从内部控制角度分析事业单位固定资产管理

钟 洁 山东省射击自行车运动管理中心

就最近几年的社会发展实践分析，不难发现绝大多数的企事业单位中固定资产所占比重在八成以上。事业单位作为我国特有的一种社会经济组织，其规模相对较大，固定资产所占比重更大，动辄数亿以上，在这种情况下事业单位所购置的固定资产大多都来源于财政性资金。在近些年的发展中，我国事业单位暴露出来的问题越来越突出，特别是固定资产管理方面的问题表现得尤为明显，在很大程度上影响了事业单位的稳定运行，同时造成了较大的资源浪费。因此，本文结合《行政事业性国有资产管理条例》阐述了事业单位固定资产的具体管理策略，并分析了内部控制工作的作用和优化策略。

一、内部控制视角下事业单位固定资产管理的意义

固定资产作为企事业单位尤为重要的组成部分，事业单位也不例外，在日常管理活动中利用内部控制可以对资产管理全过程进行监管，预算管理编制可以按照事业单位发展实际、资产规模、应用情况等因素分析，在科学确定资产购置策略和数量的同时，合理控制资金使用情况，提高内部资金的使用效率。在固定资产管理过程中，加强内部控制能够明确资产管理各环节的制度落实和人员工作行为，实现责任落实到人的目的，尽可能的规避问题发生之后存在的相互推卸责任以及具体责任人模糊不清带来的损失。通过采取责任落实到人的管理方案，使得内部资产的管理得到有效的保障。在报废环节，利用科学的内部控制策略来监督报废体系的各个环节，确保报废资产的准确性、科学性及有效性，减少因不必要报废而带来的损失。通过健全、完善的制度和方法，让内部控制和固定资产管理工作有法可依、有据可循、有章可查，确保了年度审计工作的客观公正，也让审计结果的准确性、公开性和完整性得到保障，有效提高了固定资产的使用效率，保障了事业单位的经营效益[1]。

二、事业单位固定资产管理现状

(一)固定资产管理账目混乱

事业单位在开展固定资产管理的时候存在购入固定资产未入账、少入账以及入错账的现象。在实际工作中，存在购入大批低价值易消耗的固定资产，这些资产没有按照既定标准和规定进行认定，如单位宿舍的电子产品、日常用品等，这些直接作为费用列支；购入需要安装的资产存在少入账的现象，在入账的时候仅仅将主要设备金额作为入账价值，配套设施则列为费用，这也导致无形资产被错误的判定为固定资产，影响了固定资产管理工作的开展进程。另外，一些单位购买的各类软件被计入到固定资产之中，没有按照政府会计准则的相关规定进行判定，导致核算环节出现了不准确、不科学的现象。

(二)管理不科学

固定资产作为事业单位主要的资产之一，其管理工作尤为重要。通常情况下，固定资产都摆放在仓库中，如果存在仓库管理不善，很容易导致设备以及其它固定资产因环境潮湿等而发生损坏。另外，事业单位通常每年都需要购置大量的新设备，这些设备在购入的时候如果没有及时的贴标、调拨的时候如果不能及时的固定资产管理系统上进行更新，必然会影响到工作效率。

(三)分类不准确

事业单位在购入固定资产之后，需要专业人员将固定资产录入到资产管理平台中，并且严格按照大类进行划分，保证使用效率。但实际工作中，不少事业单位固定资产管理部门将固定资产录入到资产管理平台中没有严格按照相应的分类进行划分，造成固定资产分类不准确，影响了工作效率。

三、事业单位固定资产管理问题产生原因

(一)缺乏相应的管理部门

时至今日，还有不少事业单位缺乏完善的资产管理部门，固定资产管理工作普遍都是由财务、后勤以及使用部门共同管理，这些部门由于工作方向和职责不同，通常情况下都只负责其中一部分的管理工作，且因缺乏行之有效的协调与统一管理，导致在工作中出现了无法分清楚主体责任，导致管理体系中本身存在一定的漏洞与问题，很容易在发生错误现象的时候相互推卸责任，导致固定资产得不到有效的利用。其次，缺乏明确的固定资产管理部门，因事业单位的管理组织、内部架构以及工作人员方面与企业存在较大差异，不少资金来源于财政拨款，因此，对资产的重视力度更大，一旦这个时候存在固定资产认识不足，很容易导致资金的浪费和无效运行，这也是管理部门欠缺的又一表现。最后，一些单位没有构建有偿使用和成本补偿的管理机制，缺乏固定资产管理的重视和内部控制体系，造成固定资产处置环节盲目性、随意性比较突出，导致使用效率比较低[2]。

