微信对高校档案利用服务的作用与影响

文/陕西中医药大学 杨思炜

随着网络信息化的飞速发展，全球已经进入了信息产生价值的时代，这是当今时代发展的大趋势，冲击着各行各业的发展，影响着商业、经济、文化、娱乐等多个领域。近年来，我国高等学校也越来越重视学校的信息化、数字化建设发展。高校档案管理工作在学校信息化建设浪潮的推动下面临着机遇与挑战。2021年6月9日是第十四个国际档案日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，其中“服务”一词出现50 次，比“十三五”规划增加24 次，这一数据变化表明我国已经更加重视档案利用服务工作[1]，高校档案馆作为档案利用服务的重点部门，应该响应国家号召，投入更多的精力到档案利用服务工作中。本文从高校档案馆在日常档案查询利用服务工作中所面临的一些问题出发，结合教育部门的相关要求和学校实际情况，研究了微信平台在高校档案查询利用服务工作方面的优势。一方面，为学校教育事业的蓬勃发展做出一点微薄的贡献；另一方面，为广大师生及校友提供方便快捷的档案利用服务工作提供新思路。目前，传统面对面档案利用模式已无法适应5G 网络覆盖下的线上业务办理需求，考虑到这几年各高校档案现代化管理手段及档案数字化、信息化水平参差不齐等问题，文章提出利用微信服务平台来改变传统高校档案查询方式，推进高校档案远程服务工作进程，探索信息时代档案利用者查档难、查档效率低的问题。

一、高校档案馆档案利用服务工作存在的问题

（一）档案利用服务方式传统单一。随着全国高校信息化建设的稳步发展，国内某些综合类重点高校档案馆已经建立了数字档案馆，并开通了在线远程申请档案查询服务业务，但相当一部分高校依然采用传统的查询方式。其中，一种是查档人手持有效身份证件前往档案馆进行面对面查档，先由查档人提出查档需求并登记信息，接着由档案馆工作人员核验身份，复制档案资料并加盖档案公章，直接交给查档人；另一种是查档人通过电话或邮件方式提出查档需求并核验身份，档案馆工作人员将档案资料复制件以邮件或快递的形式发送给查档人。这两种传统档案查询方式均受到了时间和空间限制，查档人异地查询需投入大量的时间及经济成本。

（二）档案利用服务形式被动，宣传力度不够。传统档案利用服务模式属于被动服务模式，档案馆工作人员在馆内被动接收档案利用者的查档需求，根据需要再提供相应的服务内容，缺乏主动的服务理念。众多档案利用者对档案馆的工作范畴十分模糊，并不清楚档案馆具体能为其提供何种帮助。档案管理员缺乏对档案利用者的需求进行深层次分析，无法提前做好档案服务预案。档案馆在为档案利用者提供查询服务时缺乏社会性、功能性及多样性思考。

（三）档案收集与利用效率低。近年来，高校毕业生因各类考试、就业、升学、出国深造等因素回母校查阅档案的频率越来越高。据调查发现，近五年高校学籍类档案的查询数量较之五年前有明显增多。查档需求明显增多，高校档案馆具有专业理论知识的工作人员却没有明显增加。高校作为国家重要的教育教学单位，档案馆作为为学生提供在校期间相关学籍档案资料、开具档案证明的唯一部门，工作人员工作量增加，无疑会导致其工作效率变低。学校行政部门、二级院系作为档案归档部门，往往因为繁重的教学事务导致大量档案资料无法及时归档。一方面，兼职档案人员工作任务重、压力大，缺乏更多的时间和精力去整理归档文件资料。另一方面，全校各部门工作人员档案意识淡薄，档案工作主动性不够。

