信息时代背景下高校档案管理的创新路径

文/广西医科大学继续教育学院培训科 李继宇

高校的档案管理工作要进行全面革新，学校必须充分运用现代的互联网信息技术以及计算机储存技术手段，使学校档案保管管理工作可以跟上社会对信息资料要求的变化，并逐步提高学校档案的管理质量和档案信息系统的管理水平。档案管理部门工作人员技术水平的提升，不但可以提升高校的教育质量，还对学校进行教学研究、促进课程改革方案、提升课堂效果等具有重要意义。因此，高校的档案管理部门应以现代计算机技术为基础，并从社会各界和高校管理人员的实际需要角度加以考量，通过各种业务模块对档案信息系统加以全方位的研发与运用，以达到高校档案信息系统资源共享的目的。

一、信息时代背景下高校档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作者专业程度有限。目前，学校档案管理人员老龄化现象明显，女职工众多。由于档案管理者缺乏专业的理论知识和技术知识，管理水平明显不足。高校扩招政策的推行，大大增加了学校的档案保管工作量，再加上现代计算机技术在学校档案保管工作中的广泛运用，进一步增加了对档案保管人员的技术需求。

（二）对档案管理工作重视不足。一直以来，学校档案管理工作都列在学校工作的最末位置。学校管理者和档案保管员工对资料保存管理工作的不关注，阻碍了档案保管业务的优化提高[1]。研究方法和革新措施的主体意识缺失，严重限制了高校档案管理工作前进的道路。不管是学校的管理者，或是档案管理者，都觉得档案保管工作只是单纯地裁剪和装订，然而只有保证了档案资料的安全性才是真正完成了档案保管工作。

（三）缺乏完善的档案管理工作体系。档案管理的规范系统，是档案管理服务的最高标准。很多学校并不能根据档案管理需要形成完整的工作系统，原来的工作系统已经不能满足当前的档案管理需要。高校并没有统一的信息建设规范，档案管理工作过程也不尽相同。

二、信息时代背景下高校档案管理创新的必要性

（一）迎合信息时代发展的需求。如今人们对高校档案资料的需求与日俱增。为满足这一快速增长的要求，高校档案保管工作就应该与时俱进、不断创新，摒弃传统、过时的管理理念和工作方法，同时必须以社会经济发展趋势和高校未来的发展需要为基础，对档案保管工作的管理方法、操作方法，及其有关人员的政治思想等各方面都加以改变，如此才能适应信息时代发展的需要。同时，发挥学校档案资料的作用[2]。

（二）满足高校档案管理工作发展的需要。档案管理工作要适应现代化发展的需要，档案管理人员必须踏出将实物材料转化为虚拟材料的第一步。具体到学校的实际落实情况，这一步也意味着高校档案保管工作的主要目标、重点工作内容和性质都要发生转变，同时也要求学校领导层对档案保管工作予以全面支持，并充分运用先进的科技手段与方法，努力促进学校自身的不断成长与进步，促进学校档案保管事业的可持续发展。但由于目前中国大多数学校的档案保管工作仍以人工作业模式为主，使大量的档案与资料不能共同使用，也不能适应人们对档案高质量的要求。可以看出，中国高校对档案管理方面的变革与发展势在必行。

（三）档案管理工作发展的必然性。在高校，电子档案是一项有着较高价值的信息资料。由于当前社会的信息化建设，在大多学校中都实现了办公自动化、资料信息化和数字化。因此，高校的档案管理工作也要适时开展信息化建设与改造。

（四）环保需要。由于全球环境保护意识的提高，而以往的档案管理方法要花费大量的纸张，因此以往的档案馆收藏方法已经开始被现代科技保管方法代替[3]。尽管民众的环境保护意识有所提高，但要将数以亿计的纸质资料转变成数字信息，这就需要政策的大力支持。

三、信息时代背景下高校档案管理创新的方法与策略

（一）重视打造专业化高素质的档案管理队伍。高校档案管理信息化首先是人的管理现代性。因此，提升管理者的专业化素质，建设专业的管理者队伍，是高校档案保存管理工作走向信息化的关键。人的管理现代性主要是个人管理能力的现代性，但科学的管理意识也是现代企业管理能力的第一要求。在我们的日常管理工作中，要特别强化对高校管理者的科学意识培训，以全面深入掌握教育档案现代化发展管理工作的标准与准则，把现代性发展科学管理意识渗透到实际工作中[4]。学校的档案管理部门领导班子，要培养先进管理意识，利用现代化的信息管理知识和技术对学校各项工作进行监督管理，促进职工思想培训并树立优质服务意识，及时总结管理经验，构建科学的管理机制，力求为管理者创造可供参考的现代化管理范本。

管理现代化既是管理的现代化，也是科技的现代化，而科技的现代化又必须要有足够的资金支持方可进行。就高校而言，在提高管理能力的同时，还需要进一步加大对档案信息化管理的力度，建立统一的管理机制，并形成全面、有效的管理网络信息库。在此基础上，高校档案管理员工通过自主学习，努力提高自身管理技能和水平，以满足现代科学技术的发展需要。如经常进行先进管理和信息技术方面的专业培训等。在管理过程中，建立现代评价制度和评价机制，促使管理者保持高度的学习热情和争高争先的工作态势。在企业管理条件不断改善的今天，企业要常常“走出去”“请进来”，更广泛的进行资源共享，经验交流，在互相帮助中，增强与提高管理能力，从而更好地促进档案管理事业的发展。

