基于分部分项检验批划分思维的BOM 式设备档案收集管理模式

文/中国航发商用航空发动机有限责任公司 李平

伴随固定资产投资项目的档案验收及设备后期的维护及改造等工作需要，设备档案的归档文件范围越来越清晰，设备相关文件的收集也越来越受到重视。面对设备，尤其是大型设备文件收集和设备验收中存在的各种各样的问题[1]。多数学者已从完善设备采购要求、加强设备验收管理、完善设备管理程序、明确设备档案归档要求等角度强调档案文件收集工作的重要性，然而从档案工作者的切实角度出发，为档案工作者梳理出一个清晰的脉络，指出一条切实可行的工作思维或方式方法的研究却少之又少。故而，本文完全从基层档案工作者的角度，探索设备主要阶段的文件收集管理思路，夯实档案工作第一要务[2]。基本建设档案分部分项检验批划分方案为建设项目施工质量验收工作指明了清晰的思路，指出了档案工作收集的方向和范围。受此启发，本文借鉴基本建设档案分部分项检验批划分的思路，将一套大型设备视为一个单体工程，将一套设备分为多个分部分项及检验批进行管理，按分部分项及检验批的思路进行档案的收集与整理工作，既从上到下的保障了设备相关文件的齐全完整，又保障了各分部分项及检验批之间的有机联系。

一、范围

按照设备的生命周期，一般可以将设备分为：计划/立项阶段，选购阶段，设计阶段，工厂验收阶段，到货及开箱阶段，安装调试阶段，最终验收阶段，维护及改造阶段[3]。对于单一设备而言，一般属于某一个固定资产投资项目，其计划/立项文件一般存于固定资产投资项目综合卷中；对于维护及改造阶段，一般较为单一，而且维修或改造过程中涉及的设计、到货开箱、安装调试及验收工作宜可参照设备各阶段进行收集管理。相对于一般的国产设备，进口设备会多出进口代理商的选购、报关发运两个阶段，对于进口代理选购，其业务流程和归档文件与设备的选购阶段类似；对于报关发运阶段，一般形成的文件有报关单、形式发票、运单、保险单、提单、装箱单、数量与质量证明、原产地证明、包装相关证明等，其收集整理方式亦可参照一般国产设备的到货及开箱阶段材料的BOM 模式中手续性文件及质量证明文件等进行收集与整理，为了保障文中所述管理模式的适用范围，本文也不再另行论述。

故而，本文按照设备“选购→设计→工厂验收→到货及开箱→安装调试→最终验收”的阶段进行研究，同时结合设备自身的BOM 结构，建立起设备结构和设备各阶段文件结构两条BOM基线。

二、设备结构BOM

大型设备一般由多个子系统构成，每个子系统由相应的组件或设备单元构成，每个组件可能又由一些设备单元组成。这里所指的设备单元是指构成设备的最基本的组件或零部件，具有自身单独的质量证明文件、操作说明书等随带文件资料，一般为构成设备的关键零部件、主要外购件、影响设备核心功能或使用安全的元器件以及其他具有单独质量证明文件的基本单元。

大型设备组成结构与基建项目的组成有异曲同工之妙，如果将设备各子系统看作一个分部工程，将子系统构成组件理解为分项工程，将构成组件的设备单元视作检验批，则可得到完整的设备结构BOM，里边包含子系统、子系统组件和设备单元的数量等，具体到设备本身，也可根据设备实际情况进行增减。

设备的结构BOM 是掌握设备整体情况，明确设备脉络，开展设备设计、验收、安装调试及设备维护管理等各项工作的基础，也是建立设备设计、工厂验收、到货及开箱、安装调试和最终验收等阶段文件BOM 的基础和开端，更是建立设备档案之间关联关系的根基。

三、各阶段文件结构BOM

（一）选购阶段BOM。设备选购阶段的业务活动一般可分为三个阶段：制定采购计划或需求，选定采购供应商，签订采购合同。将每个阶段视为一个分项工程，各阶段下的业务活动视为一个检验批，如：选定供应商阶段可分为报价及评选要求（投标要求）、报价文件（投标文件）、评选记录、评选结果审批等4 个检验批。从而构建出选购阶段的业务模块，明确各模块下形成的文件类型。

