医院采购管理工作的现状分析及完善对策研究

尹晓川 广东医科大学附属医院

引言

近年来，医院采购管理日益受到社会各界的重视。作为保障医疗机构正常运转的重要环节，医院采购不仅影响到医疗服务的质量和效率，更与医疗资金的使用效益密切相关。然而，随着医疗体系的日益复杂化，采购管理面临着众多挑战。因此，深入了解医院采购管理的现状并研究其完善对策，不仅有助于提高医疗机构的运行效率，更对优化医疗资源配置、提高医疗服务质量具有重要的意义。

一、医院采购管理工作的现状分析

随着医疗行业的迅速发展，医院采购管理工作在医疗机构的日常运营中占有越来越重要的地位。然而，随之而来的是各种管理问题的不断暴露，这不仅影响了医疗机构的经济效益，也可能对医疗质量和患者安全产生潜在风险。下面对医院采购管理工作的现状进行详细分析。

(一)采购部门组织结构存在问题

在许多医疗机构中，采购部门的组织结构并不清晰，存在多个相似的部门或岗位，其职责功能重叠，导致资源的浪费和决策的迟滞。另外，部分医院将采购工作分散在各个科室，缺乏统一的协调和管理，导致采购决策的不统一和采购效率的降低。

(二)采购专业培训不足与管理系统应用的不足

由于医疗产品的特殊性，医院采购工作需要具备较高的专业性。但现实中，许多采购人员缺乏相应的专业背景和经验，很难做出正确的采购决策。同时，医疗机构通常缺乏针对采购人员的系统培训，导致他们在面对复杂的医疗市场时感到手足无措。此外，医院在采购管理系统的建设与应用上也存在不足，这进一步加大了采购人员的工作压力，影响了采购决策的准确性[1]。

(三)采购流程中的岗位分工不明确

尽管医疗机构大都有明确的采购流程，但在实际操作中，由于岗位分工不明确，使得许多流程出现不必要的延误和重复。例如，审批流程中可能会出现多个部门重复审核的情况，增加了采购的时间成本。

(四)采购需求及验收环节存在疏漏

在医院采购工作中，精准地识别采购需求至关重要，这是整个采购流程的基石。但是由于部分机构在需求收集和分析时，未能深入到每一个使用科室，导致了采购内容与实际需求出现偏差。此外，验收环节同样关键。如果缺乏明确、统一的验收标准和专业的验收团队，可能会导致不合格的或者不适应的产品和设备流入医疗系统。这不仅浪费了医疗资源，更严重的是可能会给患者的治疗效果和安全带来隐患。

(五)采购合同管理不规范

合同是保障医疗机构权益的法律依据，但在当前的医疗机构中，合同管理存在许多问题。例如，合同内容不明确，缺乏有效的违约责任规定；合同签订和执行过程中，缺乏监督和管理，导致合同的履行出现问题。

(六)缺乏有效的采购监控与反馈机制

有效的监控与反馈是保证采购工作正常运行的关键。尽管目前公立医院都有相应的监督制度，但实际工作中监察、财务、采购部门等并没有形成有效的监督体系，致使采购违规问题时有发生[2]。同时，由于缺乏有效的反馈渠道，采购人员很难收到采购工作的反馈和建议，导致同样的问题反复出现。

因此，医院采购管理工作面临着许多问题和挑战。为了提高医疗机构的经济效益和医疗质量，必须对这些问题进行深入分析，找出其根本原因，并采取有效的对策。

二、医院采购管理工作的完善对策

(一)优化采购部门组织，明确管理职责

为实现医院采购工作的高效与规范，关键在于建立和完善采购部门的组织结构，同时明确每个岗位的管理职责。建议对现行组织结构进行深入的审查与评估，剖析现有的不足和缺陷。首先，需要明确采购部门的核心职责，并根据医院的规模和业务量对部门进行适当的拓展或精简。其次，基于采购工作流程的特点，明确各岗位的具体职责和权限，避免职责重复或交叉。此外，还需加强各岗位间的沟通协作，确保工作顺畅进行[3]。