（二）完善平台建设，建立智能档案管理系统。档案信息整合是档案数字化的第一步，是进一步优化文档数据，构建智能文档的重要手段。数据整合的基本流程第一步，是对文档信息实施采集、定位、综合、优化和完成记录的基本流程。然后，通过完成全量记录后的标签排序，自定义文块整理，便于后期保存和阅读。再通过对自主定义的项目加以配置，提供新增、删除、查阅、保存、印刷等功能，进一步明确单元项目的功能，然后使用Word、WPS、Excel等文字处理软件把已记录的文件信息输入档案管理程式，从而形成能用文档保存程式并直接查阅的信息。另外，通过采用附件格式增添文件、照片等信息，可方便浏览、上传和使用。能够实现对文件数据的加工和输出，对文件数据的处理则可从列表中选择详细项目，包括各文件和不同形式的图片文档，从而实现了编辑和删除，可以计算分析和处理全量的文件数据，同时也可以实现新建、上传、下发、印刷、订阅、典藏等功能。但无疑，文件数据集成可以适应批量输入的业务需要，从而显著提升效率。

审核过程规范严格。在与前期的档案信息系统集成后，需对档案内容进行评估，以审核归档的价值。在后期的数据统一管理工作中，所有档案借阅和销毁等操作都必须有严格的审批流程。而审批过程就是使用管理系统走一个程序完成一项任务。但是因为前期采集的数据可能出现遗漏、错误、重叠等不规范的数据表现形式，所以需要先将采集到的数据输入审核流程，再利用管理系统以派发工单的形式发送至审批人，而审批人也需要根据档案管理方式进行严格审查，将数据加以清查和甄别，然后进行审核工作并反馈给审核工单。与自主操作、由数据库产生关联其他数据的过程不同，审批过程中必须通过机械化批示完成下一个动作。文档审查程序分为送审前、审查中、已批准、检查后撤销。由审查人按照触发规则进行处理，按照触发规则也就要申请人的启动请求和撤销命令来操作系统，分为发出通知、传输数据、更改字段、处理回复等。审核程序可以针对操作名称、操作环节以及审查主体作出规定，包含审查主体所在单位、审查主体定位等信息，并针对送审文件审批操作的标准化水平，作出分级考核。根据不同的审核过程，设定相应的审核流程，整体而言，审核过程适用于档案送审、借阅、保存、销毁阶段，实现档案的自定义过程审核。审批业务流程的标准化制定，明晰了高校档案保存系统各个节点的管理工作，能快捷、高效地完成档案管理工作的任务、满足档案管理工作的需求，减少失误。

信息整合手段方面。在完成的信息分类整合和审批完成后需对数字化信息资源实现系统的信息管理，以便于后期使用、保护、再利用、信息资源共享等项目的实施。在档案管理使用上，对信息集成录入的全量文件数据实现文件名及关键字段查询，通过利用与信息关联的信息展示方式即可查询该文档的详情信息，可通过简要浏览或点击打开文档实现详细查询。除一般的信息查询以外，可通过对文档中的相关数据实现条件查询，如通过光学图像识别方法对非结构化的信息数据，如JPG，PDF、TIF 等图像形式的文件，实现智能识别，根据辨别出的信息实现文本查询。另外，如网上浏览、配置标签、数据共享、版本管理等也应该在资源共享的管理程序下完成。最后，注意做好数据备份，定期检查存储介质的状态，并经常对资料加以保护与更换，做好信息化的数据安全性控制工作，以铸造良好的资源共享信息服务平台。

由此可见，通过高校档案数字化科技系统建设将使档案数据库的信息更为完备，并通过计算机信息技术可以极大地压缩人工调卷的数据处理时间长度，查全率、检查准确率的提高，不但降低了对原有档案资料的破坏，更有利于保护档案原件，而且还可以进一步提高信息化建设的效益，进而带动了高校档案信息化管理系统的建立。

（三）加强档案信息资源建设。高校的档案工作现代化建设离不开高校档案信息资源的建立[5]。因此，高校档案信息资源建立可从如下三个方面入手：一是对现有的档案资料数据加以建立。即对已存储的档案资料数据库系统加以编排、整理，掌握目前的档案资料总量，建立并健全资源共享项目，以促进数据的整理和创新，并最终建立科学的管理机制；二是数据资源共享应用体系的构建。通过大数据管理平台的计算机网络改进了原来的数据保存、读写等模块，并推陈出数据库系统的最新功能，以完成对归档数据的现代化管理工作；三是建立优质的资源共享网络平台。利用大数据交换和资源共享进行与数据库系统的有效互动和衔接，进一步优化信息资源配置，以促进档案管理现代化的可持续发展。

高校档案信息资源共享工程建设是高校档案现代化的必然结果，档案现代化是对档案数据资料实现电子化管理并进行开发利用，并通过不断从电脑上记录读取、存储、传输数据的实现，最后达到数据传递的资源共享。档案资料的高效保管与使用可以极大推进信息资料的交换，提高高校档案管理的工作效率，推动档案管理事业的现代化发展。

四、结语

综上所述，在当前的数字化社会里，要想真正做好高校的档案管理事业，离不开技术创新。高校要积极主动地改善管理观念，改革创新，并吸取他人优秀的管理方法以完善自身的档案管理制度，提升学校相关管理人员的整体素养，同时学校要进一步加强对软硬件领域的技术支持力度，如此才可以使学校的档案管理事业紧跟时代潮流，为越来越多的人提供档案服务。积极反思传统学校档案保管工作，并克服传统管理中的问题，才能促使档案保管工作适应现代高校发展的需要。