城乡居民基本养老保险档案管理方法探讨

韩慧

[摘 要]随着时代的快速发展，以往的一些档案管理、档案查询等方式，已经无法满足现代化的发展需求。城乡居民基本养老保险（简称“养老保险”）档案管理工作是一项复杂、烦琐的工作，不仅涉及大量的数据信息，而且会影响到参保居民的切身利益，因此如何进行科学有效的档案管理工作，成为相关部门需要重点思考的问题。受传统管理理念的影响，养老保险档案在管理过程中也存在着一些问题，例如管理人员的素质水平较低、信息化档案管理普及较慢等，严重影响了养老保险档案管理的效果。文章分析了养老保险档案管理的特点，阐述了养老保险档案管理信息化建设的重要性，探讨了养老保险档案管理存在的问题，提出了优化养老保险档案管理的相关措施，以供参考。

[关键词]城乡居民；基本养老保险；档案管理；方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）23-0047-03

一、城乡居民基本养老保险档案管理的特点

（一）普惠性

城乡居民基本养老保险的覆盖面广，适用于全国范围内的城乡居民。相比职工基本养老保险，城乡居民基本养老保险主要面向农民工、自由职业者和其他未参加职工保险的居民群体，包括农村居民、城市居民和流动人口等。

（二）灵活性

养老保险实行个人账户制度，每位参保人员都有专属的个人账户。个人可以根据其情况选择缴费方式和缴费标准，灵活选择参保年限。个人账户资金可以用于个人退休后的退休金领取和享受养老保障[1]。

（三）公平性

养老保险的缴费标准和待遇标准可由地方政府确定，以更好地适应不同地区经济发展水平和居民收入水平的差异性，保险费用按照个人缴费能力和地方政府财政承受能力确定，以确保保险制度的公平性。

二、城乡居民基本养老保险档案管理信息化建设的重要性

（一）推动养老保险事业的发展

信息化建设可以提高养老保险档案的管理效率，由于传统的手工档案管理方式存在着信息不完整、数据重复录入、查找困难等问题。引入信息化技术，建立电子档案系统和数据库，集中存储和管理各类养老保险相关信息，实现数据共享和快速检索，提高了档案管理的效率。利用信息技术，可以为城乡居民提供更优质的养老保险服务体验。通过在线服务平台和移动应用程序，居民可以方便地查询个人养老保险信息和办理业务，享受一站式服务。同时，信息化建设还可以实现自助服务，使居民能够随时随地进行个人养老保险账户查询、缴费和领取福利等操作，提高了服务的便捷性和居民的满意度[2]。

同时，信息化建设有助于加强对养老保险的监管和风险防控，通过建立全面、准确、实时的数据监测与分析系统，相关部门可以及时了解参保人员的缴费情况、待遇领取情况等，能发现和处理异常情况。

此外，信息化建设还可以实现对风险和欺诈行为的预警和防控，提高养老保险金的安全性和稳定性。信息技术可以为相关部门的养老保险政策的制定和决策提供数据支持和科学依据，通过对大数据的分析和挖掘，政府和相关部门可以了解养老保险的参保人口特征、缴费情况、待遇发放情况等，为制定更精确、合理的养老保险政策提供参考和依据，推动养老保险事业的发展[3]。

（二）提高养老保险档案管理的质量

养老保险是我国社会保障体系中的重要组成部分，为广大城乡居民提供了重要的养老保障。在养老保险事业发展中，养老保险档案管理是十分重要的一环。

随着信息技术的快速发展，养老保险档案管理信息化建设可显著提高养老保险档案管理的质量。传统的档案管理方式通常以纸质档案为主，管理过程烦琐、耗时，容易出现档案遗失、信息不准确等问题。信息化建设可以实现档案的电子化、网络化管理，提高档案的检索速度和准确性，节约管理时间和人力成本。同时，相关部门可以利用先进的信息化技术备份和恢复档案数据，有效防止档案的损毁和丢失，还可以利用权限管理和数据加密等技术手段，提升档案数据的安全性，防止未经授权的人员获取和篡改档案信息。