(二)加强采购专业培训并推进管理信息化

医疗采购不仅要求专业知识，还涉及到法律法规、合同条款等多方面的内容。因此，定期为采购人员进行培训与知识更新是至关重要的。建议医院与专业的培训机构合作，为采购人员提供系统的培训课程，涵盖采购流程、价格谈判技巧、供应链管理、法律法规等多个领域。同时，还需注意新的医疗技术和设备的发展，及时更新培训内容，确保采购人员始终处于行业前沿。为进一步提升工作效率，医院还应推进采购管理信息化，如建设和完善采购管理系统，使数据实时更新与监控，从而辅助采购人员做出更为明智的决策。除了定期的系统培训外，还可建立一个持续学习的机制，鼓励采购人员自主学习，不断提高自身的专业能力并加强对新技术的掌握。

(三)明确采购流程及岗位职责，确保流程透明

流程的透明性是保证医院采购工作公正、高效和规范的关键。首先，需要对现有的采购流程进行深入的审查与优化。所有的流程环节，无论是需求分析、供应商选择、价格谈判还是验收与付款，都应有明确的操作指南和标准。对于每个流程环节，都需明确具体的岗位职责和操作规范，避免出现不必要的延误和失误。此外，为提高流程的透明性，建议医院公开采购流程，并为相关人员提供必要的培训，确保每位参与者都清楚自己的职责和权利。为加强监督，还可考虑建立一个内部的采购监督团队，对采购流程进行定期的审查和优化，确保流程始终保持透明和高效[4]。

(四)完善采购需求识别与验收流程

采购需求识别与验收流程是医院采购管理工作中的关键环节，对于确保采购效益和患者安全起到至关重要的作用。以下对这一环节的完善对策进行深入探讨。首先，完善采购需求识别流程。医疗机构的采购需求多种多样，从医药耗材到高端医疗设备，每一项都对应着患者的治疗与康复。因此，确切地识别采购需求对于保障医疗质量和减少采购成本至关重要。建议引入专业的需求识别工具和模型，结合医疗机构的实际业务和发展战略，对采购需求进行科学、系统的分析。此外，需建立与各科室的沟通机制，确保采购需求识别的准确性和实时性。其次，确保验收流程的规范和严格性。验收流程是医疗机构采购管理的最后一道关，对于防止不合格产品进入医疗机构，保障患者安全有着至关重要的意义。为此，医疗机构需要制定严格的验收标准和操作规范。所有的采购产品，无论大小，都应经过严格的验收程序。建议引入第三方的验收机构或者专家，确保验收的公正性和权威性。同时，需要加强对验收人员的培训和管理，确保其具备足够的专业知识和技能，能够对采购产品进行有效的评估和筛选。另外，对于发现的不合格产品，医疗机构需要建立明确的处理机制和流程。所有的不合格产品都应被及时隔离，并根据其性质和影响进行合理的处理。同时，对于供应商提供的不合格产品，医疗机构应当严肃处理，根据合同条款，追究其相应的法律责任。因此，完善采购需求识别与验收流程是提高医疗机构采购管理效益的关键，同时也是保障医疗质量和患者安全的必要手段。只有建立科学、规范的需求识别与验收流程，医疗机构的采购管理工作才能真正发挥其应有的效益，为医疗服务提供有力的支持。

(五)制定严格的采购合同管理规定与流程

医疗机构的采购合同不仅涉及巨额的财务交易，更关乎医疗服务的质量和患者的生命安全。因此，采购合同管理是医院采购管理的核心环节。确保合同的规范化、透明化和符合法律至关重要。以下提出了关于制定严格的采购合同管理规定与流程的建议和策略。首先，强化合同起草过程中的规范性。医疗机构在起草采购合同时，必须确保合同条款明确、权益均衡且无法律漏洞。建议医疗机构成立专门的合同起草小组，该小组应包括法务、采购和相关医疗专家，共同确保合同的内容充分、权威且合法。其次，加强合同的审查和批准。合同的审查不应仅限于法律条文，更要确保供应的医疗设备或材料与医疗机构的实际需求相匹配。对于关键条款，如价格、交货日期、售后服务等，应有明确的审查机制和标准，确保合同的公平性和执行的可行性。再次，确保合同的执行与监控。合同签订后，应有专门的部门或人员负责其执行与监控。任何与合同内容不符的行为，无论是供应商还是医疗机构，都应受到追责。对于供应商违约的行为，医疗机构应根据合同约定，采取相应的法律措施，确保医疗机构的权益得到维护。最后，建议医疗机构与供应商建立长期合作关系。长期的合作关系可以促进双方之间的信任和了解，减少合同纠纷的发生。当然，这也意味着医疗机构需要定期对供应商进行评估，确保其产品质量和服务满足医疗机构的长期需求。因此，医疗机构采购合同管理的重要性不容忽视。合同不仅是法律文件，更是医疗机构与供应商之间信任与合作的体现。只有制定严格的采购合同管理规定与流程，医疗机构的采购工作才能真正做到规范化、高效化，从而提高医疗服务质量并保障患者安全。

