城市环境卫生档案统计工作的优化策略分析

文/泉州市环境卫生中心 蒋晓红

档案统计是日常档案管理工作中的一项基础性工作，是结合调查研究的目的和要求，在科学的调查方法指导下，对档案的基础数据进行有计划有组织地系统收集和必要加工，并对其信息进行整理[1]。通过档案统计，能够有效反映出档案事业发展现状和发展规律，能够结合档案事业发展规律，为档案事业的发展提供信息支撑，为相关部门的决策提供信息依据。

一、档案统计工作的内容与意义

（一）环境卫生中心档案统计工作的内容。在各级单位的正确部署下，泉州市环境卫生中心认真落实党的二十大精神，全面贯彻上级下达的各项任务，认真学习上级相关文件，积极开展各项环境卫生工作。在档案管理工作中，按照泉州市经济和社会发展总体规划，结合城市总体规划要求，参与编制和组织实施环境卫生专项规划和发展规划，并编制相应的年度计划；参与城市开发建设、旧城改造项目等相关的环境卫生设备配套建设方案，参与环境卫生设施的规划、建设管理等各事务性工作。在日常的档案统计工作中，建立健全档案统计机制，结合环境卫生档案的特点进行制度设计，并结合近年来信息化发展趋势，推进管理中心档案管理工作的信息化转型，切实提高环境卫生中心档案统计服务质量，不断加强对内部档案管理人员业务能力的培训，使其更好地胜任新时代档案统计工作，更好地服务于档案事业发展。

（二）档案统计工作的意义。做好档案统计工作，对于提高档案利用率，发挥档案管理效果具有重要意义，有利于保障档案质量，提升档案利用率，便利档案管理人员对档案的查找和管理。通过档案统计工作，管理者能够结合具体数据，精准掌握档案查询的现实需求，并能根据查找方向和档案利用方向进行合理的优化调整[2]，能够更加精准地找出档案管理中存在的薄弱环节和不当之处，并进行针对性的改造升级档案管理工作。档案统计工作在一定程度上能反映单位工作质量和工作水平，也能够展现其最终获取的效果。结合档案资料的统计与收集，档案管理人员能够更加详细地了解档案工作的现实规律，有利于提高档案服务水平，能够更加高效地对档案信息进行整理，有效反映当下单位在档案管理工作中的现实情况，有利于及时发现问题，解决问题，调整思路优化方案[3]。

二、城市环境卫生档案管理现状

（一）档案统计工作意识不强。环境卫生档案是城市环境卫生部门在履职时形成的，将对社会有保存价值的环境卫生相关的图文、影像资料进行记录的重要载体。做好环境卫生档案的收集和管理工作，能够为城市环卫工作的规范落实和高质量发展提供支持。伴随着现阶段社会建设步伐的逐步加快，社会资源使用方面面临着较大压力，而环境卫生档案管理能够更好地服务于城市规划，有利于结合城市当前的环境卫生工作现状和社会资源情况，优化城市环境卫生建设。环境卫生档案本身是环卫工作的重要信息依据，在档案管理中，既要按照国家有关档案管理的相关要求进行落实，也要依据环卫规范强化管理[4]。然而，从城市环境卫生档案管理的现状来看，其在管理应用方面还存在较大问题，在转化为实际效益方面还存在一定的难度。此外，在城市规划建设方面，往往分设不同的部门进行管理，城市垃圾处理、生活废水排泄系统、微生物管理等各项工程在建成后，其形成的档案资料往往分散于不同单位。目前，在管理中还缺失强有力的规范化制度，一些部门领导对于档案统计工作不够重视，在实施环节观念薄弱，工作意识不强，在统计方面不能如实统计，统计过程缺乏严谨性，这些都会影响统计数据的真实性和准确性，也会直接影响到档案统计工作的实际效果[5]。

（二）档案统计工作内容单薄。档案统计包括基本统计和综合统计两大类型，具体包括了档案内容的收进、移出、整理、鉴定，以及对档案保管数量和状况的登记。在对档案利用服务情况进行登记时，要结合档案利用、档案机构以及相关的基本信息做好统计，并对其中的专业信息分门别类地进行设置。目前的档案统计缺乏规范性、系统性、整合性，工作内容较为单薄，这不利于挖掘和把握档案工作状况和基本变化规律[6]。此外，从人员队伍建设来看，大部分档案部门的档案统计人员多为兼职人员，在日常工作中调度频繁，甚至一些档案部门存在着“年年搞统计，年年换新人”的问题。过于频繁的岗位调度加之专业人才的缺乏，也会影响档案统计工作质量，会导致档案统计工作常常不按指标要求收集数据，统计效果难以发挥。

（三）档案统计分析不够到位。从当前档案统计工作的现状来看，大部分档案部门在进行档案统计时，仅仅以完成统计报表为结束。在档案统计中缺少具体的分析，难以有效把握档案工作中各要素之间的关系，也难以更好地找出其存在的问题，提炼出具有规律性、普遍性的经验，并应用于实际的工作中，这不利于发挥档案统计的预见性，也会极大地影响统计工作的实际效果，甚至一些部门在开展档案统计时，存在着为了统计而统计的情况[7]。

