医院荣誉档案的管理及利用

赵单

（昭通市第一人民医院，云南 昭通 657000）

0 引言

荣誉档案是单位和职工在工作中表现突出，受到上级部门，主管单位，各级领导以及各界人士表彰的各类文件和实体，包括奖杯，奖牌，奖旗，奖状，证书，奖牌，勋章，勋章等。单位的荣誉档案具有真实性、原始性、直观性等特征，能真实反映单位的业绩，并沉淀为宝贵的历史痕迹。

为充实医院综合档案馆馆藏档案，作者对医院的荣誉档案进行了收集、整理。根据荣誉载体的不同，可以将其划分为“荣誉文件”和“实物”两种，“荣誉文件”包括获奖文件、先进材料等；“实物”具体有奖杯，勋章，牌匾，锦旗，证书等。由于两者在形态上属于不同的载体，因此从保管与利用的观点来考虑，将两种类型的档案分别立卷保存比较适当。①方便对其进行整理。②方便对其进行保存。③方便对其进行利用。作者在三级甲等医院从事档案管理10 余年，现就怎样做好荣誉档案的管理和使用，提出了自己的看法。

1 医院荣誉档案的收集与管理

1.1 明确收集范围

搜集工作是整个档案管理工作的基础环节，通常情况下，医院荣誉档案中的文书类档案材料都是文件的形式接收的，因此，大多数都是被搜集、整理并存放在医院的综合档案管理部门；但是，有相当大一部份实物类档案，被分散地储存在各个业务部门中，比如：综合类获奖奖品被储存在院办公室中，工会组织参加活动的获奖奖品被储存在工会中，团委组织参加活动的获奖奖品被储存在团委中，其他临床科室参加活动的获奖奖品也被对应地被储存在了本科室，还有一些员工参与各类活动的获奖资料被个人收藏。这样一种分散化的方式，既不能体现对荣誉档案的集中管理，又不能保证其安全性，更不能为职工借阅查询提供方便。按照档案集中统一管理的原则和要求，将分散化为集中，不失为一种较好的方法。

随着现代信息化技术的发展，医院档案信息化应运而生。为了更好地适应医院的各种工作需要，不断地改进和提高档案的质量，提高档案的完整性和信息化水平，是目前档案工作的努力方向。对于荣誉档案的文书和实物两种类型的档案资源，我们要对其进行统一和集中的管理，制定完善的管理体系，确定其收集范围，对具有保存价值，并能反应出医院历史全貌的各项工作获奖的各类文书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书等，都进行了收集，并进行分类，然后移交综合档案室进行集中和统一的管理，从而进一步充实了医院室藏的档案资源，同时也保证了档案的完整性和安全性。

（1）收集范围。医院的荣誉档案是医院开展各项工作过程中所获得的，所涉及的领域包括：①上级政府颁发给医院的荣誉，包括医院在医疗技术、科研、教学等活动中获得的荣誉类。②上级组织部、卫健委、工会、团委等组织开展的各项竞赛活动获奖类。③兄弟单位、群众、团体赠送的锦旗、牌匾等。④在医疗，护理，教学，科研和管理等方面，员工本人所获奖励。对员工获奖的奖杯、奖状、奖牌、证书等，由本人保留原件，并在医院的综合档案室以收集副本或拍照的方式予以存档。

（2）具体收集方法。在日常管理工作中，定期下发通知文件，制定规范收集制度，定期收集与日常零星接收并举。为了充实馆藏档案，做好馆藏档案的搜集工作，综合档案室在做好日常工作的基础上，还注重日常的收集、记录工作，并对各项奖励信息进行及时的掌握。目的在于有针对性，使得所收集的资料更加多样化、更加齐全完整，能全面地反映出医院获得的荣誉。其次，构建档案搜集网，完善各部门和处室的专（兼）职档案人员，促进各业务部门日常收集和归档工作的顺利进行，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集，并于次年6 月以前整理归档，移交医院综合档案室。

