以应用建设为驱动大力推进档案工作数字化转型——兰溪市“县域数字档案管理服务一体化平台”建设

兰溪市档案馆

围绕省档案工作数字化改革“2N2”工作体系，兰溪市档案局、档案馆坚持数字化改革驱动引领档案现代化先行，建设县域数字档案管理服务一体化平台。聚焦县域档案治理和服务，突出“县域一体化”“业务智能化”“服务智慧化”“监管精准化”，打造县域档案工作全流程数字化运行平台，构建形成数字赋能、上下贯通、高效协同的档案工作整体智治体系。2021年6月21日，兰溪“县域数字档案管理服务一体化平台”试点建设项目获省档案局批复，并于2022年11月11日顺利通过省局试点验收。

1 需求分析

习近平总书记提出档案工作要“走向依法治理，走向开放，走向现代化”，在新时代档案工作数字化转型过程中，县域档案工作仍面临一些问题：一是现代化程度低，档案资源分散。部分立档单位的传统载体档案数字化率偏低，档案信息化管理水平不足；电子文件归档和电子档案管理未普及，电子档案门类单一，归档量少，档案数据化率低；档案资源缺乏统筹管理，县域数字档案资源难以集中。二是档案监管困难，未能应归尽归。对立档单位的档案监督检查、年检等效率低、效果差；档案服务企业服务质量参差不齐，量化监管困难；部分档案员责任心不强、归档意识不强，档案未能应归尽归。三是查档方式传统，服务不够便捷。查档服务手段模式单一，掌办率、网办率低，仍以线下到馆查档为主，偏远乡镇群众查档不方便；档案资源无法跨部门共享和协查，存在档案信息孤岛，群众查档多头跑；档案鉴定开放率低，群众可利用档案资源相对有限，档案查到率不高。

2 体系架构与场景设计

兰溪“县域数字档案管理服务一体化平台”根据数字化改革要求，围绕问题清单，全面梳理档案核心业务，建立档案工作指标体系，推进档案业务协同，形成“四横、四纵、两端”的体系架构图。

应用纵向贯通上级业务主管部门的浙江政务数据归档交换平台，横向对接兰溪市OA协同办公平台、机关内最多跑一次协同办公系统，构建县域数字档案资源库、县域档案工作基础数据库，主要建设3个子场景。

2.1 资源一体化

全面加强以电子档案为主导的档案数字资源体系建设，推进存量档案数字化，加快增量档案电子化，横向构建县域数字档案资源网络，建设部门数据仓，推进县域档案资源一体化，并通过涉密数据筛查进一步强化档案信息安全保障。

2.1.1 在2018年已实现行政权力事项电子归档的基础上，迭代升级电子档案接收系统，推进OA电子公文、机关内跑事项电子档案管理全流程在线运行，全面向档案数据化时代迈进。

2.1.2 新建“浙政钉掌上归档”应用，实现数码照片、音视频等电子文件在线归档，提供便捷的归档渠道，并通过人脸识别技术，探索人物照片智能编研，逐步提高照片档案影响力，进一步促进此类档案提质增量。

2.1.3 新建“多媒体信息采集系统”，通过网络爬虫技术，对电子报刊、新闻网页、公众号等新媒体信息进行在线自动采集，进一步丰富电子档案门类。

2.2 监管一体化

全面加强一体化、标准化的档案业务智慧监管体系建设，推进各项档案业务“一网通办”，任务“一键智达”，全局“一屏掌控”。

2.2.1 对标省档案工作核心业务清单，结合兰溪实际进一步拆分细化，实现90%以上档案核心业务数字化运行。一是利用电子印章、审批工作流等组件，以实用好用易用的标准，优化在线业务办理流程，实现业务指导、监督检查、登记备份、档案移交、中介项目管理等档案业务网上协同；二是针对任务智达、档案室业务评价、科技项目申报等上下协同性强的业务，复用或跳转省局功能模块，有效推进上下任务贯通、指标贯通、业务协同。

2.2.2 构建县域档案工作基础数据库，为智慧监管统计分析提供基础数据，按照五维模型，设定考核评价赋分标准。从收集归档、数字资源、日常管理、安全保管、开放利用、村档镇管（仅乡镇、街道）等维度，归纳生成立档单位档案工作指数；从档案加工项目数量、项目质量、项目规模、项目评价、企业规模等维度，归纳生成档案服务企业工作指数。通过可量化的评价指标体系，提升县域档案管理的科学性、精准性、高效性。

