财务数字化转型下的内部控制的挑战与应对措施

喻文斌

随着新一代IT技术的迅猛发展，财务数字化转型成为企业财务管理中不可忽视的组成部分。作为由企业内部管理需求驱动的以新一轮产业升级为前提、以政府政策为催化剂、以技术变革为实现基础的新时代数字化转型方案，它不仅改变了企业的组织形态，更推动了财务共享走向普及，使企业能够更加高效地进行信息共享和协同办公。然而，财务数字化转型也面临着诸多挑战，其中最重要的一点就是内部控制的挑战与应对。在财务数据处理数字化和共享化要求提高的情况下，如何优化企业内部控制管理方案，更新和升级数字化系统，明确岗位职责和权限划分，实施有效的审批流程与检查机制，以减少操纵和错误操作的可能性，保障财务数据的安全性、完整性和可靠性，成为转型过程中的重要课题。

一、内部控制在财务管理中的重要性

（一）确保财务数据的准确性

财务数据的准确性对于企业的正常经营和决策具有关键性作用。有效的内部控制体系可以帮助企业确保财务数据的准确性，防止错误、欺诈和不当操作对财务报表的影响。合理的财务凭证和严格的审计机制与财务报告制度，可以帮助企业及时发现和纠正任何财务数据的错误，确保财务报表的可靠性和准确性，为企业的决策提供可靠的依据，帮助管理层制定和执行有效的战略和运营计划，从而推动企业的发展。另外，完善的内部控制体系还可以增加企业的透明度和可信度，有效提高其信誉度，吸引投资者的信任，增加其竞争力。

（二）资源和资产的保护

企业的资源和资产是企业运营的重要基础，也是企业价值的重要组成部分。有效的内部控制体系可以确保这些资源和资产得到妥善管理和保护，避免资源浪费、滥用和丢失等情况的发生。比如，通过建立完善的库存管理系统，可以确保存货的准确计量、标识和追踪；通过设立适当的库存审计机制，企业可以及时发现任何盗窃、浪费或失误，并采取相应的措施进行纠正和预防；通过设立严格的预算控制和费用报销制度，对企业的资金流向和使用进行定期检查和评估，可以确保资金的有效运用，最大程度地减少损失和风险的发生，确保企业的财务利益以及运营的正常进行。

（三）合规性与法规遵从

现代企业面临着越来越复杂和严格的法律法规要求，如财务会计准则、税法规定、公司法规定等。有效的内部控制体系可以帮助企业确保财务活动的合规性，遵守相关法规的要求，最大化地降低企业因违反法规而承担的风险和责任，确保企业的财务活动符合财务会计准则的要求。例如，明确的税务管理制度可以帮助企业及时、准确地履行纳税义务，主动发现和纠正任何与税务有关的问题，减少税务纠纷和风险发生的可能性；健全的内部决策和监管机制有利于监督企业高级管理层和董事会履行其法定职责，并遵循公司法规定的治理原则，保证企业各项合同、交易和决策符合法律规定和道德标准，避免滥权和违法行为的发生。

二、数字化转型对内部控制的影响

（一）自动化与数据化流程的引入

数字化转型推动了企業财务管理流程的自动化和数据化，有利于推动内部控制方案的优化。比如，自动化记账、电子报表生成和审批可以显著提高工作效率，减少人工错误的可能性，确保财务数据的准确性和可靠性。同时，数据化的财务流程能够实现数据的实时交互和共享，提高信息的透明度和可追溯性，从而更好地监管和审查内部控制。通过数字化的方式，各个部门和业务线可以实时共享数据，提高协作效率，同时也有利于企业监管部门及内部审计部门对财务流程的监督和审查，帮助企业更快地发现潜在问题，并采取相应的措施进行调整和修正。

