档案库房智能化管理的安全隐患及建议

［摘 要］目前，档案库房智能化管理工作的实施解决了传统人工管理工作中存在的问题。许多单位开始运用良好的管理方式，推动档案库房管理工作向智能化、自动化方向发展。基于此，文章结合实际情况，首先简要分析研究背景，其次分析档案库房智能化管理工作中的安全隐患，最后提出档案库房智能化管理的建议，以期对相关部门的档案管理工作有所帮助。

［关键词］档案库房；智能化管理；安全隐患

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.057

［中图分类号］G271；G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）20-0180-03

0     引 言

随着时代的不断发展，企事业单位逐渐加大档案信息管理方面的关注力度。另外，自新时期以来，信息产业以及知识经济逐渐成为社会发展的重要推动力，而档案库房智能化管理中的安全隐患也随着时代的发展不断增加。基于此，各单位必须重视档案库房智能化管理，提升工作人员档案保管维护、收集整理以及利用服务等工作效率，促使档案管理工作水平得以提升。

1     研究背景

1.1   新时代背景下档案管理与互联网技术相融合

近年来，随着科学技术和网络技术的迅速发展，我国已经进入“互联网+”的崭新时代，在时代需求下档案资源管理引入了互联网和物联网等先进技术，档案实现了“档案馆+智能化管理”的模式［1］。档案管理通过网络信息技术实现了多平台的相互交融，实现了及时的档案信息采集与实时反馈，促使电子档案的资源优势得到充分发挥。

1.2   新时代对档案库房管理提出新要求

新时代无疑对档案库房管理提出了新的要求与任务，提高档案归档、保管以及智能化管理水平无疑成为时代的要求［2］。因此，要建立档案库房智能化安全管理体系，使电子档案和档案密集架实现智能化安全管理；制定档案库房智能化安全管理的有效措施，使档案管理系统或业务发生改变时，不需要修改或重新设计就能适应用户的变化需求。

2     档案库房智能化管理工作中的安全隐患

2.1   温湿度调控方面

档案在存储过程中对库房的温度以及湿度有一定的要求［3］，因此，若基于智能化机制模式进行思考，应明确档案库房智能化系统中温湿度主控操作的重要性。但由于系统中此部分工作未落实到位，系统在运行过程中难以收集库房温度和湿度等方面的数据，造成系统内所得出的结果不够准确，难以充分发挥其参考作用，影响了管理决策判断的合理性。这就导致档案库房的温湿度得不到合理控制，进而影响档案的存储。

2.2   防盗及防火报警方面

在档案库房智能化管理工作中，防盗报警工作以及防火报警工作是同样重要的［4］。首先，防盗报警系统作为档案安全管理工作中的重要组成部分，可运用防盗预警的方式，避免非法程序或黑客等不法分子入侵系统，有效避免在档案资料存储和应用过程出现问题，以及重要的档案资料不会被盗用。但由于部分单位的档案库房智能化管理工作存在不足，未加强防盗报警系统的维护，造成红外探测器在安装环节出现问题，无法实现档案库房的实时检测，若存在入侵问题，系统也不会及时发送信息，控制台无法获取重要信息，进而增加档案管理工作中的安全隐患。

其次，部分单位的档案库房智能化管理工作中疏于对防火问题的考虑，防火预警方面的工作缺失，导致档案库房中的安全隐患增加，从而增加档案库房智能化管理工作中的问题。

2.3   消毒控制自动化方面

在档案库房智能化管理中，消毒工作经常会被忽略，这使得很大一部分管理系统缺乏自动消毒控制功能，也没有相关的控制模块［5］。而消毒工作的缺失，会加剧档案表层细菌滋生，导致纸质档案被腐蚀。在此过程中，霉菌等对档案腐蚀作用比较大的细菌滋生过程比较隐秘，所以当霉菌滋生问题被发现时，档案往往已经被严重腐蚀、损毁，这极大地影响了档案的存储效果。

3     档案库房智能化管理的建议

智能档案库房安全保护采取的是模块化建设模式，通过对模块监控和管理，同时对数据库中的信息进行采集与评价，并将信息纳入档案库房统一管理，提升档案库房安全管理水平。在此过程中，也要根据实际情况，优化配套的硬件设施，并做好定期检修工作，让档案库房智能化功能得以发挥，提升库房智能化管理水平［6-7］。

