公立医院在后勤物资采购中存在的问题及对策

郝晓东

[摘 要]近年来，随着医改进程的不断深化，药品、耗材零加成，完善分级诊疗制度，DRG/DIP医保支付制度改革等一系列政策的逐步实施，公立医院利润大幅缩减。如何控制公立医院运行成本成为现代医院管理中面临的一大难题。医院后勤物资的采购和管理工作，与医院的运营管理、成本控制息息相关，做好采购管理，是医院高质量发展的重要基础。文章通过分析J医院在后勤物资采购管理中存在的问题，研究行业内相关的问题并提出改进建议。

[关键词]公立医院；后勤物资；采购

中图分类号：R197 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）23-0056-03

医院后勤采购涉及的品类极为广泛，除了药品、医用耗材与医疗设备外，还几乎包含了货物、服务、工程等全部内容。后勤采购支出是医院支出的重要组成部分，后勤采购工作的成效将直接影响医院的诊疗活动与发展运营水平，是公立医院高质量、高水平、现代化发展的重要基础。因此，提高医院后勤采购管理水平、降低后勤采购成本也成为提高医院运营管理水平、提升医院高竞争力的一项重要工作。

一、J医院后勤物资采购的管理现状

J医院的后勤采购工作主要由总务后勤科负责，该科室共有工作人员5人，其中科长1人、副科长1人、科员3人，工作职责如下。

负责医院后勤物资的计划采购工作，根据库存量及消耗量，掌握物资需求情况，科学合理地编制物资材料供应计划，确保物资供应的及时性和准确性。在计划采购过程中，坚持以需定进的原则，科学监督物资的使用和管理情况，确保物资的合理使用，避免物资浪费。

负责市场寻源，筛选与考核供应商等管理工作及日常采购工作。在市场寻源和筛选供应商方面，需要充分了解市场行情和供应商的实际情况，全面评估和筛选供应商，确保采购的物资质量优良、价格合理、供应稳定。在日常采购工作中，需要与供应商保持良好的沟通和合作关系，及时解决采购过程中出现的问题，确保物资供应的顺畅和及时。

负责物资库房管理工作，确保物资的存放和管理科学规范、安全有序。保证医疗活动与行政办公的日常使用与维修需要，在库房管理方面，要建立健全的库存管理制度和领用制度，定期盘点和清理库存物资，确保物资的账实相符和安全使用。同时，要与各领用部门密切配合，及时沟通协调，确保物资的合理分配和有效使用。

二、J医院后勤物资采购存在的问题

（一）供货渠道较少，价格偏高

J醫院的后勤物资采购涵盖了多种产品类别，包括办公用品、办公家具、生活用品、水电物料、劳保用品、计算机耗材、计算机配件、印刷制品，以及修缮、装修等工程类物资。这些物资种类较多，数量庞大，涉及的细节问题繁杂。但是长期以来，J医院一直沿用传统的线下采购模式，只与数量较少的当地固定商家建立合作关系。这种单一的供应商供货模式相对方便，能够提高采购效率。J医院只需向一家供应商提出购买需求，无须再费时费力地寻找其他货源或与多家供应商协商。这种模式还有助于简化采购过程中的烦琐程序，避免了与多家供应商之间的协调和沟通问题。

然而，单一供应商供货模式的缺点同样明显。由于缺乏多元化的供货渠道，J医院采购的后勤物资价格往往偏高，质量也未能达到预期标准[1]。这是因为供应商可能会将不是自己代理的、从其他商家取得的物资再加价提供给J医院，从中获取更多的利润。长期依赖单一的供货商容易导致腐败等不良风气的滋生，可能存在廉政风险。单一的供应商供货模式还可能影响J医院的运营效率和后勤保障的稳定性。如果供应商出现问题，如供应中断或出现产品质量问题，可能会对J医院的日常运营和医疗保障造成不利影响。在这种情况下，J医院可能需要花费更多的时间和精力寻找替代的货源或与供应商协商解决问题，这增加了不必要的成本和风险。

（二）临时性采购较多，缺乏计划性

J医院在后勤物资采购方面缺乏计划性，主要表现为频繁的临时性采购。这种临时性采购由于采购时间紧迫、采购过程较为分散，无法形成规模优势，导致采购成本偏高，影响了采购效率[2]。

