科研事业单位财务共享中心建设的相关思考

李向晖/ 中国航空工业集团公司济南特种结构研究所

一、财务共享中心的建设原则与目标

科研事业单位的财务共享中心，从实质上来说，就是单位财务管理制度的变革，包括对单位业务过程进行评估、组织结构优化、信息系统的支持和改造。

科研事业单位财务共享中心是一种以提供公共产品和研发新技术的服务单位。因此建立财务共享中心，将“业财结合、服务大众、优化运营、防控风险”的建设原则贯彻其中，在优化结构和组织体系基础上，健全业财融合核心要求。

根据科研事业单位的业务特点和系统特点，可以将共享中心建设目标划分为四个层次：业财联动、管理决定、商业支持和外部支持。业财联动层：用于支撑企业核心业务及基础核算的信息系统，需要稳定性和可靠性，以及迅速适应商业模式的体系结构；财务资金流转，以“业财联动”“业财合一”为中心，实现对业务数据的快速响应，明确资金交易。监管决策层：在加强风险控制和提高分析决策能力的基础上，支持中心的内部运营MIS系统要求灵活、具有良好兼容性与集成性，快速适应发展的管理模式。业务支撑层：扩大客户服务渠道，提高对客户服务效率，建立健全有效的运作体系，包括客户服务、渠道管理、后台管理等。以人、财、物的集中管理、有效的信息化支持为核心，全面提高后台管理水平，包括人事管理、信息技术管理、OA 综合管理。外围支持层：支持财务共享中心的外部系统必须具备灵活的接口、高集成度、系统化的运行机制［1］。

二、科研事业单位实施财务共享中心的重要意义

一是有助于提高企业财务管理效率。科学研究的重点是对资金的统筹管理，研究经费的使用和审批都要严格按数额进行，并按数额大小进行层级审核。在审批过程中，需要大量的原始文件流通，并由独立人员负责收集、传递和整理。在建立了财务共享中心之后，大多数纸质文件的批文都被取消了，各级别的审批主管可以随时关注需要审核的项目和金额。这种方式极大地提升了科研资金的利用率，节约了资金审批过程中不必要的环节，提高了审批效率。

二是有助于监控经费审批进度。作为科研资金的直接负责人，研究室人员对资金的审批是最为关注的。在传统的管理模式下，研究人员把所有的纸质文档都交给专人来审核，这样做会导致审批流转后不能及时获得来自各层级的反馈信息，尤其是在某一级别的审批者提出了否决的建议，或者还需要进一步完善，科研人员无法第一时间了解到审批需求。而在“财务共享”的报销体系中，以研究人员为申请人，填写申请表后，各个级别的申请都会在共享中心系统中显示出来，方便研究人员的日常工作调度。

三是有助于防范财务管理风险。科研事业单位内部不同职能部门虽然都是以服务科研项目建立的职能部门，但各个部门的研究方向不同，而且各个部门相对独立，因此单位内部的准则和制度在执行上存在差异，这就导致总部内部的财务数据经收集汇总后很难保证及时性、准确性。而设立财务共享中心，则是为了使财务管理规范化、整合化、统一化，实行统一的政策、多层次的监督、规范运作，使单位内各部门的财务状况达到均衡，保证各部门的财务成果具有可比性和可信度，从而提高财务管理的风险防范能力，达到资源的统筹分配。

四是有助于实现凭证的无纸化。科研事业单位的科研项目往往不是一朝一夕就能完成的，如科研经费的拨付、科研设备的建设，都是分步骤循序渐进的，与之相适应的原始凭证，如验收报告、竣工结算等，数量庞大，内容复杂。通过建立财务共用服务中心，可以通过记账凭证，将原始凭证的图像信息精确定位，直观、明了地反映在系统上，还可以将需要取样的原始账本打印存档，从而大大改善了财务管理的无纸化。

五是有助于保障信息安全。核算的基本原理之一就是要确保资料的真实性和可靠性，而“财务共享中心”的流程设计正是对以上原则的有力保障。从提交研究人员的项目申报，到财务人员的收单和初审，二级财务人员的审核，各相关部门的负责人的审核，最后的等待和制单，不允许越级审核和替换审核，要做到整个流程全程记录。尤其是当研究人员的申请需求发生了变化，需要更改的时候，共享中心会将修改的细节记录下来，确保所有的修改、审核、结单细节都能被记录下来，保障信息安全有效［2］。

三、现阶段科研事业单位在财务共享中心实施中存在的问题

一是财务共享中心缺乏相应的科研资金信息。科研事业单位的性质决定了它在核算时必须对项目进行有效地选择，而财务共享中心财务人员对项目的预算、经费预算和分配却未能了解全貌。一旦科研人员对项目经费前期的预算工作做不到位，导致项目经费预算不足，就会造成项目叫停，后期科研人员要与财务共享中心人员进行多次沟通，占用大量时间。这极大地增加了财务处理时间成本，将直接影响科研事业单位对项目科研资金的使用效果［3］。

