档案数字化背景下加强档案管理工作的研究

张宪

一、引言

在信息技术飞速发展的当今社会，数字化已经渗透至各行各业。档案管理同样在数字化浪潮中面临着前所未有的机遇与挑战。随着信息技术的迅速发展，传统的纸质档案已经不能满足现代社会信息管理的需求，数字化档案管理作为其重要发展方向，具有极大的潜力和前景。因此，如何在数字化背景下加强档案管理工作成为一个亟待研究和解决的重要课题。

二、档案数字化管理的优势

档案数字化是一种新型档案信息形态，其优势不仅体现在档案管理的高效性上，更在于它为原生信息资源的保护与利用开启了新的篇章。

（一）有利于丰富档案的利用形式

相比于传统的纸质档案，数字化档案以电子文件的形式存在，为档案内容的利用提供了多樣性和灵活性。其中，最显著的是数字化档案可以包含多媒体内容，如文本、图像、音频和视频等，不仅丰富了档案的呈现方式，也使信息更加生动、直观。未来数字档案馆可以使用户获得更丰富的体验，交互式元素、在线共享和社交互动等功能可以为档案信息的利用提供更多可能性。

（二）有利于办公效率的提升

首先，数字化档案通过电子检索和索引系统，极大地简化了信息检索流程，使用户能够快速、准确地找到所需信息，相较于传统的手动检索，办公效率大幅提高。其次，实时更新和在线共享功能省略了传统纸质档案复制和传递的烦琐步骤，用户可以即时获取所需信息，促进了协作和信息交流，提升了团队协同工作的效率。

（三）有利于档案的长久保存

将纸制档案转变为数字化档案后，可以提高档案使用的安全性。尤其对年代久远的档案材料，对其进行数字化处理无疑是一种更好的保护。同时，通过对档案资源进行数字化处理后，还能有效防止部分档案被篡改的行为。

（四）有利于降低档案管理成本

数字化档案不占用实体空间，在降低纸质档案存储和维护成本的同时，也有助于资源和空间的节约。多媒体呈现方式的支持使信息内容更加丰富和直观，提高了信息的利用和传输效率。数字化档案管理还通过安全措施和合规性保障，确保信息的安全和合法性。

档案数字化在信息化建设中发挥着重要作用。通过数字化转化，将传统纸质档案和其他非数字形式的信息内容转化为电子格式，为信息化建设提供了基础。数字化档案的便捷检索使信息查找变得高效和准确，通过关键词和索引系统，用户能够迅速访问所需信息，从而提高了信息化建设的效率。

三、数字化背景下档案管理工作中存在的问题

（一）档案数字化管理面临的资源问题

1. 人员素质与能力不足

在数字化背景下，档案管理工作面临的一个显著问题是人员素质与能力的不足。首先，数字化档案管理要求档案管理人员具备一定的信息技术常识。然而，许多档案管理人员在信息技术方面的专业性不足，缺乏对数字化工具和系统的熟练掌握，对数字化档案的存储、检索、备份和安全保护等基本概念缺乏了解，难以充分发挥数字化工具的潜力。其次，数字化档案管理也需要档案管理人员具备数据分析的技能。随着大数据时代的到来，数字化档案中蕴含着丰富的信息资源，需要进行有效的管理和分析。然而，许多档案管理人员不具备数据管理和分析的能力，导致信息资源的潜在价值无法得到充分挖掘。

2. 技术设备投入不足

在数字化档案管理领域，技术设备投入不足是一项严重的挑战，直接影响着档案管理部门档案的数字化管理工作。目前一些档案管理部门的数字化设备陈旧，无法满足现代数字化档案管理的需求。同时，数字化设备的维护和更新成本相对较高，档案管理部门难以跟上技术的迅速发展，从而限制了数字化档案管理的效率。