（四）档案载体形式单一，档案电子化进程发展缓慢。目前，高校档案馆收集到的档案资料依然以纸质档案为主，电子类档案资料占比相对较少，部分高校档案管理系统无法与学校OA系统、教务系统等各类办公系统对接或对接不畅，电子文件资料归档存在诸多问题。此外，部分高校因档案馆经费紧缺，同时又缺乏具备较强信息素养的档案工作人员，馆藏档案的数字化加工扫描工作开展缓慢，电子类档案数量少，无法满足线上档案利用的需求。

二、微信的社会影响力及优势分析

微信作为即时性社交平台，是一款支持单人或多人参与互动的通信工具，利用智能手机及网络，实现语音、视音频、文字等信息发送，并因为其高度的信息共享性、服务扩展性、兼容性、简单易操作性及可拓展性等特点而深受用户的青睐[2]。其与传统的社交网络媒体相比，有着许多显著优势。

（一）具有较强的社会关注度。据腾讯公司官方统计数据显示，截至2021 年，国内微信用户数量已经突破12.6 亿人，其已一跃成为国内用户人数最多的社交服务平台。微信用户包括了不同年龄、不同地区、不同民族、不同身份、不同地位的人们。庞大的用户群体预示着微信已经成为大多数人日常生活中交流、获取信息、工作、出行、生活和办事等不可或缺的应用软件。作为目前国内用户量最大的公共媒体，无论是独立的个人还是企事业单位大中小团体，都在使用微信及微信公众服务平台树立自己的媒体形象，发布和获取各类知识、信息、事件、资源。具有相同或相似人生观、价值观的受众群会被同一类型的信息所吸引，这类服务号或者订阅号被广泛关注的可能性就会增加。微信公众号的关注人数越多，说明其能够在精神层面满足用户的需求，社会关注度及社会影响力就越大。

（二）具有强大的功能及可拓展性。微信作为手机、电脑、平板均可免费下载安装使用的工具类软件，界面简单，操作方便。其功能十分丰富，涵盖了人们日常工作生活的方方面面，除了有通讯、社交、生活服务、金融理财、娱乐、交通出行等常用功能以外，还能扩展并添加各类功能模块及小程序。各级各类政府部门为了解决群众办事难等问题，已经建设了众多以公众服务号为基础的线上政务服务大厅和市民服务平台，十分方便推广及应用。

（三）具有强大的信息传播能力。微信公众号已形成了新闻类、政务类、生活类和情感类四足鼎立之势，内容通常涉及新闻、文化、生活和娱乐等方面[3]。关注者较多的公众号，必然是因为其在内容上更具有吸引力和共鸣性，关注者会不自觉地代入其中，这种信息传播是一种公开的显性传播方式。公众号中的内容信息一经创作者发布出来，将不受时间、地点、空间及环境限制，用户随时随地就可获取自己感兴趣的新闻或信息。相较于传统的纸质媒体或电视媒体，微信公众号这样的网络媒体，其传播方式更灵活，能够实现相对快速的图文、视音频信息推送，既直观又生动，且能为用户提供实时的互动交流，这既能快速传播信息，也能激发并提升人们的参与度。

三、微信对档案利用服务工作的作用

2021 年1 月1 日起施行的《中华人民共和国档案法》（2020年6月20日由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议修订通过）中第五章第三十七条明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”高校利用新媒体和电子档案来改进优化档案利用服务工作思路与工作方式迫在眉睫。高校档案馆引进微信及微信公众服务平台构建自己的服务平台，将对学校档案利用服务工作起到至关重要的作用。其搭建速度快、成本低廉的优势十分契合目前高校档案馆的现状。高校档案馆也应以此为契机，改变“重视收集管理，轻视利用服务”的档案管理现状，努力将档案利用服务重视起来，有效整合学校的数字化、电子化档案资源，提供精准服务。这不仅是档案信息化深入推进的方向，也是信息时代高校档案利用服务工作的基本要求。

