资金部门将会收到一条关于收款的消息。这个时候，需要资金部门对其进行确认，并将其反馈给共享信息平台，以便与其进行对账，经过验证之后，在系统中对其进行了确认。这时系统就可以生成一条凭证，会计可以将其打印出来，然后将其保存起来，并且，有关的信息也会被保存在后台。

(四)固定资产管理体系

因为固定资产的数目多、品种多、组成繁杂、数额巨大，所以在进行固定资产的标准化时必须格外重视。固定资产体系构建如下：

一是输入资产信息。当有关部门采购资产时，由共享中心收到资产列表，输入到系统，形成资产卡。

二是购买设备。首先，在系统里创建一张完整的设备卡，然后再在购买完毕后，将购买的资料输入到系统里，然后，系统会自动产生一张订单。其次，采购人员需要将合同、发票及资产验收证明提交到共享中心，在确认无误之后，就可以进行资产的入账，同时将应付款单推送到财务共享平台。

三是资产处置。在资产卡设置的早期，该系统就按照设置好的每一种类型确定了一个折旧计划，并且能够在每一次的财务报表中，对折旧进行了自动的核算和更新；除此之外，经理可以对系统进行周期性的调整，还可以对折旧进行手动输入，以实现对固定资产的折旧工作。当固定资产有变动时，需要与有关责任人进行信息交流，并将其状况通过该系统进行更新。在资产发生报废、变卖等变化的时候，同样也需要上级部门对其进行及时的信息共享工作，并让负责人员在系统中对资产信息进行修改。主要负责的是各部门的资产清查工作，这时可以通过扫描序列号等高科技方法来进行处理，提高了管理和运营效率。要指定专人对清点过程中发生的异常情况进行核查，并上报到资产管理部门，在收到异常情况的汇报之后，要将有关资料上报到财务共享服务中心，最终由财务人员对其进行核查和办理。

(五)总账会计体系

国有企业构建共享式财务管理的主要环节有：账款支出与收入、报销、固定资产管理。同时，在各个体系的运作过程中，总账管理发挥着关键的作用，它会贯穿于每个体系运作的整个过程，因此在进行模式设计的过程中，一定要给予足够的重视。

一是开立账目。会计账账期的启动是每一次会计账账期启动的第一步，也是每一次新账账期都必须要经历的一个环节。

二是核对日记帐。及时地对日账进行审计，保证了资料的真实可靠。

三是期末过账。当企业在关闭材料过账的时候，就可以进行期末过账，并且在完成了过账账之后，就不能再对其进行修改了。同时，这种结算方式的特性也为后期的系统运营和管理提供了一个可靠的数据环境。

四是执行报表。该系统能够基于目前已实现的已处理的数据，产生资产负债表、利润表等有关的财务报告。

五是结账。标志着会计处理阶段性的工作已经结束。

以上每个体系都能够根据需要，分别进行单独的运作。在组织架构和工作模式方面，每一个部门都有着清晰的职责和分工，并且彼此之间也有着紧密的合作关系。这种运营机制对降低财务系统的维护成本有很大帮助，从而提高公司的整体运营效率。同时，在高新技术及算法的支撑下，可以降低错误率，减少财务风险，对公司整体实力的提高有着重要的意义。

四、结语

在大数据、智能化的背景下，构建一个财务共享管理体系是国有企业进行财务管理改革的一种必要的方式，它的普及对提升企业的财务管理水平起到了非常重要的作用，对提升企业管理方式的规范化和整合性起到了很好的促进作用。构建财务共享管理体系，是一个探索建立、逐步完善、稳步提升的进程，这就要求有大量的人力、物力和财政资源做保证。在建构公司的财务共享管理体系的过程中，要主动改变观念，加强对公司人员的整体素质的培养，对公司的财务共享管理系统进行设计和优化，搭建一个健全的财务共享服务平台，使公司的财务管理达到一个新的高度，最终达到公司的长远、可持续发展的目的。