（二）设计阶段BOM。设备的设计阶段通常由设计计算（一般针对自制、非标设备）、文件设计（设计方案、图样、接口信息、技术说明等设计文件）、设计审查（设计文件评审）等部分构成，同样的，将每一部分视为一个分项工程，将每个部分下形成的各类文件材料视为检验批，则可形成设计BOM。

（三）工厂验收阶段BOM。工厂验收阶段一般较为简单，宜有说法将工厂验收称为设备预验收，通常是对设备主要性能指标进行检验，所以该分项下文件较为简单。在实际的文件材料交付过程中，工程验收阶段的文件材料一般与到货及开箱阶段的相关质量证明材料一并交付，在进行整理组卷过程中应注意区分，维护正确的设备结构模型。

（四）到货及开箱阶段BOM。到货及开箱阶段是设备档案收集的痛点及难点，设备档案收集不齐全、归档资料无法关联溯源的问题多发生在该阶段[4]，建立该套管理模式最开始的出发点其实是为了强化和完善该阶段的管理，实现该阶段文件的应收尽收。到货及开箱阶段与选购、设计阶段不同，业务活动较为单一，其主要内容就是交付及开箱记录、质量证明文件、操作及说明文件等随带文件的收集工作，故而可以按文件类型划分分项工程，将合格证、检测报告、校准证书、校准报告、主要原材料质量证明、原材料复试复验报告、部件复验报告、出厂质量证明、产地证明等质量证明文件整体看作一个分项工程，将各类文件视为检验批进行收集。对于压力容器、起重装置等特种设备其质量证明文件中还应包含特种设备登记证、特种设备使用标志、特种设备登记表等，应注意根据实际情况进行判别。

（五）安装调试阶段BOM。安装调试阶段按业务活动主要分为安装和调试两个模块，故而可视为安装和调试两个分项工程，该阶段业务活动形成的文件一般较为单一，通常会形成相应的工作计划、工作方案或大纲、工作记录、工作报告、存在或发现问题的备忘录等，故而形成划分方法。

（六）最终验收阶段BOM。安装调试完成后，设备买卖双方一般就设备性能、技术指标等进行现场的测试及试验，确认设备的达标情况，进而出具设备整体的合格证明等。同时，卖方应将设备使用维护相关技术资料移交给买方，并对买方相关技术人员或操作人员进行培训，故而按业务逻辑可将最终验收阶段的文件材料按业务模块分为技术验收、合格证明、操作及说明、培训等4个模块，形成结构图。

四、BOM的融合使用

（一）设备文件BOM。将设备各阶段的BOM 图串联到一起，得到一个设备全阶段（研究范围内的全阶段）BOM，姑且称之为设备文件BOM 图。该图能清晰的反应设备各阶段主要形成的文件类型，是各阶段形成文件的一个汇总，某种意义上来说，设备全阶段文件BOM 图就是设备文件归档范围，因此可以作为设备相关文件材料收集、参与设备验收的参考和输入，指导全阶段设备管理和设备档案收集工作[5]。该BOM 图虽能清晰反应设备从采购到通过验收过程中形成的文件材料，但是却不够具体，举例来说：到货及开箱阶段要收集设备相关的质量证明文件，但是有两个问题可能困扰着档案工作者及设备项目管理人员，其一，收集哪些对象的质量证明文件？其二，收集整理的过程中，同一对象的不同质量证明文件以及同一对象质量证明文件与其他文件之间的关联如何保持和体现？所以设备文件BOM 图是有缺陷的，纯粹的依赖设备文件BOM 图或者归档范围开展设备文件收集工作是有一定局限性的，虽能明确设备全阶段应收集的文件或者说文件类型，但是在使用和执行中的关键点或者部分节点上仍不够具体，会给参与设备文件收集工作的人员带来一定程度上的困扰。

（二）双BOM 融合。深度剖析设备文件BOM 图的局限性，发现有两个根本原因：第一，档案人员不了解设备的构成成分，同时设备人员不了解档案的收集整理思路；第二，档案人员不清楚设备各构成成分之间的关联关系。这种对设备的认知不清晰，导致了档案收集工作的瓶颈，而设备结构BOM图却能清晰的反应设备的各个构成部件以及各部件之间的层次关联关系，因此，如果将设备结构BOM图和设备文件BOM进行融合，则可得双BOM融合图。

