物资集中采购合同签订与履约管理策略

王海菊

（中交一公局第七工程有限公司，河南郑州 451450）

0 引言

针对物资集中采购合同中存在的执行管理不到位、进度控制不力、质量把控不严、违规转包分包、以小拖大、违规合同变更、规避采办管理等问题，从机制建立、流程优化、节点控制、供应商评价等方面开展加强物资集中采购合同签订与履约管理的专项提质措施，旨在切实提高合同全流程执行管理效率。

1 物资集中采购合同签订与履约管理目标

物资集中采购合同签订与履约管理目标包括如下6点：一是健全物资集中采购合同执行管理机制，完善管理制度，堵塞管理漏洞。二是理清各方工作职责，压实各方责任，强化责任落实。三是规范采购合同执行管理流程，明确管控要点，强化执行。四是抓好物资集中采购合同执行的进度控制和质量管控，促进供应链各环节协同联动、同向发力，全力保障项目建设和安全生产。五是严控采购合同变更，划清不属于采购合同变更的范围，严格界定采购合同变更的条件、管控要点和审批流程[1]。六是坚决杜绝违规转包、分包。

2 物资集中采购合同签订与履约管理策略

2.1 建立组织架构，制定责任清单

2.1.1 建立组织架构

进一步完善各需求单位物资集中采购合同执行管理的组织架构，明确各单位工作范围和责任，按正式流程设立专岗负责管理，同时要求各需求单位安排人员负责采购合同执行管理。

2.1.2 制定物资集中采购合同执行责任清单

对合同执行各环节工作职范围面进行梳理，编制供应商及合同执行管理责任清单。该责任清单要明确协议订单管理、质量管理、合同变更、供应商评价、履约异常供应商处理、合同款项支付等合同执行重点环节的责任事项和责任主体。

2.2 完善跟踪机制，优化节点管控

2.2.1 完善合同执行信息填报机制

为进一步完善采购合同执行跟踪机制，建立合同签订与履约管理台账，明确合同跟踪的内容和关键要素，在物资管理系统中增加计划交货/完工时间、实际交货/完工时间、实际付款方式及比例、履约异常描述等功能模块。

2.2.2 建立风险预警机制，识别履约风险

轻度颅脑外伤后良性阵发性位置性眩晕与特发性良性阵发性位置性眩晕的临床特点比较 ………………………………………………………… 谈毅，郑云华，聂德新，等 189

制定采购合同执行风险预案和风险管控措施，保障合同履约目标。重大合同落实到人，细化到每个关键节点。关键设备采购合同跟踪要延伸到供应商原材料采购等供应链前端，把各项工作做实、做细[2]。对于关键设备采购，在源文件中应明确将招标人对设备制造涉及的主要原材料管控要求告知投标人，并将相关要求在合同中进行约定，主要内容如下。

第一，投标人/乙方应在实施原材料采购前，将上游供应商资料提供给招标人/甲方，包括但不限于上游供应商的生产制造与研发能力、经营业绩、主要客户等信息资料。第二，招标人/甲方有权视情况安排专业技术人员与投标人/乙方共同对上游供应商的生产情况进行驻厂检查，并要求上游供应商针对存在的问题进行整改。第三，如有必要，招标人/甲方有权委托具备资质的第三方机构对原材料进行检验检测，并根据检测结果选择合同终止或要求承包商整改[3]。给招标人/甲方造成经济损失的，由投标人/乙方承担。

2.3 加强制度建设，规范管理流程

为进一步将合同执行管理制度落实、落地、落细，在制度正式发布后统一组织培训，确保制度执行落地。同时，为确保物资供应链信息流通畅，有效实现采、收、发、存一体化运行，规范管理流程很关键。需要及时准确掌握物资类合同交货执行进度，对于加工和运输类合同，定期从系统导出合同执行信息数据，根据“计划完工时间”梳理出截止到上月末已完成执行的合同清单。

2.4 完善审核审批管理，堵塞管理漏洞

进一步加强审核审批管理，审核审批事项应涵盖合同条款、合同签订、合同变更、合同验收及合同支付等关键环节，明确审核审批要点和关键要素，避免出现审核不严、违反程序审批或审批缺失的问题，坚决杜绝违反规定审批、虚假审批等。