此外，利用信息化系统，可以实现档案查询、申领等服务的在线化和便捷化，提高服务效率和用户满意度。还可以利用数据分析和挖掘，为政府和相关部门提供科学决策和政策制定的参考依据。在信息系统的帮助下，相关监管部门可以实时了解养老保险档案管理的情况，发现问题和隐患，及时采取措施予以解决，提高监管的精准度和有效性。

三、目前我国城乡居民基本养老保险档案管理存在的问题

（一）养老保险档案管理的完善性和准确性较差

首先，目前，有些地区的养老保险档案还采用传统的纸质档案管理方式，这种管理方式存在着档案遺失的风险，容易导致信息的不完整和不准确。由于缺乏统一、标准和规范的档案管理制度，档案管理流程不够规范和科学。

其次，档案信息的准确性有待提升。档案管理依赖人工操作，容易导致数据录入错误和档案记录不准确。很多档案信息无法及时更新和完善，影响了档案信息的准确性和及时性。因为在现有档案管理体系中，各个环节之间如果缺乏有效的信息交流和协同合作机制，将会导致档案信息在采集、传输和使用过程中存在着“信息孤岛”和重复录入的问题。这种情况容易导致数据冗余、信息丢失等问题，影响了档案管理的准确性和高效性。

（二）养老保险档案管理人员的素质水平较低

相关部门在开展养老保险档案管理工作的过程中，管理人员的综合素质水平会直接影响管理工作的效率和质量。现阶段，我国养老保险档案管理人员主要存在以下几个方面的问题。

其一，管理人员的专业知识和技能不足。养老保险档案管理是一项专业性较强的工作，需要管理人员具备一定的法律、政策和档案管理的专业知识。然而，目前一些管理人员欠缺相关专业知识和技能，无法全面理解和掌握养老保险档案管理的要求和方法。

其二，管理人员的综合素质有待提升。开展养老保险档案管理需要管理人员具备较强的责任心、沟通能力、组织协调能力和团队合作精神，但是有些管理人员在这些方面存在不足，导致档案管理工作的推进和协调存在困难。

其三，管理人员的学历结构和培训机制亟待完善。当前，养老保险档案管理机构中，大部分管理人员的学历层次较低，高级职称人员较少；同时，由于培训机制不够健全，管理人员得到的培训和提升机会有限，导致养老保险档案管理机构无法及时跟进和适应养老保险档案管理领域的新政策和新技术。

（三）养老保险档案管理工作效率较低

目前，我国养老保险档案管理存在管理工作效率较低的问题，主要表现在以下几个方面。

一是养老保险档案的采集和录入速度不理想。目前，养老保险档案管理工作中，档案的采集和录入主要依靠人工操作，需要耗费大量的时间和人力，流程烦琐且效率低下，导致档案工作进展缓慢。

二是养老保险档案查询和服务响应时间长。因为在档案管理过程中，信息的获取和查询主要依赖人工查阅，档案的查询和服务响应时间较长。这给用户带来了不便，也影响了档案管理工作的效率。

三是养老保险档案信息更新和维护不及时。在档案管理过程中，随着人员变动和政策调整，档案信息需要经常更新和维护。但是目前一些地区和单位不够重视档案信息的更新和维护工作，导致档案信息更新滞后，档案信息不完整和不准确。

四是养老保险档案管理流程不畅通。养老保险档案管理涉及多个环节和部门的协同合作，而目前一些地区和单位之间的信息沟通和协调不够顺畅。“信息孤岛”和工作流程不畅通等问题导致档案管理工作的推进速度缓慢。

四、优化养老保险档案管理的相关措施

（一）建立规范的档案管理体系和管理制度

养老保险部门为了更好地开展档案管理工作，必须建立完善的管理体系和组织架构，进行明晰的职责分工，明确各个管理层级和各级档案管理人员的职责与权限，确保档案管理工作的顺利进行。同时，还需要根据城乡居民基本养老的内容、流程、实施情况，制定和完善养老保险档案管理的法律法规和规章制度，明确档案管理的基本原则和操作规程，规范档案的采集、录入、存储、查询和使用等各个环节。