（二）变革管理与员工适应

首先，数字化财务系统提供了实时和准确的财务数据，使管理层能够更好地了解企业的财务状况和业务成果，使决策可以更加精准和及时，从而更快地回应市场变化和调整战略；其次，自动化流程和系统的使用会减少一些繁重的重复性工作，优化企业人力资源结构，反向激励企业员工不断提升自己的技能，适应新的角色和技术要求，并进一步推进组织架构的调整和优化；最后，数字化转型还可以促进管理者与员工的参与和沟通。通过数字化系统，管理者可以将重要信息、决策和目标传达给员工，员工也可以及时地向管理者提供反馈和意见。而企业内部社交媒体、在线协作工具等各种开放式沟通平台也为员工提供了表达观点、分享想法和提供建议的机会。当员工感到自己的声音被听到和重视时，便会增强工作积极性和参与度。

三、财务数字化转型下内部控制的挑战

（一）数据安全与隐私安全

财务数字化转型带来了大量的财务数据和敏感信息的数字化存储和传输，这对数据安全和隐私安全提出了更高的要求和挑战。首先，数字化转型意味着财务数据从传统的纸质文件转变为数字格式，这就会导致大量数据的产生和积累，包括财务记录、交易明细等。庞大的数据体量意味着潜在风险和威胁的增加，因此需要更强大的安全措施来加以保护；其次，数字化存储若出现纰漏，会造成数据泄露、黑客攻击、数据损坏或丢失等问题，使财务数据暴露给未经授权的人员，从而引发潜在的金融欺诈或其他不当行为；最后，在数字化转型过程中，财务数据需要在不同系统、应用程序和平台之间进行传输，在这些传输过程中，数据也可能面临被截获、篡改或窃取的风险。

（二）技术系统的集成问题

财务数字化转型通常需要引入多个技术系统和平台，如财务管理系统、ERP系统和数据分析平台等。这些系统需要实现有效的集成和数据交互，确保财务数据的准确性和一致性。然而，不同的技术系统和平台可能采用不同的数据格式、数据结构和接口规范，因此在进行系统集成时需要解决复杂的兼容性问题，增加了集成的难度和成本。同时，在数据量大、传输速度慢或网络不稳定的情况下，数据的传输和同步可能会受到影响，导致数据的延迟和准确性下降。另外，错误的数据映射或重复的数据传输也可能导致数据丢失或冲突。

（三）人员培训与适应新技术的挑战

财务数字化转型所需要的新技术和工具对企业员工提出了新的培训和适应要求，包括熟练掌握新引入的技术和工具、掌握基本的数据分析技能、了解常见的安全威胁和风险、具备跨部门协作的能力和持续学习的能力等。另外，数字化转型会对企业的工作流程和组织结构产生重大影响。员工需要适应新的工作方式和职责，同时也需要适应新的决策和沟通机制。企业需要在培训中关注变革管理，以确保员工能够顺利适应变化。

四、财务数字化转型下加强内部控制的对策

（一）强化数据安全与隐私保护

首先，企业需要建立全面的数据安全政策和流程，明确数据的敏感性、保密性和访问权限的管理标准和要求，准确了解哪些数据需要特别保护，并建立相应的控制措施。例如，对于财务数据、客户信息和知识产权等数据，企业应进行全面的风险评估，考虑可能的威胁和潜在漏洞，如网络攻击、内部泄露等，并根据评估结果确定数据安全的关键重点。制定数据安全政策时，应包括访问权限控制、数据备份和恢复策略、数据存储和传输的加密要求等；其次，隐私保护方面，企业需要遵守相关法规和法律要求。在收集和使用客户和员工的个人信息时，企业必须明确收集的目的和范围，并获得相应的授权和同意。此外，企业还应制定隐私保护措施，包括加强访问控制、采取数据加密、匿名化或脱敏措施，定期审查和更新隐私保护措施，以应对不断变化的风险和需求。同时，还需要建立响应和报告数据泄露机制，及时处置和通知相关方。