(六)建立完善的采购监控及反馈系统

为了提升医院采购管理的效益和规范性，建立一套健全的采购监控及反馈系统是至关重要的。这样的系统不仅可以保证资源的合理分配和使用，还能对医院采购活动中可能出现的问题提供早期预警，从而达到及时干预和改正的目的。首先，监控系统需要对整个采购流程进行全程跟踪[5]。从需求提出、预算编制、供应商选择，到订单下达、商品验收、最终付款，每一个环节都应置于监控之下。这要求医院应引进或开发高效的信息管理系统，使得采购数据能够实时更新，确保管理决策基于最新、最准确的信息。其次，医疗机构应建立采购指标体系，对采购活动的效率、效果、成本等进行量化评估。如此，管理者可以轻松识别出低效、超支或其它与预期不符的情况，进而对相关环节进行优化。再者，针对采购活动中可能出现的问题和风险，医疗机构应设定预警机制。当某一环节或指标出现异常时，系统应能自动触发预警，提示管理者及时介入调查和处理。这不仅减少了采购失误的风险，还为潜在问题提供了及时解决的机会。最后，反馈是改进的关键。医疗机构需要为采购人员、供应商甚至终端用户设立明确、便捷的反馈渠道。所有的反馈都应记录并分析，以识别改进的方向和优化的空间。同时，对于提供有价值反馈的个体或部门，应予以适当的奖励，激发其持续参与改进的积极性。

三、医院采购管理的趋势与展望

随着科技的不断进步和医疗行业的发展，医院采购管理也将迎来一系列变革和新的发展趋势。在数字化时代，技术对医院采购管理产生了深远的影响。人工智能、大数据、区块链等先进技术的融合使得医院采购更加智能化、自动化。数据分析技术允许医院更精准地预测需求，提前布局采购计划，而区块链技术则有望进一步提高采购流程的透明度和安全性。

环境保护和可持续发展已成为全球的共识。未来，绿色采购和环保采购将成为医院采购管理的新方向。医院会更加关注采购产品的整体生命周期、对环境的影响以及供应商的社会责任。这些新的考量确保了采购活动在对环境和社会的影响上表现出积极的态度。全球化趋势同样给医院采购管理带来了新的思考。随着全球化的加深，医院采购的视野已经扩展至国际，不再仅限于本地或国内范围。全球化采购不仅可以降低成本，还提供了更多的选择和资源。与此同时，医院也更加重视与供应商之间的合作关系，尝试通过整合供应链资源，形成高效且稳定的供应体系。

面对未来的各种挑战，医院采购管理需要提前布局，制定相应的对策与策略。首先，强化风险管理是不可或缺的，尤其是在全球化背景下，诸如供应中断、价格波动等风险都需被充分考虑。其次，医院应更注重采购团队的培养，特别是在高技术和数据应用能力上。最后，与国内外医疗机构和供应商的合作与交流同样不可忽视，它为医院提供了一个共享资源和经验的平台，也是探索采购管理最佳实践的有效途径。

四、结语

医院采购管理作为医疗机构的核心部分，不仅关乎到医疗服务的质量与效率，还涉及到整体的运营成本与效益。从国内医疗机构的现状看，采购管理仍存在许多亟待改进的环节。然而，随着管理理念的不断更新与技术手段的日益进步，为医院采购管理提供了更多优化与提升的可能。医院采购管理不仅是医疗机构的一部分，更是其核心竞争力的体现。期望通过此文，能够为医疗机构提供一些有益的思考与建议，推动国内医疗机构在采购管理上达到新的高度。