2.4.1 合同审批

一是在现有物资集中采购合同签订与履约管理细则基础上，进一步梳理合同审批流程与审批责任清单，夯实合同签订与履约管理责任。二是建立品类协议审核审批事项的标准化管理要求，明确品类协议合同初稿、合同会签阶段的审核审批要点和关键要素。

第一，物资类采购合同/订单验收。由招标方统一编制验收单模版并组织验收，明确验收内容包括且不限于外观、质量检验、数量、附件等（包括图纸、合格证等资料）的确认。仓储管理人员依据采购合同（订单）等对物资数量和附件进行验收，质检人员依据合同规定的技术标准进行验收。根据验收结果，验收人员填写《物资进场验收单》，并存档备查。同时，对验收不合格的情形进行明确规定。第二，加工和运输类采购合同/订单验收。应制定统一模板的《加工和运输合同验收单》，明确该表格的提纲内容，并将该验收单作为统一的合同附件。各需求单位可根据标的物特点和内容自行按照合同约定的验收条件对涉及的关键性验收内容进行细化，在合同内容结束后严格按照合同约定进行验收。如果涉及加工和运输设计、材质报告、检验检测报告及施工报表等完工资料，也应作为验收支持材料一并提供[4]。

2.4.3 强化合同付款审批

明确要求将验收材料作为合同付款的必要支持材料，需求单位和财务共享中心在进行付款审批时，应对照合同约定的验收条件和验收材料进行查验与审核。涉及供应商履约责任的应及时提报履约异常报表，涉及需求单位责任的，应严肃按相关规定处理。

2.5 严格供应商资质、能力审查

2.5.1 严把供应商资质、能力审核关

结合具体情况，对于重要的物资/设备和加工/运输类采购需求，在供应商选择环节明确资质、能力，避免不符合资质要求的供应商承揽合同。在进行供应商前期调研和资格预审时要求供应商提供行业资质和安全资质、体系认证、业绩材料、主要生产设备品牌及照片等资料，并在源文件中进一步明确要求，作为商务/技术评标项；涉及特殊工种的，还应提供如电气焊、司索、吊车司机等人员证件。不涉及供应商推荐的，应在技术要求中明确以上各项要求，并作为符合性检查材料或商务/技术评标项。

2.5.2 履约环节严格审查关键人员信息

统一设计《关键人员信息复核表》，并将该表格作为涉及现场施工采购合同的附件，并在合同中明确规定：“如涉及现场施工的，甲方在合同执行期间将严格对照供应商应答文件中提供的关键人员及设备信息进行复核（包括关键人员社保信息）。该《关键人员及设备信息复核表》是合同付款的必要支持文件之一，不可或缺”。各物资需求单位和财务共享中心在进行付款审核时应仔细审核《关键人员及设备信息复核表》，通过以上措施避免出现中标后资质挂靠的问题。如果涉及重要大宗物资采购或关键设备制造的重大采办合同，应视情况通过驻厂监造或供应商提报进度报表的方式对生产进度和质量进行管控，并可结合具体需求实施现场审核，确认供应商提供的设备是否与应答文件相符，避免执行合同能力不足[5]。同时，要严格对供应商使用的原材料及上游供应商进行管控，避免以次充好等情况发生，确保产品质量。