3.1   健全温湿度自动化控制机制

档案库房智能化管理工作实施过程中应重视档案库房的湿度和温度管理。首先，创建良好的档案存储环境，让工作人员可以对当前的档案存储条件进行准确的分析，并通过系统设置该区域内的温度和湿度，加强档案库房的安全管理，為后续的档案存储奠定良好的基础。例如，在档案库房内合理应用智能化管理系统，加强温度采集设备的应用，并安排专门的技术人员将设备安装在档案库房的各个角落。运用此种方式，可实现温湿度的实时采集，以及温度的自动化

控制［8］。

其次，基于温湿度自动化控制机制进行思考，通过库房内各级档案的分类情况以及主系统的运行方式，创建出一体化的作业模式，方便工作人员运用正确的温湿度采集手段，保证在远程操作环节不会出现问题，进而有效控制库房内的温度和湿度。为此，需要创建对应的温度以及湿度管理模块，对在采集环节形成的温湿度变化曲线进行分析，让该部分数据信息能够成为后续采集工作以及档案存储工作的辅助［9］。例如，通过除湿机、空调、温湿度记录仪、传感器等设备与计算机的共同使用，健全档案库房智能化管理工作中的温湿度自动化控制机制，确保在库房内部，通过相关设备的应用可以增强档案管理工作的安全性。

最后，结合温度和湿度的采集状况，让工作人员运用智能化控制系统，计算出档案库房内温度和湿度的标准值，通过多次对比，增强远程温湿度调节工作的合理性。适当加强调节装置的应用，定向对其中的温度和湿度进行调整，抑或根据库房内的温度和湿度的变化情况，系统可以生成日报表、月报表以及曲线报表，辅助管理人员开展相应的控制工作，从而将档案库房内的温度和湿度控制在合理的范围内，降低对档案库房安全方面的影响［10］。

3.2   做好防盗及防火预警工作

在防盗、防火预警方面，为了落实好档案库房智能化管理工作中的防盗工作，应在智能化管理系统中设置对应的防盗组件，设置红外探测器，确保其能够覆盖库房内的各个角落，并保证系统可以根据电子地图中的内容所指，执行对应的查询操作，规划出入侵人员的具体位置，使员工合理运用控制台，保证在电子地图的追踪以及监控下，完成对应的监察工作。这样就可充分发挥出档案库房智能化管理系统的防盗

作用［11］。

另外，可以考虑设置防盗门，并安装相应的智能化门禁装置，同时运用接触式的电子门禁，保证工作人员在完成授权后进行使用。这样一来，则可根据工作人员的岗位进行权限控制，只有特定的人员才可在系统中录入身份信息，在完成授权操作后，则可将磁卡下发至职工的手中，有效避免档案库房出现无关人员。与此同时，在管理人员进入库房时，通过接触门禁系统的应用，保证控制系统能够在此阶段进行实践。另外，若存在未带磁卡的情况，管理人员则可以通过身份验证的方式进入库房。

此外，也要重视库房内外的巡查工作，运用异常情况模块汇总的方式，整合出管理人员的日常巡查情况，并运用网络渠道将当日的库房巡查报告发下去，通过实际情况的汇总，辅助档案管理办公室对不同层级管理人员的工作状况进行审查，一旦库房内出现异常现象，则可执行对应的安全管理计划，从而确保档案库房的安全性。

在防火预警工作上，档案存储过程中防火工作占据关键位置，只有实行有效的防火计划，才能避免档案受到损坏，降低对单位的不良影响。为此，在执行档案库房的智能化管理工作中，可在楼梯、走廊以及相关部位安装相应的探测器，让其能够与档案管理人员的计算机相互连接，一旦发生火灾，探测器则会第一时间触发声光警报，使档案管理人员能在短时间内与单位其他人员进行联系。这样一来，则可一键开启灭火程序，保证火情不会蔓延。

总之，由于档案库房作为重点出入场所，相关单位要在档案安全管理工作执行过程中设置智能化门禁装置和火灾探测器，这样可落实防盗以及防火工作，保证不相关人员不能进入档案库。据此，运用智能化设备，则可完成对档案库房的双重保护［12］。