二是财务共享中心缺乏有效的信息沟通方式。科研事业单位的项目管理人员与财务共享中心人员之间并未建立高效的沟通桥梁，仅仅通过电话邮件等原始通讯方式，项目资料财务数据需要安全的环境进行交流，基础的通讯方式流通重要数据和信息，难以保障其流通中的安全性。此外，双方通过核算之后，无法及时有效地反馈信息，也不能第一时间进行查询，项目管理人员若要查询数据，需要按照申请编号，逐一分类查询，无形中加大了财务人员的工作内容。

三是财务共享中心的初期资料输入存在困难。目前，我国还没有全社会的信息无纸化工作，因此科研事业单位的外部有关部门大多采用纸质的发票。财务共享中心是以原始凭证的影像资料为依据进行业务核算的，有些业务的发票数额较大，造成了影像资料的扫描时间成本较高，环节复杂。

四是财务共享中心的设计存在缺陷。当前，我国许多科研事业单位在建立财务共享中心的过程中仍存在问题。一方面，财务费用报销系统、财务自助服务系统及财务核算系统这三大财务服务板块之间的信息并未做到即时同步，这将影响到后续的核算工作。另一方面，大量无效、过期的科研项目申请表，系统无法做到定期自行清理、删除，导致了系统资源的无效使用和浪费。一旦网络发生故障，很可能会因数据的中断而导致部分丢失，从而对工作产生潜在的威胁。

四、推进科研事业单位财务共享中心建设的对策建议

（一）加强经费预算与核算

首先，在项目立项之初，要做到切合实际，科学地制定科研项目的经费，尽可能地包括在项目所涉范围之内的一切合理开支和资金开支。其次，实施独立的科研项目经费，提出以科研项目为基础进行独立研究的方法，不能从人员配置的角度来考虑，尤其是不能由于所属同一单位，而进行各科室研究项目合并核算。最后，对独立研究项目进行详细管理，符合资本化条件的经费不能作为成本核算，属于经常性项目的科研经费也不能列入专项费用［4］。

（二）加强信息的收集与沟通

科研事业单位应当为项目研究部门、共用财务服务中心的人员提供专门的联络方式，做到有记录、有查询。科研机构与财会共享服务中心人员之间的交流，可划分为日常事务交流与特定事务交流。如账户的应用、账号的列示等都属于日常交流的范畴，可以在“财务共享”的报销系统中将其列为“待办”和“已办”；比如，资金的资本化、费用化、科研项目的资金支出等，属于特殊情况下的交流，可以列入财务共享费用的报销系统中。同时要为满足不同的查询需求，如申请人、金额、初审和后审时间、供应商名称等，提供多种条件的查询。

（三）推进资料的无纸化管理

按照我国财政最新发布的《企业会计信息化工作规范》的制度，加之科研事业单位业务流程的特殊原则，对年度或一年只进行一次的业务，原始凭证需妥善保存与扫描，做好登记流程，以便于后期快速查询。但对于具有规律性的业务，原始凭证数量繁杂，进行核算工作时，可以与业务单位商议，以影像资料作为保存依据，既能优化核算业务流程，减少扫描工作，也能节约财务资源［5］。

（四）完善财务共享系统的流程

在我国制度改革过程中，财务共享中心的建设是一个关键的环节，在实践中逐步扩大，在试点过程中得到反馈，同时也在积极地进行调整，以应对不同部门的问题。如财务共享中心与财务系统的资讯更新不能完全同步，则应将其提升至最高级别，以最快的速度处理。

（五）推进共享中心与业财融合业务建设

管理者必须对业财工作的内涵有所了解，才能制订出一套科学、合理的管理体系。因此，科研事业单位主管系统的工作人员，应加强对单位的经营与财务工作的认识，并进一步明确单位在推动业财整合过程中应注意的问题：工作模式的转变、人员配置变化，以及在实际工作中需要完成的具体工作。另外，科研事业单位通过引进专业的，具有修订财务共享中心制度经验的人才，建立一套科学、系统、合理的管理体系，用于推进共享中心与业财融合业务建设，或可参考有经验的单位所采用的“业财一体化”经营模式，吸取其制度优势，并结合本单位的实际，不断地进行改进，制定出一套既适用于财务部门，又适用于业务部门的集成制度。同时单位管理人员要做好制度执行反馈，要让职能人员了解到新制度的权责，严格执行制度，标准化进行相关工作，使财务共享中心更好地提供服务。单位要及时对有关人员进行系统的培训，并按部门为主体组织员工进行系统的学习和了解，明确各方面的规定，落实责任，减少或杜绝员工违规行为，真正实现业财一体化工作有序开展。在实施新的制度时，单位实行人员、财务人员应积极地向管理层提供意见，使其更好地发挥功能，并让管理者和员工都能参与到制定和实施的全过程［6］。

五、结语

总之，财务共享中心助力于科研事业单位财务人员从繁琐复杂的工作中解脱出来，与此同时，也为财务人员提出了新要求，要求财务人员在基本财务核算工作的基础上，对科研项目资金预算与管理状况做出具体的反馈与监督，加深财务人员融入科研事业单位业财融合一体化进程中，创建金融共享服务中心，将已有金融资源进行整合，做好金融共享服务中心建设与优化设计，为单位财务管理打下坚实基础。