（二）档案数字化过程中的风险与安全问题

1. 数据丢失与泄漏风险

数据丢失风险是数字化档案管理中突出的问题之一。这种风险可能因多种原因而产生，包括技术故障、人为失误以及网络恶意攻击等，导致数据不可恢复。此外，恶意攻击可能破坏数字化档案，甚至导致数据的永久丢失。不当的数据存储和传输方式可能导致数据泄露，而数据泄露风险可能对个人隐私和机构安全带来严重威胁。例如，如果数字化档案存储在未经加密的设备上，这些设备的损坏或被盗可能导致档案数据的丢失或泄露。此外，数据在传输过程中也可能被拦截或窃取，尤其是在未加密的网络上，这会进一步增加数据泄露的风险。

2. 数据完整性与真实性问题

数据完整性关注数据是否保持原始的完整状态，未经篡改或丢失。在数字化过程中，数据完整性常常受到多种威胁：（1）技术故障。存储设备故障、数据传输错误或硬件问题可能导致数据的片段性或完全性丢失，造成数字档案的信息不再完整，丧失了其可用性和可信度。（2）人为错误。人为操作错误、疏忽或不当处理数据的行为可能损害数据的完整性。误删、错误编辑或未经授权的数据修改都可能破坏档案的完整性。（3）恶意篡改。恶意攻击可能会破坏档案的数据完整性，包括数据篡改、伪造记录或故意破坏数据，以达到其不当目的。

档案的真实性问题涉及档案的内容是否真实地反映了历史情况。数字化档案可能会受到以下威胁：（1）数据篡改。数据在数字化过程中或存储过程中可能被篡改，改变了原始档案的信息内容，导致历史事件的扭曲或不准确的记录。（2）伪造风险。未经验证或没有强制真实性验证，攻击者可能伪造档案的内容，损害其可信度。

四、数字化背景下加强档案数字化管理的策略

（一）提升人员素质与能力

首先，档案管理部门应建立健全的培训体系，为档案管理人员提供全方位的数字化档案管理知识和技能培训，包括数字化技术的基本原理、数字化设备的使用方法、数据安全保护策略等方面的培训内容，通过系统性的学习，档案管理人员能够全面理解数字化工作的要求，提高其在数字化环境下的工作效率。

其次，档案管理部门可以引进外部专业培训机构或请资深数字化档案管理专家进行指导和培训，传授实际操作经验，帮助档案管理人员快速掌握数字化档案管理的关键技能，提升其在实际工作中的应对能力。

此外，档案管理部门应鼓励档案管理人员参与行业相关的学术研讨会、讲座等活动，拓展他们的专业视野和知识面。通过参与学术交流，档案管理人员可以了解最新的数字化技术发展趋势，保持与行业前沿的接轨，从而更好地应对数字化档案管理的挑战。同时，档案管理部门应建立一个内部的专家团队，将具有丰富经验和技术专长的档案管理人员聚集在一起，形成一个共同学习、共同进步的氛围，使整个部门在数字化档案管理方面形成合力。

最后，档案管理部门应制订个性化的职业发展规划，为档案管理人员提供明确的职业晋升通道和发展方向。通过激励机制和晋升机会，激发档案管理人员的学习热情和积极性，使其在数字化档案管理工作中持续提升自身能力水平。

（二）重视技术设备投入与更新

随着信息技术的不断发展，档案管理工作需要现代化的数字化设备和工具来保障其高效运作。首先，档案管理部门应通过加大资金投入以升级和更新现有的数字化设备。先进的扫描仪、存储设备、服务器和网络基础设施能够提高数字化档案管理的效率，档案管理部门可以定期进行设备更新，确保设备始终保持在技术的前沿，以满足行业不断增长的数字化需求。其次，档案管理部门要建立健全的设备维护和保养体系。定期的设备检查、维护和清洁能够延长设备的使用寿命，降低设备故障的风险。此外，及时更新设备的驱动程序和固件也是保障设备性能的关键步骤。同时，档案管理部门可以考虑采用云计算和外包服务，以降低数字化设备维护和更新的成本。云计算可以提供弹性的存储和计算资源，帮助档案管理部门根据需求灵活扩展数字化档案管理的基础设施。外包服务提供商可以提供数字化档案管理的全套解决方案，包括设备、软件和技术支持，有助于减轻档案管理部门的负担。此外，档案管理部门应关注研究和采用新技术，如人工智能（AI）和机器学习，用于自动化文档分类、识别、索引和检索，从而大幅提高档案管理的效率。最后，档案管理部门还要建立技术团队，负责监督数字化设备的运行、解决技术问题和跟踪技术发展趋势，以确保数字化设备的有效使用，同时也能够及时采用新技术，使数字化档案管理工作始终保持在数字化领域的前沿。

