企业档案管理信息化建设的问题及创新路径分析

陈晓琛

［摘 要］近年来，各行业市场竞争愈加激烈，企业需要及时调整自身发展方向，在大力发展自身业务的同时重视各项管理工作的完善，不断壮大企业的综合发展实力，从而在激烈的市场竞争中获得更大的发展空间。档案管理是企业管理体系中的重要内容，在信息时代背景下，企业应积极展开档案管理的信息化建设工作，注意结合档案管理工作中的具体问题，采取有效措施展开管理创新，积极探索档案管理信息化建设的有效路径，从而为企业整体发展机制的健康运转提供有力保障。文章首先针对企业档案管理信息化建设的意义展开分析，其次提出档案管理信息化建设工作中面临的主要问题，最后针对创新档案管理、加强信息化建设的有效路径展开研究，希望能够为我国企业的转型与长效发展提供一定参考。

［关键词］企业档案管理；信息化技术；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.064

［中圖分类号］F272；G270.7［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）18-0197-03

0     引 言

近年来，信息技术飞速发展，目前各种以信息技术为依托的专项技术已经渗透到各行业中，一度成为人们工作、生活与学习中不可或缺的内容。企业在信息化环境中也要顺应时代发展趋势，提高对档案管理工作的重视程度，加强信息技术的应用，建立完善的档案管理信息化体系，借此实现企业档案信息收集、整合、分析以及储存等处理工序的快速、高效落实，从而为企业的可持续发展提供更加强大的力量支撑。但是，结合当前我国各地企业在档案管理工作的信息化建设实际情况来看，仍存在一定的问题，限制了档案信息在企业发展中应用优势的全面发挥。基于此，企业在自身管理工作创新过程中还需针对档案管理信息化建设展开更加深入的研究，并结合具体问题及时采取有效措施对档案管理信息化路径展开优化与创新，从而更好地助力企业健康发展。

1     企业档案管理信息化建设的意义

1.1   符合时代发展要求

随着市场经济体制日益完善，企业在业务经营与日常工作管理中会产生大量的数据信息，企业需要对这些信息进行规范化管理，借此为自身各项决策的制定、发展方向的调整及管理机制的优化等提供可靠的信息支持。与此同时，在信息化时代背景下，信息技术与各行业专项工作进行了深度融合，切实推进了我国社会生产力水平的提高。而档案管理作为现代化企业管理工作的重要组成部分，传统的人工管理方式显然已经无法满足当前时代发展要求，企业只有紧跟时代的发展方向，通过信息技术手段实现档案管理工作的创新才能够顺应信息化时代发展趋势，促进企业发展，为企业综合实力的提高提供更加有利的条件［1］。

1.2   实现档案信息管理的简单化

传统模式下的企业档案管理是以人工的方式进行纸质信息的收集、处理、分析及储存等，工作量大且工序烦琐，而企业针对档案管理工作建立专项的信息化管理操作平台可以有效简化信息处理流程，在提高档案管理效率的同时还可以通过电子档案的方式避免纸质档案因受环境影响而失真或者丢失等，可更加有效地保证档案信息的完整性［2］。

1.3   实现档案信息查询的便捷化

企业通过档案管理信息化建设不但能够提高相关工作效率与质量，同时还开设了线上的档案信息查询通道，实现了档案信息查询的便捷化。在传统的档案管理模式下，想要完成档案信息的精准查询，需要花费大量时间在众多纸质文件中筛选和查找。而通过建立电子档案，相关工作人员只需登录企业档案管理系统，按照特定路径检索即可快速完成档案信息的精准查询。而针对企业的重要档案信息，在信息化建设过程中会增设加密处理工序，只允许企业高层或者特定工号的工作人员进行查询，能够避免重要档案信息泄露。

1.4   实现档案信息管理的规范化

企业的档案信息与企业业务经营、人员管理及企业发展等均有着直接的联系，需要通过规范化的档案管理来保证材料应用价值的充分发挥。档案管理信息化建设可以快速分类归档保存档案信息，明确标记所有档案的整理日期等信息，并且针对各类文件的调用、文件数据分析等制定相应规则，如档案信息资料查询权限设置、登录者的身份验证等，能够大大提高档案信息管理的规范性，降低人为误差的发生率。