1.2 荣誉档案的管理

荣誉档案是荣誉文件的载体，有着无可替代的作用。荣誉证书、奖杯、奖牌等，是医院实物档案资料的主要组成部分，其保存与收集价值很高。通过收集与整理，为医院的人事、行政管理、宣传等方面的工作提供支撑和依据。通过对有形荣誉档案的评价，使其具有更好的社会效益，更好地发挥有形荣誉档案的作用。健全医院荣誉档案的收集管理制度，必须制定相应的工作程序，按照获奖时间、获奖内容、获奖类别、保管期限、简要事迹、档案编号等对实物荣誉档案的资料进行分类，将原来分散的历史证据资料进行有效的整合，把文书档案、图片、实物、资料等都归入一个统一的管理系统。

1.3 管理步骤

1.3.1 做好收集、登记、整理工作

做好医院荣誉档案资料的及时采集、妥善保存，对各类荣誉进行及时、有序地登记、造册。同时通过日常宣传、培训教育，提升管理者对荣誉档案的归档意识，对归档的每一个步骤进行深入的梳理，让专、兼职档案管理者全面了解为什么要归档、怎样归档，以及归档后应该怎样进行有效的利用。

1.3.2 做好分类、编号等基础工作

（1）荣誉档案的整理，即对荣誉文件资料及实物按件进行鉴定，分类，编号，安排，上架的程序。对荣誉文件的整理，应遵循保持其逻辑关系，按时间顺序，便于保存与利用的原则进行。整理存档的实物，一般都是一件一件的。实物文件，如荣誉证书，奖杯，奖章，奖牌等，均应有唯一编号，一般按年月按流水编号编目；笔者所在医院拥有大量实物档案，先按其类别分类，如证书类、奖章类、锦旗类、奖杯类等，再按年代排序。

（2）医院荣誉档案在性质和形式上，有其独特之处，它的管理和归档与其他类型的档案不同，它可以按照实物的性质和来源来分类，可以分为A、B、C、D、E 五个类别[1]。①A 类。获省部级以上单位和部门、国家、国际级的奖励。②B 类。获省级、市级单位行业内以及有关主管业务部门的奖励。③C 类。社团组织、工会给予的各项奖励。④D 类。纪念章和纪念品等。⑤E 类。其他经常用到的各类聘书、荣誉证书。

日常管理中需要将不同种类的文件分别按年代排序，逐渐添加完善新资料的整理和连续排序。在每一份实物档案上都贴上并标注有类别、顺序号、时间等的标签，然后制作登记表，进行逐个登记，这是一种简单实用的检索工具，也是一种便利的档案统计工作。

2 医院荣誉档案的整理优化

在对医院荣誉档案文件和实物进行整理时，同其他类别的档案整理工作相同，应遵循相互之间的历史关联，对档案进行系统化、专业化的整理，将档案管理做到条理化，可以充分地展现出历史活动的真实面貌，也可以方便地保存和利用。同时，荣誉档案也具有自己的独特性，它是将文件和物件结合在一起的档案，因此，在对其进行整理时，必须根据荣誉档案的载体、保管和利用的特性，来对其进行有效的管理。

首先，制定一套适用于荣誉文件和实物的归档流程，包括收集，分类，编目，上架，保管，使用等具体环节。根据《医院文书档案工作规范》，将医院荣誉室中的文件性资料归入医院荣誉室中的文件性资料，与其他类别的文件性文件一样，进行整理，归档，编目，扫描，装盒，上架，保管，使用。昭通市第一人民医院文书档案归档流程如图1 所示。

图1 昭通市第一人民医院文书档案归档流程

其次，对于荣誉档案的实物，应将它们分别归入专门的类别，这样做的好处就是方便保存与利用。实物档案整理以物品为一个自然保管单位，因此要以件为单位，逐个编制归档号，分类可采取在全宗内按年度顺序、载体形式进行实体编号的方式，也可按照奖品的载体、形状，将其分为奖杯类、证书类、锦旗类等几个类目。其主要目的在于便于储存、保存、使用。昭通市第一人民医院荣誉档案按种类分类归档、保管和管理，并与文书档案同步实行信息化管理，把荣誉档案输入紫光电子文件管理系统中，构建一个具有机器检查和手工检查双重作用的保管、查询和检索体系，形成一个完整的、纳入全宗统一管理的荣誉档案实体目录，这是档案管理的重要步骤，更是为今后提供快捷查询利用的关键。此一环节之优劣，将关系到荣誉档案利用之工作成效。