三、城市环卫档案管理优化对策

（一）建立健全档案统计工作网络。在城市环境卫生档案管理中，工作人员、部门领导需要首先认识到档案统计工作的重要意义，要能够充分把握档案统计的价值，要认识到档案统计是档案事业建设中的重要基础性工作，对于档案的形成管理、开发利用以及后续发展都有着良好的促进作用。在档案统计工作的实施环节，要结合具体的工作需要，选配有着较强工作责任心和较高业务素质的专业人员从事此项工作，并应经常与档案统计人员进行交流沟通，了解档案统计中存在的现实问题并进行相应处理，进而为档案统计工作的顺利展开创造良好的条件，真正推进档案统计工作方式方法的规范化、科学化。各级档案部门需要结合《中华人民共和国档案法》《档案统计管理条例》等相关文件和规范要求，对采集的数据做好汇总、分析、审核与整理，使各项档案数据被及时归档，整合利用。在档案统计工作中，要结合本区域的工作现状，建立起横纵结合的档案统计网络，进一步推动档案统计工作的高效落实，保障档案统计工作稳步前进[8]。对于被纳入统计范畴的有关单位，要认真履行自身的填报义务，要做到不迟报、不拒报、不漏报，并要充分保证所填报内容的真实性、完整性。对于各级档案行政管理部门来说，在进行档案统计时，要确保历史数据的彼此衔接，要明确自身的统计范畴，做到全面覆盖、不重不漏，要及时更新信息，保障信息的准确性。

（二）提高档案统计数据质量。对于档案统计来说，其内容多样、环节复杂，包括了基础的档案收集、汇总、审核、整理、分析。在档案统计中要提高数据意识，保证数据质量。例如，可以采用全面报表的形式，对档案统计数据进行收集。在档案工作中，要确保档案统计数据的真实准确，只有真实准确的数据才具有统计和分析的价值，才能保证后续统计分析工作的工作质量和工作效果。对此，需要强化档案规范化管理，做实做细档案统计工作。各级档案行政管理部门要做好监督和考核，并将档案统计工作与业务指导目标相结合，做好督促与指导，推动各级档案部门及时将档案归档，落实规范化管理要求。各填报单位也要建立健全档案的定期清点和核查机制，尤其在档案的出库入库环节，要贯彻落实相关的管理要求，执行管理制度，确保档案内容准确。要做好对档案统计人员的工作培训，提升工作人员的业务能力，建立一支稳定、高质量、高素质的档案统计人员队伍，并组织档案统计人员参与多种形式、多种途径的业务学习和交流活动，在学习中提升其业务素质，使其能够胜任档案统计的各项要求，能够更加熟练地应用各类统计方法，能够在业务中对档案数据做好采集审查和填报工作，确保所报档案统计数据在科学合理的范围内。此外，要推动档案统计数据质量监管体系建设，规范档案统计工作的实施流程。

（三）加强档案统计数据研究分析。对于档案统计工作来说，其工作成果主要以具体的数据形式进行显现，要加强对档案统计数据的研究，更好地提升档案工作的实际效果，有效反映当前档案利用频率和档案的发展趋势，有利于为后续档案工作的方针政策以及发展规划的制定提供支持。对于档案主管部门来说，要强化对各级档案部门的分类指导、监督检查，要结合档案部门现实的工作量和人力、物力资源需求进行必要的指导和帮助。档案统计人员要秉承着为历史负责的原则，在日常工作中，将准确可靠的档案统计数据记录下来，提升档案质量，做好档案的研究分析。城市环卫档案本身是对城市环卫工作的真实记录，在档案管理中，要以标准化、科学化为原则，建立健全档案管理制度，结合区域环卫档案管理工作，定期做好检查监督。要建立档案分类归档机制，使环卫档案统计更具科学性和可操作性。

（四）做好信息公共服务。档案统计工作也是档案法制建设的一个重要手段，各级档案部门需要由下而上、由点到面层层上报，这本身也是一种法定的行政报告行为。但市、县区域内有许多基层单位，不属于全国档案事业统计范畴，针对这一情况，地方档案主管部门要建立个性化的地方档案统计制度。作为地方档案事业治理的发展支点，要构建具有地方特色的统计机制，也要积极应用统计成果。档案统计的目的在于运用，成果的价值在于转换，各级档案管理单位要不断加强档案管理工作效果，积极上报高质量的统计成果，也要广泛应用统计数据成果，不断提高自身的工作质量和工作效率。例如，在全市档案工作总结报告、专题报告、业务讨论中，要应用丰富的数据，使工作分析更加准确，论述更加科学，也要结合统计成果对各级档案工作业务的进展进行精准把握，积极推进指导和监督。结合当前数字化发展现状，为更好地提升档案利用率，要积极开通和调整数字档案网上共享利用，实现档案工作的资政便民，真正做到事前服务发挥统计工作成效，切实推进各级档案事业统计数据在制度保障下的有限开放，方便各级档案部门和相关的职能部门从档案统计资源中获取所需的内容，真正从数据中发现价值，让档案统计成果在应用中发挥作用，这也能有效地凝聚共识，有利于推动档案工作的高质量发展。

（五）加强档案统计人才队伍建设。在人才队伍建设方面，要加强档案统计队伍建设，培养一支高素质的档案统计工作队伍，使其能够更好地适应当前档案事业，满足快速发展的现实需要。对于档案部门来说，要能够积极主动地适应档案统计工作的需求，通过组织开办长期或短期的培训班，或者以会代训的形式，提升档案统计干部的法制意识和综合能力。档案部门领导也要基于实际情况，扩充档案统计队伍，提高档案统计的工作水平，要能够保障档案统计队伍的稳定性、规范化。

四、结语

在城市建设发展中，档案统计工作是其中的一大重点，档案统计工作落实到位，有利于促进档案管理工作的规范化、制度化、科学化，也能更好地提高档案资料的利用率。在城市环境卫生中心的档案管理中，要基于当前城市化日益推进的现实背景，基于群众对于城市环境卫生工作提出的更高要求，从实际出发，结合制度建设、队伍建设、数据研究、公共服务等方面，加快推进档案资料的开发利用，进一步促进档案事业的发展，使其更好地服务于城市环卫工作。