2     企业档案管理信息化建设面临的主要问题

2.1   对档案管理信息化建设不够重视

部分企业管理层针对档案管理信息化对于企业良性发展的重要意义缺乏合理的认知，对该项工作不够重视，片面追求经济效益而忽略了档案管理工作的优化与革新，导致档案管理工作质量与效率始终无法得到提高，对企业业务发展及经营管理均产生一定的影响。甚至还有些企业认为档案管理工作可有可无，并将该部门归为精简部门的行列，试图借此来降低企业经营管理成本、扩大效益空间，那么在这种管理思维下想要完成档案管理信息化建设的可能性更低。

2.2   信息化建设缺乏足够的资金支持

档案管理信息化体系的建设需要足够的资金用于专项设备及技术的引进与应用维护等，在信息化管理体系中，无论是软件系统，还是硬件设施，均必不可少，二者的结合也是档案资料信息化管理工作实现的重要基础。但是，当前我国仍有很多企业尚处于初级发展阶段，一方面，由于资金短缺而很难负担信息化建设的成本投入；另一方面，企业对资金投入的分配不合理，对于档案管理改革方面的资金投入无法满足信息化建设的实际需求，这就给信息化设备及技术的引进增加了很大的难度。

2.3   工作人员综合素养有待提升

相比于传统模式下的档案管理工作，新型信息化档案管理需要工作人员在掌握档案管理基础工作理念及基本技能的基础上，根据企业档案资料的信息化管理工作需求提高自身信息技术素养。但是，就目前来看，在企业普遍展开信息化管理系统建设的环境下，很多在岗的管理人员的信息化操作技术水平较低，限制了信息化档案管理系统实际作用的全面发挥，不但无法保证档案管理工作效率，同时也在一定程度上造成了企业资源的浪费。

2.4   档案信息安全性有待提升

结合近年来我国各类型企业的档案信息化管理工作实际情况来看，企业档案资料的安全保障体系建设仍存在一定问题。在这种情况下，企业重要档案资料一旦泄露，轻则为企业的发展增加阻力，重则直接关系企业的生死存亡，导致企业陷入巨大的风险之中。尤其是在当前各种恶意攻击软件以及黑客肆意横行的网络环境下，企业还需结合自身档案管理信息化系统所存在的问题，及时展开技术调整与优化，加强档案资料整个管理工作过程中的安全保障，避免受到人为因素及环境因素的干扰而造成企业重要档案资料的丢失，避免给企业带来无法弥补的经济损失［3］。

3     企业档案管理信息化建设的创新路径

3.1   提高对档案管理信息化建设的重视程度

企业档案管理工作的创新需要以管理理念的创新作为开端，以发展的观点看待档案管理信息化建设，提高对该项工作的重视程度，并以理念的创新促进信息化建设工作实践的有序落实［4］。一方面，企业管理层应建立企业发展大局观，并坚持以人为本、服务先行的档案管理工作基本方针。另一方面，应结合企业发展实际情况及未来发展需求，全面梳理与革新当前的档案管理工作内容，为信息化建设的落实奠定良好基础。此外，企业管理者应充分发挥自身对于全体员工的行为意识导向性作用，带动所有员工共同提高对于档案管理信息化建设的重视度，这样才能更加有效地提高各部门对档案管理信息化建设工作的支持与配合度。

3.2   增加档案管理信息化建设资金保障

足够的资金投入是推进企业档案管理信息化建设工作有序进行的必要条件，因此，企业需要结合自身档案管理工作的改革需求，制订科学的工作创新计划，同时与第三方技术机构针对专项管理系统的建设展开详细的协商，在满足企业档案管理工作各项要求的基础上尽可能地提高资金的利用率。对于企业管理结构尚待调整的企业，应增加对于档案管理信息化建设工作的关注，并结合信息化系统建设要求，适当增加资金供应，这样才能够保证信息化体系的实际建设质量。另外，档案信息化管理系统在实际运行中还需要进行系统故障的检查与处理、技术的升级、系统的维护等工作的跟进，企业还需结合该部分工作需求而提供相应的资金支持［5］。