(二)缺乏科学的内部控制流程

首先，预算编制管理流程不完善，不少事业单位在展开固定资产预算编制管理的时候，审批、编制和上报环节相对简单，缺乏应有的规章制度，通常都是由使用部门上交、管理部门汇总、财务部门审核的。这种预算编制体系本身缺乏相应监督体系，财务部门在审核的时候也都是按照去年的预算标准进行估算，在与去年预算编制相差无几的情况下便可以通过审核，并且编入到当年的固定资产预算当中，导致预算编制存在不合理、不科学。

其次，管理流程不合理。没有形成与固定资产相关的系统化的管理流程，固定资产的申请、采购以及使用都缺乏监督管理机会，管理手段也相对落后，信息化水平融入效果较差，造成工作中基础内容不合理，数据管控力度不深入，数据准确程度偏低。

最后，缺乏完善的固定资产处置流程。固定资产处置是事业单位固定资产管理的重要组成，其通常包含了转移、报废等多种情况，是目前事业单位日常管理工作中比较受重视的一种。但是目前仍然有不少事业单位缺乏相应的处置流程，在资产盘点和方式方面存在问题较多，如通用型比较强的固定资产在调拨环节采取了口头调拨的方式，而没有书面登记，导致固定资产随意性强，处置难度大。另外，一些已经达到报废标准的固定资产因各种原因没有及时的报废，出现了账面与实际情况不相符的现象，最终影响了固定资产的利用效率[3]。

(三)缺乏专业的人员

不难发现一些事业单位领导对于行政事业单位的固定资产管理工作不重视，导致出现了认为固定资产岗位可有可无的现象，在安排人员方面不予重视，随意性比较大，甚至是安排一些年龄偏大、身体状况堪忧、综合能力不强和文化层次比较低的人员进行管理，这些人员普遍还存在新知识接受、技术学习能力比较差的现象，无法科学有效地利用信息时代的电子设备和工具，导致管理工作难度较大。另外，也有一些单位虽然安排了一些年轻力壮、学习能力强、综合素质高以及专业技术能力强的人员管理，但是这些人员往往有其他工作要做，对于资产管理都是兼职现象，这也导致很少有时间和精力进行固定资产管理，最终也达不到具体的管理规范要求。

四、内部控制视角下完善事业单位固定资产管理的措施

(一)建立完善的内部控制环境

事业单位要想实现长远发展，必须要重视固定资产管理，而要想达到这一目的，科学、完善的固定资产管理部门十分关键。在具体工作中，提前构建独立的固定资产管理部门和完善的固定资产管理体系，对所有固定资产的流转和运行环节进行全过程、全方位管控，从购置到报废任何一个环节都不忽视，确保国有资源、事业单位固定资产和国家资金效能的充分发挥。在工作中还要科学对固定资产进行分类，明确固定资产的归属、使用状况，了解工作人员应承担的责任和应尽的义务，由部门将具体责任落实到个人，制定相应的奖惩规则，对非客观因素造成的固定资产损失以及资产安全隐患追究相关的责任。在工作中还要定期对资产管理人员进行培训，提升工作人员的固定资产管理意识，强化这些人员的专业工作能力，进而提升管理水平。另外，强化单位领导对固定资产管理的重视度，强化事业单位固定资产管理的重要性，让员工以及管理人员都认识到资产管理并且落实资产管理相关的制度，真正实现责任到人且提升固定资产的内部控制氛围，形成以点带面、以身作则，在日常工作中做出监督和表率作用，从而形成良好的管理氛围。

(二)优化内部控制流程

首先，提高预算编制的合理性。固定资产预算编制环节，要以部门经营管理实际为出发点，以节约为核心原则，将固定资产进行科学盘点之后，厘清固定资产的存量以及续存状态关系，结合当前单位工作实际和发展需求进行长远战略规划，并且从多个维度进行综合分析，实现固定资产的科学采购和优化。在部门上报预算贬值之后，资产管理部门要与财务管理部门结合在一起综合进行固定资产摸底，将部门之间的固定资产进行协调分配，盘活存量资产，减少不必要的固定资产浪费以及闲置预算，对专业性比较强的仪器设备由业界专业人员进行必要性、使用效率和经济性评估，进而保证事业单位国有固定资产的使用效率，提高工作效益[4]。