双BOM 融合图左侧体现的是设备层次结构关系以及部件之间关联关系（为便于参看和管理，绘图时亦可将子系统级的设备单元和子系统组件级的设备单元置于同一阶层进行管理），右侧是设备各阶段按照时间顺序的逻辑排列以及各阶段形成文件的线性排列，受篇幅限制，仅仅列出了各阶段的“分项”来代替形成的具体文件，使用运用过程中应结合本单位常见设备文件情况，绘制各类文件线性详图，以便具有更强的参考性。各类文件按逻辑顺序线性排列的目的，为了给文件收集过程中或收集之后的整理组卷工作提供参考，合理的线性排列顺序，可作为组卷和卷内文件排列顺序的参考依据。

设计阶段文件可按子系统进行收集和组卷，各子系统的文件单独整理成案卷之后按系统顺序排列，设计阶段也可能是设备整体设计的，未按系统进行分别设计，这种情况下收集及整理工作较为单一，无太大难度。工厂验收阶段多数情况下与设计阶段类似，一般按各子系统进行验收，也有整体进行验收的情况，其收集整理的思路与设计阶段相似。到货及验收阶段相对较为复杂。首先，应按各子系统进行区分，其次，对子系统下各层级组件、设备单元的文件进行分别收集、整理及组卷。之后，子系统内部案卷按层级由高到低排列。最后，各子系统下的案卷再顺序排列。安装调试阶段，各子系统分别进行安装调试，设备整体再进行联合调试，故而可按照各子系统安装文件、调试文件、联调文件的逻辑顺序进行收集和整理。当然，考虑到多数情况下，各系统的安装计划、安装方案、安装总结、调试计划、调试大纲、调试总结等仅出具一份文件，不针对各子系统分别出具，故而实际组卷过程中可将安装文件按照安装计划、安装方案、各子系统安装记录、安装总结、安装备忘录的顺序进行组卷，同样调试文件可按照调试计划、调试大纲、调试用设备校准文件、各子系统调试记录、设备联调记录、调试总结、调试备忘录的顺序进行组卷。最终，验收阶段一般按照验收方案开展验收工作，通过现场动态验收和静态验收结合的方式检验设备性能，验收通过后出具设备合格及验收通过证明并进行资产移交，开展使用培训交底等工作，其整理情况按实际各“分项”进行整理即可。

总体来说，设备BOM 是收集整理工作的基础，设备各阶段（分部）是文件收集的里程碑节点和案卷区分的标识，“分项”是各阶段下分卷和案卷排序的依据，“检验批”则是卷内文件排列的参考。

五、优势分析

将设备结构BOM 与设备文件BOM 融合的管理模式，为设备文件的收集整理、设备档案的管理提供了工作思路和方式方法，既能有效地保证文件的齐全完整，又能保障文件之间的有机关联、保存设备各构成成分之间的结构关系。为设备文件收集人员和设备档案整理和保管人员提供了具有操作性的指导方案和行为规范，能有效解决设备到货及开箱阶段以及设备其他各阶段的文件收集瓶颈。

促进档案管理、档案要求前置，深入深化“三纳入”“四参加”“四同步”工作要求。伴随着单位内部形成成熟的双BOM 融合图后，可将该融合图纳入设备采购技术协议中，规范采购技术协议，档案人员参与技术协议会签或审查的同时，要求各相关方按照双BOM 图的模式进行设备文件的收集及整理工作，提出档案文件收集整理及移交等相关要求。同时档案人员参与设备验收及设备最终验收报告审查会签的同时，按照双BOM 融合图检查设备相关文件收集及整理情况。从而逐渐地将这种BOM式的管理思维渗透到业务环节、业务活动中，将档案管理深化为项目管理甚至为单位业务流程设计、单位治理的一部分。

为档案工作标准化作业提供了可能性。一方面，标准化作业是一个较为完备的工作程序，能为参与工作的各个角色提供清晰的工作指导，将人员从复杂的工作困扰解脱出来；另一方面，能一定程度上规避工作问题，预防工作漏洞，保障档案文件齐全完整且有效。将设备各阶段文件收集整理要求通过双BOM 图的形式固化成为设备档案收集整理要点，为档案工作标准化作业提供输入。

启迪档案工作者不断学习进步，掌握多边技能，培养成为复合型人才。档案工作者应熟悉业务流程，才能更好地参与到业务活动中；档案工作者应学习档案管理各阶段相关专业的内容，才能更好地开展档案管理工作；档案人员应学会引入其他专业的工具方法，提升和优化档案工作，让档案工作更灵活、更高效、更有活力。