在养老保险档案管理工作中，工作流程也同样重要。应依据养老保险档案管理的要求，明确各个环节的工序、时间、操作要求等，确保档案管理工作按照规定的程序和标准进行，提高工作效率；同时，还需要积极引入信息化技术，实现档案的电子化、网络化管理，将纸质档案数字化，提高档案管理的效率和准确性，利用统一的档案管理信息系统，实现档案的在线服务，实现养老保险档案管理质量的全面提升。

（二）加强档案管理人员队伍的建设和培训工作

首先，养老保险档案管理部门为了更好地开展档案管理工作，必须制定相应的规划、培训内容，依据档案管理的需求和人员现状，制定人員规划和培训计划，明确人员培养的目标和路径，充分考虑不同层级和职能的人员需求，确定相应的培训内容和方式，比如组织档案管理人员参加相关的培训课程和学习交流活动，丰富他们的专业知识，提升他们的技能。专业知识包括档案管理法律法规、档案分类与编制、电子档案管理等；技能培训包括安排档案管理人员参与实际的档案管理工作。通过实践，档案管理人员可增强操作能力和解决问题的能力，更好地巩固培训效果。

其次，养老保险档案管理部门需要建立完善的绩效考核和激励机制，通过科学合理的绩效考核指标和方法，将档案管理绩效纳入考核体系。根据绩效考核结果，以激励为手段，奖励优秀人员，提高档案管理人员的工作积极性，增强其责任心。同时，养老保险档案管理部门要建立合理的留才机制，不但要为档案管理人员提供良好的工作环境，而且要对人才的职业发展和晋升进行科学规划，在工作中、生活中加强对档案管理人员的关怀和培养，使其全心全意地投入工作。

最后，养老保险档案管理部门要建设积极向上、团结协作的团队文化，营造良好的学习和知识分享氛围，通过定期组织团队活动和经验交流，促进档案管理人员之间的互动和合作，提高团队的素质水平。此外，养老保险档案管理部门也可与相关的专业协会和学术机构合作，开展培训、研讨会等活动，为档案管理人员提供专业交流和学习的平台，借助行业内专家的经验和指导，提高档案管理人员的专业素养和实践能力。

（三）积极开展档案管理信息化建设工作

首先，养老保险档案管理部门需要引入信息技术，建立统一的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理与信息的在线存储、查询和共享。这样不仅能确保档案信息的安全性和完整性，还能提高档案管理的效率和准确性。

其次，养老保险档案管理部门需要加强对数字化档案的采集和处理，利用先进的数字化设备和技术，将纸质档案转换为数字化档案，实现档案的高效采集、录入和整理。数字化可提升档案信息的准确性和可访问性，方便管理人员查询和使用。采用云计算和大数据技术，可以为养老保险档案管理搭建云存储和处理平台，实现多地域、跨部门的档案共享和协同管理；利用大数据分析技术，挖掘档案数据中有价值的信息，从而为决策提供科学依据。

再次，养老保险档案管理部门要做好档案信息安全保护工作，比如建立健全的数据加密、权限管理和备份恢复机制，保护档案信息不被非法获取、篡改或丢失，还可以建立监控和审计机制，监督和检测档案信息的访问和使用。在信息技术、信息软件及各种移动应用的帮助下，用户可以随时随地查询档案信息。养老保险档案管理部门通过多渠道和多形式的服务模式，提高用户满意度和管理工作的效率。

最后，养老保险档案管理部门可以通过信息技术、多媒体开展宣传活动和推广活动，向各级政府、相关部门和社会公众介绍档案管理信息化建设的重要性和优势，加强各方对档案管理信息化建设的认识和支持，推动档案管理信息化工作的开展。

五、结语

为了提高城乡居民基本养老保险档案管理的规范化、信息化、标准化水平，养老保险档案管理部门必须加强对改革养老保险档案管理的重视，通过规范管理制度、加强信息化建设、提升管理人员的素质等方式，为后续科学、合理、高质量地开展养老保险档案管理工作奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]郑海伟.城乡居民基本养老保险档案管理方法探讨[J].黑龙江档案，2022（04）：102-104.

[2]龙桂珍.完善农民工群体社保档案管理[J].档案管理，2014（04）：92-93.

[3]汪婷婷.城乡居民基本养老保险档案管理分析[J].农村经济与科技，2019（04）：177+182.