一是客观情况导致的采购计划难以编制，由于医院后勤物资的品类繁杂，需求量大，同时采购需求容易受到患者数量、突发事件、气候变化等多种因素的影响，因此难以编制出完美契合的采购计划。

二是J医院在后勤物资仓库管理方面力量薄弱，统筹和调剂规划能力较差。具体表现在J医院的库存物资数量和物资领用情况的信息化水平极低，缺乏信息化技术的有力支撑，导致其在整理和分析物资库存数量、物资领用情况时无法编制高效率、高质量的采购计划[3]。

（三）采购人员专业性不足，能力有待加强

后勤采购人员在执行采购任务时，需要全面了解采购的物资，包括其基本功能、用途、质量及成本等。这样可以帮助他们更好地与上游供应商及下游使用科室沟通交流，确定所需物资的准确规格和性能指标，确保采购的后勤物资符合实际需要[4]。同时，后勤采购人员要了解采购物资的用途，以便权衡不同物资之间的优劣，在满足科室需求的前提下实现资源的优化配置。后勤采购人员要全面评估采购物资的质量，包括其可靠性、耐用性、安全性及有效性等，以便在选择供应商时作出更明智的决策，确保采购的物资符合相关法规和标准，能够满足患者的需求。此外，后勤采购人员要分析采购物资的成本，包括物资的购买价格、运输费用、储存成本及使用过程中的维护费用等，以便在预算范围内选择性价比最高的物资，确保采购的物资不仅质量上乘，而且价格合理。

然而，对于一些特定的后勤物资，比如水电物料类用品，由于其型号和规格的多样性，且日常使用量不大，仅在出现损坏时才需购买，因此存在购买物资不准确、数量不合适等问题。水电物料、环境改造等工程类专业性较强的物资，对于非专业维修人员的采购人员来说，其型号和规格的区分往往较为困难，精准采购变得更为复杂。这可能会导致延误使用时机，甚至影响医院的正常运营。此外，尽管J医院采购人员的学历为专科学历，但他们的所学专业与采购工作需要的专业知识存在较大差距。这也限制了他们在实际采购工作中的能力发挥。

三、J医院后勤物资采购中存在问题的解决对策

（一）拓宽传统供应商渠道，增加网上采购比重

针对J医院后勤物资供应商较少、采购物资价格偏高的情况，医院采取了收集市场信息货比多家、拓宽传统供应商渠道、加大网上采购比重等一系列应对措施。

首先，将本地供应商数量增加了一倍，更多供应商的加入提高了J医院谈判议价的能力，可以采购到更加质优价低的商品。

其次，成立后勤物资网购业务部门，设置网购资金专门账户，采购前对后勤物资在全网的大型电子商务平台上比质比价，指派专人负责网购物资验货收货、入库出库等相关事宜，使网购后勤物资品类占比从0增长到46.67%。网购的后勤物资基本实现了在保证质量的前提下选择价格最优的商品，降低了J医院的后勤物资采购成本。另外，网购后勤物资的价格公开透明，网购资金专户保证专款专用，便于监督管理，降低了廉政风险。

为了提高后勤物资采购效率，J医院将继续扩大网购规模，充分发挥线上平台的数据优势，为后勤物资采购提供更多有价值的参考，加强对网购物资的质量监督，建立严格的质量追溯制度，确保网购后勤物资的质量始终保持在较高水平，更大程度地实现成本节约。同时，J医院将加强与供应商的沟通与合作，与其建立长期稳定的合作关系，以确保后勤物资的质量和供应稳定；加强对供应商的审核和评估，确保供应商具备良好的信誉和资质，从源头上控制后勤物资的质量，为J医院的持续发展提供有力支持。

（二）依据历史数据，依托信息平台，制订采购计划

J医院通过制定并完善新的后勤物资采购制度，构建后勤物资的库存管理体系，实现后勤物资库存的精细化管理。通过引入先进的库存管理软件，实现对后勤物资的实时监控，确保库存信息的准确性和及时性[5]。同时，定期盘点库存，确保库存物资的数量和质量与账面信息一致，降低库存成本和库存积压风险，根据过去三年临床科室与行政管理科室后勤物资领用的数据，综合当前物资库存情况，预估下一年全院后勤物资的采购数量，形成后勤预算，做到心中有数、有的放矢。