荣誉档案具体编目的步骤如下：①以年为单位，对其进行编目造册，编著内容应该对实物档案的每一个要素都进行全面的记录[2]。②要将对应的内容制作成物标，并将物标放在物标显著的位置上，方便物标寻找使用。

3 医院荣誉档案的拓展利用

3.1 成立院展馆，有序存储荣誉档案及实物

对医院荣誉档案中的文件性材料，按照文书档案归档的要求，按照4 个分类方法管理；针对荣誉档案中的实物，首先考虑其的特殊性，实物档案是由一件件物品组成的，其载体和形态有很多，有纸质类、金属类、玻璃类，也有布质类，更有大小不同，有高有矮，有硬有软，其保管的柜架也需要与文书档案有一定的区别，应该被陈列在安全、直观易见、容易放取的地方，这样才能方便对外参观展示，也方便寻找和使用。2008 年，昭通市第一人民医院在进行综合档案馆升级、标准创建的过程中，建立了医院的荣誉陈列室，将综合档案馆保存的实物类荣誉档案统一存放与荣誉陈列室中，并从能够反映出医院发展的历史与内涵的实物档案中，精选出一些能够反映出医院发展的历史与内涵的实物档案，加以宣传展示[3]。

医院档案工作的目的，是为医院的各项工作提供借鉴和依据，而荣誉档案除了存凭留史的功能，还有着无可替代的引领作用。2016 年，昭通市第一人民医院荣誉陈列室升级改造为院史展览馆。通过向社会各界、医院职工征集具有历史价值的物件，加上原有实物，分阶段、分篇章布局，馆藏内容更加翔实丰富。医院荣誉档案具有历史的真实性、原始性、直观性、栩栩如生的特征，它将医院的发展历程和荣誉史完整地反映出来。昭通市第一人民医院多次利用院史展览馆的独特性、直观、有说服力、有感染力等特点，开展了多种形式的宣传和教育；以院史展览馆为阵地，对员工们进行了爱国主义教育、医德医风教育、党风廉政警示教育等活动，有效推动医院的精神文明建设，从而使职工树立了爱院如家，爱岗敬业，追求卓越，无私奉献的精神。

3.2 荣誉档案数字化，实现资源快捷查询和利用

随着信息化技术的广泛运用，笔者所在单位文书档案已全部数字化，近年，荣誉档案也逐步实现数字化管理。具体步骤如下：①将实物荣誉档案拍照、证书扫描。②制作电子目录。③录入档案管理系统，编目编号。④影像资料挂接在对应的条目下，以此实现和文书档案类似的管理，方便干部职工查询利用。

3.3 让荣誉档案活起来，充分发挥教育阵地作用

医院的荣誉档案有着悠久的发展史和荣誉史，利用它的特殊性、说服力和感染力，开展一系列的主题教育，展示出医院的文化软实力，还可以在这些优良的历史传统基础上，更好地传承“救死扶伤、大爱无疆”的大医精神，坚守为病人服务的崇高品质和宗旨。还可以充分利用荣誉档案的宣传作用，展示医护人员的无私奉献、忘我工作、不断追求卓越的精神风貌[4]。因此，医院荣誉档案是医院120 余年历史的见证，也是医院精神文化建设重要组成部分，它可以使医院档案更好地发挥其重要而深远的价值，这就是它的最大特色。

3.4 评聘职称、晋升职务重要依据

医院荣誉档案医院的重要财富，是一代代职工的智慧结晶。医院的荣誉档案根据归属可以分为集体荣誉和个人荣誉[5]。个人荣誉指的是医务人员在其工作中所取得的一种荣誉，它代表着对医务人员优质服务和先进技术的肯定。医护人员在评聘职称以及晋升职务时，个人荣誉便是他们有利的“武器”。同时，个人荣誉也是医院在人事任免时的主要依据。

4 结语

总而言之，在医院荣誉档案管理工作不断深化的过程下，要想更好地适应时代的发展，就必须注重提高档案的使用效率，达到对档案进行科学管理的目的。本文结合工作实际，以医院荣誉档案的收集与管理为切入点，分析了医院荣誉档案的整理优化措施以及保管利用工作，旨在建立高效的档案管理体系，从而丰富档案管理内涵、推进医院荣誉档案管理工作的可持续发展。