（二）系统化优化技术的集成与升级

首先，企业需要对已有的技术系统进行评估，确定是否需要进行集成和升级，并根据企业的实际情况和技术需求来选择合适的集成和升级策略，可以是逐步推进的渐进式集成，也可以是全面升级替换。在明确企业的业务需求和目标的基础上，技术人员需要了解当前技术系统的架构、功能、性能和安全等方面的状况，收集相关数据、文档和用户的反馈意见，全面掌握系统的可扩展性、稳定性、安全性、效率等方面的缺陷，并制定合理的集成和升级方案，确保新系统与已有系统间的有效交互和数据流通，避免数据传输和业务流程的阻塞或中断；其次，企业应建立专门的技术团队或委托专业的技术服务提供商，进行系统集成和升级的规划和实施，确保在集成和升级过程中不会对现有系统的正常运行造成影响，避免数据丢失或损坏的情况发生。同时，要对新系统进行充分的测试和验证，确保其能够满足企业的要求，并与其他系统实现无缝集成。技术人员可以根据新系统的功能和需求，编写覆盖新系统的各个功能模块和场景的详细的测试方案，验证新系统的各项功能是否符合预期，包括输入验证、处理逻辑、界面交互等方面的功能测试以及负载测试，确保系统在高负载情况下能够正常运行。在此基础上还要展开漏洞扫描、渗透测试、权限控制等安全测试以及在不同的操作系统、浏览器、设备等环境下的兼容性，邀请企业用户或利益相关者参与测试，验证新系统是否满足其需求，并收集其反馈意见和建议；最后，还需要加强对系统的监测和维护，及时发现和解决系统运行过程中的问题，确保系统能够持续稳定地运行。通过定期的系统更新和维护，及时应用新的技术和解决方案，保持系统的竞争力和适应性。

（三）制定有效的培训与变革管理计划

首先，企业可以利用调查问卷向员工了解其对新技术的了解程度、使用经验和学习需求。基于这些信息，企业可以仔细评估每个员工的岗位和角色，并制定针对性的培训课程。这些课程包括针对新技术操作的培训，以幫助员工熟练掌握和使用新技术工具；安全意识培训，以提高员工对安全风险的认识并增强应对能力；数据分析培训，以帮助员工了解和应用数据分析方法和工具等。除了培训课程，企业还可以提供其他学习资源，如在线教育平台、培训文档和团队分享会等，以鼓励员工自主学习和探索新技术。此外，定期组织技术交流和培训活动，让员工分享自己的经验和学习成果，促进团队之间的沟通和合作。

其次，企业要注重变革管理，积极引导和推动员工对数字化转型的积极参与和适应。具体来说，可以制定明确的沟通策略和计划，明确沟通的目标、内容、方式和频率，确保信息能够全面传达，并及时解答员工的疑问；可以鼓励多方参与和反馈，以便获得各个层级和部门的观点和意见。比如，组织会议、研讨会或工作坊，提供平台让员工参与到决策过程中。在此期间，领导者应起到榜样和引领作用，主动与员工进行沟通，关注员工的情绪和反馈，积极解决员工的疑虑。

结语：

综上所述，财务数字化转型在改变企业财务管理方式的同时，也带来了一系列新的挑战与内部控制需求。其中，数据安全与隐私保护、技术系统的集成与升级，以及员工培训与变革管理等方面都是重要的考虑因素。为了有效应对这些挑战，企业就必须建立完善的数据安全政策和流程，并及时对现有系统进行评估，关注数据准确性、传输可靠性以及系统稳定性与安全性，确保技术系统能够适应企业未来的扩展和变化。同时，企业还应定期评估员工对新技术的现有素养和需求，根据岗位和角色制定个性化的培训计划，激励员工参与并适应数字化转型。只有确保财务数字化转型策略的持续推进，才能稳定提高企业财务管理的效率和可靠性，为企业提供更多的数据驱动决策的机会，从而推动企业向更高层次的发展。