企业全面预算管理数字化转型实施路径与应用研究

胡一飞 中国电子科技集团公司第十四研究所

引言

随着信息技术的快速发展和企业管理环境的不断变化，数字化转型已经成为企业提高竞争力、实现可持续发展的关键路径之一。随着数字化技术在企业经营管理中的应用，预算数据作为企业数据中台的重要部分，如何开展全面预算管理数字化转型，强化预算战略引领的作用成为企业面临的现实问题。在竞争日益激烈的形势下，基于人工和表格统计的传统全面预算管理存在数据收集和整合效率低、预算编报过程烦琐冗长、预算控制缺乏刚性且滞后、执行较预算偏差明显等问题，而引入先进的信息技术和工具开展数字化转型，能够帮助企业解决上述问题，并显著提升全面预算管理的准确性和效率，强化其在决策支持和价值创造中的作用。本文通过探讨企业全面预算管理数字化转型的实施路径和应用，旨在企业可以更好地把握数字化转型的机遇，提升全面预算管理的效能，为企业全面预算管理的数字化转型提供有益的指导和启示，进而实现持续改进和创新的目标，希望企业能够在数字化时代实现高质量、可持续发展。

一、数字化转型的实施路径

（一）流程梳理与重构

数字化转型的依据是业务流程，企业开展数字化转型，需要对现有的流程进行全面的梳理，并结合战略规划和经营计划，从管理层和业务单元对经营管理工作的需求出发，重构全面预算管理数字化流程。流程梳理是基于企业全面预算管理现状，对组织架构、业务预算编报流程、财务预算管控流程进行系统性的梳理，作为数字化转型的实际依据。企业开展数字化转型不是简单地购进一套信息系统开展应用，而是应当将企业经营管理的经营、流程借助数字化手段固化，实现管控效率的提升。流程重构是在流程梳理的基础上，通过调研、访谈等方式，明确管理层和业务单元对全面预算管理的需要，并以数字化转型为契机，将可以提升的环节融入管理流程，切实体现全面预算落实战略规划、落地经营计划的职能。

（二）数据收集与整合

数字化转型的核心是数据，对历史数据进行收集与整合，对开展精益、高效的全面预算管理至关重要。企业开展数字化转型需要收集和整合来自不同部门和信息系统的数据，包括但不限于销售数据、采购数据、生产数据、资产数据、人力资源数据、财务数据等。在开展数据收集时，可以采用先进的数据采集技术快速、准确地获取数据，降低人工操作的时间和偏差；可以引入数据清洗技术，对数据进行处理和标准化，以确保数据的一致性和准确性。数据整合是将不同部门、不同信息系统的业务和财务数据整合为全面的数据集合并进行关联和分析，发现数据背后的经验和规律，为全面预算管理的数字化转型和管理提升提供支撑。例如，通过深挖业务预算与财务预算之间的关系，合理确定生产定额、会议标准等业务预算和费用预算标准，合理开展预算分工；通过将销售数据与财务数据进行整合，分析销售业务投入和产出的关系，以优化销售目标的制定。

（三）系统定制与开发

数字化转型的基础设施是信息系统，选择合适的系统平台决定了企业能否成功实现全面预算管理数字化转型。预算信息系统应当具备预算编制、审批、控制、执行反馈、调整、报表展示等模块与功能，能够与企业现有的业务系统集成并穿透业务前端，且需考虑未来数据挖掘和决策支持需求。根据需求和目标，企业可以选择采购市场上已有成功应用案例的成熟预算管理系统或平台，具备一定实力的企业，也可以选择利用内部信息化部门自行开发。采购成熟的系统平台可以较快实现数字化转型，但会面临系统定制价格高、供应商资源投入少和响应速度慢的问题，同时也会存在供应商组织机构调整带来的后续开发和服务无法及时跟进的风险；自行开发的方式首先需要结合企业自身信息化开发能力，与采购相比，也需要投入更多的时间和资源，但在定制需求方面更具备灵活性。此外，无论是采购还是自主开发，都需要考虑系统的稳定性、易用性和安全性。