3.3   开展自动化消毒控制计划

为了避免细菌的滋生，单位还要在档案库房智能化管理中，提前做好自动化消毒控制工作，并强化智能化技术应用。将消毒工作有效融入档案库房管理中，引导档案管理工作人员正确、精准地使用配套操作技术，充分发挥智能化系统的效用。为此，单位需要高效利用智能化系统收集到的环境信息，开展全面、系统的库房环境分析工作，让档案管理工作人员能够准确掌握实际情况，选用科学的消毒控制

方案。

首先，增加智能化系统中臭氧消毒设备的配置，规划出对应的控制模块，让工作人员可以运用远程操控的方式，确保库房无人后，开启臭氧消毒设备，并且运用控制设备启动操作和及时停止，让每次工作记录都能存储起来，丰富主控制微机中的内容，促使消毒工作能够落实到位，增强档案库房智能化安全管理工作的有效性。

其次，可运用虚拟化的方式，实现对库房实体化的管理［13］。例如，可结合库房的布局，掌握具体需要消毒的区域，运用智能化系统完成虚拟还原操作，也就是说工作人员可以运用先进的计算机技术并结合库房内部的实际状况，模拟当前库房的格局，确保相关内容可以通过电脑屏幕呈现出来，避免在消毒工作开展过程中遇到过多的限制。

最后，可根据档案的分类，设计不同的消毒区块，基于不同的指令，实现对应模块的调动，运用具有针对性的档案管理方式，选取对应的智能密集架，通过主控人员下达的指令，对需要消毒的区域进行处理。同时，更应监控档案的日常借阅情况，通过利用摄像机、报警器以及其他监控设备联合使用的方式，开展实时的监控工作，整合档案的借阅以及归还方面的信息，从而运用正确的反馈方式，保证消毒工作顺利开展。

4     结束语

纸质档案是不可再生资源，一旦遭到破坏，将会造成不可挽回的损失。因此，单位应当在数字化、智能化档案库房建设和库房安全管理等各个环节投入大量资金和精力，以保障档案不会受到损坏。但档案库房智能化管理过程仍存在诸多安全隐患，主要在温湿度调控方面、防盗及防火报警方面、消毒控制自动化方面。基于此，档案库房智能化管理过程中，要重视分析安全隐患，运用多种保护措施，提高档案安全水平，避免档案出现损失。例如，在档案库房智能化管理过程中要做好温湿度自动化控制、防盗及防火预警工作，以及開展自动化消毒控制计划。总而言之，为顺应新时期的发展要求，相关单位需要加强档案库房的维护以及智能化管理，运用多种管理手段，提升档案管理工作的安全性，确保档案信息不被

泄露。

主要参考文献

［1］张岚.智能化建设价值下的档案库房的安全管理和运行

［J］.黑龙江档案，2021（5）：110-111.

［2］朱进，陈莉，吴建周，等.档案库房一体化管控系统建设实践［J］.中国档案，2019（5）：64-65.

［3］赵娜.企业档案库房建设及相关操作分析［J］.城建档案，2017（3）：100-101.

［4］王啸峰，王永梅.“无人值守”档案库房建设初探［J］.中国档案，2016（1）：74-75.

［5］吴耀俭.浅谈以信息化为基础实施智能化档案库房建设

［J］.机电兵船档案，2019（6）：69-70.

［6］廖丽，高如震.无人值守智能档案库房建设与管理研究

［J］.现代信息科技，2021（10）：120-123.

［7］罗翠莲.基于绿色发展理念下高校档案库房建设新探索与实践：以星海音乐学院为例［J］.黑龙江档案，2020（6）：

28-29.

［8］吴厚清，陈华杰，王玲.测绘历史实物档案的保护措施探

讨：以浙江省为例［J］.浙江档案，2022（6）：56-58.

［9］王建华.港口整合经营新模式下做好档案安全智能综合管理的应用与研究［J］.兰台世界，2022（6）：86-88.

［10］薛四新.电子档案库房建设研究［J］.浙江档案，2022（5）：20-23.

［11］王震亚.信息化建设背景下企业档案库房管理由仓储化向智能化转变的研究［J］.机电兵船档案，2022（1）：36-38.

［12］付冰.智能化测绘档案库房建设初探［J］.兰台内外，2020（27）：15-16.

［13］何鹏.新时代档案库房管理方式的转变探讨［J］.机电兵船档案，2022（6）：68-69.

［收稿日期］2023-04-22

［作者简介］郑岚（1972— ），女，福建福州人，馆员，主要研究方向：城市建设档案。