市政工程档案整理环节的问题与对策探析

■ 李 莉

市政工程档案是城市基础设施建设工程中形成的文字、图表、照片、声像、电子等文件材料。它能够全面记录工程实施过程，直观反映出工程建设成果，是工程建设管理体系落实及工程质量管控的重要凭证与参考依据。管理好市政工程档案，对于城市建设各方面具有重大意义。但实践中，其管理存在诸多问题，仅在整理环节，也有诸多需要注意和改进的地方。

一、市政工程档案整理环节存在问题

现阶段市政工程档案整理环节中的问题主要体现在以下几个方面：

（一）人员业务素质问题

依照工程档案工作要求，要求市政工程档案需要由施工单位编制，建设单位及施工单位共同管理，其他参建单位做好配合工作。但由于参与到档案管理中的工作人员综合素质参差不齐，档案整理工作质量也参差不齐，导致档案质量无法保障。

（二）分类问题

市政管理部门在实施档案分类过程中主要采用区域—项目分类法，将相同区域的市政工程施工项目划分成为平行的一级类型，在档案分类过程中会出现同一项目档案被划分到多个一级类目中情况，影响了项目档案的成套性，不利于管理及利用。另外，在具体工作中，可能存在诸如反映一类问题的市政档案资料较少，工作人员为节约整理成本，将不同保管期限的文件归入到同一卷中的情况，还存在部分归档单位为节约工程时间，将短期文件保管期限延长，这些都在一定程度增加了档案整理难度。

（三）整理问题

在市政工程文件材料整理、立卷、编目过程中，由于工程涉及多个参建单位，存在合同与工程结构不对应的问题，造成建设中不能及时立卷编目，不能完整、准确完成相关内容档案整理著录的情况。

二、市政工程档案整理环节解决对策

（一）对积累阶段市政工程文件材料进行预分类

按照文件材料的形成规律，保持其有机联系，开展文件的初步归档管理，梳理文件状况，成套、有序地开展过程管理。

（二）做好文件材料立卷指导及案卷汇总成套工作

市政单位档案人员提前介入，监督指导施工单位档案人员开展分类立卷工作。在立卷过程中，需要着重检查市政档案文件内容，将同一个市政工程项目文件依照既有顺序划分为若干案卷。开展对市政工程文件资料有效集成处理的业务指导，保障立卷质量。

（三）采用适宜的档案分类方法

市政档案应遵循档案自然形成规则，确保档案的成套性。档案分类要以项目为主，成套管理。例如，对道路工程施工工程档案资料分类整理，由于道路横跨多个行政区域，可以以道路起点所在区域划入道路类目。对于同时跨越市政工程与房屋工程的工程档案资料分类整理，则需要将工程依照全套文件划分入某一区域，并需要在《归档说明》或《全宗介绍》中对相关情况作出详尽说明。

需要强调的是，市政档案的整理分类工作应当遵循严整性、稳定性和可包容性。由于市政档案管理水平直接影响到工程全生命周期，需要根据工程施工、维护、改扩建等状况对其档案进行动态管理，对档案及时进行补充、更新，保证档案的准确性，才能充分发挥效益。在具体工作中，档案工作人员要注意选择科学的分类方法，积极与工程施工人员、业务人员进行沟通，对市政工程档案内容进行精准划分。

三、市政工程档案管理工作管控重点

（一）建立完善市政工程档案管理机制

在市政工程档案实际管理工作开展期间，需要充分结合各单位实际情况，明确档案管理人员工作职责，制定出切实可行的档案管理制度，如市政工程档案收集、登记以及市政工程档案管理实施细则等。在人力资源允许的情况下，应安排专门人员负责市政工程档案的收集、保管与利用等工作。

（二）构建专业档案管理团队

高质量的市政工程档案管理需要提高档案管理人员综合素质，使档案管理人员能够高质高效开展档案整理工作，加强档案综合管控力度。档案管理人员需要具备较高的责任意识与工作经验，主动探索优化档案管理体系，不断提升市政工程档案管理工作水平。

（三）促进市政工程档案管理信息化转变

档案信息管理工作是一项基础性工作，也是现有市政工程建设工作现代化发展的必然要求。在市政工程档案信息化管理工作开展期间，需要制定出科学合理的档案信息化管理目标及计划，优先管理利用价值更高档案资源信息，对后续市政工程档案信息内容进行分批次管理。要完善档案信息化管控机制，配合监管体系、绩效评价体系，形成网络化、立体化管理模式，加强市政工程档案信息化管控力度。要按照国家工程类档案信息化建设工作规定，促进各相关部门协同推进，加强对电子档案文件进行动态化监管。要积极构建档案资源共享平台，从根本上提升档案信息资源实际利用率。对纸质市政工程建设档案应当尽快开展数字化，使用专项市政工程档案管理软件系统，提升信息化档案管理水平。

总结

市政工程档案管理水平直接影响到市政工程事业信息化转型效果。为从根本上提高市政工程档案管理质量，充分发挥市政工程档案价值，需要着重分析市政工程档案特征，提高强化市政工程档案体系建设，确保市政工程档案工作能够与项目建设活动同步开展，准确、完整记录市政建设成果。应积极应用先进的信息技术，打造出功能完善的市政工程档案管理信息化平台，以提升市政工程档案利用率。