（四）深化应用与提升

数字化转型的成功关键因素是培训与深化应用。数字化转型需要员工具备相关的技术和知识，才能充分发挥数字化系统的作用。通过开展培训，可以传授预算管理基础知识和传递预算管理理念，帮助员工更好地理解预算的重要性、作用和影响，为他们在数字化系统中正确地制定和执行预算提供基础；通过开展培训，可以帮助员工掌握信息系统操作流程，教会他们如何正确地使用数字化系统进行预算的编制、执行和监控，从而充分发挥数字化转型优势，提高工作效率和准确性。在预算系统平稳运行后，通过数字化技术，可以实现全面预算管理的自动化和智能化。通过辅助预算编制工具的开发，可以帮助业务部门通过录入简单的基础业务量预算，实现多维度的数据分析和模拟，实时计算业务预算需求的资源，以及对各项指标的影响和变化，从而帮助业务部门科学合理开展预算编制工作；通过开发决策支持报表，可以帮助管理者随时监控预算执行情况，包括实际支出、收入和成本等数据的监控，及时发现异常和问题，并做出相应的决策和调整。此外，还可以根据业务需要固化业务分析报告和报表，帮助业务部门从大量的预算数据中发现规律和趋势，减少数据获取和整理的时间投入。

二、企业全面预算管理数字化应用

（一）预算编制与审批

全面预算管理的数字化应用可以提升预算编制的科学性和预算审批效率。预算编制方面，传统的预算编制是通过人工收集汇总表格，其过程烦琐且容易出错，而通过数字化转型，引入智能化的预算辅助编制工作，提供历史业务数据，如销售单价、销量、采购成本、人员工时等数据，能够帮助业务单元依据更好地开展规划落地所需的资源测算，申请业务预算；通过对历史单价等费用预算数据的分析，可以制定科学合理的预算编制标准，业务部门只需要将业务量预算数据在系统中录入，即可产生相应的财务预算。同时，数字化转型可以支持多部门实时协作和审核功能，预算管理部门可以同时参与预算编制的过程，共享数据和意见，并实时跟踪预算编制的进展和结果。通过数字化技术和工具在预算编制与审核中的应用，可以建立模型驱动的预算编制方法，通过建立与业务活动相关的模型和假设，自动计算和优化预算各项指标，帮助管理层对接战略目标达成方面做出最优的资源配置决策。此外，信息化手段的应用可以最快实现预算审批和下达，确保业务端能够及时获得已通过审批的预算，按年度计划开展各项业务工作。

（二）预算执行与控制

全面预算管理的数字化应用可以实时传递预算数据至业务源头，实现实时控制和刚性控制，根据需求及时提醒预算执行偏差，确保经营计划有效实施。区别于传统的人工统计和执行结果编制需花费大量的时间，通过信息化手段，企业可以实时监控预算执行情况，系统可以根据企业管理需实时更新、汇总预算执行数据。通过系统接口的方式与财务核算、ERP、PDS等业务系统建立结构，也可以将预算执行数据推送给业务系统，根据管控需要贯穿业务源头，通过设置预警和控制规则，及时提醒预算执行偏差、严格刚性控制等方式，自动检测和识别预算执行中的异常情况，提醒和帮助业务及时发现问题，支持管理决策。以费用预算为例，当某项费用执行进度超出或低于预算设定的管控进度规则时，系统可以将相关信息通知到责任人，帮助其及时对照业务计划，找出偏差从而及时采取纠正措施，以避免预算超支或资源的浪费；当费用预算即将超支时，停止财务核算系统单据提交功能，督促业务部门及时提交预算调整报告，确保预算执行可控。

