重特大事件档案工作思考与探索——以安宁市为例

■ 刘琼梅

2022 年9 月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》，对进一步加强重特大事件档案工作进行专门安排部署，充分体现了以习近平总书记为核心的党中央对档案工作的高度重视和关心。重特大事件档案是党和国家组织应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等突发事件所形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、音频视频等不同载体形式的具有保存价值的历史记录。收集好、保管好、利用好重特大事件档案，对于总结历史经验教训，最大限度减少和降低损失，增强应对风险和挑战能力，维护国家安全和社会公共利益，推进国家治理体系和治理能力现代化具有重要的意义。

一、安宁市开展重特大事件档案工作情况

安宁市重视重特大事件档案的收集、征集、整理立卷归档工作，先后应对处置1986 年3 月28 日安宁青龙特大森林火灾、1987 年7 月18日安宁龙山矿山体滑坡事故处理、1998 年6 月-10 月安宁60 年未遇特大洪灾、2003 年非典型肺炎防治、2004 年禽流感防控，特别是2020 年以来的新冠病毒防疫防控等各类重大事件，市档案局同步开展重大事件档案的专题收集整理立卷归档工作，对文书、照片、录音、视频、音频、实物、电子等不同载体的文件材料进行收集立卷归档；市档案馆及时接收重特大事件档案进馆保存，并主动提供利用，在重大事件应急预案的制定修订、应急处置、经验总结、史料编研、展览等方面充分发挥了档案的作用和价值，取得一定成效。

1.建章立制，重特大事件处置启动时同步安排档案工作。把档案工作纳入重特大事件应急预案，建立档案工作协调沟通机制、归档责任机制、验收移交机制，以重特大事件应对处置部门及档案部门成立档案工作协调小组，负责组织协调、整体推进重特大事件档案工作，明确档案人员职责，定期召开工作会议，通报工作进展。在启动重特大事件应急响应时，联动“重特大事件档案工作四同步”，即：第一时间同步启动档案工作响应、同步推进原始记录、同步生成文件材料、同步收集归档，确保档案齐全完整安全。确保各单位互相配合，协同开展档案工作，实现档案及时收集、及时归档、按时移交。1986 年3 月28 日安宁青龙特大森林火灾、1987 年7 月18 日安宁龙山矿山体滑坡事故处理、1998 年6 月—10 月安宁60 年未遇特大洪灾，县委办、政府办成立以公安、安监、劳动人事、卫生防疫、农业、林业、水电、档案等部门组成的应急指挥部，档案局（馆）同步配员指导各参与处置工作单位部门文件材料记录、拍照、拍摄录像、收集各门类文件材料，处置工作结束时，同步整理归档。

2.制定标准，规范开展重特大事件处置档案资源建设。市档案局根据档案法律法规和文书档案等各门类档案的整理标准规范，结合重特大事件特点，制定重特大事件处置中产生的各门类档案业务标准，明确档案人员职责、制定分类方案、归档范围、归档要求和归档流程，确保重特大事件档案资源建设和利用有章可循。在2003 年非典型肺炎防治、2004 年禽流感防控，特别是2020 年以来的新冠病毒防疫防控等重大事件处置中，负责或参与单位将档案工作纳入本单位重特大事件应急预案，明确重特大事件类型，梳理所形成重特大事件档案的门类、归档范围，编制包含重特大事件档案的文件材料归档范围和档案保管期限表，建立重特大事件档案收集归档制度和机制，收集应对管理工作所形成文件材料，确保齐全完整，以单起重特大事件为单元，按年度或要求将档案数据汇交同级综合档案馆或相关专门档案馆、部门档案馆。按照重特大事件处置档案制度标准开展工作，确保了文件材料收集齐全、归档及时安全。

3.培训指导，督促各部门档案员及时收集文件整理归档。市档案局指导和审定本级单位包含重特大事件档案的文件材料归档范围和档案保管期限表，指导监督本市行政区域重特大事件档案工作。每年举办一期档案人员培训班，培训提高档案员的工作技能，定期不定期督促指导各应急响应处置部门档案员主动收集重特大事件各门类各种载体文件材料，及时整理归档，验收移交档案室（馆）保存。

二、存在问题及原因分析

当前安宁市重特大事件档案工作实践中，存在六方面问题：一是档案意识不强，二是工作机制不健全，三是历史记录不完整，四是档案保管不集中，五是档案收集不齐全，六是档案利用不充分。

分析重特大事件档案工作中文件材料形成、收集、整理、利用等环节存在的六方面问题，问题主要成因：一是重特大事件事发突然，启动应急响应决策、处置过程涉及组织协调相关多个单位和职能部门跨单位、跨部门、跨区域。二是处置过程中产生的各种门类、不同载体的文件材料繁杂、分散，有的未能同步进行记录，未同步形成声像、音频、视频等原始记录，致文件材料形成不齐全不完整。三是突发事件的不可预测性、突发性、复杂性、危害性、持续性、时效性、公共性、广泛性等特点，所产生的文件材料分散在各个责任部门的各个处置环节，没有集中统一保管。

三、对策探索

针对安宁市重特大事件档案工作中存在的问题，笔者认为，应从以下几个方面，加强重特大事件档案工作。

（一）加大宣传力度，完善工作机制

应用各种宣传方式加大档案法律法规宣传力度，提高全民的档案意识。针对重特大事件档案工作涉及面广、系统性强，需要应急管理部门、卫生健康、公安等相关部门协同才能完成的特点，发挥党管档案的制度优势，加强重特大事件档案工作的组织领导，完善重特大事件档案工作规章制度。将档案部门纳入重特大事件应急管理议事协调机制，在应急议案中明确档案工作职责、制定档案人员职责和各应急处置各部门档案员网络，把档案工作与重特大事件应对处置工作同部署、同推进、同落实。

（二）落实部门职责

重特大事件事发突然，启动应急响应决策、处置过程涉及组织协调相关多个单位和职能部门跨单位、跨部门、跨区域。应切实落实各部门职责，尽量避免事件处置过程中产生的各种门类、不同载体的文件材料收集不齐全不完整。

（三）拓宽收集范围，集中统一管理

针对重大特大事件文件材料记录不完整和收集不齐全的问题，档案部门应坚持问题导向，明确负责重特大事件档案工作的机构和人员，及时掌握重特大事件应对信息，督促指导相关单位及时收集、及时补充、原始记录、文件、图表、音频视频、电子材料等；向社会层面进行收集征集，尽最大努力收集齐全。再根据国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》第二十二条之规定提前移交档案馆集中统一管理。

（四）开展数字化，提高查阅利用效率

以数字档案室（馆）建设为契机，开展重特大事件档案数据库建设，推进档案资源整合，让档案信息走路，便于突发事件发生后跨地区、跨部门、跨层级、跨馆紧急提供利用档案，提高档案查全率、查准率和查阅效率。

（五）充分发挥档案价值

发掘重特大事件档案价值，为应急处置争取时间，总结应急处置经验，防止类似突发事件发生，提供原始记录查询利用是高效途径。一是解决当前重特大事件档案利用不充分的问题，还须解决利用手续繁琐、逐级审批、条块分割不便查询的问题。建议上级档案主管部门作好跨地区、跨部门、跨层级利用的机制设计，简化利用审批手续，提高查询效率。二是加大开展重特大事件档案资源深度开发力度，与应急管理、卫生防疫、公安、发改、民政、交通、工信、融媒体等部门联合开展档案文化产品深层次开发，总结提高档案利用工作，充分发挥重特大事件档案服务于维护国家安全和社会公共利益的作用，提升为党管档、为国守史、为民服务的能力和水平。