“互联网+”在医院档案管理中的“业档一体化”创新应用研究

文/衡水市人民医院 杨洋

在2020 年，我国已经修订并施行了《中华人民共和国档案法》，档案法治建设来到新阶段，对我国的档案事业起到了巨大的辅助作用，也使档案管理工作朝着现代化、法治化的方向更进一步[1]。这是档案法自1988年1月1日施行以来的首次修订。本次修订进一步体现了档案工作对于国家治理的基础性作用，同时再次明确了档案管理工作的法治内核，缩短了我国实现治理现代化的距离[2]。在本次《档案法》修订当中，明确提到了关于“档案信息化建设”的相关内容，各省市也基于此内容纷纷提出响应政策及规划，例如《河北省档案事业发展“十四五”规划》便提出“着力推动档案治理效能、档案资源建设、档案利用服务……不断推动全省档案事业高质量发展”，要求档案工作快速实现信息化、现代化、科技化、安全化。在此背景下，各省市及单位档案工作质量显著上升。

医院档案包含科室众多，且门类、领域各有不同，但均具有存档价值。例如医院资质档案、人力资源档案、医师授权档案、病历档案、科研档案、宣传档案、绩效档案、基建档案等，档案价值高，信息全，具有较高意义，能为医学研究者提供历史文献及科学研究参考[3]。这些档案信息对于医院的业务发展与生存具有重要的意义，因此，医院应当全面落实档案管理工作的创新要求，提高档案管理实际效果，切实做好档案管理工作，是医院必须高度重视的一个重点内容。此外，新医改的制定和施行，使得我国医疗卫生事业走上了快车道，为全面业务发展打下了坚实基础。同时也对医疗卫生事业单位开展档案管理工作提出了新要求，医院档案管理工作与业务发展需要共同推进。所以，如何在互联网化、信息化的医疗事业发展背景下，迎合时代、满足医院发展，就势必要推动档案管理工作朝着现代化、信息化方向发展[4]。总体来看，医院建设数字化、信息化档案管理系统不仅对于医院发展有着重要作用，同时也对档案工作乃至我国治理现代化发展有着极为重要的影响[5]。本文以衡水市人民医院为例，为了在档案管理现代化发展的背景下，推动医院档案管理的科学化和规范化，结合“互联网+”时代医院档案管理存在的问题进行整合分析，利用“互联网+”建立“业档一体化”医院档案管理的工作体系，重点是在数字化信息时代下转化管理模式，以数字化信息为核心构建“互联网+医院档案管理”的结构。

一、“互联网+”时代，医院档案管理的困难问题分析

（一）收集困难。前端业务文件多，没有统一的收集标准，收集负担重。一些档案管理人员学习不足、档案意识不到位、思想陈旧，部分重要的档案资料没有及时纳入档案管理的范围，往往会导致重要档案资料缺失[6]。运行病历等电子文件增长快，最终打印出纸质病案等档案内容，若采取手工整理方式处理档案不利于档案快速整理归档，人力资源需求量较大，对档案管理工作造成较大压力，并有可能导致档案发生错误。文档和数据存放在各个部门和系统中，无法统一收集。医院档案涵盖基建、设备、人事、科研、财务等多方面的信息，内容较多，载体形式多样。各种档案存放在不同的职能部门，并交给不同的部门进行管理。比如，资质档案、文书档案等归医院办公室内的档案室管理；人事档案则由人事部门对接并直接管理；病案资料则由病案室直接对接与管理；医生工作档案、医师授权档案等由医务处管理，门诊工作档案由门诊部负责；HIS、LIS 等数字信息档案由微机管理处、医务处、检验科等多部门协作管理；SPD 物流管理档案由物资管理处管理等。医院内档案资料统一性不足，重要档案未整合存档，分散存放在各部门和科室内。

（二）管理困难。档案归档缺乏监督机制，使得本应销毁的档案流出，同时影响新增加材料的持续性，甚至出现材料丢失问题。鉴定销毁缺乏技术支持，对到期档案鉴定销毁工作重要性认识不足，忽视到期档案鉴定销毁工作，不履行销毁的相关程序[7]，破坏的方法可以任意选择，工作结束后没有任何的记录等。电子文件和纸质文件的管理是分离的。电子文件具有不稳定的特点，一些文件数据极易被修改；纸质档案管理成本高；档案编号著录校对全部人工处理，工作量大，技术含量高，要求有大量的专业人士和档案工作者参与其中，并且，在对档案文件进行著录时，往往由于著录人员的方法、经验、专业知识、技术水平等原因，对一份文件可能会选择不同的检索标识，即使是同一个著录人员，在不同的时间，对同一份文件的著录结果也会存在一定的差异。

（三）利用困难。档案查找不方便，借阅周期长，档案利用效率低下。在档案的查阅利用工作中，首先，要用手工翻阅和检索的方式来查找文件，确定文件的存放地点，再由专门的人员去档案库中寻找文件，这一过程要将信息注册在案，最后还要进行拷贝和摘录等操作，这些环节都要花费大量的时间。如果需要大量的档案阅读，或者获得了一些不详细的资料，就必须要进行更多的阅读和搜索次数，相应的，所花的时间也会更多。在查找同类文件时，由于资料信息的局限性，往往会加大查找的困难。在查阅过程中，会影响到纸质档案的存放质量与安全性，因为每一次翻阅，都会损坏一次纸质档案，尤其是复印档案，为了让复印内容更清楚，并且避免拆卷的麻烦，就会狠压档案，这会严重影响档案的安全性，导致档案损坏。同时纸质档案存放周期有限，存放环境严格，容易损坏。档案数据分散且封闭，缺少汇总统计分析，难以融入业务和数据共享。