启用医院先进的信息平台HRP（医院资源规划），该信息平台具有丰富且全面的功能。使用科室可通过HRP平台提交请购单，请购单包含了采购货物品类、采购数量、使用时间、应用对象等内容；HRP平台还能生成如推荐供应商、订货日期等为采购订单提供建议的内容。在库存管理方面，HRP系统能够根据J医院的实际需求，即时分析物资库存情况，为后勤物资仓库管理提供科学的统筹和调剂规划。在新信息系统的支持下，物资领用情况、物资采购计划等方面的管理工作變得更加清晰明了，有效提高了后勤物资仓库的管理水平。随着数据量的扩充与完善，HRP系统将持续优化和升级，以实现后勤物资仓库管理的智能化和高效化。结合账面与实际趋势编制的J医院季度、年度后勤物资采购计划，可以最大程度地降低临时性采购的频次与数量[6]。

（三）加强培训，提升采购人员的综合能力

物资采购管理人员应具备多种技能，特别是采购能力、协调能力与应变能力等。采购人员的综合素质是影响采购工作质量的关键因素[7]。

首先，为了确保后勤物资采购工作的高质量和高效率，J医院致力于提升员工的职业道德与诚信意识，通过定期的思想教育和专业培训，使采购人员明确职责、规范流程、提升风险防范意识、掌握高效的工作方法。

其次，医院借助系统化、全面完善的培训计划，精心组织采购人员全程参与各类采购实践活动，使其细致把握和理解采购业务的特点和规律，尤其是对水电物料、环境改造等工程类专业性较强的物资进行详细分类和整理，制订详细的采购计划和清单，包括物资的具体型号和技术参数，以便准确选择和购买，为使用科室提供有力的物资保障。对于一些特殊物资的需求，J医院特别邀请使用科室一同参与参数选择，与专业的技术咨询团队或机构合作，为采购人员提供技术支持和咨询服务。这可以帮助采购人员更好地了解和选择工程类专业性较强的物资，确保采购的物资符合使用要求。

再次，J医院格外重视对采购人员的专业素质培养，通过定期举办各类专业知识培训、技能提升课程等，帮助他们掌握前沿的管理理念、方法和技能，以提升其业务素质和能力。这些培训课程涵盖了各种领域的知识，包括供应链管理、合同管理、质量控制、谈判技巧、沟通技巧等。这些培训不仅可帮助采购人员更好地完成日常工作任务，而且还为他们的不断进步打下了坚实基础。

最后，J医院还十分重视根据实际工作中的需求，及时调整采购人员的知识结构和技能结构，使其更好地适应不断变化、竞争激烈的市场环境。医院管理层会定期评估采购人员的表现，根据评估结果和实际工作需求，为他们制订个性化的培训计划和职业发展计划。这种灵活的培训方式让采购人员能够更好地适应市场变化和医院发展的需求，增强了他们的职业满足感和归属感。

四、结语

J医院作为一家公立医疗机构，其在后勤物资采购管理方面存在的问题具有一定的代表性。文章通过对其问题的深入挖掘和分析，发现这些问题在其他公立医疗机构中也可能存在，甚至可能成为其他公立医疗机构在后勤物资采购管理方面的共性问题。因此，文章希望通过个例研究，以点带面，帮助其他公立医疗机构发现、消除及预防可能的管理漏洞。

参考文献：

[1]石苗.公立医院后勤物资网上采购模式探讨[J].中国医疗管理科学，2021（06）：55.

[2]高原.H医院招标采购中出现的问题及应对策略[J].环渤海经济瞭望，2022（10）：131-133.

[3]吴珊珊，李欣，胡秋实，等.医院后勤物资智慧化管理的研究与实践[J].中国医院建筑与装备，2022（07）：26-30.

[4]罗燕伟，梁粤珩.医院后勤采购管理工作的探讨[J].现代医院管理，2019（06）：85-88.

[5]石古泉，李伟琳，任凌，等.医院后勤管理信息化水平的提高策略分析[J].网络安全技术与应用，2023（04）：138-139.

[6]龚亦凡.试谈公立医院后勤社会化管理[J].产业创新研，2020（20）：108-109.

[7]朱呈义，锦晓晨.后勤服务购买：制度、实践与优化[J].中国机关后勤，2020（04）：46-48.