（一）微信为搭建高校档案利用服务工作提供了基础平台。不断增加的档案查询需求迫切需要高校档案馆搭建远程档案利用服务平台，然而，寻找合适的软件公司合作开发并不容易，也缺乏一定的经费支持。微信平台作为一个现成的基础平台，只需提供单位相关资料并花费低廉的认证费用即可直接在官网上申请微信公众服务号。申请成功后就可在后台进行设计开发。例如，在自定义菜单功能区，可以根据工作需要自行添加或者删除功能模块。如档案馆简介、联系我们、留言区、服务指南、服务流程、预约查询、通知公告等栏目。此外微信公众号内还可根据需要添加各类小程序。例如，为了更好地做好档案查询预约服务申请，可添加一个类似于问卷星这样的小程序，在其中设计出查档利用者所需填写的基本信息并选择查询内容范围即可。微信公众服务平台基础架构十分成熟，可扩展性也非常强，可供二次开发设计的模块十分丰富，操作简单，档案馆工作人员完全可以在参考教程的指导下进行无障碍操作。

（二）微信对高校档案利用服务方式起到了便利作用。远程办公将会成为未来非常常见的工作方式。利用“微信公众号+档案利用服务”这种服务模式可在不受时空制约的环境下为档案利用者提供自由便捷的服务体验。微信平台的互动交流功能可以增强用户和工作人员的沟通质量，提升档案利用的服务效果。档案利用者在微信公众号平台设置的辅助咨询、预约查档、交流功能区版块中完成咨询并确定好查询需求，明确需求之后再通过平台进行档案查询申请，利用微信平台可以轻松实现手机线上查档流程，如图1所示。

（三）微信对档案馆的工作宣传起到了促进作用。为了解决学生对档案工作及档案利用流程不清楚、档案咨询不畅等问题，高校档案馆利用微信公众号中的图文信息推送功能可随时发送各类档案资讯。高校档案馆可利用公众号每年在6月9日国际档案日举办线上档案专题展览活动，利用图文、微视频、小动画、照片等呈现方式展示档案知识，为受众群体提供良好的视听感受，帮助他们了解档案的重要性，解决他们比较关心的实际问题。日常推送的内容越多，人们了解的知识越多，查档思路就越清晰，查档服务效率也将随之提升。因此，微信平台的宣传活动对日后高校档案管理为用户提供档案利用服务有着极大的促进作用。

（四）微信对档案利用数据具有强大的分析作用。大数据时代，只有及时了解网络档案利用服务平台的相关数据，才能及时掌握流量密码并增强受众的关注度。微信公众平台中恰巧就有对相关数据进行分析的模块，其中包括了内容分析、用户分析、菜单分析、消息分析、接口分析和网页分析等。既可以帮助档案馆工作人员及时了解受众群的内容偏好、浏览习惯，访问的时间段、平台的访问人数，预约人数等信息；方便工作人员统计并且及时调整推送的时间及内容，有利于提供更精准的档案利用服务。

四、结语

总而言之，微信作为目前的主流媒体软件，为高校档案馆创造了一个成本低、多功能、简单实用的服务基础平台。高校档案馆在5G 网络时代，在科学、安全、规范的基础上建设档案微信公众服务平台，高效地为师生、校友及社会提供优质、便捷的档案咨询、预约查询服务及档案信息推送等多种服务项目。无论是从服务方式、服务内容，还是服务水平来看，高校微信档案利用服务平台都是以档案利用者需求、高校档案工作的实际情况作为出发点和落脚点的。通过将档案利用与微信平台相结合，推送高质量档案信息，赢得用户的关注度，既能解决档案利用者咨询及查档不便的问题，也能有效宣传学校档案馆的档案工作和学校的档案价值及文化。与此同时，为了更好地保证高效档案利用工作的精准性和效率，高校档案馆必须持续推进档案资料的数字化加工扫描工作和电子文件归档工作，建设电子档案数据库，实现档案电子资源的高效利用、共享[4]。最终使高校档案馆在未来的工作中能游刃有余，健康发展。