（四）安全存储困难。缺乏加密、备份等管控机制，档案数据安全难保证。随着网络技术的发展，网络中各类木马、蠕虫及病毒都有可能对医院计算机终端展开攻击，盗取档案数据甚至破坏数据。例如近几年的“勒索病毒”，便是入侵电脑、锁定数据并要求用户付费解锁的病毒，对于医院档案的管理安全造成了巨大影响。同时，海量数据存储借和阅过程中也可能会导致部分数据缺失难查证。如果数据无法修复，医院的日常运行将会受到严重影响[8]。

二、“互联网+”时代，“业档一体化”创新应用

采用“互联网+”技术，基于档案管理制度规范，搭建一套以大数据、云计算、区块链、人工智能、数据服务等新技术为主的业档一体化档案管理系统。各种门类的档案均源于业务开展的过程当中，为了对具有借鉴意义的业务工作进行记录和后续的场景还原，需要在档案生成时，就将档案和业务工作建立联系。业档一体化档案管理系统打通了和业务系统之间的桥梁，让业务过程中产生的待归档资料统一归档，为业务和档案建立良好的连接，实现医院内病案档案、人事档案、医疗授权档案等各类档案以及其他形式的文件统一关联，包括档案元数据、档案背景的关联文件，形成一体化管理，从而达到未来在调阅一份档案时就能够还原当时业务过程的全貌。

（一）档案采集接收与整理。档案接收支持自动接收、手工著录、批量上传等多种方式录入档案数据，包括系统接口对接线上获取、电子文件批量上传、数字化加工成果自动导入等，档案系统中接收到待归档的电子文件，为了保障档案查阅以及业档融合的规范，系统应具备图片内文字识别、不同格式文本自动转换统一格式等功能以便档案管理与使用。对各个渠道接收的数据进行分析、处理，系统根据预置规则，自动对档案进行初步整理，包括档案分类、档案编号、档案排序，档案管理员对档案资料进一步补充和校对，完成档案整理工作。

（二）档案保存与管理。对接收整理后的档案进行统一的归档管理，形成档案的正式库，将归档后的电子档案通过一个案卷把整个业务过程串联起来，便于原始业务过程的追溯和还原。

为了解决传统载体档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，将实体库房虚拟化，把纸质档案和电子档案一一对应，实现纸质档案和实体库房的线上管理。

为了满足不同部门对档案管理的要求和规范的不同，系统能够灵活配置，支持设置档案全宗、门类、分类、元数据、档号编码、系统框架、业务流程等工作模式。

同时，满足档案生命周期管理过程中所涉及的开放鉴定、销毁鉴定、密级鉴定、保管期限鉴定等，每个鉴定的动作最终都能在系统中保留痕迹。到期档案进行开放、销毁等鉴定操作，通过流程审批将鉴定小组线上化，打破时间空间的限制，销毁的档案同步生成销毁清册以便于备查。

（三）档案检索利用。通过全文检索、条件检索、组合查询等多种方式快速定位所需要的档案资料，没有权限的档案结合借阅管理实现电子档案和实体档案的线上借阅审批和授权，以及实现对于档案编研再利用的过程化管理。结合系统中的电子档案、操作记录、借阅记录、鉴定情况等信息，按照全宗、门类、类型、时间、部门等多种维度，统计分析档案接收情况、档案管理情况、档案利用情况、档案保存情况，提高档案信息可视性，同时方便档案管理员快速定位档案位置、梳理档案内容，为业务开展提供辅助支撑。

根据不同的角色岗位，提供个性化的岗位工作门户，将岗位所需要的相关信息从各个功能模块的数据抽取出来，集中汇总，再根据岗位角色进行推送，满足医院内不同角色权限的需求。

（四）档案安全管理。为了保障电子文件归档的合规以及唯一性，业档一体化档案管理系统借助于电子签名技术，为待归档的电子文件加盖电子印章，赋予每份文件防篡改的能力，让电子档案管理系统更加安全和规范。建立系统内信息记录上传功能，管理者及其他信息查阅者在系统内的行为会以Cookie 形式生成待处理数据，传送至云端保存并使用大数据技术进行日志记录可视化处理，生成一份带有数字签名的表格式日志并自动存档，管理员能够快速导出近期操作信息。

三、业档一体化档案管理的好处

所有类型档案统一管理，把业务和档案完美融合，实现从档案的收集、整理、管理、利用都能够与业务关联起来，医院内不同角色人员在开展具体工作的任意环节都能实现档案的应用。

医院领导能够通过系统了解各项工作的具体开展情况，结合数据分析工具，快速了解对于医院业务有支持作用的数据资料；各职能部门可以通过系统了解本部门业务范围内的档案资料，向上级汇报工作能够有系统地提供强有力的数据支撑，向下开展业务能够实现统一管理，并通过统一的搜索引擎，快速获取想了解的业务资料；各科室员工可以利用系统内经过历史沉淀的所有具有借鉴意义的档案资料实现自我提升，或者在开展业务时，能够找到相应的档案进行参考，方便业务的开展。

四、结语

随着网络技术的迅速发展，医院的档案管理工作也面临着更大的机遇和挑战，尤其在电子信息时代的来临时，全面推进医院档案管理工作的发展，对医院发展所产生的影响较大。这就要求医院档案管理体制不断地进行调整，以适应信息时代的发展步伐。本文对“互联网+”时代背景下医院档案管理的困境进行分析，并在此基础上提出了“业档一体化”医院档案管理模式的优化及其创新策略，主要是为了提高医院档案管理水平，促进医院档案管理工作规范化、科学化的发展。