3.3   建立完善的信息化档案资料库

在系统设计方面，应当合理设置数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助及用户权限分配等子模块，同时通过互联网技术实现档案管理系统和企业不同部门之间的互联，以此达到档案信息自动化管理的目的。在这当中，数据采集加工模块包括不同业务部门的数据信息，而信息查询应当结合不同用户的权限配置予以其相应的查询范围，并设置简单、快捷的档案资料数据库登录入口，通过关键词条的输入即可快速完成档案信息的精准化搜索。而管理人员可以通过专项的入口将纸质文件内容扫描输入，转换成电子文档，并对档案展开分类处理与储存管理，将企业机密档案进行加密设置，避免其暴露在平台的开放页面［6］。要想进一步提升工作效率，就需要对传输文件结合批办次序在局域网中进行传阅，同时预设催办时间。如果文件无法按照预定时间规划，催办程序就会向承办人发送提醒信息。在完成文件处理以后，系统还会自动安排预归档，确保文件材料准确、完整归档。企业档案信息的安全性是信息化建设重点关注的内容，在文档材料加密等基础安全保障的前提下，还应通过数据备份及身份认证等方式防止黑客与病毒的入侵，以免造成重要档案材料的丢失。同时，企业还应确保硬件设施的运行安全，定期检查服务器和网络运行状态，防止受外界因素影响造成数据丢失。另外，企业还应积极采用自动报警系统及时处理网络安全问题，同时配合防火墙等技术提升档案管理工作的安全性［7］。

3.4   提高档案管理人员综合素养

工作人员是企业档案管理工作的主体，也是管理技术的载体，企业在建设档案管理信息化体系的同时，一定要加强专项管理队伍的建设，通过对内定期培训、对外吸收优质人才的方式促进管理人员综合素养的全面提升［8］。一方面，企业应定期组织档案管理人员开展系统性的专业技能培训，在基础工作技能培训的基础上加强信息化管理技术的应用，包括计算机处理技术、信息化档案系统应用技术等，使管理人员掌握信息化的档案管理理念与技术方法，这样才能充分发挥出信息化档案管理体系的优势。另一方面，企业应对外吸收优质的档案管理信息化人才，要求他们在熟练掌握档案管理知识的前提下，也要知晓信息技术，并对相关法律法规具备一定的认知，以此进一步优化企业档案管理人员结构，并带动全体工作人员的共同成长与进步［9］。

3.5   建立完善的档案管理工作制度

档案管理信息化建设中，企业应不断更新档案管理制度与机制，加强工作创新，健全与现代化信息相匹配的管理工作制度，做好档案的归档、保存与完善工作。在档案资料整理与保管时，要科学规范工作流程，做到按章办事，层层落实责任。另外，要建立岗位责任制度，包括相应的奖励和惩罚制度。单位的领导层要率先垂范，重视制度建设并带头遵守制度规定，扛起第一责任人的职责，其他領导及部门、员工都有相应责任，保证权责明确，实现用制度管人，用制度做事，营造积极向上的企业氛围［10］。

4     结束语

在信息化时代背景下，企业要想在激烈的市场竞争过程中获取足够的发展空间，一定要坚持以发展的眼光做好自身管理工作的优化与创新。而档案资料作为企业发展的重要资源，需要通过科学的管理以保证档案资源的有效利用。为进一步满足档案资料管理实际需求，企业需积极开展档案管理信息化建设工作，并在实践中结合具体问题进行信息技术的应用调整与优化，充分保证档案资料信息化管理的高效性、精准性与安全性，从而为企业发展提供更大的助力。

主要参考文献

［1］赵军，郭美彤，周秀莉.基于“互联网+”的企业档案信息化管理研究［J］.河北企业，2023（3）：72-74.

［2］王涛.促进企业人力资源档案管理信息化的路径探究［J］.中国集体经济，2022（10）：108-109.

［3］曾智.信息化环境下企业档案收集归档工作的思考与实践［J］.办公室业务，2022（19）：96-98.

［4］李明杰.信息化时代背景下企业档案管理与服务模式创新研究［J］.通讯世界，2022（3）：184-186.

［5］杨祯.基于大数据时代的企业档案信息化建设策略分析［J］.新型工业化，2022（3）：26-29.

［6］王莹.探讨信息化建设在中小型国有企业档案管理中的作用［J］.知识经济，2022（4）：105-107.

［7］姚文双.电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨［J］.空中美语，2021（10）：5722-5723.

［8］白雅文，吴景泰. 企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路［J］.信息记录材料，2021（2）：44-45.

［9］刘擎.电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨［J］.电脑采购，2021（47）：200-202.

［10］张爱娥.企业档案管理体系数字化与信息化建设研究：评《企业档案管理体系的建设与运行》［J］.人民长江，2021（5）：229.