（三）加强数字化档案的安全管理工作

加强数字化档案的安全管理工作是一项至关重要的任务，旨在确保数字化档案的完整性、保密性和可用性，要采取一系列综合性措施，以应对潜在的威胁、降低风险，同时保障数字化档案的合法性和合规性。

1. 访问控制是安全管理的基石

建立严格的访问控制机制，确保只有经过授权的人员能够访问数字化档案，而且他们只能访问其工作职责所需的信息，以通过身份验证、权限分配和日志记录来实现，防止未经授权的访问。

2. 数据加密是保护数字化档案的有效环节

对于存储和传输的数据，采用强大的加密算法，确保数据在任何时候都能得到保护。这样，即使数据意外泄露或被窃取，也难以解密和滥用。

3. 建立定期备份和恢复策略是防范数据丢失的有效方法

备份数字档案数据，并将备份数据存储在不同的地点，以防止灾难性事件对数据的永久损害。定期测试和更新备份策略以确保可迅速恢复数据。

4. 安全培训和教育是不可忽视的步骤

为员工提供数字安全培训，教他们如何辨别潜在威胁以及正确处理敏感信息。建立强调安全意识的企业文化，使员工认识到他们在维护数字档案安全方面的重要性。

5. 定期审查和更新安全策略是档案数字化管理的长效措施

为员工提供数字安全培训，教他们如何辨别潜在威胁以及正确处理敏感信息。建立强调安全意识的企业文化，使员工认识到他们在维护数字档案安全方面的重要性。

5. 定期审查和更新安全策略是档案数字化管理的长效措施

实践中要与安全专家合作，确保安全措施与最新的威胁情报保持同步，这种持续改进的方法将有助于保障数字档案的长期安全性。

（四）建立完善的档案数字化管理机制

在档案数字化管理的实施过程中，管理机制的建设至关重要，是档案数字化管理能否有效落地并发挥作用的重要保障。

1. 统筹机制

为了实现数字档案管理的协同发展，要建立统筹机制，确保各相关部门之间的合作与协调，可以通过设立数字档案管理领导小组或委员会来实现，由不同部门的代表共同参与，协商制订共同的数字档案管理战略和规划。此外，建立统一的數字档案管理数据库和信息共享平台也是必要的，以便各部门能够实时分享和获取数字档案信息，从而提高工作效率和协同能力。

2. 协调机制

档案数字化管理涉及多个层面，要建立协调机制以解决各种潜在的冲突和问题，具体可通过设立档案数字化管理协调办公室或类似机构来实现。档案管理部门可以负责协调各部门之间的工作，解决争议，推动档案数字化管理项目的有序实施。此外，协调机制还可以促进不同地区和行业之间的经验交流和合作，推动档案数字化管理的全面发展。

3. 监督机制

为确保数字档案管理机制的真正落实，要建立有效的监督机制。通过设立数字档案管理监督机构或职能部门负责监督数字档案管理机制的执行情况，检查各部门是否按照规定采取措施，追踪数字档案管理项目的进展，并对不合规行为进行惩罚或纠正。此外，建立绩效评估体系，用于评估数字档案管理机制的实施效果，促使各部门不断改进和提升数字档案管理的质量。

五、结语

数字化背景下加强档案管理工作是一项复杂而重要的任务，要综合考虑人员素质、技术设备、法规政策和安全风险等方面的因素。只有通过综合而有针对性的措施，档案管理部门才能更好地管理和利用数字档案，充分利用数字化技术的优势，为信息管理和决策制定提供更可靠的支持。