2.2.3 形成县域档案工作分析图谱，建设档案工作“驾驶舱”，对县域档案工作实时“晒拼创”，有效辅助档案部门监督指导、行政决策。实现全貌“一屏掌控”“问题一览无余”“指导一键智达”，建立档案工作整体智治、高效协同、闭环管理的机制，推进立档单位、档案服务企业工作标准化、规范化。

2.3 查档一体化

全面推进查档利用方式创新，拓展查档服务覆盖面，推出多途径、多场景的档案便民服务模式，进一步提升县域查档的便利性、高效性。

2.3.1 构建县域数字档案资源利用库，汇集县域所有室藏数字档案资源，加大馆藏民生档案、开放档案共享力度，进一步丰富县域数字档案资源利用库。

2.3.2 拓展查档利用途径，将民生档案查阅服务全面向基层延伸。一是通过“掌上查档”开展查档服务“随身办”，通过第三方实名认证实时查阅本人民生档案，身份证号、姓名完全匹配的实现自动电子出证，进一步压缩查档响应时间；二是通过镇村延伸窗口开展查档服务“就近办”，凭身份证即可在乡镇（街道）、行政村（社区）查阅本人民生档案，打通查档服务最后一公里。

2.3.3 重塑跨部门查档流程，通过档案馆兜底查询，查档申请转办，并由档案所在单位电子出证，实现机关内部“一站受理、县域通查”，有效解决因档案资源分散而导致查档用户多头跑的问题。

2.3.4 建设“公证+档案”查档应用，通过IRS查档数据接口，对接公证业务系统，实现跨系统查档、电子出证。重塑传统的公证业务流程，减轻当事人申请办理公证事项提供档案类材料的负担，实现“数据多跑路、群众少跑腿”，并提高公证人员办证核查效率，助推公证业务档案全流程电子化归档。

3 改革突破

3.1 建立电子档案在线归档管理机制

把电子归档纳入《兰溪市大数据发展中心数字化建设项目审核办法》，要求电子归档与项目同部署、同实施、同验收。探索“电子档案与传统载体档案具有同等效力”的实现路径，以OA电子公文、机关内跑事项电子文件归档为切入点，实施兰溪市党政机关电子文件归档和电子档案管理新模式。通过“浙政钉掌上归档”重塑数码照片、音视频在线归档流程，拓宽档案收集归档渠道。

3.2 构建县域档案工作智能监管算法模型

通过档案核心业务在线办理，实现各项业务数据化，并以此为基础对兰溪市各机关部门、乡镇（街道）、档案服务企业的档案工作建立可量化的评价指标体系，提升县域档案管理的科学性、精准性、高效性。实现21项档案核心业务线上办理，形成各类档案业务指标57项，统计分析图谱15个。

3.3 深化县域查档服务便利化改革

全面推进县域查档一体化，对兰溪县域范围“一站式查档”的数据归集、档案保管、利用行为等方面出台了制度规范。对接兰溪市司法局、市公证处，优化“公证+档案”联办事项的业务流程、技术架构和实现路径，通过档案数据共享服务前端业务流程重塑。

4 建设成效

对接浙政钉、浙里办，依托政务云，新建县域智能查档、档案智能监管2个子系统，升级电子档案接收、数字档案室2个子系统，掌上查档应用上架浙里办（兰花钉），数码照片掌上归档应用上架浙政钉，OA电子公文归档组件、档案数据查询接口上架IRS，累计形成理论成果2个、制度成果5个。截至2023年6月，已为全市123家机关单位提供数字档案管理服务，接收OA电子公文27084条，行政权力事项电子档案11968条，机关内部协同事项电子文件325条，数码照片档案228张，网页档案6989条。馆藏民生档案、开放档案、报纸资料等数据共享已累计33.8万条。兰溪市公证处通过IRS查档数据接口跨系统查档356次，县域累计线上查档761次。有力提升了机关档案管理服务效能，有效推动了查档服务便利化改革。新时代新征程，兰溪市档案局、档案馆将深入学习贯彻习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，牢牢把握档案工作数字化转型试点重大历史机遇，坚持以“实用、管用、好用”为导向，持续推进应用迭代升级；坚持改革突破和数据安全并重，筑牢档案安全防线；坚持以“四个好”“两个服务”为根本指引，推动档案工作“数字转型”和“服务转型”，为档案事业高质量发展贡献智慧和力量。