2.6 杜绝违规转包、分包

加强对含施工的物资供应商的施工现场管理，杜绝违规转包、分包。一是在合同执行环节仔细查验施工队伍人员证件是否与应答文件匹配，如有必要，应进一步核对社保信息。二是在制度中明确以下分包管理要求：（1）分包必须取得发包人的同意。（2）分包只能是一次分包，即分包单位不得再将其承包的工程分包。（3）分包的工程只能是非主体工程，主体工程不得分包。（4）分包商须具有相应的资质条件。（5）集团公司列入违规供应商名单、领导干部亲属持有股权或实际控制企业和离退休领导干部三年竞业限制期所在企业以及失信被执行企业，不能作为分包商。（6）禁止转包。同时，在《加工和运输合同验收单》中明确体现供应商对以上要求的符合情况，在进行完工验收时应逐项确认。该验收单作为合同附件，是财务付款必需的支持文件之一，不可或缺。三是建立分包审批机制，审核通过后方可实施分包。四是不定期抽查供应商项目管理人员及施工队伍的以上证件信息，并根据抽查情况编写抽查记录，作为服务验收必需的支持材料，防范供应商在合同执行过程中更换关键人员或更换施工单位。对不满足合同约定要求的应责令整改，拒绝整改或整改不到位的除按照合同约定进行追责。

2.7 加强对供应商的履约评价

在供应商管理办法中明确要求，供应商考核评价采取“一单一评”与“年度评审”相结合的方法，并按年度对供应商进行“ABCD”4 个等级的评价。一年内平均考核高于85 分（含85 分），且最低考核分不低于70 分的为A级供应商；一年内平均考核在70（含70 分）～85 分（不含85 分），且考核最低分不低于60 分的为B 级供应商；一年内平均考核在60（含60 分）～70 分（不含70 分）的为C 级供应商；一年内平均考核低于60 分的为D 级供应商。每季度汇总考核评价结果对以此对供应商进行动态分级管理。年度平均考核评价得分低于60 分的，判定为不合格供应商。不合格供应商一年内不允许合作。正在合作的供应商，经考核评价列为不合格供应商的，终止合作或者限期让步合作[6]。

2.8 规范合同变更管理，防止以小拖大、违规变更

在合同执行管理制度中明确规定合同变更管理制度和管理流程，严格界定采购合同变更的条件、管控要点和审批流程，明确界定采购合同变更的许可范围。通过以上措施，一是防止出现与合同内容不相关，或理由不充分、依据不足的变更。二是杜绝以合同变更规避新的采购，避免连续变更或连续合同续签导致“以小拖大”。

2.9 保障产品/服务质量和交付进度

对于关键设备采购，需求单位应安排专业技术人员与乙方共同对上游供应商的生产情况进行驻厂检查，并要求上游供应商针对存在的问题进行整改。同时应要求乙方在合同执行前制定生产计划，需求单位通过进度周报表或日报表的方式进行跟踪督促管理。合同执行期间，乙方应按要求提供原材料质检报告、材质报告、检测报告等资料，需求单位应对乙方实施驻厂监造，乙方应积极配合并针对存在的问题按要求整改。以上不具备驻厂检查/监造条件的，应通过进度周报表或日报表的方式定期向需求单位反馈原材料采购情况以及相应的检验检测报告。未经需求单位对主要原材料的验收许可，不得私自下料启动生产制造。如有必要，需求单位应委托具备资质的第三方机构对原材料进行检验检测，并根据检测结果选择合同终止或要求承包商整改。

为确保产品交付质量，需求单位应根据标的物的特性，对重要的产品制订质量抽检工作计划。实施抽查检验之前，需求单位应制定抽检工作方案，包括抽检对象、抽检批次和抽检数量、检验方式、检验标准等内容。质量抽检完成后，应及时将抽检结果告知被抽检供应商，并根据抽检结果编制质量抽检报告。质量抽检存在问题的供应商，应针对存在的问题进行整改并编写整改报告。抽检单位对整改报告进行复核，制定复检工作方案，并将抽检结果体现在供应商绩效评价中[7]。将定期向各单位收集统计涉及驻厂检查/监造、质量抽检的合同信息，动态更新统计清单。收集驻厂检查/监造、质量抽检、供应商整改相关材料，重点对涉及供应商整改的材料进行复核，凡出现整改不到位的将进行调查，并根据调查结果按要求实施供应商处理。

3 结语

为有效实现新形势下物资集中采购合同执行管理效率的全面提升，开展了物资集中采购全流程合同签订与履约管理策略的研究。具体将制度落实、流程管理、节点管控、供应商评价等融入物资集中采购合同签订与履约管理的精细化改革实践中，实现了物资采购价值最大化，促进了物资采购工作的高质量发展。