（三）预算分析与考核

全面预算的数字化转型将提供更强大的预算分析能力，帮助企业深入理解预算数据和业务情况。通过系统地定制和开发，可以将业务和财务预算数据定期以图表和报表的形式进行可视化展示，发现预算执行的趋势、关键指标的变化和规律等，帮助管理层直观地理解和分析预算情况，做出正确的决策。一是通过数字化手段实现多维度的数据分析，将预算数据与其他业务数据相结合，帮助企业深入理解预算执行的背后原因和驱动因素。二是开展决策模拟和预测，帮助管理层评估不同预算方案的结果和影响。三是进行敏感性分析，评估预算执行对企业绩效的影响程度。通过调整关键因素和变量，可以模拟不同情景下的预算执行结果，并确定对业务绩效的敏感程度，预算考核方面，可以通过预算指标的取数规则的录入定期输出预算执行情况，结合考核赋分要素反馈预算考核情况，这样一方面可以将预算管理人员从烦琐的考核结果计算工作中解放出来，将更多的精力放在协同业务部门开展预算执行偏差分析；另一方面也避免了人为因素导致预算考核缺乏公正性的风险，有助于管理者更为客观地了解业务单位绩效执行情况。

三、数字化转型的实施建议

（一）确定目标与需求

在开始数字化转型之前，企业应明确数字化转型的目标和需求。企业应该识别当前预算管理中存在的问题和挑战，例如预算数据的收集和整理困难、预算执行的不透明性、资源分配效率低下等，明确问题和痛点有助于更好地制定数字化转型的目标和解决方案；企业需要确定数字化转型的目标，即期望通过数字化转型实现不断改进，以便实现相应价值，例如，提高预算执行的透明度和准确性、优化资源配置、增强预测和决策能力等，明确目标有助于指导后续的技术选择和实施策略。

（二）选择合适的系统平台

在数字化转型过程中，选择合适的系统平台和方式至关重要。企业应当通过调研、交流等方式了解市场上可用的系统平台，了解供应商的信誉度、客户评价、技术支持和后续发展计划等信息，对不同供应商进行对比研究。并将自身是否具备自行开发的条件和能力与考虑系统的可扩展性、数据安全性以及与现有系统的兼容性等因素结合，选择最为适宜的方式开发全面预算管理系统。

（三）建立合理的预算管理流程和规范

数字化转型不仅需要引入先进的技术，还需要建立合理的预算管理流程和规范。企业应该对预算编制、执行和分析等环节进行规范和标准化，明确预算编制的时间表、流程和相关责任人，确保预算编制的参与者了解其角色和职责；制定明确的预算编制指南，包括数据收集、假设设置、目标确定等方面的准则；明确预算的执行流程，包括预算审批、成本控制、支出监控等环节，明确责任和权限，确保数字化系统的有效运行和管理。

（四）提供培训与支持

数字化转型需要员工具备相关的技术和知识，才能充分发挥数字化系统的作用。因此，企业应为员工提供与数字化系统相关的培训，包括系统功能、界面操作、数据输入和查询等方面的培训。培训可以通过内部培训师、外部培训机构或系统供应商提供，确保培训内容和方式与员工的实际需要相匹配。企业可以制定全面的培训计划，包括针对不同岗位和层级的培训内容和时间安排，并考虑到员工的现有知识水平和技能需求，从基础培训到进阶培训逐步展开。通过培训实现员工对系统顺利使用的前提下，可以将预算管理的知识和理念及时地向员工传递，确保全面预算管理更为有效地推进。

（五）持续改进和创新

数字化转型是一个持续改进和创新的过程。企业可以通过用户满意度调查、焦点小组讨论、客户服务中心等方式，定期收集用户对数字化系统的反馈和需求，获取用户的意见和建议，并根据反馈结果，评估系统的优缺点，发现问题和改进的机会。此外，企业还要紧密关注行业和市场的发展趋势，及时了解竞争对手的新产品和服务，不断优化和升级数字化系统，适应变化的需求和挑战。

结语

通过研究，总结企业全面预算管理数字化转型的实施路径包括流程梳理与重构、数据收集与整合、系统定制与开发、深化应用与提升。数字化转型可以在预算编制与审批、预算执行与控制、预算分析与考核方面开展有效的应用实践。在实施数字化转型时，企业需要确定目标与需求、选择合适的系统平台、建立合理的预算管理流程和规范、提供培训与支持，并持续改进和创新。通过数字化转型，企业可以提高预算管理的效率和准确性，进一步优化资源配置，提升决策支持和价值创造能力，支持企业高质量、可持续发展。