其次，完善管理流程。事业单位开展固定资产管理的时候，需要尽可能地完善内部控制制度，根据批复的预算标准科学进行采购，减少随意采购行为的发生，进而减少固定资产管理漏洞的出现。在采购工作中，需要有资产管理部门、使用部门、财务部门共同进行验收，检验合格之后方可入库。在入库的时候需要利用信息系统将固定资产的明细一一录入其中，做到账目与实际相符的要求。

最后，优化资产处置流程。固定资产转移的时候需要提前上报给资产管理部门，待资产管理部门审批回复之后方可进行资产转移，并且将转移单据利用信息技术传达给财务部门或者个人。固定资产报废的时候需要对资产残值进行审核，明确资产残值评估对资产报废和资产转移的影响，将残值全额纳入到财务管理体系中，让报废的固定资产同步在资产管理系统中进行审核，确保固定资产管理的流程化和规范化[5]。

(三)加强固定资产管理意识

科学有效的管理意识是保证管理工作顺利开展的基础，也是提高固定资产管理质量的关键所在，是事业单位每一个工作人员都需要重视的内容之一。由于上述问题的影响，固定资产管理意识存在的问题还比较多，为了更好的实现这一目的，单位领导必须要重视固定资产管理的重要性，以身作则形成上行下效的管理体系，为基层工作人员做出榜样，让基层员工了解到固定资产的重要性，树立科学的固定资产管理与保护观念，从而推进相关工作的科学开展。另外，固定资产作为事业单位财务管理的重要组成，在工作中需要重视财务人员、固定资产管理人员专业技术的提升，定期展开专业技能培训，并且组织这些人员到专业机构学习、培训和深造，也可以与同级别单位进行定期交流，分享固定资产管理的经验与方法。为了更好的提高相关工作效率，在工作中还要充分利用先进技术和观念来提高财务人员、固定资产管理人员的综合素养及业务素质，规范这些人员的工作方法，坚持持证上岗原则，杜绝无证上岗行为的发生，保证固定资产账目与实际相符[6]。

(四)加强信息化建设

如今社会本身是一个信息技术高度发达的社会，信息技术在目前已经融入到社会各行各业的管理和经营活动中，行政事业单位固定资产管理当然也不能例外。对事业单位固定资产管理的时候，将管理内容进行详细分解和整合，让每一个岗位、每一个业务都建立详细的工作流程和规范，实现无死角、全方位的监管，保证固定资产管理效率。在工作中还可以利用现代通信、网络和大数据技术对内部控制工作流程进行优化，实现对固定资产信息采集和现场盘点的电子化。在工作中还要对固定资产的组成结构、数量、质量、使用情况和变化规律进行总结和汇总，通过构建科学的固定资产管理数据库，将固定资产的所有信息都融入到网络平台中，形成高效管理模式，这样不仅方便了固定资产的持续、高效管理，还能采取统一编码的方式让固定资产准确的分类，并且及时提取固定资产的数量、单价、使用情况和管理维修相关的信息。另外，在进行固定资产信息化管理的时候，还可以对停用、出租以及投资的资产展开科学优化，将相关信息都纳入到政府公开网，让所有工作人员都及时掌握固定资产的实际应用情况，为资产共享和资源配置优化奠定坚实的基础，也让固定资产的管理由过去的单向输出管理向着双向交换模式转变，实现了动态化管理新体系；资产管理部门也由原来单纯的事后管理向着全过程跟踪管理转变。

(五)深度认知资产网络化管理的必要性

实施固定资产网络化管理是目前信息时代发展背景下的必然趋势，也是当前事业单位资源优化的现实需求。在事业单位资源优化管理背景下，应该明确固定资产处置和管理原则，了解固定资产现代化管理程序和相关规定，科学规范固定资产管理的管理模式，防止国有资产的无形流失。另外，在工作中要解决好固定资产管理存在的相关问题，定期展开固定资产的网络系统升级，针对网络系统中存在的重购置、轻管理以及入账不及时和不规范问题，要及时地进行纠正，采用新技术、新软件和新观念的方式进行解决，进而保证固定资产管理工作的科学实施[7]。

五、结语

总之，内部控制作为保证事业单位内部管理工作科学展开的基础，在事业单位改革不断深化的同时强化固定资产管理势在必行，针对其管理工作中存在的问题进行深入分析，并且在内部控制视角下对其管理工作不断的完善和优化，确保事业单位固定资产管理工作能够真正为事业单位的发展保驾护航。